Beleglose Buchführung nicht erlaubt?

[DerRobert]

Wir haben 4 bis 5 Ansätze gefunden, wie sich das System austricksen lies und der Dozent meinte, ja, diese Probleme müssten die Entwickler noch beheben. Das waren aber zum Teil konzeptionelle Ansätze, die sich eben nicht auf Entwickler-Ebene lösen lassen.

Da habt ihr den Dozenten sicher ganz schön in Verlegenheit gebracht, aber das ist auch richtig so und ich hätte es auch so gemacht.

Das hier fand ich auch ziemlich amüsant. Dann kann man sich den Kram ja auch ganz sparen:

Für strittige Fälle führen manche Software-Anbieter zudem das so genannte privilegierte Löschen ein, bei dem trotz eingestellter Aufbewahrungsfristen die entsprechenden Daten sofort gelöscht werden können. Dies wird auch beim Silent Brick WORM über einen gesonderten Volume-Typ mit speziellen Nutzerrechten möglich sein und vom System vollständig protokolliert werden. Wiegt das Interesse für Recht auf Löschung stärker als das der vollständig revisionssicheren Archivierung, können Daten also auch auf solchen Volumes gesichert werden.

Quelle: https://blog.fast-lta.de/de/alles-neu-e ... r-eu-dsgvo

[welpe]

Es gibt kein 100% sicheres System.

Die einzige Möglichkeit die ich wenn dann sehe ist das der Staat alles kontrolliert. Also muss alles über den Staat laufen.

Jedes Bankkonto, jede Rechnung, jeder Kauf, jedes Ebay-Konto, jedes Amazon-Konto usw.

Dann muss der Staat aber auch die ausländische Rechnungen kontrollieren ob nicht Gewinn verlagert wird.

[Cassiopeia]

Ich arbeite in der Firma(Hauptjob) mit HGK Backoffice. Wir bekommen mittlerweile gar keine Rechnungen mehr ins Haus.
Die Lieferanten bekommen eine ganz andere Rechnungsanschrift(HGK Hannover)wird dort aufwendig digitalisiert,in das System eingepflegt und auch dort archiviert. Unser Stammsitz ist in Wiesbaden. Bei der jährlichen Prüfung war das bisher nie ein Problem.
Eigentlich ein ganz geiles System, denke aber nur für größere Betriebe interessant, da im System auch Rechnungsfreigabe, Kontierung,Buha usw. direkt mit integriert ist.

[Zierfischprofi]

Ich habe nun eine Lösung für die vollständig papierlose Buchhaltung gefunden. Ich habe ein Businesskonto von Gmail eröffnet (G Suite). Dort kann man dann Google Vault aktivieren mit welchem man alle Belege (Mail-Belege und gescannte Belege) in Google Drive unveränderbar für unbegrenzte Zeit aufbewahren kann. Auch die Mails die man dort über G Suite versendet kann man GOBD-konform archivieren. Damit habe ich ab sofort eine rein digitale Buchführung. Kostet rund 10 Euro im Monat für einen Nutzer.

[DerRobert]

Ich habe nun eine Lösung für die vollständig papierlose Buchhaltung gefunden. Ich habe ein Businesskonto von Gmail eröffnet (G Suite). Dort kann man dann Google Vault aktivieren mit welchem man alle Belege (Mail-Belege und gescannte Belege) in Google Drive unveränderbar für unbegrenzte Zeit aufbewahren kann. Auch die Mails die man dort über G Suite versendet kann man GOBD-konform archivieren. Damit habe ich ab sofort eine rein digitale Buchführung. Kostet rund 10 Euro im Monat für einen Nutzer.

Das klingt auf den ersten Blick gut, aber ich kenne mich damit nicht so gut aus, daher ein paar Fragen:

- Liegen die Daten auf Servern innerhalb der EU, damit es auch DSGVO-konform ist? Daten auf Google-Servern in den USA sind ganz, ganz ungünstig
- Kannst du Daten jederzeit löschen, wenn ein Kunde Löschung seiner persönlichen Daten nach DSGVO verlangt?

Wenn das alles gehen würde, wäre das ja super, wobei ich reinen Cloud-Lösungen niemals meine finanzielle Existenz anvertrauen möchte, vor allem nicht, in Händen von Google. Auf Google Drive lade ich nur gut verschlüsselte Daten hoch mit unauffälligen Datennamen.

[Zierfischprofi]

Wenn Du die Daten löschen könntest würde es der GOBD nicht mehr entsprechen. Aber Du kannst ja die Kundendaten vor dem Upload schwärzen. Und ich speichere dort ohnehin nur Eingangsrechnungen. Mit Google kann man im Admin der G Suite eine DSGVO Vereinbarung treffen. Dann sind auch G Suite und Vault DSGVO-konform.

[DerRobert]

Wenn Du die Daten löschen könntest würde es der GOBD nicht mehr entsprechen.

Wenn du absolut nur die Buchhaltungsdaten dort speicherst, die du laut Gesetz zwingend speichern musst, dann stimmt das. Komplette Datensätze mit Telefonnummerrn, Email-Adressen etc. aus der ERP-Software dort zu speichern, ist dann problematisch.

Vernichtest du die gescannten Papierbelege, nachdem du sie bei Google hochgeladen hast? Das ist ja der eigentliche Knackpunkt beim absolut papierlosen Büro.

[Zierfischprofi]

Moin Robert,

meine Kundendaten werden dort nicht gespeichert, die liegen sicher bei Plenty in der Cloud. Nur meine Eingangsrechnungen werde ich dort speichern. Die Papierbelege vernichte ich dann wenn mein Buchhalter im Addison den Monat fertig gebucht hat.

[Schützer]

Ich habe nun eine Lösung für die vollständig papierlose Buchhaltung gefunden. Ich habe ein Businesskonto von Gmail eröffnet (G Suite). Dort kann man dann Google Vault aktivieren mit welchem man alle Belege (Mail-Belege und gescannte Belege) in Google Drive unveränderbar für unbegrenzte Zeit aufbewahren kann. Auch die Mails die man dort über G Suite versendet kann man GOBD-konform archivieren. Damit habe ich ab sofort eine rein digitale Buchführung. Kostet rund 10 Euro im Monat für einen Nutzer.

Wir nutzen es auch über Gmail aber nicht als Google Vault sondern als Normaler speicher. Haben nur das Speicher auf 100GB erweitert kostet 1,99 pro Monat.

Für FA sollte dies ausreichend sein, weil wenn ein Rechnung per Mail Kommt dann wird alle Protokolliert eingangs datum/zeit, PDF Datei und so weiter. diese Daten kannst du nachträglich nicht mehr Ändern außer löschen... Das gleiche gild auch für Ausgangsrechnungen (diese versenden wir ausschließlich per Mail).

Für die Lieferanten/Dienstleiter die es immer noch als Papierform versenden (bei uns unter 5%) werden halt in Ordner eingeheftet und nach Monaten sortiert.

[Zierfischprofi]

Normaler Speicher entspricht nicht den Vorgaben. Löschen ist nämlich auch nicht erlaubt.

[Schützer]

Nicht ganz, wenn Eingang Rechnung über Mail gekommen ist und ich diese 10 Jahre lang nicht lösche ist er immer noch in Original Zustand und er Kommt durch jeden Prüfung durch. Genau so sieht es für Ausgangsrechnungen aus. Anders ist wenn ich z.B in Goggle Drive z. B Runtergeladene Ebay Rechnung hochladen würde oder einen Gescannten Rechnung , das geht natürlich nicht und da wird Fa meckern....

[DerRobert]

@Schützer
Und dem Steuerprüfer schickst du dann nur die Zugangsdaten für Google und er macht dann seine Arbeit? Das klingt zu schön, um wahr zu sein

[Zierfischprofi]

Das geht mit dem Google Drive so einfach natürlich nicht. Vault ist dafür Pflicht und das kann man auch an mehreren Stellen nachlesen. Vault hat extra für die Prüfer eine Nutzeroberfläche. Ich würde mich hüten wegen 10 Euro im Monat zu riskieren, dass meine Buchhaltung verworfen wird. Solange auch nur die theoretische Möglichkeit zur Löschung besteht, kann es zur Verwerfung der Buchführung kommen. Egal ob bei Mail oder Buchführung. Die alleinige Speicherung der Mails in einem E-Mail Client ist keineswegs ausreichend.

[DerRobert]

Egal ob bei Mail oder Buchführung. Die alleinige Speicherung der Mails in einem E-Mail Client ist keineswegs ausreichend.

In einem Client definitiv nicht. Die Mails im Client sind kinderleicht nach Belieben zu manipulieren.
Bei Webmail ist es sicher schwerer, aber ich kann mir nicht vorstellen, dass das FA das so akzeptiert. Die Variante von Schützer klingt äußerst abenteuerlich in Hinsicht auf GOBD.

[fuzzy]

Ich betreibe meinen eigenen Mailserver, und wenn ich wollte, könnte ich Mails schon auf dem Server unbemerkt "verschwinden" lassen. Analog kann ich ja auch jeden empfangenen Brief einfach ins Altpapier werfen. Ich DARF es zwar nicht, aber das Finanzamt erwartet von mir auch nicht, dass ich meine Post im Beisein eines Notars aus dem Briefkasten hole.

Also kommt meine Mail ganz normal in meinem Thunderbird an, alle neuen Mails werden nächtlich als .eml-Dateien exportiert und mit einem Zeitstempel versehen. Danach werden sie verschlüsselt und zusätzlich zum lokalen Backup in eine beliebige Cloud hochgeladen. Für mich kleinen Hüpfer reicht das, hat den Prüfer auch keinen Deut interessiert. In 99,999% aller Fälle wollen die doch höchstens einen Nachweis, dass eine von mir vorgelegte Mail nicht nachträglich manipuliert wurde, und den liefert mein Zeitstempel.

[Schützer]

Normaler Speicher entspricht nicht den Vorgaben. Löschen ist nämlich auch nicht erlaubt.

Ok, dann mache ich was falsch . Obwohl ich jeden Monat alle Daten noch mal auf CD Brenner zusätzlich...was mich ziemlich nervt und wird oft mal vergessen.
zurück zu Google Vault und GoBD, laut diese Video (ab 4:43) ist Google Vault nicht GoBD konform da man die Daten löschen könnte.... oder hat isch was geändert?

[welpe]

Egal ob bei Mail oder Buchführung. Die alleinige Speicherung der Mails in einem E-Mail Client ist keineswegs ausreichend.

In einem Client definitiv nicht. Die Mails im Client sind kinderleicht nach Belieben zu manipulieren.
Bei Webmail ist es sicher schwerer, aber ich kann mir nicht vorstellen, dass das FA das so akzeptiert. Die Variante von Schützer klingt äußerst abenteuerlich in Hinsicht auf GOBD.

Du kannst die Emails ja erst an eine andere Email schicken lassen, ändern und dann per Fakemail wieder zu dir weiterleiten.

Dann legst du halt in die Vault deine eigene gefakte Email.

[Petra.]

Ich lade alle gescannten/erhaltenen Dateien bei Datev Unternehmen online hoch, wo meine StB sie dann verbucht - auf ihren Rat bewahre ich allerdings eingehende Papierunterlagen weiterhin auf (hefte bis auf wenige Dinge aber nichts mehr in Ordnern ab, gleich nach dem Scannen fliegen alle Unterlagen ungelocht und ungetackert einfach jahrweise in einen Karton). Statt 8 oder 9 Ordner im Vorjahr reichen mir dieses Jahr 2 Kartons (ja, ich weiß, ist im Vergleich zu manch anderem hier nicht so enorm viel, für mich trotzdem eine Erleichterung).
Alles was keiner Aufbewahrungspflicht unterliegt, kommt nach dem Scannen in den Schredder, ebenso die meisten privaten Dinge.
Bei mir sind die Daten auf 2 Rechnern an 2 Orten gesichert und zusätzlich in einer Cloud (sowie buchhaltungsrelevantes ja noch mal bei Datev Unternehmen online).

Ich liebe es, wie schnell und einfach man Unterlagen findet, die man gerade braucht - egal, ob zu Hause oder im Laden/Lager...
Schade, dass ich damit erst in diesem Jahr angefangen habe, ich möchts nicht mehr missen.

[fonprofi]

Genau. Scannen, Belegstempel drauf, und von unten nach oben in die Ikea-Wanne. Deckel drauf, Wasserdicht und Mausfest. Durch konsequent auf Sammelrechnung ausgelegt, reicht mir auch eine Box im Jahr.

[Zierfischprofi]

Das Video liegt da einfach falsch. Du kannst in Vault nichts löschen. Du kannst in Drive löschen und in Gmail. Aber was einmal in Vault ist bleibt auch darin.