Lieferantenfehler - wie geht ihr damit um?

[Wolkenspiel]

Seit geraumer Zeit wird die Qualität diverser Lieferanten immer schlechter. Es handelt sich um Hersteller, manchmal sind es große, manchmal kleine Manufakturen. Kennzeichnung der Produkte ist fehlerhaft, dann werden die Labels nachgeschickt, wir bekleben dann die Produkte.
Artikel fehlen, werden dann nachgeschickt.
Falsche Artikel werden geschickt oder auch welche, die nur noch 3-4 Monate haltbar sind, und das ist eigentlich mein Hauptproblem. Normalerweise, wenn das einmal passiert und wir davon ausgehen, dass wir die Produkte verkaufen, behalten wir sie und die fehlenden werden nachgesendet. Einige Hersteller bieten dann 10 % Rabatt an, wenn man sie behält, weil der Rückversand ins Ausland viel teurer wäre. Manche nehmen aber nur zur Kenntnis, dass wir die Sachen behalten.
Ich bin es langsam leid, ständig Brieffreundschaften zu pflegen, in denen ich diesem Rabatt hinterher jagen muss. Das bindet unglaublich viel Zeit: die akribische Prüfung dieser Kandidaten, die Benachrichtigung, dass schon wieder was schief gelaufen ist, dann die Verhandlungen, wie damit jetzt umgegangen wird - es nervt.
Auch der Druck auf die Verständnis- und Tränendrüse, dass man einer Behindertenwerkstätte arbeiten lässt, nervt mich kolossal. Das entbindet doch nicht von der Pflicht, dass das rund läuft.

Wie geht ihr damit um?

[Lena_1977]

Haha, sehr witzig - ich glaube kaum das der Fehler an der Werkstatt liegt - die arbeiten sehr akribisch, aber haben ja auch nur die Rohware/Daten der Kunden.

Wahrscheinlich versucht man einfach dir Lagerbestände, B-Ware unterzuschieben...
Da hilft nur genau bestellen oder jedes Mal ein Angebot anfordern mit alles Kriterien wie MHD und auf eine detaillierte Auftragsbestätigung zu bestehen.
Warenkontrolle kostet leider viel Zeit.
Als guter Kunde wäre ich da nicht zimperlich.

Wir erfüllen viele Sonderwünsche zum Beispiel der Kennzeichnung auf den Kartons für die großen Warenlager/Systeme.
Wenn deine Lieferanten in Werkstätten bestellen - warum orderst du nicht selbst dort?
Spart den Zwischenhandel und du kannst auch noch die Ausgleichsabgabe bei dir abziehen.
Vielleicht kannst du bei der nächsten Lieferung per Spedition den Absender erkennen.

[koshop]

Das ist bei uns derzeit das gleiche Problem. Viele Lieferanten haben alte Ware wegen der Umsatzeinbrüche durch Corona, dann stimmt die Kommunikation nicht mehr, weil die Personaldecke dünn ist und die Leute inzwischen im Homeoffice arbeiten und der Versand ausgelagert wurde.

Knüller war vor Kurzem der Lieferant, der abgelaufenen Ware schickt. Wir reklamieren. Als Ersatz schickt er: abgelaufene Ware.

Das ist ohnehin ein generelles Problem: Wenn wir kaputte Ware zurückschicken, dann geht die in irgendein Logistikzentrum und die Mitarbeiter dort sortieren die häufig einfach wieder ein zum Versand, weil es denen natürlich Wurst ist. Auch die Versandqualität ist unter aller Sau. Da kommt Ware im Wert von tausenden Euro einfach in einen großen Karton, kein Packpapier, keine Trenner und alle Umverpackungen zerdrückt.

Was wir machen ist jetzt halt:

- Eigene Prozesse beim Wareneingang optimieren.

D.h. Kontrolle der eingehenden Ware auf MHD und Fehler und klare Prozesse einführen, damit Reklamationen effizient abgewickelt werden. Bei uns wird jeder Artikel beim Wareneingang gescannt und geprüft. Wenn ein Wareneingang fertig ist, kommt automatisch ein Laufzettel raus, wo dann draufsteht, ob Produkte fehlen, defekt sind oder sonst irgendwas nicht in Ordnung war, mit Anweisungen wie es dann weitergeht.

- Mit den Lieferanten klare Absprachen treffen, welche MHD wir akzeptieren. Das hängt dann auch ein wenig vom Warenumschlag und EK Preis ab. Das kann dann z.B. sein, daß wir alles ablehnen was nicht mindestens noch 1 Jahr haltbar ist.

- Wenn Probleme gehäuft auftreten, an die Geschäftsleitung eskalieren. Oft bekommen die überhaupt nicht mit, dass überhaupt Probleme existieren, das z.B. die beauftragten Logistikzentren nicht ordentlich verpacken oder kein konsequentes FIFO einhalten.

Viel mehr kann man jetzt nicht machen, wenn man die Zusammenarbeit nicht gleich kündigen will. Aber dafür machen wir dann mit den einzelnen Marken doch zuviel Umsatz, als das wir die gleich rauswerfen würden.

[Wollomo]

Die Probleme habe ich auch hin und wieder (gehabt). Einzig das nicht akzeptieren (bezahlen) der Ware trägt Früchte, alles andere kann man leider vergessen!

[Wolkenspiel]

Unsere Lieferanten haben natürlich genaue Vorgaben, MHD unter einem Jahr wird nicht akzeptiert. Aber natürlich klappt das oft nicht, wie von Koshop beschrieben.
Die Abläufe sind bei uns auch alle vorgegeben, die Wareneingänge werden akribisch nach vorgegebenen Abläufen geprüft.
Und ja, es scheint so zu sein, dass erst dann, wenn ich mich persönlich in die Kommunikation einschalte, auf einmal jemand dort aufwacht. Aber leider auch immer nur für den Moment und die aktuelle Bestellung.

Lena, deine Vorstellungen sind leider nicht praktikabel. Man kann nicht jeden Tag 10 Angebote einfordern und warten, bis das bearbeitet wurde und das würde das Problem auch nicht lösen. Wofür soll ich denn Angebote einholen? Wir haben doch Preise verhandelt und festgelegt.
Wir haben hier einen sehr hohen Umschlag und bestellen täglich bei den Herstellern. Ich weiß auch nicht, wie du auf die Idee kommst, dass wir Ware, die eine Manufaktur in einer Behindertenwerkstätte fertigen oder verpacken lässt, dort selbst bestellen sollen, das ist ja absurd.

[Lena_1977]

ok, du hast einen festen Vertrag und rufst jeden Tag Teil-Mengen ab?
Dann ist in dem Vertrag ja etwas faul - wenn es kein Einzelfall ist.

Über meinen Schreibtisch laufen jeden Tag je nach Hersteller eine Menge Bestellungen, Angebote, Auftragsbestätigungen - vieles per Mail und auch aus großen Systemen wie SAP - da haben aber alle ganz genau ihre Lieferbedingungen als Textbausteine hinterlegt.

Wenn das deine Lieferanten dauerhaft durchziehen - müßt ihr euch an einen Tisch setzen - vielleicht ist deren Warenwirtschafts-System schrott oder die Label der Ware unzureichend.

Wenn du viel einkaufst, würde ich immer drüber nachzudenken, selbst produzieren zu lassen....

[Wolkenspiel]

Wenn du viel einkaufst, würde ich immer drüber nachzudenken, selbst produzieren zu lassen....

Guter Vorschlag, ich denk drüber nach

[knoge]

Du machst eigentlich nicht den Eindruck als wärst du jemand der sich lange auf der Nase rumtanzen lässt.

Wir sind da auch sehr strigent und scheuen uns nicht Lieferanten (teilweise temporär) auszulisten. Wenn ich einen Account Manager habe der sich um Probleme nicht kümmert habe ich auch kein Problem einen anderen bei der Firma/Geschäftsleitung anzufordern. Bei kleinen Lieferanten ist das natürlich schwierig.

Wir arbeiten mit vielen Lieferanten bereits 20+ Jahre zusammen, die wissen was sie an uns haben und das sie niemals auch nur eine Mahnung an uns schreiben müssen. Zahlungslauf ist jede Woche Freitags und alles wird bezahlt, Zahlungsziele (z.b. 60,90... Tage) intressieren uns nicht und werden nicht ausgenutzt. Entsprechend erwarte ich auch einiges von meinen Lieferanten. Im Gegenzug erhalten die in uns einen zuverlässigen und loyalen Kunden.


Von mir gibt da auch u.U. mal eine Warnnachricht, immer an die Geschäftsführung und höchstens als CC an den Account Manager. Hört man doch auch hier im Forum zu genüge im Bezug auf Amazon: Maßnahmeplan
" bla bla bla Vorkommnisse bla bla bla Artikel werden ausgelistet bla bla bla Bitte um Vorschläge bla bla bla müssen wir die Zusammenarbeit einstellen"

Hilft das nicht auch wirklich mal für ein paar Wochen die Bestellungen einstellen. Sowas kann ware Wunder wirken.
Schlecht ist natürlich wenn es Exklusivprodukte sind (was bei dir Manufakturen etc...) ja wohl der Fall sein dürfte. Wenn die Probleme anhalten hilft wohl nur nach möglichen Alternativprodukten suchen.

Meiner Erfahrung nach schaufeln sich Lieferanten/Produzenten die das nicht gebacken bekommen sowieso auf Dauer ihr eigenes Grab weil die Probleme ja meist nicht exklusiv bei dir vorkommen. Gerade in der heutigen Zeit geht es ja vielen Firmen nicht gut, die von dir beschriebenen Probleme können durchaus auf weitergehende Schwierigkeiten hindeuten.

Aber klar gibts auch unverständliche Ausnahmen, ich habe einen ehemaligen Lieferanten (Großer Name) die waren die letzten 20 Jahre bestimmst schon mehr als 5x insolvent. Immer wieder finden die einen dummen der die Firma des Namens wegen kauft aber leider immer vergisst das unfähige/arrogante deutsche Personal ebenfalls komplett rauszuschmeißen. Mein ehm. größter Lieferant hat die Firma vor ein paar Jahren gekauft (Brexit, Verlagerung EU-Distribution von UK nach DE). In UK war ich einer der TOP5 Kunden EU-Weit, in der DE Firma hat man uns behandelt wie Bittsteller aber selbst nix gebacken bekommen. Nach drei Monaten habe ich die ausgelistet trotz 7stelligem EK Volumen. War ne gute Entscheidung, in der Branche munkelt man es bei denen mal bald wieder Zeit für die nächste Insolvenz weil der Mutterkonzern die Geduld verliert.

So Spielchen wie umpacken bla bla machen wir 1x mit wenn der Aufwand verkraftbar ist und ein entsprechender Nachlaß wegen Mehraufwand gewährt wird. Ansonsten
-> Ware entspricht nicht den festgesetzen Anforderungen -> Bitte Abholen bis Datum.

Wenn die Artikel aber dennoch gut in dem Zeitraum verkaufbar sind würde von mir direkt ein entsprechendes Angebot kommen. Preisabschlag deutlich über 50%.
-> Ware steht zur Abholung bereit bis XXX abholen.

Leider verstehen viele nur die harten Bandagen, Schmusekurs wird meistens auf lange Sicht bestraft.

[Wolkenspiel]

Harte Bandagen nutzen ja nur was, wenn es vergleichbare Produkte gibt. Und die gibt es nicht, wenn man auf bestimmte Marken Wert legt.
Aber ich denke, wir werden hier einfach mal konsequent durchgreifen und das Zeug rigoros abholen lassen. Jedenfalls bei denen, die es permanent nicht auf die Kette bekommen.

[kreien]

Ich kann das bestätigen, muss nur ein bisschen aufpassen, was ich so schreibe, damit das nicht politisch unkorrekt rüberkommt.

In meinem Hauptberuf gibt es leider ähnliche Probleme, wobei wir die Quelle des Übels sind. Bei uns hängt das damit zusammen, dass die Leute fachfremd sind, sich selbstbewusst verkaufen, als Seiteneinsteiger eingestellt werden und dann trotz anerkannter Zettel doch erstaunlich wenig Fachwissen aufweisen.

Ich möchte das an einem Beispiel verdeutlichen:

Da wird z. B. Postkörbe-weise vergessen, zu frankieren - mehrfach. Das Zeug kommt dann Tage später zurück oder verursacht massive Kundenbeschwerden wegen Nachporto. Die gleiche Mitarbeiterin schreibt keinen Absender rauf, frankiert zu Hunderten Großbriefe nach Österreich mit 1,60 €. Und wenn mir das alles zu blöd wird und ich es wage - fernab der Sachebene - bei der Schwachkraft anzumerken, dass ich selbst als Kindergartenkind schon wusste, dass Briefe einen Absender sowie eine Briefmarke haben und fehlendes Porto nebst fehlendem Absender eine suboptimale Kombi sind, kommt noch eine freche Rückmeldung, dass ein Absender gesetzlich nicht vorgeschrieben wäre und laufe Gefahr, dass ich wegen dem AGG noch einen eingeschenkt bekomme.

Das ist nur ein kleines Beispiel von Problemen, die früher völlig unbekannt und absurd wie undenkbar waren. Das wird dem Lieferanten genauso gehen, und er wird das vermutlich kurzfristig nicht abstellen können. Ich habe hier neuerdings auch mit Leuten zu tun, denen kulturkreisbedingt Qualität und Kunden scheißegal sind, wohingegen frühere Mitarbeiter sich ob der Pannen mit tiefer Betroffenheit in den Feierabend verabschiedet und eine schlaflose Nacht gehabt hätten.

Ich fürchte, das wird bei vielen Lieferanten so einreißen. Irgendwann hat man alle durch, und die Lösung kann nur sein, pragmatisch zusätzliche Ressourcen für die eigene Wareneingangs-, Qualitätskontrolle und Reklamationsmanagement einzuplanen.

[Wolkenspiel]

Ich sehe das ein bißchen anders. Es ist ja leider so, dass jeder irgendwo was herstellen lässt und dass dann irgendwo zu einem Fulfilment-Troll schickt. Nach mir die Sintflut. Das ist sehr einfach und kostet nicht so viel Geld, wie selbst Mitarbeiter einzustellen und Lagerplatz anzumieten.
Wenn ich das aber so mache, dann muss ich auch dafür gerade stehen, wenn das nicht läuft. Ich muss dann entweder dem Troll Vorgaben machen und die Restriktionen weiter leiten oder es halt selbst machen.
Beispiel: ein großer italienischer Hersteller nutzt so einen Fulfilmentdienstleister. Das Sortiment ist riesengroß. Natürlich haben wir nicht 100 % im Sortiment, sondern nur einen Teil. Was auch normal ist. Trotzdem erhalten wir mit jeder Lieferung Probensachets von ALLEN Produkten. Totaler Unsinn, die Dinger kosten ja richtig Geld.
Aber es geht nicht anders, die schmeißen das routinemäßig in jedes Paket. Kann man auch nicht ändern. Also schmeissen wir bei jeder Lieferung einen Eurobetrag, der mit Sicherheit fast dreistellig ist, in den Müll. Das ist doch Dummheit par excellence. Hauptsache vordergründig auf der Naaachaltigkeitsschiene fahren.

Ich habe viele Mitarbeiter und weiß natürlich um die Qualität, die man so auf dem Markt bekommt. Gerade im Lagerbereich. Aber wenn ich kein wirtschaftliches Harakiri machen möchte, muss ich halt permanent nach Leuten suchen, die es können. Und die gibt es natürlich auch noch. Dauert dann halt, die zu finden.
Zu sagen, es sind nur noch Volldeppen am Markt, ist irgendwie zu einfach. Und das Problem mit den MHD hat natürlich eine völlig andere Ursache, da versucht man es halt einfach mal.

Und natürlich, so wie Koshop es schon sagte, gibt es viele, die aus irgendwelchen Gründen auf großen Lagerbeständen sitzen. Ob Corona da jetzt die Erklärung ist, weiß ich nicht, ich sehe da eher einen anderen Grund:
Das Thema Lohnherstellung und Whitelabeling ist momentan sehr modern. Jeder Idiot denkt, er kann seine eigene super-duper-Idee verwirklichen und ordert dann tausende Cremes, damit der Einkaufspreis auch stimmt. Dass er die nicht verkauft, ist ja völlig klar. Und irgendwann sitzt man halt da. Bevor die nicht verkauft sind, gibts keine neue Charge. Da hat sich schon so mancher überschätzt.

[Lena_1977]

es gibt auch viele die Produkte komplett umlabeln lassen - teilweise auf neue Brands... alles nicht einfach - aber gerade in solchen Bereichen sollte mit dem 4 Augen Prinzip gearbeitet werden.
Bei uns gucken eigentlich immer 6 Leute ohne Behinderung über den Prozeß, Zwischenkontrollen, Endkontrollen - das schreibt schon dieses ISO-Dings vor... oft retten wir noch den Kunden vor falschen Labeln, gerade letzte Woche - der Sampler hatte MHD Dezember, die Ware aber Oktober - ups...

[koshop]

@kreien.
Naja, also für mich stinkt der Fisch immer vom Kopf. Wenn ich mich z.B. entscheide, statt einen eigenen Versand ein Fulfillment Center zu beauftragen, dann muss mir klar sein, dass das entsprechende Schwierigkeiten bringt.
Und wenn ich ein Fulfillment Center betreibe, dann muss ich den Mitarbeitern entsprechende Vorgaben machen, die sie einhalten können, das kontrollieren und vor allem keine falschen Anreize setzen.

Wir haben eine Mitarbeiterin, die hat mal in so einem Unternehmen gearbeitet. Da wurde im Prinzip nur gezählt, wie viele Pakete ein Mitarbeiter pro Stunde geschafft hat und wenn es zu wenig waren, gab es was auf den Deckel. Wenn ich aber dem Mitarbeiter für eine 5000 Euro Bestellung mit hundert Artikeln die gleiche Zeitvorgabe mache wie für die 20 Cent Bestellung eines Dichtungsrings, dann braucht man sich nicht wundern, wenn der Mitarbeiter die 100 Artikel einfach in einen großen Karton kippt und den zuklebt. Vor allem wissen die Mitarbeiter ja auch gar nicht, wie teuer ein Produkt ist und ob das ne 2 Euro Nivea Creme oder eine 500 Euro Luxus Anti-Aging Creme ist.

Wenn ich keinen Raum für Qualität lasse und gewissenhafte Mitarbeiter noch wegen Langsamkeit bestrafe, dann bekomme ich auch keine Qualität, das hat dann auch nichts mit irgendwelchen Kulturkreisen zu tun.

[kreien]

Das ist bei uns ganz anders, es gibt da auch wenig Leistungsdruck. Die Dame ist festangestellt und war laut Lebenslauf ca. 15 Jahre als Bürokauffrau tätig und dann so eine Performance. Sie ist zwischenzeitlich in der Babypause.

... hat dann auch nichts mit irgendwelchen Kulturkreisen zu tun.

So geht das, alles klar. Ist gerade ein schlechter Zeitpunkt, lasse uns mein Posting in zwei bis drei Jahren einfach nochmals rausholen und schauen, wie sich die Situation entwickelt hat. Ich bin da durchaus mal gespannt.