Warenlieferung ohne Tracking in die Schweiz - Nachweispflicht gegenüber Finanzamt

[ChristianS]

Hallo liebe Online Händler,

ich habe eine Frage bezüglich des Versands von Waren in die Schweiz. Ich verkaufe Produkte, die ich in Deutschland produziere und an Kunden in der Schweiz verschicke. Der Warenwert liegt immer unter 65 Franken, daher muss ich keine Zollanmeldung machen. Ich bringe nur eine Zollinhaltserklärung (CN22) und eine Handelsrechnung mit einer Ursprungserklärung außen an der Sendung an. Ich versende die Waren mit dem Briefversand ohne Tracking, weil es günstiger ist.

Nun frage ich mich, wie ich gegenüber dem deutschen Finanzamt den Nachweis erbringen kann, dass die Waren tatsächlich in die Schweiz gelangt sind und ich daher keine Mehrwertsteuer für den Verkauf abführen muss. Ich habe gehört, dass das CN22 Dokument allein nicht ausreicht, um die Ausfuhr zu belegen. Aber wie kann ich einen Ausfuhrnachweis erbringen, wenn ich kein Tracking habe? Und was passiert, wenn das Finanzamt meine Ausfuhr nicht anerkennt und mich zur Nachzahlung der Mehrwertsteuer auffordert?

Hat jemand von euch Erfahrungen mit diesem Thema oder kann mir Tipps geben, wie ich die Ausfuhr sicher nachweisen kann? Ich wäre sehr dankbar für eure Hilfe.

Beste Grüße Christian

[roman]

In Fällen in denen es keine Frachtbriefe, Aufgabebelege etc gibt, wird Eigendokumenation empfohlen.
Diese unterliegt keiner bestimmten Form:

Wenn Du eine WaWi verwendest, und dieser Verkauf dort einen Datensatz mit der Lieferadresse hat, und dort dann auch vermerkt wird dass das am Tag XY per Post-Brief versendet wurde.

Oder Du hast eine Handliste mit Deinen Briefen. Und am Tag XY trägst Du dort den Brief mit der Rechnungsnummer (oder was auch immer, es soll halt ein Querverweis zu dieser Transaktion/Lieferadresse möglich sein) ein.

Im Endeffekt soll halt, wenn nach ein Prüfer nach einer konkreten Transaktion fragt, eine Dokumentation (ausländische Versandadresse, Versandart, Versanddatum) auffindbar sein.

Je nach Workflow kann diese durchaus in unterschiedlichen System/Listen abgelegt sein, aber das ganze soll halt nachvollziehbar miteinander "zusammenführbar" sein.

Steht irgendwo auf einer IHK-Seite. Bislang hat mich noch kein Prüfer danach gefragt, klingt aber sehr plausibel.

[fuzzy]

Du benötigst "leicht nachprüfbare innerbetriebliche Versendungsunterlagen in Verbindung mit den Aufzeichnungen in der Finanzbuchhaltung. Dieser Nachweis kommt bei der Ausfuhr von Gegenständen in gewöhnlichen Briefen, für die eine Ausfuhranmeldung nicht erforderlich ist, in Betracht. Diese Regelung trägt dem Umstand Rechnung, dass bei diesen Ausfuhrsendungen der Ausfuhrnachweis weder nach Nummer 1 noch nach Nummer 2 Buchstabe a geführt werden kann."

Bei Warenpost International kannst du im GKP die Tagesabschlusslisten archivieren. Das dürfte zusammen mit der Rechnung und der Buchung in der Buchhaltung ausreichen.
Als der Warenversand in Briefen noch zulässig war, habe ich die Sendungen stets fotografiert. Ist natürlich eine Frage der Stückzahl und des Arbeitsablaufes, aber mir hat dabei eine an einem Bock aus dem Baumarkt befestigte Webcam gute Dienste geleistet.

[DINa3]

ist der reg.Versandpreis wirklich so viel teurer? (wieviel wiegen die Pakete?)
ich versende reg. in die Schweiz
ansonsten würde ich eine Excel machen mit allen Daten und Bilder der Pakete auf der Waage (was ich eh immer mache)

[Spk]

Ich denke, er verschickt mit Großbrief International. Theoretisch könnten sie sogar die Bilder anzweifeln, weil er nach dem Foto mit Schweizer Adresse direkt einen anderen Adressaufkleber aufkleben könnte. Aber solange du eine Rechnung und Bestellung mit Schweizer Adresse und noch eine Zahlung mit evtl. Schweizer .ch E-Mail-Endung vorweisen kannst, werden sie schon kein großes Theater machen. Tracking-Status wird nach X Jahren auch nicht mehr abrufbar sein, oder macht ihr Screenshots von jeder? Soll er den Kunden fragen, ob er ein Selfie mit Ausweis und der Rechnung in der Hand machen könnte?

[fuzzy]

Waren im Großbrief? Da würde es mich grundsätzlich interessieren, wie gut das noch läuft. Werden diese Sendungen trotz des Zollaufklebers problemlos befördert? Einlieferung dann über Briefkasten oder auch Sendungen mit Höhe > 5 cm?

[Spk]

Waren im Großbrief? Da würde es mich grundsätzlich interessieren, wie gut das noch läuft. Werden diese Sendungen trotz des Zollaufklebers problemlos befördert? Einlieferung dann über Briefkasten oder auch Sendungen mit Höhe > 5 cm?

5 cm Karton 50/50 Chance das es zurück, kommt im Umschlag keine Probleme mit kleinen Artikeln.

[kiu]

Die Warenpost International (Nicht-Premium) kann man dennoch auf post.ch tracken. Das gleiche auch bei Sendungen nach Portugal über deren Tracking.

[regalboy]

Ich denke, er verschickt mit Großbrief International. ...

Großbrief International ist doch seit Jahren nicht mehr für Waren erlaubt?

[nutreon]

Die Warenpost International (Nicht-Premium) kann man dennoch auf post.ch tracken. Das gleiche auch bei Sendungen nach Portugal über deren Tracking.

Bei außereuropäischen funktioniert es auch nahezu überall.
Aber ausschließlich über deren Seiten.

Ich vermute, dass die Sendungen dort registriert werden wegen Zoll usw.

Die Sendungen sind aber nicht versichert und gerade Marktplätze akzeptieren es oft so nicht an, wenn es zu Problemen kommt.

[ChristianS]

Wir hatten im letzten Jahr ca. 3.500 Bestellungen aus der Schweiz. Die Versandkosten sind um ein Vielfaches günstiger, wenn wir sie ungetrackt als Briefsendung verschicken. Daher hatten wir als Grenze 65 CHF inkl. Versandkosten angesetzt, ab der wir mit Tracking verschicken. Denn ab diesem Wert muss der Kunde in der Schweiz die MwSt. bei Warensendungen zusätzlich abführen, und es ist eine Zollanmeldung notwendig, die dann vom Versanddienstleister durchgeführt wird. Natürlich haben alle Sendungen das CN22/CN23 Dokument und in dreifacher Ausführung die Handelsrechnung außen an der Sendung angebracht. Der Versand hat soweit auch ähnlich gut funktioniert wie in Deutschland, und es sind nur sehr wenige Sendungen zurückgekommen, weil sie nicht zugestellt werden konnten. Für die 700 Bestellungen mit Tracking haben wir die Ausfuhrdokumente vom Versanddienstleister gesichert. Aber von den restlichen 2.800 gibt es diesen Nachweis nicht, und unser neuer Steuerberater hat dies als Problem benannt.

Bei der IHK habe ich einen Bericht gefunden, dass man selbst einen Belegnachweis erstellen kann, aber in welcher Form dieser erstellt werden muss, war nicht ausreichend gut dargelegt. Und da es sich um ein nicht ganz unerhebliches Risiko für uns handelt, wollte ich nachfragen, wie ihr das macht.
https://www.ihk.de/hamburg/produktmarke ... en-1167694

Dies soll laut Artikel notwendig sein:
1. Für den Buchnachweis haben wir die Rechnung mit Schweizer Kundedaten und einen entsprechenden Geldeingang in CHF.
2. Für den Belegnachweis bräuchte ich einen sonstigen handelsüblichen Beleg mit folgendem Inhalt:
• Name und Anschrift des Ausstellers sowie den Tag der Ausstellung
• Name und Anschrift des Unternehmers sowie des Auftraggebers, wenn dieser nicht der Unternehmer ist
• Handelsübliche Bezeichnung und Menge des ausgeführten Gegenstands
• Ort und Tag der Ausfuhr oder Ort und Tag der Versendung ins Drittlandsgebiet
• Empfänger und Bestimmungsort im Drittlandsgebiet
• Versicherung des Ausstellers, dass die Angaben in dem Beleg auf Grund von Geschäftsunterlagen gemacht wurden, die im Gemeinschaftsgebiet nachprüfbar sind
• Unterschrift des Ausstellers

Ich kann natürlich einfach so ein Dokument erstellen, aber falls dem Finanzamt das Dokument nicht gefällt müssten wir ggf. die MwSt für die 2.800 Sendungen nachzahlen, daher bin ich über Zweitmeinung sehr dankbar und eure Erfahrungen damit.

[roman]

Großbrief International ist doch seit Jahren nicht mehr für Waren erlaubt?

Wenn der TE damit möglicherweise gegen die AGB der Deutschen Post verstößt, hat das fürs Finanzamt aber keine Relevanz.

[regalboy]

Großbrief International ist doch seit Jahren nicht mehr für Waren erlaubt?

Wenn der TE damit möglicherweise gegen die AGB der Deutschen Post verstößt, hat das fürs Finanzamt aber keine Relevanz.

Ja, ich war nur überrascht, dass es wohl weiterhin problemlos genutzt werden kann.
Wir haben damals bei ~ 1.000 Sendungen im Jahr von ich meine 6,60 Euro Einschreiben International auf Paket umgestellt, was unsere Marge doch sehr geschmälert hat.

[ChristianS]

Wenn der TE damit möglicherweise gegen die AGB der Deutschen Post verstößt, hat das fürs Finanzamt aber keine Relevanz.

Ja, ich war nur überrascht, dass es wohl weiterhin problemlos genutzt werden kann.
Wir haben damals bei ~ 1.000 Sendungen im Jahr von ich meine 6,60 Euro Einschreiben International auf Paket umgestellt, was unsere Marge doch sehr geschmälert hat.

Die Deutsche Post bietet, seit mindestens einem Jahr Warenpost International an. Hier gibt es eine Version mit Tracking (Premium) und eine ohne (Economy) mit Tracking bist du bei einem Basispreis zwischen 5-6€ ohne Tracking ca 2,5€ günstiger und pro 100g nochmal bei 50-60 Cent oben drauf für die Schweiz. Da wir einen Großteil ohne Tracking gemacht haben, haben wir uns eben 2.800x die ca 2,5€ gespart. Aber ich hab jetzt das Problem, dass ich Nachweisen müsste, dass die Ware die EU verlassen hat. Aber auch Tracking ist gut 10€ günstiger als das Paket von DHL bei kleineren Sendungen.

[regalboy]

Du musst doch beim ungetrackten Versand NICHT nachweisen, dass die Ware die EU verlassen hat.

Sondern nur, dass du ordnungsgemäß versendet hast.

Ich würde in Absprache mit dem Steuerberater z. B. eine "Ausfuhrliste" anlegen, mit Musterdaten ausfüllen und dem Finanzamt zur Bestätigung vorlegen.

[ChristianS]

Du musst doch beim ungetrackten Versand NICHT nachweisen, dass die Ware die EU verlassen hat.

Sondern nur, dass du ordnungsgemäß versendet hast.

Ich würde in Absprache mit dem Steuerberater z. B. eine "Ausfuhrliste" anlegen, mit Musterdaten ausfüllen und dem Finanzamt zur Bestätigung vorlegen.

Unser Steuerberater meinte, dass es ein Problem ist, wenn wir den Zeitpunkt der Ausfuhr nicht für jede einzelne Sendung nachweisen können, da dann das Finanzamt behaupten könnte, dass die Ware ein Kunden innerhalb der EU erhalten hat und wir die MwSt nachträglich für den Kauf zahlen müssen.

Was wir aktuell an Daten haben ist:
- Kundendaten des Käufers mit Lieferadresse
- Nachweis des Geldeinganges über entsprechende Zahlungsdienstleister
- Handelsrechnung des Kaufes
- Da es individual erzeuge Produkte sind, haben wir auch eine Historie zu jeder Bestellung. Wann sie von welchem Mitarbeiter bearbeitet wurde, von der Produktion über die Qualitätskontrolle bis zur Fertigstellung und Übergabe an den Versanddienstleister.
- Rechnung über die Anzahl versandter Internationaler Sendungen vom Zusteller (Ohne Angabe der Empfängerländer und Nachweis der Zustellung)

Wir könnten in den Arbeitsablauf problemlos integrieren, dass wir ein Foto der Sendung machen, bevor diese an den Zusteller übergeben wird. Nur schlecht für die Vergangenheit nachzuholen und fraglich ob dies als weiterer Beleg anerkannt wird. Die Frage ist halt, reichen die Information die wir haben, denn das Finanzamt wollte ich nicht direkt auf das mögliche Problem aufmerksam machen, sondern eher darauf reagieren und zukünftig grade ziehen.

[roman]

Unser Steuerberater meinte, dass es ein Problem ist, wenn wir den Zeitpunkt der Ausfuhr nicht für jede einzelne Sendung nachweisen können, da dann das Finanzamt behaupten könnte, dass die Ware ein Kunden innerhalb der EU erhalten hat und wir die MwSt nachträglich für den Kauf zahlen müssen.

Dein StB scheint hier seinen Maßstab an einem "klassischen" Export anzulehnen.
Daher Spedition mit Frachtbriefen wo man ja für jeden Schritt (also auch Zollamt etc.) irgendeinen Stempel bekommt und alles lückenlos nachwiesen kann.
So wie im Großhandel, in der Industrie, also überall wo große Räder gedreht werden, üblich.

Aber das passt doch nicht für den Detail-Einzelhandel bei dem per Brief, Einschrieben, Paket u.ä. gesendet wird.
Hier kann die tatsächliche Ausfuhr in der Regel gar nicht, oder maximal sehr lückenhaft nachgewiesen werden.

Aber hier gibt es doch Umsatzsteuer-Anwendungserlässe vom Finanzamt die dem Rechnung tragen und je nach Versandart realistischere Anforderungen stellen.
Das geht runter bis zum Brief, bei dem dann bloß auf innerbetriebliche Versanddokumentation abgestellt wird.

Warum ignoriert das Dein StB scheinbar komplett?

So wie Du das schilderst erfüllst Du die einschlägige Dokumenation recht gut.

Weil hier Einwände gekommen sind dass diese Dokumentation ja gefälscht sein könnte:
Die Steuererklärungen eines Steuerpflichtigen resultiert generell zu großen Teilen aus eigener/interner Dokumentation (bloß Nachweise von Dritten, wenn sie das Finanzamt selbst von der Dritten Partei einholt, wären weitgehend fälschungssicher).
Aber deswegen zweifelt das Finanzamt doch nicht grundsätzlich die Richtigkeit solcher, durch den Betrieb erstellten, Informationen an.
Im Zweifelsfall muß das Finanzamt die Vorgänge halt im Detail ansehen.

[fuzzy]

Weise deinen Steuerberater auf https://usth.bundesfinanzministerium.de ... e-6-9.html und speziell auf §5 Nr. 2b hin und schreib ihm eine Rechnung über 250 EUR für die Fortbildung.

[nutreon]

Die Warenpost International (Nicht-Premium) kann man dennoch auf post.ch tracken. Das gleiche auch bei Sendungen nach Portugal über deren Tracking.

Gibt es noch mehr Länder mit diesen Erfahrungen?
Wäre auch mal interessant, hier eine Liste zu führen, aufzuarbeiten, wo auch nicht Premium gut funktioniert und im Heimatland tracked.

[kiu]

Großbritannien, Österreich, Niederlande, Luxemburg, Schweden habe ich schon probiert. Da klappt es leider nicht. Lohnt sich für niedrigpreisige Artikel, da die Ersparnis doch recht groß ist. Allerdings gibt es dann keine Versicherung.