Ebay-Mails archivieren

[Nigari]

Hallo Zusammen,
ich verkaufe über einen ebayshop meine Waren. Nun habe ich eine Frage zur Archivierungspflicht des Mailverkehrs. In ebay werden die Mails über die Kaufabwicklung automatisch versendet. Meine Kunden erhalten die Rechnung ausgedruckt im Paket, ich archiviere diese als PDF.
Muss nun zusätzlich jede Mail, die per die Kaufabwicklung rausgeht archiviert werden? Und falls ja, dann wie?
Besten Dank für eure Antwort,
LG Nigari

[fonprofi]

Googles G-Suite mit Vault.

[Nigari]

Hallo fonprofi,
vielen Dank für die rasche Antwort. Mein Problem ist nur, dass ich die Mails selbst ja nicht habe. Die werden ja vom Ebaysystem automatisch versendet.

[fonprofi]

Dann würde ich sagen das du nichts archivieren musst, da die Email nicht von Dir versendet wurde.
Und das Archivieren der Rechnung als PDF kannste Dir sparen, da du die Rechnung jederzeit in deiner Software wieder herstellen kannst, Und wenn nicht müssen die PDF als /A gespeichert werden mit einem Zeitcode der nicht manipuliert werden kann

-> Gobd Regeln lernen.

[Nigari]

Danke dir für deine rasche Antwort. Bisher habe ich ohne Software per word erstellt, daher als PDF archiviert.
Jetzt nutze ich Software.

[fonprofi]

Rechnungen per Word erstellen ist böse, weil nicht unveränderbar und nicht rechtssicher archiviert.
Das fällt Dir auf die Füße bei einer Prüfung.
https://www.haufe.de/finance/buchfuehru ... 91028.html

Wird eine Rechnung mit einer solchen Word- oder Excel-Maske erstellt, ausgedruckt und in Papierform versandt, jedoch nicht abgespeichert dann gilt: Es liegt eine Rechnung in Papierform vor, die in Papierform aufbewahrt werden darf und muss. Wird diese Rechnung zusätzlich – „intern“ - abgespeichert, liegt ein digitaler Beleg vor. Die ausschließliche Aufbewahrung in Papierform ist dann nicht mehr zulässig.

Also wenn als PDF, dann aber übr ein Archivierungsprogramm als PDF/A. Ich denke aber auch, das der Versand per Email, die rechtssicher und unveränderbar archiviert wird (bei mir Google-Suite mit Vault) den Richtlinien Standhält auch mit Word. Rechtlich muss die aber das ein Stb beantworten.

[Max001]

Kann jemand ein Tool empfehlen mit dem ich schnell und einfach PDFs in PDF/A umwandeln kann?

Ich muss die alten Rechnungen umwandeln das werden ein paar tausend Seiten werden.

MfG

[kreien]

Kann jemand ein Tool empfehlen mit dem ich schnell und einfach PDFs in PDF/A umwandeln kann?

Ich muss die alten Rechnungen umwandeln das werden ein paar tausend Seiten werden.

Das geht mit Bordmitteln im Acrobat (Vollversion) über den Aktionsassistenten:
a) Aktionsassistent über die Suche bei den Werkzeugen aufrufen

b) Neue Aktion erstellen

Screenshot_Neue_Aktion_erstellen.jpg (162.26 KiB) 2989 mal betrachtet

c) Bei "Hinzuzufügendes Werkzeug" "Speichern und Exportieren" auswählen und als anzuzeigenden Aktionsschritt hinzufügen

d) Bei "Speichern" "Einstellungen angeben" (also rechte Spalte) klicken, um bei den Ausgabeoptionen folgendes anzuwählen:
Ausgabeformat -> Dateien in alternatives Ausgabeformat exportieren -> PDF/A

Screenshot_Ausgabeoptionen.jpg (92.81 KiB) 2989 mal betrachtet

e) Aktionsname ausdenken und speichern (hier im Beispiel "PDF/A_Beispiel_Sellerforum")

f) Eigene Aktionsliste auswählen

g) Dateien hinzufügen, im geöffneten Explorer-Fenster die Kopie des Rechnungsordners ansteuern und die zu konvertierenden PDFs markieren (möglichst nicht mehr als 500 auf einmal)

Screenshot_Dateien_hinzufügen.jpg (29 KiB) 2989 mal betrachtet

h) Im Explorer-Fenster auf öffnen klicken

i) Batch-Job (also die Aktion) mit Klick auf "Anfang starten.

Viel Erfolg!

[Max001]

SUPER!!! Danke für die Anleitung!

[Max001]

Ich habe leider keine Vollversion, gibt es noch andere Möglichkeiten? Ich habe Wondershare PDFelement gefunden das schaut recht gut aus.
Kennt das jemand?

[kreien]

Ich habe leider keine Vollversion, gibt es noch andere Möglichkeiten? Ich habe Wondershare PDFelement gefunden das schaut recht gut aus.
Kennt das jemand?

Oder du installierst die Testversion vom "richtigen" Acrobat Pro DC, die läuft stand-alone ohne Cloud, ohne Einschränkungen und ist 7 Tage gültig - das sollte reichen.

[Max001]

Ich haben jetzt einen Monat als Test umgewandelt die Datei wird aber als PDF angezeigt und nicht als PDFA? Wie wird das später bei der Steuerprüfung geprüft, ich dachte die Datei hat einen anderen Namen?

[fonprofi]

Versuche mal die zu bearbeiten. PDF/A ist so in etwa ein Schreibschutz. Der Name ist gleich.

[Max001]

Alles klar es funktioniert ich bekommen einen Hinweis das es ein PDFA Dokument ist. Was mir aufgefallen ist, man kann aus der PDFA wieder ein PDF machen und es trotzdem bearbeiten und danach wieder umwandeln also wirklich Sinn macht das nicht.

[kreien]

Was mir aufgefallen ist, man kann aus der PDFA wieder ein PDF machen und es trotzdem bearbeiten und danach wieder umwandeln also wirklich Sinn macht das nicht.

Doch, es macht Sinn, mit PDF/A ein Dateiformat zur Langzeitarchivierung zu benutzen. Nicht nur, dass PDF/A einer ISO-Norm folgt und daher nicht-proprietär ist, das Format stellt eine dauerhafte Lesbarkeit sich, und zwar abgelöst von verwendeter Software und Betriebssystemen. Bei Aufbewahrungszeiten von zehn Jahren ist das durchaus ein Punkt. PDF/A heißt nicht automatisch revisionssicher.

Es gibt Leute die verschlüsseln solche Dateien einzeln mit einem Zufallspasswort, um einen "revisionssicheren" Softwareschutz zu bewirken. Ich würde das Zeug jahrgangsweise klassisch auf DVD - nebst Sicherheitskopien brennen -, dann hast du einen Hardwareschutz, der auch für Laien eingängig und für gewöhnlich akzeptiert ist.

[Max001]

Alles klar, das hört ich gut an