Beleglose Buchführung nicht erlaubt?

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Zierfischprofi
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Beleglose Buchführung nicht erlaubt?

Hallo und guten Tag,

nach Aussage meines Steuerberaters ist eine Buchführung ohne Papierbelege nicht gestattet. Ist das tatsächlich so? Ich scanne die Belege ein für den Steuerberater, wo er sie sich aus der Cloud holt und hefte die Papiere dann an. Ich habe inzwischen 40 qm mit Aktenordnern belegt, die ich alle 10 Jahre aufbewahren muss.

MfG
Zierfischprofi


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Bene
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Re: Beleglose Buchführung nicht erlaubt?

So ein Zufall.

Ich beschäftige mich auch gerade mit dem Thema.
Stellen aktuell auch auf Digitale Rechnungsverarbeitung um.

Vielleicht hilft dir das.
" onclick="window.open(this.href);return false;

Mfg B.
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Dekodi
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Re: Beleglose Buchführung nicht erlaubt?

Eine beleglose Buchhaltung ist nicht erlaubt, eine ohne Papierbelege sehr wohl.
Je mehr man sich vom Papier löst, desto wichtiger ist eine saubere (= revisionssichere) Archivierung und vor allem eine Verfahrensdokumentation. Für das ersetzende Scannen gibt es - soweit mir bekannt ist - entsprechende Musterverfahrensanweisungen (z. B. von Datev oder vom Deutschen Steuerberaterverband).
Wir haben uns mit dem Thema ebenfalls befasst und werden die Originalbelege nach dem Scannen weiterhin aufbewahren. Mir ist die Gefaht zu groß, dass mir ein Betriebsprüfer die Buchhaltung wegen eines formalen Fehlers beim Scannen verwirft ....
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Zierfischprofi
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Re: Beleglose Buchführung nicht erlaubt?

Alles klar, dann weiß ich BEscheid. So ähnlich hat es der STB auch formuliert.
Aki-kun
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Re: Beleglose Buchführung nicht erlaubt?

Wenns um das Thema Digitale Archivierung geht, kann ich behilflich sein.
Wir setzen für Kunden Dokumentenarchive nach Wunsch um.

Bei Interesse einfach Bescheid geben.

Aki
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Re: Beleglose Buchführung nicht erlaubt?

Dekodi hat geschrieben:Eine beleglose Buchhaltung ist nicht erlaubt, eine ohne Papierbelege sehr wohl.
Je mehr man sich vom Papier löst, desto wichtiger ist eine saubere (= revisionssichere) Archivierung und vor allem eine Verfahrensdokumentation. Für das ersetzende Scannen gibt es - soweit mir bekannt ist - entsprechende Musterverfahrensanweisungen (z. B. von Datev oder vom Deutschen Steuerberaterverband).
Wir haben uns mit dem Thema ebenfalls befasst und werden die Originalbelege nach dem Scannen weiterhin aufbewahren. Mir ist die Gefaht zu groß, dass mir ein Betriebsprüfer die Buchhaltung wegen eines formalen Fehlers beim Scannen verwirft ....

Mein Steuerberater sagt klar, derzeitiges scannen für datev unternehmen online nicht gobd konform = aufbewahrungspflicht beleibt, wenn auch nicht mehr sortiert.
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Dekodi
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Re: Beleglose Buchführung nicht erlaubt?

.. und da her er recht, der gute Mann ...
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Zierfischprofi
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Re: Beleglose Buchführung nicht erlaubt?

Ich möchte das Thema hier noch einmal aufgreifen. Der Steuerberater kommt bald mit seinem Pferdeanhänger und bringt weitere Buchhaltungsordner zu mir. Das kann es doch nicht sein. Alle sollen Ressourcen sparen und wir drucken hier PDF-Rechnungen zum Abheften aus. Ich habe jetzt noch mal im Netz recherchiert. Irgendwie scheint eine papierlose GOBD konforme Buchführung doch möglich zu sein.

Im Moment ist es so, dass wir die meisten Rechnungen ohnehin per Mail bekommen. Diese Drucken wir aus, speichern die PDFs in der Google Cloud wo sie der Steuerberater holt, mit Addison verbucht und zuordnet. Anschließend heften wir die ausgedruckten PDF Rechnungen dann in Ordnern ab.

Die Rechnungen wie wir in Papierform erhalten werden eingescannt, ebenfalls in die Google Cloud gelegt wo sie vom Steuerberater abgeholt und mit Addison verbucht und zugeordnet werden. Die Papierrechungen werden dann ebenfalls in Ordnern abgeheftet.

Welche Vorgehensweise wäre erforderlich um die Papierrechungen zukünftig nicht mehr aufbewahren zu müssen, damit nicht noch mehr von diesen Papierordnern entstehen?
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Wolkenspiel
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Re: Beleglose Buchführung nicht erlaubt?

Wenn die Rechnungen per Mail kommen, kannst Du sie auch erst dann ausdrucken, wenn es erforderlich ist, also wenn wirklich ein Prüfer das Ding sehen will. Wo ist der Unterschied, wann man die Rechnung, die man in Dateiform erhält, ausdruckt?
Wir drucken ab nächstsn Jahr nichts mehr aus. Momentan läuft ein Pilotprojekt bei mir, alles wird gespeichert und gut sortiert. Da findet man alles auf Anhieb, die Suchfunktionen sind ja viel besser als ein blöder Ordner, wo die Papiere immer rausrutschen und man nix findet.
Alle Lieferanten werden gebeten, keine Papierversionen mehr zu schicken. So kann auch nix mehr im Versandlager verloren gehen.

Und wie gesagt, ausdrucken kannste immer noch im Falle des Falles.
boden-piloten
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Re: Beleglose Buchführung nicht erlaubt?

Zierfischprofi hat geschrieben: 19. Okt 2019 14:27

Welche Vorgehensweise wäre erforderlich um die Papierrechungen zukünftig nicht mehr aufbewahren zu müssen, damit nicht noch mehr von diesen Papierordnern entstehen?
Rechnungen die per Brief auf Papier kommen - mußt du aufbewahren. Also versuchen per PDF zu bekommen.
Rechnungen per Mail als PDF - musst du nicht ausdrucken.
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koshop
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Re: Beleglose Buchführung nicht erlaubt?

Ausdrucken ist eh Quatsch, da man verpflichtet ist elektronische Dokumente auch elektronisch zu archivieren. Wir archivieren alles in EloOffice, ausgedruckt wird schon lange nix mehr. Auch Kontoauszüge haben wir nur noch als PDF von der Bank.

Für Ausgangsrechnungen wird ein PDF/A erzeugt. Bei den Eingangsrechnungen handhaben wir das so, da kommt ein Paginiersstempel mit einer eindeutigen Nummer drauf und die werden dann ebenfalls gescannt und in EloOffice abgelegt. Ich trau mich derzeit noch nicht die Originale wegzuschmeißen, kann anhand der Nummer jederzeit das Original rausholen. Aber die kann man recht kompakt abheften, das sind dann im Jahr noch 2 Kartons.

Bei der letzten Betriebsprüfung im Februar wollte die Prüferin kein einziges Originaldokument sehen die hat nur mit EloOffice gearbeitet und die Prüfung hat dann auch nur 1 1/2 Tage gedauert statt die vier geplanten.

D.h. wir haben so eine Art Kompromiss, die Papiermenge die wir aufbewahren liegt nur noch bei 20%. Und nach der Betriebsprüfung hab ich dann auch die digitalisierten Papierbelege weggeworfen, 10 Jahre bewahre ich die nur digitalisiert auf.
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H.Bothur
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Re: Beleglose Buchführung nicht erlaubt?

Also ... ich bin sehr für die beleghafte Buchhaltung - jedenfalls für die nächsten 10 Jahre bis ich in Rente gehe.
Was meine Nachfolger dann verkaufen .... :gruebel:

Hans
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Wolkenspiel
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Re: Beleglose Buchführung nicht erlaubt?

boden-piloten hat geschrieben: 19. Okt 2019 15:34 Rechnungen die per Brief auf Papier kommen - mußt du aufbewahren. Also versuchen per PDF zu bekommen.
Rechnungen per Mail als PDF - musst du nicht ausdrucken.
Und wer will Dir beweisen, dass das PDF, dass Du aufgrund der Papierversion erstellt hast, nicht schon so ankam? Glaubst Du ernsthaft, dass Menschen, die in Behörden arbeiten, die Mails wie Faxe behandeln, die Signaturen und Erstellungswege eines PDF-Dokumets nachvollziehen?
Genauso wie die PDFs, die man nicht in Papierversion bekam, vor ein paar Jahren, und alle völlig hysterisch waren. Oh my god, es gibt keine Papierversion! Da hat man das dann ausgedruckt, gefaltet und ist zweimal mit dem Bürostuhl drüber gefahren und das wars. Sah aus wie verschickt. :lol:
Man kann auch alles übertreiben. Bei meiner letzten Prüfung wollten sie irgendwas sehen, das haben wir dann am selben Tag noch ausgedruckt.
DerRobert
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Re: Beleglose Buchführung nicht erlaubt?

Wolkenspiel hat geschrieben: 19. Okt 2019 21:20 Und wer will Dir beweisen, dass das PDF, dass Du aufgrund der Papierversion erstellt hast, nicht schon so ankam?
Das wird in der Tat unmöglich. Es ist mir noch nicht passiert, aber natürlich kann dein Lieferant eine Rechnung ausdrucken und dir einen Scan davon schicken. Solange alles drauf steht, was muss, ist das doch vollkommen korrekt, wenn es nach "gescannt" aussieht mit eingescannten Eselsohren und so :lol:

Ich mache es zumindest so, dass ich ausschließlich die PDF-Rechnung archiviere, wenn ich zusätzlich eine identische gedruckte Rechnung erhalte. Klar bin ich eigentlich verpflichtet, beide aufzuheben, aber wem soll das irgendwas bringen und was soll das beweisen?

Und zu Signaturen und übertrieben komplizierten Erstellungswegen von PDF-Dateien und da ein Hokuspokus drum zu veranstalten - das ist in meinen Augen absurd lächerlich, was der Gesetzgeber da formal bis 2011 verlangte, was zum Glück abgeschafft wurde. Nichts ist fälschungssicher. Es ist viel einfacher, eine erhaltene Papierrechnung zu manipulieren. Einscannen und jeder Anfänger kann die Zahlen nach belieben in 10 Minuten mit Photoshop ersetzen und dann nochmal ausdrucken. Das sieht noch immer besser aus, als so manche schlechte Rechnungskopie, die ich von Lieferanten als Rechnung bekommen habe.

Es geht im Allgemeinen eher darum, dass die Buchhaltung eine rechtskonforme organisierte und konstante Struktur hat und dass der Prüfer alles nachvollziehen kann und es stimmig ist.

Leider hält sich auch unter Steuerberatern dieser Quatsch mit dem Ausdrucken von PDF-Dateien noch immer sehr hartnäckig.
mwp
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Re: Beleglose Buchführung nicht erlaubt?

DerRobert hat geschrieben: 20. Okt 2019 10:51 Nichts ist fälschungssicher.
Ganz genauso ist es.

Auch bei den ganzen "revisionssicheren" Systemen. Es muss immer eine Stelle geben, der man vertraut. Und selbst die vertrauenswürdigste Stelle kann kompromittiert werden.
Es geht im Allgemeinen eher darum, dass die Buchhaltung eine rechtskonforme organisierte und konstante Struktur hat.
Ganz bei dir. Das sehen viele Finanzbeamte zum Glück auch so.
welpe
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Re: Beleglose Buchführung nicht erlaubt?

Selbst diese Gobd Systeme finde ich Unsinn.

Wenn ich ernsthaft betrügen will dann mache ich es von Anfang an und nicht erst wenn ich die Rechnung erstellt habe etc.
mwp
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Re: Beleglose Buchführung nicht erlaubt?

welpe hat geschrieben: 20. Okt 2019 11:10 Wenn ich ernsthaft betrügen will dann mache ich es von Anfang an und nicht erst wenn ich die Rechnung erstellt habe etc.
Ich kenne mich in der Materie auch etwas aus. Das ist bei den ganzen Sachen so, es wird immer mit Fälschungssicher etc. argumentiert. Genauso bei E-Mail Archivierung etc. Das ich die Mail auf den Weg in den E-Mail Client oder schon vor dem Server manipulieren könnte, verstehen halt nur die wenigsten.
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lallekalle
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Re: Beleglose Buchführung nicht erlaubt?

koshop hat geschrieben: 19. Okt 2019 15:36 Für Ausgangsrechnungen wird ein PDF/A erzeugt. Bei den Eingangsrechnungen handhaben wir das so, da kommt ein Paginiersstempel mit einer eindeutigen Nummer drauf
Guter Workflow. Genauso werde ich es nun auch machen. Danke!
DerRobert
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Re: Beleglose Buchführung nicht erlaubt?

Genauso sind für mich revisionssichere Archivierungssysteme, zum Beispiel auf nur einmal beschreibbaren und nicht löschbaren Speichermedien (WORM) auch nur eine organisatorische Maßnahme dafür, Manipulationen zu erschweren und immer nur ein Indiz, aber niemals ein Beweis.

Wer verhindert, dass ich von diesem absolut manipulationssicherem Archiv-Speichermedium einfach eine Kopie auf ein neues solches Medium erstelle und dabei zwischendrin ein paar Dinge "korrigiere"?

Ich erlaube mir in diesem Fall, die Wikipedia zu zitieren:
Bei der Verwendung von allen WORM-Systemen ist jedoch zu beachten, dass immer nur eine Gesamtlösung einschließlich einer Dokumentenverwaltung und eines sicheren Betriebes die gesetzlichen Angaben erfüllen kann. Der Einsatz von WORM-Medien allein ist nicht ausreichend. Inhalte und Speicherdaten lassen sich in der Regel leicht vor der Speicherung manipulieren.
Lustig wird es, wenn man solche Archivsysteme verwendet und ein Kunde die Löschung seiner Daten nach DSGVO einfordert. Viel Spaß, wenn man dann nicht nur die Daten im Archiv hat, zu deren dauerhafter Archivierung man gesetztlich verpflichtet ist. Benutzt hier jemand solch ein System? Wie verfahrt ihr in so einem Fall? Ich bin da total neugierig :)
mwp
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Re: Beleglose Buchführung nicht erlaubt?

DerRobert hat geschrieben: 20. Okt 2019 11:30 Wer verhindert, dass ich von diesem absolut manipulationssicherem Archiv-Speichermedium einfach eine Kopie auf ein neues solches Medium erstelle und dabei zwischendrin ein paar Dinge "korrigiere"?
Ich war im Frühjahr letzten Jahr auf mehreren Workshop zur DSGVO. Bei einem war ein Dozent, der hat ein Archivierungssystem vorgestellt, weiß nicht mehr genau was für ein Anbieter das war. Wir haben 4 bis 5 Ansätze gefunden, wie sich das System austricksen lies und der Dozent meinte, ja, diese Probleme müssten die Entwickler noch beheben. Das waren aber zum Teil konzeptionelle Ansätze, die sich eben nicht auf Entwickler-Ebene lösen lassen.
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