Hallo zusammen!


Unser Geschäft wächst gut, und so fällt natürlich immer mehr auf, dass bestimmte Prozesse noch nicht optimal laufen.

Wir arbeiten primär mit Afterbuy und Shopware, organisieren aber auch einiges mit Excel Tabellen über einen Netzwerkordner.

Akuter Knackpunkt ist momentan, die Organisation von To Dos d.h. ich gebe eine Aufgabe an den Techniker oder Lagerist fast ausschließlich per E-Mail weiter, muss aber dann selbst darauf achten nachzuhaken, ob etwas erledigt wurde, da ich nicht immer zuverlässig Rückmeldung erhalte (oft nicht aus bösen willen, einfach weil beim Kollegen zu viel aufeinmal kam, er selbst vertröstet wurde o.ä.).

Ich habe mir schon überlegt eine Excel Tabelle zu machen in der ich die Todos manage, aber das scheint mir nicht optimal, muss ich doch zum einen manuell die Information übertragen, wenn ich eine E-Mail geschrieben habe, und es gibt auch keine Erinnerungsfunktion o.ä.

Ist für sowas schon eine Art internes Ticketingsystem interessant, so wie es oft Firmen mit größerem Kundensupport haben? Oder eine Art online To Do System? Denke ich das ganze zu kompliziert?

Würde mich mal interessieren, wie ihr solche Dinge regelt

schau dir mal wunderlist an: https://www.wunderlist.com/de/pro/

Ich halte es nicht für deine Aufgabe nachzuhaken.
Deine Mitarbeiter müssen sich so organisieren, dass sie eines nach dem anderen Abarbeiten können und dann Rückmeldung geben.
Das wäre der richtige Weg, denn ansonsten brauchst du ne Sekretärin oder ne Assistentin, die dir diese Aufgaben abnimmt.
Langfristig kannst du nicht alles nachprüfen, ob es erledigt ist, da musst du dich auf deine Mitarbeiter verlassen können.

Für so etwas gibt es unzählige Lösungen.

Wir nutzen https://asana.com, ich liebe das Tool. Alternativ wurde Wunderlist genannt, ich habe auch Geschäftspartner die auf basecamp schwören und es gibt noch viele weitere.

Wir haben Zettel mit Durchschlag... Ich schreibe auf einen kleinen Zettel was erledigt werden muss und kreuze an bis wann. Zur Erinnerung hab ich einen Durchschlag. Und der Zettel muss dann nach Erledigung unterschrieben an mich zurück. Die Zettel sind auf Blöcken die ich mir extra habe drucken lassen.

Das hat sich eigentlich bewährt, zumindest für die kleinen Arbeitsaufträge. Geht natürlich nicht in großen Firmen wenn der Auftragsempfänger in einem anderen Gebäude sitzt.

In einer alten Firma habe ich als Vertriebsleiter zum für Interne und Externe Emails ein kleines Outlook-Addin benutzt:

E-mail Follow-Up - gibts bei mapilab.com

Das ist eigentlich ganz Simpel - wenn Du eine Nachricht versendest, kannst du einstellen, bis wann du erinnert werden möchtest, wenn derjenige keine Antwort auf Deine Email sendet.

Ich hatte die Arbeitsanweisungen verschickt und jeden angewiesen, dass er per Email antwortet, wenn es erledigt wurde. Diejenigen, die nicht geantwortet hatten, daran hatte mich dann Outlook erinnert und ich konnte direkt einen Reminder schicken.

Hatte ich auch für Kundenemails / Akquisenachrichten genutzt, bei denen ich auf Antwort wartete.

Kosten/Nutzen war perfekt, es hatte meinen Arbeitsalltag deutlich erleichtert - weil ich auch nicht der beste im Organisieren und Zeitmanagement bin.

Mein Mitarbeiter kontrollieren morgens den Bereich, für den sie zuständig sind und machen sich selbst eine To-Do-Liste.
Aber das wird in jedem Betrieb anders sein. Wir wissen ja nicht, wie die Strukturen bei Dir aussehen, welche Branche usw. Ich für meinen Bereich könnte mir nicht vorstellen, den MA jeden morgen Ansagen zu machen, was sie tun müssen. Die organisieren sich selbst. Dafür gibt es eine leitende Kraft in jedem Bereich.

Naja so groß sind vermutlich die wenigsten hier

Aber letztlich wäre es mir auch zu blöd für jede Aufgabe eine Rückmeldung zu bekommen - was getan werden soll wird jawohl gemacht? Es hört sich so an als wäre das dein Hauptproblem, nicht wie du es kontrollierst.

Dazu: Kontrolle ja aber sicher nicht 100%. Sonst hat man ja sonst nichts mehr zu tun Man holt sich Mitarbeiter damit die einen entlasten - nicht damit man jede Arbeit von denen noch nachkontrollieren muss.

miezekatze hat geschrieben:Naja so groß sind vermutlich die wenigsten hier

Mag sein, aber wenn man zu klein ist, braucht man das ja auch nicht und zwei oder drei Hanseln in einem Bereich können sich wohl auch ohne organisieren.

Ich richte mir und den Kollegen gerade Wunderlist ein. Denke damit lassen sich unsere spezifischen Bedürfnisse erstmal ganz gut abdecken für die Aufgabenverteilung, Erinnerungsmöglichkeit und Kontrolle.

Danke!

Ich glaube Wunderlist brauch ich selber. Dann hören die Klebezettel vlt. auf

Wir testen gerade daPulse und hipchat- mal schauen. DaPulse wird aber gut angenommen.

Wolkenspiel hat geschrieben: Ich für meinen Bereich könnte mir nicht vorstellen, den MA jeden morgen Ansagen zu machen, was sie tun müssen. Die organisieren sich selbst. Dafür gibt es eine leitende Kraft in jedem Bereich.

Das sehe ich ganz ähnlich. Das Problem sind imho oft nicht die unerledigten Aufgaben, sondern die uninspirierten MA. Es tauchen ja nicht täglich Unmengen an NEUEN Aufgaben auf. Also klingelt gelegentlich das Telefon und am anderen Ende sagt Jemand:"Was halten Sie davon, wenn...."

In 9 von 10 Fällen ist das gut durchdacht.
Man sollte nicht unterschätzen, dass es die MA sind, die den täglichen Umgang mit ihren Aufgaben pflegen.

Ich habe mir gerade Wunderlist und dapulse angeschaut. Wunderlist sieht für mich wie ein komfortables Erinnerungssystem mit netten Checklisten. Man kann sich selber und Mitarbeitern toDo Listen anlegen und abhaken. Auch wiederkehrend mit eingeschränakter Auswahl (täglich, wöchentlich, monatlich, jährlich aber nicht: alle 2 Woche, alle 2 Monate, pro Quartal usw).
Nett gemacht, würde ich selber durchaus auch nutzen, evtl. passend zu dem Eingangspost.
4,50 Eur für Pro User und monat

Dapulse sieht dagegen aus wie eine wirklich gut gelungene Projektplanung fürs Team. Einfach und übersichtlich. Checklisten kann man sich bauen, aber bisher habe ich nichts für wiederkehrende Aufgaben gefunden. Preis ca. 12,- USD pro User und Monat, müssen aber im 5´er Pack gekauft werden.

Gibt es eine Software die beides einfach vereint? Oder lässt es sich sogar in Wunderlist oder Dapulse abbilden und ich habe es beim ersten Test nicht gefunden?

Für immer wiederkehrende Aufgaben kann ich manifest.ly empfehlen. Man legt erst eine Vorlage für eine Checkliste an. Und dann erzeugt man CHecklisten aus den Vorlagen, kann die bestimmten Mitarbeitern zuweise oder auch einzelne Punkte aus der Checkliste bestimmten Mitarbeitern zuweisen und dann online den Fortschritt verfolgen. Man kann die Checklisten auch automatisiert zu bestimmten Zeitpunkten erzeugen.