Aufbewahrung von Kassenbons aus Thermopapier

[fossi]

Gerade flattert eine Mail meines Steuerberaters bezüglich der Aufbewahrung von Kassenbons rein.

da vermehrt Probleme mit den Kassenbons auftreten die auf „blaues Thermopapier“ gedruckt sind,
muss dieser kopiert werden und bei das Original abgeheftet werden, so dass sie für den gesamten Aufbewahrungszeitraum
nach § 14 b Abs. 1 Umsatzsteuergesetz (UStG) lesbar sind. ...

Es ist zwar bekannt, daß die Dinger bei zuviel Hitze oder direkter Sonneneinstrahlung ausbleichen, aber passiert das auch "dunkel abgeheftet" in einem Aktenordner?!
Gab es bei euch schonmal Probleme deswegen und wie handhabt ihr das mit den normalen Kassenbons?

[hissenit]

Ich hab gerade kürzlich Aktenordner ausgemistet, mit Bons ~20j alt (natürlich die "old school" Bons, noch keine Erfahrung bei den blauen). Ein paar sind deutlich verblichen, aber nur ein paar, aber alle lesbar.
Die Ordner standen aber auch immer im Schrank in beheizten Büros.

[Manuel Wirths]

Wir habe hier auch noch keinerlei Probleme gehabt. Auch die älteren sind allesamt lesbar.

[fonprofi]

Unsere werden gescannt und abgeheftet.

[Wollomo]

Unterschiedlich, von Engelbert Strauss hatte ich erst einen der 2 Tage im Geldbeutel nicht überlebt hat. Andere halten ewig.

[Slater]

Ich kopiere den und Hefte das Original auf die Kopie und das kommt in den Ordner.

[fossi]

Kurioserweise steht auf zig Seiten die Information das die neuen "blauen Kassenbons" nicht nur umweltfreundlicher sind, sondern zudem länger archiviert werden können, wie die alten schwarz-weißen Belege.

Was solls. Zukünftig wird halt kurz kopiert und der Beleg auf die Kopie getackert.
"Belege scannen" gibt es hier noch nicht.

[Fotoshooter]

So machen wir das auch. Eine Kopie machen und dann den Originalbeleg drantackern.

[lallekalle]

Ich mache das wie Fotoshooter.

[cashew]

Dito. Kopieren und anheften. Aber, schön die Kosten vom Hersteller / Verkäufer auf den Käufer aufgedrückt. Unnötiger Aufwand - Kopieren + Papier. (Ankleben war ja schon immer)

[Wolkenspiel]

Scannt es halt ein, dann hat sich die Laube. Seid ihr Ecommercehändler oder Krämersleute? Kopieren und aufkleben. Alles klar.

[cashew]

Es soll Prüfer geben die einen Ordner und Originalbelege sehen wollen.....

[fossi]

Es soll Steuerberater geben, die mit Scans nichts anfangen können und lieber Papierbelege abheften.....

[Wolkenspiel]

Es soll Händler geben, die dann den Stb. wechseln, wenn der noch wie Anno dazumal arbeiten möchte. Aber egal, jeder macht sich soviel Arbeit, wie er Zeit zur Verfügung hat.

[hissenit]

Muss man von der Rechtslage her nicht das Original aufheben? Kommt es als PDF eben als Datei, kommt es als Papier/Bon eben als Papier/Bon...

[Ach]

Muss man von der Rechtslage her nicht das Original aufheben?

Genau das.

[Wolkenspiel]

Nein, muss man nicht. Wenn man die z.B. in Datev hochlädt, kann man die Originale vernichten.
Siehe auch hier, auf die Schnelle gefunden.

[xMerchant]

Mann muss auch bei Datev Unternehmen Online die Dokumente aufbewahren, da gibt es keine Datensicherung, auf die man Zugriff hätte. Revisionssicher ist nur das Dokumentenarchiv von Datev.
Mein Steuerberater hat mich explizit darauf hingewiesen, dass ich weiterhin die Dokumente archivieren muss, weil Datev Unternehmen Online nicht die Voraussetzungen für Revisionssicherheit erfüllt.

Aus deinem Link:

Die Originale dürfen z. B. erst vernichtet werden, nachdem eine Datensicherung der neu archivierten Dokumente erfolgt ist.

[stbdigital]

Die Vernichtung von Originalbelegen setzt neben einer revisionssicheren Archivierung seitens der Software auch eine Verfahrensdokumentation voraus. Hier wird unterschieden zwischen frühem Scannen (also erst Scannen und dann wird mit dem gescannten Dokument weiter gearbeiten) und spätes Scannen (Dokument durchläuft erst die Firma um bspw. Freigaben zu vermerken etc.) letzteres ist für eine Verfahrensdokumentation schon aufwändiger.

[fonprofi]

Und was ist mit
1. Originalbelege in die Buchhaltungssoftware scannen und Eingangsrechnung buchen
2. Belegnummer der Eingangsrechnungsbuchung auf das Original mit einem Buchungsstempel stempeln/schreiben
3. Originalbeleg ablegen in der Reihenfolge der Belegnummern und ins Archiv

...und mit dem Scan so lange weiterarbeiten bis mal einer nach dem Original fragt und ich dann ins Archiv rennen muss?