ecoDMS - Wie habt Ihr Euer System strukturiert?

[Xantiva]

Hallo zusammen,

da ich kein "ecoDMS Forum" gefunden habe und hier ja einige ecoDMS einsetzen ...

Ich habe ecoDMS heute auf meinem NAS installiert und grübel jetzt über die Dokumentenarten, Klassifizierungsattribute und die Ordnerstrukturen.

Wie geht Ihr beispielsweise bei einer Dokumentenart Rechnungseingang mit den Namen der Lieferanten um? Ich habe einen Hauptordner "Lieferanten" angelegt, aber legt ihr jetzt für jeden Lieferanten einen eigenen Unterordner an? Oder nutzt Ihr dafür ein Klassifizierungsattribut "Lieferant" und legt die einzelnen als Elemente einer Combobox an?

Es sind zwar fast 300 Seiten Handbuch und es gibt Videos, aber dazu findet ich herzlich wenig bzw. nur so Aussagen wie: "nutzen sie flache Ordnerstrukturen"

Danke,
Mike

[remen67]

"nutzen sie flache Ordnerstrukturen" das meinte ich mit Beschreibung Arbeitsabläufen in JTL2Datev

Man ist genauso schlau wie vorher

Ist das nicht egal, wenn OCR Texterkennung mitläuft, dann könnte man über alles suchen

Ist das System gut ?

[remen67]

Ein Kriterium wäre das Datum oder Belegnummern, die dann auch in der Fibu sind

[Wuehler]

Mal eine andere Frage... Ich nutze auch EcoDMS.

Wie könnte der Steuerberater denn am besten auf die Daten zugreifen? Bzw wie löst ihr das?

[Philipp]

Wie geht Ihr beispielsweise bei einer Dokumentenart Rechnungseingang mit den Namen der Lieferanten um? Ich habe einen Hauptordner "Lieferanten" angelegt, aber legt ihr jetzt für jeden Lieferanten einen eigenen Unterordner an? Oder nutzt Ihr dafür ein Klassifizierungsattribut "Lieferant" und legt die einzelnen als Elemente einer Combobox an?

Ich nutze zwei Felder: Bezug und Firma
Bezug setze ich in Abhängigkeit vom Dokumententyp ein: Debitoren- oder Kreditorennummer; bei Kontoauszügen die Kontonummer; für Löhne den Namen des MA, ...

Und wie remen67 gesagt hat: Flache Ordnerstrukturen halten!

[remen67]

Mal eine andere Frage... Ich nutze auch EcoDMS.

Wie könnte der Steuerberater denn am besten auf die Daten zugreifen? Bzw wie löst ihr das?

Ein Steuerberater braucht die Belege eigentlich nicht, wenn Du buchst und kontierst.

Kontieren bedeutet dabei, den Beleg einem Geschäftsvorfall/Konto zuzuordnen, z.B. Rechnung an Kunden in D mit voller MwSt = Erlöse, Konto oft 8400

Vermutlich hast Du häufig gleiche Geschäftsvorfälle und brauchst vielleicht 20 Konten

Das meiste kannst Du selbst buchen/kontieren, wenn Du beispielsweise große Anschaffungen machst, dann kannst Du nur das buchen/ändern lassen und Belege zum Stb geben

[Xantiva]

Ich nutze zwei Felder: Bezug und Firma
Bezug setze ich in Abhängigkeit vom Dokumententyp ein: Debitoren- oder Kreditorennummer; bei Kontoauszügen die Kontonummer; für Löhne den Namen des MA, ...

Danke, die Idee mit dem Bezug ist gut.

Wie machst Du das mit der Firma? Text individuell eingeben oder per DropDown-Feld? Bei einer manuellen Eingabe fürchte ich Tippfehler.
Oder denke ich da zu kompliziert und das ist über die OCR kein Problem?

[Wuehler]

Mal eine andere Frage... Ich nutze auch EcoDMS.

Wie könnte der Steuerberater denn am besten auf die Daten zugreifen? Bzw wie löst ihr das?

Ein Steuerberater braucht die Belege eigentlich nicht, wenn Du buchst und kontierst.

Kontieren bedeutet dabei, den Beleg einem Geschäftsvorfall/Konto zuzuordnen, z.B. Rechnung an Kunden in D mit voller MwSt = Erlöse, Konto oft 8400

Vermutlich hast Du häufig gleiche Geschäftsvorfälle und brauchst vielleicht 20 Konten

Das meiste kannst Du selbst buchen/kontieren, wenn Du beispielsweise große Anschaffungen machst, dann kannst Du nur das buchen/ändern lassen und Belege zum Stb geben

Gerade das ist bei mir nicht der Fall.
Ich habe sehr viele Eingangsrechnungen und nicht immer von den gleichen Händlern.
Deswegen ist die Verbuchung aktuell ein relativ hoher Aufwand.

Vor allem wenn man mit Datev noch nicht so wirklich warm ist.

In Zukunft wäre das aber vorstellbar, dass ich die Buchungen selbst durchführe

[Xantiva]

Bisher lese ich noch alle Eingangsrechnungen direkt ins Datev Unternehmen Online ein und verbuche die dann in Datev selber. Wenn Du die Lieferanten vorher alle soweit in den Stammdaten (von UO) angelegt hast (mit Bankverbindungen, etc. oder aus Datev RW importiert) erkennt er fast jede Rechnung richtig und beim Verbuchen muss notfalls das Konto angepasst werden. Wobei das typischerweise auch schon passt, wenn es immer das gleiche Sachkonto für den Lieferant ist.

Da die Eingangsrechnungen alle nach Datev geschoben werden, weiß ich auch noch nicht, ob (und ggf wie) ich die ins ecoDMS übernehmen soll. Das wäre doppelte Arbeit.

[Philipp]

Wie machst Du das mit der Firma? Text individuell eingeben oder per DropDown-Feld? Bei einer manuellen Eingabe fürchte ich Tippfehler.
Oder denke ich da zu kompliziert und das ist über die OCR kein Problem?

Die Firma habe ich als Textfeld. Tippfehler sind nicht so das Problem - die Felder haben Autovervollständigung. Ein Tippfehler würde auffallen sobald Du ein weiteres Dokument von der Firma archivierst.
OCR funktioniert ganz gut, ich wollte solche Dokumente per Attribut suchen können und mir hilft die Firma auch in den Listen.

Wenn Du ein Dokument über die Inbox klassifizierst, kannst Du per <STRG> + <RechteMaustasteHalten> einen Text per OCR übernehmen.