Crassiflo hat geschrieben: ↑21. Nov 2023 21:37
Das ganze Papier ist deswegen noch nicht umgestellt, da ich mich gedanklich schon aus der Firma verabschiedet habe und dringend nach einem Nachfolger aus Altersgründen suche.
Ich will in einer Situation ständiger Überlastung nnicht auch noch beginnen, einen Nebenschauplatz zu eröffnen und hier etwas umzustellen.
Ich denke, du stellst dir die "Digitalisierung" schlimmer vor als es ist. Vermutlich würde es dich deutlich entlasten und der Umstellungsaufwand ist nicht groß.
Lass dir von deinem Steuerberater erst mal den Datev-Belegupload einrichten. Das ist das elektronische Pendant zu deinem Pendelordner.
Hier kannst Du PDF-Belege einfach per Drag&Drop zu deinem Steuerberater übermitteln, ähnlich wie Dropbox, Google Drive, ....
Der Buchhaltung erspart das dann das manuelle Erfassen der Belege, weil die Buchhaltungs-Software beim Steuerberater per Texterkennung die relevanten Texte übernimmt und bei wiederkehrenden Rechnungen den Buchungssatz automatisch erstellt, so dass dieser nur noch bestätigt werden muss. Beim Papierbeleg muss jeder Beleg vollständig neu händisch erfasst werden, für jeden einzelnen Beleg, auch wenn der schon 100 mal gebucht wurde.
Ich vermute mal, dass Du inzwischen auch die meisten Eingangsrechnungen als PDF erhältst oder auf PDF umstellen kannst.
Ich habe fast keine Eingangsrechnungen in Papierform mehr, eigentlich nur Parkbelege und meine Bank bekommt es nicht hin die Kreditkartenabrechnung als PDF zu erstellen. Damit entfällt dann schon das Ausdrucken und Vorsortieren der Papierrechnungen bei Dir.
Falls Du dich nicht weiter mit der Digitalisierung beschäftigen willst, lädst Du deine Ausgangsrechnungen und Kontoauszüge auch einfach als PDF hoch und schon ist deine Buchhaltung "Digital".
Damit würdest Du die Buchhaltung bei deinem Steuerberater schon weitgehend vom händischen Erfassen entlasten und ich bin mir auch sicher, dass es dir viel Arbeitszeit bei der Vorbereitung der Buchhaltung erspart und das ganze ist wirklich nicht mehr als alle Belege als PDF in das Datev-Portal zu werfen.
Der nächste (optionale) Schritt der Digitalisierung wäre deine Ausgangsrechnungen nicht als PDF sondern als Datensatz im DATEV-Format an deinen Steuerberater zu übermitteln (ist ein spezielles Textformat). Die meisten Warenwirtschaftssysteme haben dafür einen Datev-Export, der allerdings noch konfiguriert werden muss. Bei der JTL-Wawi findest Du den Export in der Ameise. Dazu brauchst Du von deinem Steuerberater die Buchungskonten, die Du in der Wawi hinterlegen musst. Die USt-Sätze werden ja vermutlich schon hinterlegt sein. Damit erstellst Du dann einfach den Export deiner Ausgangsrechnungen und Gutschriften und schickst die an deinen Steuerberater.
Bleiben noch die Kontoauszüge. Falls deine Bank die schon im Datev-Format exportieren kann, ist es einfach. Falls du eine Banking-Software hast, hat die vermutlich einen Datev-Export. Falls nicht, frag deinen Steuerberater, ob er das Bankkonto und PayPal, Kreditkarten, ... per CSV-Datei einlesen kann. Einen CSV-Export der Kontobewegungen hat ja fast jede Bank.
Man kann auch die Kontobewegungen direkt von Datev bei der Bank abholen lassen, das kostet aber monatlich bei Datev eine Gebühr.