Hallo zusammen,

ich bin auf der Suche nach einer Lösung für eine automatisierte FIBU für 2 eBay-Accounts und zukünftig vsl. auch weitere Handelsplattformen. Mit der aktuellen Lösung bin ich bereits am, bzw. über dem Limit (Lexoffice-Payjoe-Billbee). Ich würde mich über Empfehlungen freuen.

Grundsätzlicher Rahmen:
- mtl. 2000 Bestellungen über 2 eBay-Accounts (Tendenz stark steigend)
- derzeit nur Verkauf in DE, weitere Länder geplant
- Produktpreise i.d.R. bei 3-7€ pro Einheit
- 80% der Verkäufe mit Anzeigen Standard

Aktuelles Vorgehen:
- Payjoe verarbeitet eBay-Payments und übergibt die aufgeschlüsselten Zahlungen an Lexoffice
- Billbee erzeugt Rechnungen
- In Lexoffice läuft beides zusammen

Hier sind dann auch die Probleme. Die Zuordnung der Rechnung zur Buchung funktioniert in Lexoffice nur begrenzt gut (max 50%), dabei ist die Rechnungsnummer natürlich eindeutig. Teilweise wird eine Zuordnung vorgeschlagen bei der die Rechnungsnummer nicht mal übereinstimmt. Verlass auf das System ist also nicht. Dann kommt dazu, dass ich die Gebühren für die Anzeigenverkäufe alle einzeln Kategorisieren muss (Küntoführungsgebühr), was bei der Verkaufsmenge sehr viel Arbeit ist. Die Verkaufsprovision summiert Payjoe immerhin tagesweise auf.

Wenn man jetzt die Kosten für die Verarbeitung betrachtet bin ich allein mit Rechnungen und Payjoe bei rund 300€ im Monat. Ein Wechsel zu Easybill habe ich mir schon angeschaut, aber einige Probleme blieben dann auch bestehen. Ich suche also eine Lösung mit der die Buchhaltung wesentlich automatisierter klappt. Mein Steuerberater macht am Ende den Abschluss und schaut noch drüber, was bisher und bei einem anderen Unternehmen auch sehr gut geht. Hier ist es einfach die Menge an Bestellungen.

Welche Möglichkeiten empfehlt ihr bei den Rahmenbedinungen? Mir ist eine funktionale Lösung lieber als eine besonders schicke und ich bevorzuge preistransparente Anbieter (sprich die Preise stehen auch direkt auf der Webseite und man kann schnell testen). Ich bin am überlegen, ob ein Wechsel zu DATEV mit passenden Schnittstellen eine Lösung sein könnte oder ob auch Plentymarkets helfen können. Ich wäre euch für einen Rat sehr dankbar.

Viele Grüße

Was für eine Rechtsform haben Sie ? Müssen Sie schon Bilanzieren ?
Warum sollte Ihnen gerade Plenty hier helfen ? Das ist doch ein Multichannelsystem um den Verkaufsprozess zu optimieren. Warum nutzen Sie das teuere Billbee wenn doch bspw. Easybill reichen würde ?

Eigentlich ist Lexoffice für solche Datenvolumen genau so wie sevdesk eher nicht geeignet.

Man müsste erst einmal klären was Sie überhaupt brauchen. Übrigens die Rechnungsnummer für die Zuordnung zu nehmen ist eigentlich im Onlinehandel eher nicht richtig da die Rechnungsnummer zum Zeitpunkt der Zahlung über EBay-Pay noch überhaupt nicht existiert. Wenn Sie eine Zuordnung machen, dann über Transaktionsnummer .
Sie können zwar Lexoffice ersetzen mit DATEV, aber auch hier brauchen Sie ein schlüssiges Buchungskonzept.

Herzlichen Dank für Ihre Antwort! Die Herausforderung ist, dass sich das Geschäft an sich zu schnell entwickelt hat. Ich habe erst vor 4 Monaten dafür ein Kleingewerbe angemeldet. Mittlerweile ist eine UG in Gründung. Nur bis die Steuernummer da ist, wird es noch etwas dauern. Daher stehe ich hier noch am Anfang. Eine Bilanzierungspflicht werde ich erstmal nicht haben.

Billbee war die Empfehlung meines Steuerberaters. Ein Wechsel ist möglich aber dafür will ich, wie Sie es schon ansprachen, das Gesamtkonzept entwickelt haben. Den Steuerberater kenne ich aus der zuvor gegründeten GmbH mit Schwerpunkt Software as a Service. Wir machen dort die vorbereitende Buchhaltung, Umsatzsteuervoranmeldung und Lohnbuchhaltung und er den Jahresabschluss.

Gerne möchte ich nochmal darauf eingehen, was ich mir vorstelle.

• Die aktuell rund 60 Bestellungen am Tag kommen alle über eBay. Zukünftig möchte ich auch auf anderen Marktplätzen verkaufen (Amazon, Kaufland). Ein eigener Shop ist vorerst nicht geplant.

• Hierfür stelle ich mir eine nahezu automatisierte Buchhaltung vor: Nach dem Verkauf wird automatisch eine Rechnung erzeugt (aktuell Billbee). Die eBay Rechnungen (eBay Payment) sollen automatisiert in Einzeltransaktionen und ihre Bestandteile (Verkauf, Provision, Anzeigengebühr, Gebühr Angebotserstellung) zerlegt werden und dabei so vorbereitet werden, dass sie mit der Rechnung verknüpft (aktuell Payjoe) werden können. Rechnung und Buchungssätze sollen dann automatisiert in das System zur FIBU gelangen und bestenfalls zugeordnet und automatisch verbucht werden. Hier scheitert Lexoffice aktuell, da ich auch keine Buchungsvorlagen einrichten kann. Dabei liefert Payjoe an sich ja schon einen entsprechenden Betreff. Ich hoffe das war soweit verständlich erklärt.

• Für 1/3 der Verkäufe (eigener Verkaufsaccount) will ich zukünftig auf elektronische Versandlabels umsteigen, die ich im System auslösen kann oder automatisch erstellt werden (hier gibt es je nach Produkt Unterschiede) – bestenfalls auch automatisiert gedruckt werden. Auch wäre für diese 1/3 eine WaWi interessant. Allerdings werden die Produkte bereits von zwei Orten verschickt und zukünftig könnte für eine Auswahl an Produkten auch ein Fulfillment-Service in Frage kommen. Die Verwaltung von mehreren Lagern wäre also notwendig.

• Edit: Eingangsrechnungen gibt es mtl. derzeit deutlich unter 50

Das Ganze scheint kein einfaches Unterfangen zu sein. Insofern bin ich neben weiteren Empfehlungen auch an einer Beratung interessiert.

mansch hat geschrieben: ↑2. Mai 2022 19:07 Mittlerweile ist eine UG in Gründung. ... Eine Bilanzierungspflicht werde ich erstmal nicht haben.

Aufpassen. Beim Einzelunternehmer ist es umsatzabhängig, aber die UG ist eine Kapitalgesellschaft = Bilanzierungspflicht ab Eröffnung!

fossi hat geschrieben: ↑2. Mai 2022 19:28

mansch hat geschrieben: ↑2. Mai 2022 19:07 Mittlerweile ist eine UG in Gründung. ... Eine Bilanzierungspflicht werde ich erstmal nicht haben.

Aufpassen. Beim Einzelunternehmer ist es umsatzabhängig, aber die UG ist eine Kapitalgesellschaft = Bilanzierungspflicht ab Eröffnung!

Ach, na klar. Danke! Irgendwie war ich da gerade woanders. Ist in jedem Fall schon eingeplant, daher auch mit Steuerberater.

Ist hier JTL für Sie nicht ggf. das bessere System ? Lexoffice ist für Ihr Vorhaben genau wie Sevdesk oder Buchhaltungsbutler total unbrauchbar. Hier sollten Sie sich schon ein richtiges Fibuprogramm zulegen wie STOTAX, Addison, Agenda, Lexware oder DATEV.

Payjoe ist machbar, wir arbeiten mit Fibuscan um genau das umzusetzen.
Siehe:
https://onlinehandelschnittstelle.de/

Sie sollten sich aber unbedingt mit Ihrem Berater dafür auch zusammensetzen.