Rechtssichere E-Mail- Archivierung NEU ab 1.1.2017

[Möhrchen]

Guten Abend,

da ja nun abe dem 1.1.17 verschärfte Bestimmungen gelten bezgl. "Rechtssichere E-Mail- Archivierung"
wollte ich mal in die Runde fragen was Ihr so für Programme/ Anbieter/ Tools dafür nutzt,
im Netz gibt es da ja genügend Anbieter.....
Vielleicht gibt es da schon Erfahrungen von Euch.

[Gersdorfer]

Wir haben schon zig Betriebsprüfungen erlebt. Eines hatten alle gemeinsam: noch nie wollte jemand eine E-Mail sehen.

Als die Frage mal in einer größeren Runde von Gewerbetreibenden aufkam war ein großes Schulterzucken das Fazit. Wie sagte da jemand recht treffend, man muss schließlich nicht jeden Scheiß mitmachen.......

[gemeinnützigerVerein]

ebenso zig Prüfungen hinter uns, noch nie eine wurde eine email geprüft.

Unabhängig davon arbeiten wir mit Greyhound - hier sind alle email archiviert

[boden-piloten]

Leute, die Rechtslage hat sich geändert... was nützen da Erfahrungen aus der Vergangenheit, nix

[koshop]

Wir haben da auch noch keine Lösung. Letztendlich wird man über kurz oder lang nicht drum herum kommen da immer mehr Firmen ihre Rechnungen per E-mail versenden. Wenn einem ein Betriebsprüfer was böses will, dann pocht der plötzlich darauf die unveränderlich archivierte E-mail zu sehen und verweigert dann womöglich den Vorsteuerabzug. Also wenn da jemand eine Softwarelösung empfehlen kann...

[Wolkenspiel]

Eine Behörde, die selbst Emails ausdruckt, um sie dann wie Faxe zu behandeln und diese an die MA verteilt, wird wohl kaum die Emailsituation in einem Betrieb anschauen
Ich habe im Februar eine mehrtägige BP, sollte jemand danach fragen, kann ich ja berichten. Wir nutzen aber auch Greyhound und sind damit wohl auf der sicheren Seite.

[Scienceticker]

Ich archiviere mit der Thunderbird Funktion, das Archiv kann man dann lokal kopieren und dieses dann auf DVD brennen.

[Gamer]

Ich archiviere mit der Thunderbird Funktion, das Archiv kann man dann lokal kopieren und dieses dann auf DVD brennen.

Scienceticker: das ist aber nicht rechtssicher,

so wie es aussieht hat sich hier noch keiner damit richtig befasst....
Möhrchen hat hier zu recht eine Frage gestellt, die ich für wichtig erachte.

[Scienceticker]

Scienceticker: das ist aber nicht rechtssicher,

Und warum?

[Gamer]

Scienceticker: das ist aber nicht rechtssicher,

Und warum?

dann google mal nach rechtssichere email Archivierung 2017

[Scienceticker]

dann google mal nach rechtssichere email Archivierung 2017

Das habe ich gemacht. Da tummeln sich zuhauf Anbieter von Archivierungssystemen. Und nun? Was ist an meiner Lösung falsch?

[Ralf]

Bitte keine weitere Diskussion zu warum und wieso. Sonst muss der Thread in den geschlossenen Bereich verschoben werden. Hier soll es nur um die technische Realisierung gehen.

[wolle]

Die technische Realisierung kann nur so aussehen, dass man ein Programm wählt, das relativ unbegrenzte Datenbankgrößen verwalten kann. Dadurch fallen die meisten Freeware-Lösungen aus. Greyhound erfüllt m.E. alle Anforderungen.

Davon abgesehen teile ich die Einschätzung aller anderen hier: An dem Thema ist nichts dran. Die Verpflichtung zur Archivierung gibts seit Jahren, mich hat bei keiner Prüfung jemals jemand nach einer Email gefragt. Unser Steuerberater ist eine Kanzlei mit 150 Mitarbeitern, dort ist auch kein solcher Fall bekannt. Die GOBD enthalten enorm umfangreiche rechtliche Verpflichtungen, die niemand in vollem Umfang ernsthaft erfüllen kann. Das heißt nicht, dass die Kernforderungen nicht bitterer Ernst sind und dringend umgesetzt werden sollten, aber diese Randbereiche, da würde ich mir nicht all zu viele Gedanken drum machen. Da stochert man jetzt mit enormen Aufwand an einem Punkt rum und kann 20 andere nicht ernsthaft erfüllen.

[Gamer]

natürlich gibt es die Verplichtung seit Jahren,
aber ab dem 1.1.17 wurde es verschärft.
Ist klar das hier keinem recht ist, ist aber nunmal so,
ich würde es auch lieber verdrängen,
wenn man sich nicht dran hält können saftige Strafen ins Haus stehen "theoretisch"

[AndreM93]

Ich sehe das Ganze als etwas schwierig durchzuführen. Jeder noch so kleine Unternehmer soll jetzt alle relevanten EMails rechtssicher archivieren und ausdrucken gilt nicht. Das Archivieren kann ja wohl nur der Unternehmer selber und nicht z.B. der Steuerberater. Ich für meinen Teil muss mir noch überlegen wie ich das anstelle, vielleicht taucht hier ja noch eine für mich praktikabele Lösung auf.

[Aki-kun]

Moin zusammen,

Wer Exchange oder Office365 nutzt, dem kann ich eine einfache Lösung anbieten.
Bei SMPT oder IMAP Postfächer geht es zwar auch, ist nur etwas . . . komplizierter.

Grundsätzlich gibt es verschiedenste Lösungen von "Gib Mir E-Mail Archiv, lass mich aber ansonsten damit in Ruhe", bis hin zu komplexen Dokumentenarchiven mit automatischer Belegerkennung, Sortierung und Workflows . . .

Aki

[Malik]

Ich teste gerade den MailStore Server zum Zweck der Langzeitarchivierung; falls Interesse besteht, kann ich berichten, wenn die Testphase vorbei ist, wie es sich handhaben lässt.

Unabhängig von den rechtlichen Erfordernissen halte ich eine (möglichst automatisierte) Langzeitarchivierung von Mails für sinnvoll (und vor allem wesentlich ressourcenschonender zu realisieren als die Speicherung scheiblierter Baumstämme).

[wolle]

@Malik

Zweifelsohne, im Rahmen einer ordentlichen Betriebsführung ist das auch notwendig. Ich habe nur gesagt, dass man aufpassen muss, dass man jetzt nicht viele Ressourcen dafür ausgibt, die Sau einzufangen, die gerade durchs Dorf getrieben wird, wenn es nicht in den Gesamtkontext der Umsetzung passt. Bei den GoBD sind die Kernforderungen harte Muss-Kriterien, bei allem anderen sollte man sich tunlichst bemühen, es gleichmäßig so umzusetzen, wie es für den eigenen Betrieb verhältnismäßig ist.

[MatthiasB]

Ich versteh den Aufwand nicht. Ich versende Angebote, Rechnungen etc. nur als PDF.

Laut BMF:

119 Sind aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige Daten, Datensätze, elektronische Dokumente und elektronische Unterlagen im Unternehmen entstanden oder dort ein-gegangen, sind sie auch in dieser Form aufzubewahren und dürfen vor Ablauf der Auf-bewahrungsfrist nicht gelöscht werden. Sie dürfen daher nicht mehr ausschließlich in ausgedruckter Form aufbewahrt werden und müssen für die Dauer der Aufbewah-rungsfrist unveränderbar erhalten bleiben (z. B. per E-Mail eingegangene Rechnung im PDF-Format oder eingescannte Papierbelege).

Also heb ich die PDFs auf - elektronische Eingangsrechnungen sind zu 99% PDFs - und die anderen 3 Rechnungen wandle ich in ne PDF um und leg' sie zu der Mail ab.

Nebenbei: Mein "Hauptbrötchengeber" verwendet proofpoint Mailarchiv - ist aber wohl eher etwas teurer...


Edith sagt:
RNR 119 geht ja noch weiter:

Dies gilt unabhängig davon, ob die Auf-bewahrung im Produktivsystem oder durch Auslagerung in ein anderes DV-System erfolgt. Unter Zumutbarkeitsgesichtspunkten ist es nicht zu beanstanden, wenn der Steuerpflichtige elektronisch erstellte und in Papierform abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe nur in Papierform aufbewahrt.

Also für kleine Klitschen sehe ich da noch weniger Probleme...

[yabipl]

Hallo, hat jemand Erfahrungen mit hornetsecurity?
Läuft das gut, was kostet es?
Ich will auf gar keinen Fall eine Software die ich bei mir installieren muss (schon allein wegen der verschiedenen Os die ich nutze - Windows, Linux, Android)