Lohnbuchhaltung extern / STB / intern

[Andre (KM)]

Moin,
aufgrund diesen Threads sind wir Stück für Stück unsere Kostenblöcke durchgegangen und konnten auch schon signifikante Einsparungen für 2024 erzielen.

Ein Posten ist aber noch die Lohnabrechnung. Bei uns findet die Finanzbuchhaltung- und Lohnabrechnung zu 100 % beim STB statt. Alle relevanten Daten für die Buchhaltung werden über DATEV online übermittelt, ebenso die Daten für die Lohnbuchhaltung (Excel-Dokument mit allen relevanten Daten) an den STB verschickt.

An der Finanzbuchhaltung möchte ich auch nichts ändern, dass ist nun alles eingespielt und funktioniert soweit (auch wenn DATEV online nicht die beste Software ist).

Die Lohnbuchhaltung ist mit 18 Euro je Mitarbeiter und Monat aber sehr teuer bei über 30 Mitarbeitern (plus Kosten für Stammdatenänderung usw.).

Nun fallen mir folgende 2 Optionen ein:

1. Ein externes Lohnabrechnungsbüro beauftragen, sie sollen erster Recherche nach zwischen 8 - 10 Euro je Monat und Mitarbeiter liegen. Wäre "fast die Hälfte an Kosten". Nachteil ist nicht mehr die perfekte Kommunikation mit der Buchhaltung im selben Büro (ab und zu gibt es da - aus welch Gründen auch immer - Überschneidungen).

Habt ihr damit Erfahrungen wie gut / schlecht das funktioniert über einen externen Anbieter?

2. Eine weitere Variante wäre - und da scheue ich mich ehrlich gesagt noch ein wenig - die Abrechnung "in house" zu machen. Ich hätte eine sehr, sehr gute Mitarbeiterin dafür "über", allerdings ändert sich im rechtlichen Bereich auch öfter etwas. Und Erfahrung speziell in der Lohnbuchhaltung ist nicht vorhanden (nur sehr genaues arbeiten).

Hier ist meine Sorge, dass irgendwelche rechtliche Themen nicht beachtet werden und es nach 3 Jahren raus kommt und dicke Nachzahlungen o.ä. gibt.

Macht ihr die Lohnbuchhaltung in house? Wie aufwändig ist es, oder ist es nicht, mit entsprechender Software?

Gruß
André

[bauti]

Ich würde die Lohnverrechnung nicht ins Haus nehmen. Natürlich wird es möglich sein, dass deine Mitarbeiterin das übernimmt. Aber was wenn die Mitarbeiterin länger ausfällt zB wegen Krankheit, oder kündigt? Das kann dann nicht auf die Schnelle wer anderes übernehmen wenn sonst in der Firma kein know how vorhanden ist.

Bei uns im Betrieb könnte ich von jedem einzelnen Mitarbeiter die Aufgaben im Notfall übernehmen. Ich könnte auch die Finanzbuchhaltung selbst machen, wenn die ausgelagerte Steuerberaterin ausfallen würde.

Nur bei der Lohnverrechnung würde ich mir das nicht zutrauen. Das hat Jahrzehnte mein Vater im Betrieb gemacht. Viele Jahre habe ich Ihm dabei mit der EDV unterstützt da mein Vater damit auf dem Kriegsfuß steht. Inzwischen ist es Gott sei Dank ausgelagert. Es gibt da so viele Sonderfälle. Bin zwar aus AT aber das wird in DE ähnlich sein. Ich finde es nicht produktiv wenn man sich bei dem Thema auf dem laufenden halten muss und dann das Wissen nur weinige Stunden im Monat anwendet.

PS. Mich wundert es, dass du bei 30 Mitarbeitern keine zusätzlichen Aufgaben für die eine Mitarbeiterin findest. Da müsste es doch ohnehin Fluktuation geben und immer wieder mal Stellen nachbesetzt werden. Da sollten doch mal Aufgaben umverteilt werde können.

[Andre (KM)]

Danke für deine Einschätzung, ich sehe das tatsächlich relativ ähnlich...

PS. Mich wundert es, dass du bei 30 Mitarbeitern keine zusätzlichen Aufgaben für die eine Mitarbeiterin findest. Da müsste es doch ohnehin Fluktuation geben und immer wieder mal Stellen nachbesetzt werden. Da sollten doch mal Aufgaben umverteilt werde können.

Leider nicht. Die 30 Leute teilen sich auf in 40% Büro und 60% "draußen". Die Büromitarbeiter sind an 3 weit voneinander entfernten Standorten aktiv, die besagte Mitarbeiter zusätzlich im HomeOffice (weit weg von jedem Standort, historisch so gewachsen).

[Ach]

1. Ja, wir machen Lohnbuchhaltung intern.
2. 28 Tage im Monate ist Lohnbuchhaltung entspannt, 2 Tage im Monat purer Stress für denjenigen, der es machen muss.

Finanzbuchhaltung wird viel öfter intern gemacht als Lohnbuchhaltung. Es ist "einfacher" und weniger zeitkritisch.
Vor allem aber: Du kommst bei interner FiBu tendenziell schneller an deine Daten ran.

Auch wenn das jetzt alles läuft und gut eingespielt ist, ich würde zuerst an die Finanzbuchhaltung ran. Im Zuge des Unternehmenswachstums "musst" du den Schritt sowieso irgendwann machen, um das Rechnungswesen als betriebswirtschaftliches Steuerungsinstrument nutzen zu können. Kann man natürlich alles in Absprache mit dem Steuerberater, aber das macht es dann auch nicht günstiger.

Du schriebst, der Steuerberater erhält eine Excel-Datei mit "allen relevanten Daten". Sind darin schon Personen- und/oder Sachkonten zugeordnet? Oder Kostenstellen/Kostenträger?
Wenn im Bereich der Personen- und/oder Sachkonten noch Lücken sind, würde ich die Kontierung als erstes ins eigene Haus holen. Kostenstellen/Kostenträger nur, falls eine solche Kostenrechnung zukünftig geplant ist.



Zählst Du zu den Betrieben, die neue Mitarbeiter sofort melden müssen? Dann bist du, was Lohnbuchhaltung angeht, nämlich auch noch unter verschärfter Beobachtung. Und bei Deiner Tätigkeit käme das durchaus in Frage, dass du da mit einsortiert wirst, wegen "Gebäudereinigung".

[Freak]

Ich nutze seit ein paar Jahren sage business cloud Lohnbuchhaltung. Das macht eine Mitarbeiterin und funktioniert soweit ganz gut.

[harryzwo]

Ich mache schon seit Jahren sehr preisgünstig mit direktem Internet Zugriff meine Löhne bei abs
(...die sind auch bei Rückfragen äußerst schnell + kompetent per Telefon + teamviewer hilfsbereit )
https://www.abs-rz.de/Gehaltsabrechnung ... G8EALw_wcB

[Fotoshooter]

Wir machen die Lohnbuchhaltung für über 30 Mitarbeiter auch InHouse, aber dies macht die Frau vom Chef. Somit ist Krank kein Thema. Allerdings auch ungelernt das ganze übernommen. Mit bestimmten Programmen kann man das aber ganz gut abbilden, die auch Unterstützung bieten.

Bedenke bei einer "normalen" Mitarbeiterin, dass diese dann alle Löhne sieht. Dies erzeugt dann eventuell - wenn jemand anders mehr verdient - Unmut bei ihr... Einer normalen Mitarbeiterin würde ich so etwas nicht anvertrauen.