Hallo Zusammen,

auch wir wollen immer digitaler werden und daher möchten wir 2024 ein DMS System (inkl. Personalakte) einführen. Das DMS System soll bitte keine Cloudlösung sein, sondern sollte auf unseren Servern liegen.

Wir hatten bereits einen Anbieter da, aber die Preise waren jenseits von gut und böse (Einrichtungskosten von 20-30.000 € sowie Kaufkosten von 20-30.000 €, auch monatliche Kosten für Wartung etc. von fast 2000 €). Sind das wirklich die Preise für ein DMS System?

Wichtig: Da wir hier wirklich eine Revisionssicherheit benötigen sollte es kein OpenSource oder ähnliches sein, das DMS darf schon etwas kosten, aber es sollte nicht teurer sein als unsere ERP Software, da passt das Verhältnis nicht.

Wäre klasse, vielleicht habt ihr ja ein System im Einsatz, besonders interessiert mich natürlich Feedback von Usern, bei denen mehr als 5 Mitarbeiter damit arbeiten (Rechnungseingang -> Buchhaltung -> Personalmanagement -> Chefetage etc...).

Fotoshooter hat geschrieben: ↑23. Jan 2024 14:52 Da wir hier wirklich eine Revisionssicherheit benötigen sollte es kein OpenSource oder ähnliches sein

Das eine schließt das andere nicht aus.

Fotoshooter hat geschrieben: ↑23. Jan 2024 14:52 Sind das wirklich die Preise für ein DMS System?

Kann schon hinkommen, da gibts viele Player am Markt. Welches System ist das denn?

Wir benutzen seit 5 Jahren office-n-pdf. Ich würde es nicht uneingeschränkt empfehlen, aber trotzdem kommen wir damit gut zurecht.

Preisliste:
https://www.jbsoftware.de/office-n-pdf/preisliste.htm

...

hissenit hat geschrieben: ↑23. Jan 2024 15:20

Fotoshooter hat geschrieben: ↑23. Jan 2024 14:52 Da wir hier wirklich eine Revisionssicherheit benötigen sollte es kein OpenSource oder ähnliches sein

Das eine schließt das andere nicht aus.

Das ist mir durchaus bewusst. Jedoch muss es auch Support dafür geben, falls ich mal nicht da bin oder eben ausfalle. Dafür hätte ich dann gerne ein System mit einem Betreuer, der uns das auch (gegen Gebühr) eingerichtet hat.

COD hat geschrieben: ↑23. Jan 2024 15:56

Fotoshooter hat geschrieben: ↑23. Jan 2024 14:52 Sind das wirklich die Preise für ein DMS System?

Kann schon hinkommen, da gibts viele Player am Markt. Welches System ist das denn?

ELO DMS

Für ELO finde ich das deutlich too much. Da würde ich noch einige andere Dienstleister, mit einem detaillierten Lastenheft, anbieten lassen.

Tony hat geschrieben: ↑23. Jan 2024 16:15 Wir benutzen seit 5 Jahren office-n-pdf. Ich würde es nicht uneingeschränkt empfehlen, aber trotzdem kommen wir damit gut zurecht.

Preisliste:
https://www.jbsoftware.de/office-n-pdf/preisliste.htm

...

Alleine dieser Satz macht die Firma sehr sympathisch:

"Unsere Produkte unterliegen weder einer zeitlichen Nutzungsbeschränkung noch einem Miet- oder Abo-Modell."

Kann immer noch ecoDMS empfehlen, kostet pro Business-Lizenz 100 Euro (netto) Einmalzahlung. Ist auch bezüglich der Server-Ressourcen genügsam. Update-Vertrag kann man optional abschließen. Ist einfach zu konfigurieren. Ich bin damit sofort klar gekommen, was man z.B. bei ELO nicht sagen konnte. Da stand ich wie der Ochs vorm Berg, obwohl ich aus der IT komme.

Kann eco DMS auch die digitale Personalakte (ist ja bald Vorschrift)? Hört sich erstmal gut an, klar kommt da der Aufwand für die Integration und Installation dazu aber bei weitem weg von ELO... Das bin ich echt nicht bereit auszugeben.

Es ist halt ein digitales Dokumentenmanagement, das einfach konfigurierbar ist. Also automatische Klassifizierung der Dokumente, Zugriffsberechtigungen, Löschdatum, ... Was es nicht ist: ein Personalmanagement- oder Workflow-Managementsystem. Eventuell müsstest Du mal bei ecoDMS nachfragen, was die Partner für Lösungen zusätzlich bieten. ecoDMS hat eine API und es gibt diverse Anbieter, die ecoDMS als Basis nehmen und darauf dann ihre Businesslösungen setzen.

xMerchant hat geschrieben: ↑24. Jan 2024 11:27 Es ist halt ein digitales Dokumentenmanagement, das einfach konfigurierbar ist. Also automatische Klassifizierung der Dokumente, Zugriffsberechtigungen, Löschdatum, ... Was es nicht ist: ein Personalmanagement- oder Workflow-Managementsystem. Eventuell müsstest Du mal bei ecoDMS nachfragen, was die Partner für Lösungen zusätzlich bieten. ecoDMS hat eine API und es gibt diverse Anbieter, die ecoDMS als Basis nehmen und darauf dann ihre Businesslösungen setzen.

Hab mal bei einem Partner hier um die Ecke angefragt, wie gesagt: Es darf was kosten, aber die Preise die unsere ERP Software übersteigen bei weitem nicht...

xMerchant hat geschrieben: ↑24. Jan 2024 11:27 Es ist halt ein digitales Dokumentenmanagement, das einfach konfigurierbar ist. Also automatische Klassifizierung der Dokumente, Zugriffsberechtigungen, Löschdatum, ... Was es nicht ist: ein Personalmanagement- oder Workflow-Managementsystem. Eventuell müsstest Du mal bei ecoDMS nachfragen, was die Partner für Lösungen zusätzlich bieten. ecoDMS hat eine API und es gibt diverse Anbieter, die ecoDMS als Basis nehmen und darauf dann ihre Businesslösungen setzen.

Also die Partner scheinen ja mega Interesse zu haben... 2 angefragt, keiner hat bisher geantwortet...

Also den nächsten, aber so langsam verliere ich das Interesse an ecoDMS, wenn es hier keine Partner gibt, die sich hier um die Integration kümmern können.

Wir haben Inoxison, aber ich würde das nicht mehr kaufen.
Das Ganze ist so seltsam programmiert, dass es nur auf ganz bestimmten Rechner zu laufen scheint.
Es gibt einen Webserver, der das DMS auch von außen erreichbar machen soll, der lief aber bei mir immer nur 2-3 Tage, dann startete er nicht mehr.
Nach etlichen bezahlten Versuchen des Herstellers das zu fixen, kam dann nur, ich möge mir doch einen kleinen Linuxserver hinstellen, dort sollte es dann laufen.
Größere Dateien, also mit 30 Saiten und viel Text, werden jetzt nicht mehr archiviert, es kommt ein GDI+ Fehler.
Als Antwort kam, ich möge mir doch einen virtuellen Server einrichten, der nur das Archivieren macht.
Gesagt, getan, aber es geht trotzdem nicht.
Hersteller ist ratlos, bei denen geht es angeblich, muss also an mir liegen und man kann mir nicht helfen.
Allein die Fehlersuche war mittlerweile teurer, als wenn ich ein anderes System gekauft hätte, und was ich für den ganzen Kram bisher schon bezahlt habe, inkl. Lizenzen, Wartung und Einrichtung, das will ich gar nicht ausrechnen.
Ich bin ehrlich stinksauer und kurz davor einen Anwalt da mal ran zusetzen.