DP Warenpost International - Sammelrechnung und Ausfuhrbescheinigung

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dom325
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DP Warenpost International - Sammelrechnung und Ausfuhrbescheinigung

Hallo Leute,

sicherlich nutzen einige von euch den Service Warenpost International der Deutschen Post. Wir selber schicken u.a. täglich 1-2 kleine Sendungen mit niedrigem Wert in die ganze Welt und nutzen dafür bisher unseren Geschäftskundenvertrag mit DHL (den wir sowieso für die großen Sachen benötigen). Mit Warenpost würden wir aber 3-4 Mal günstiger kommen.
Ich habe jetzt mal ein paar Sachen im Shop der Deutschen Post mit Warensendung vorbereitet und da haben sich einige Fragen bzw. Probleme ergeben.

1. Sammelrechnung
Aktuell muss jeder Warenkorb einzeln bezahlt werden und wird auch so in Rechnung gestellt. Das ist extrem viel Aufwand für 1-2 Sendungen täglich. Gibt es eine Möglichkeit, Warenpost Int. der Sammelrechnung zu bezahlen?

2. Ausfuhrbescheinigung
Für Umsatzsteuerzwecke brauchen wir Ausfuhrbescheinigungen. Auch hier ist es etwas unhandlich, jede Sendungsverfolgung einzeln zu prüfen und ggf. auszudrucken. Im DHL Geschäftskundenportal bekommen wir dafür einen monatlichen Bericht. Gibt es sowas evtl. auch für die Warenpost?

Gruß


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roman
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Re: DP Warenpost International - Sammelrechnung und Ausfuhrbescheinigung

1. Es gibt einen eigenen WPI-thread. Da wurde das schon mehrfach thematisiert, da die viele Abbuchungen nicht nur Dich stören. Ich glaube es kam raus dass es keine brauchbare Alternative gibt. Irgendwas war da mit einer 10-Tages-Abrechnung, aber weiß ich nicht mehr genaueres dazu

2. Eine Ausfuhrbescheinigung gibts bei der Post nicht. Von DHL bekommst ja auch bloß eine (nennen wir es mal so) Auftragsbestätigung (ich nehme an Du meinst die Einzelaufstellungen). Tracking ist auch keine Ausfuhrbescheingung. Man benötigt, wenn man Post- und Paketversand wählt aber auch keine Ausfuhrbescheinigung, zumindestens wenn man unter gewissen Wertgrenzen bleibt. Eine ordentliche interne Dokumentation der Abläufe sollte hier schon reichen, somit sollten auch Sendungen ohne Tracking die steuerlichen Richtlinien erfüllen. Es gibt diesbezüglich auch Empfehlungen der IHK.
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DINa3
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Re: DP Warenpost International - Sammelrechnung und Ausfuhrbescheinigung

dom325 hat geschrieben: 28. Aug 2019 17:53 1. Sammelrechnung
Aktuell muss jeder Warenkorb einzeln bezahlt werden und wird auch so in Rechnung gestellt. Das ist extrem viel Aufwand für 1-2 Sendungen täglich. Gibt es eine Möglichkeit, Warenpost Int. der Sammelrechnung zu bezahlen?
klaro gibt es die Sammelrechnung
muß irgendwo bei der Bestellung/Zahlung aktiviert werden
sie kommt dann alle 10-14 Tage und wird direkt vom Konto abgebucht (und stimmt auch)
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Re: DP Warenpost International - Sammelrechnung und Ausfuhrbescheinigung

Ist die Sammelrechnung nicht nur in Kombination mit der Portokasse?
Bei mir steht zwar Lastschrift freigegeben, kann damit aber nur die Portokasse laden - nicht z.B. die Warenpost bezahlen.
Rechnungslegung hab ich nun mal auf 10 Tage gestellt, mal sehen.
Blöd ist halt die 200 € Protokassen lade, hab ich in der Buchhaltung für die Abbuchung keine passende Rechnung dafür?
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fonprofi
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Re: DP Warenpost International - Sammelrechnung und Ausfuhrbescheinigung

Lege doch in der Buha ein Transit oder Verrechnungskonto an, Buche die Lastschrift dagegen und die einzelnen Käufe auch. Dokumentation per Sammel/10Tages Rechnung.

Oder lege ein manuell verbuchtes Bankkonto an, und Buche alle ein und Ausgänge rein.
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Vio
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Re: DP Warenpost International - Sammelrechnung und Ausfuhrbescheinigung

Wenn man eine Postcard nutzt, gibt es nur eine gesammelte Abbuchung (und ich habe lange gebraucht, um das rauszufinden - evtl. gibt es das auch bei Kreditkartennutzung? Müsstet ihr testen, ich verwende keine KK).
Die Rechnungsstellung kann man festlegen im Kundenkonto der E-Filiale unter den Einstellungen dort.

Wegen der Ausfuhrbescheinigung: Hatten wir es da nicht letzens in einem anderen Thread, wo es hieß, dass die Angaben auf der Rechnung als Beleg reichen? Oder verwechsel ich das mit was anderem?
dom325
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Re: DP Warenpost International - Sammelrechnung und Ausfuhrbescheinigung

Vio hat geschrieben: 29. Aug 2019 08:37 Wenn man eine Postcard nutzt, gibt es nur eine gesammelte Abbuchung (und ich habe lange gebraucht, um das rauszufinden - evtl. gibt es das auch bei Kreditkartennutzung? Müsstet ihr testen, ich verwende keine KK).
Die Rechnungsstellung kann man festlegen im Kundenkonto der E-Filiale unter den Einstellungen dort.
Die Option in den Einstellungen hatte ich auch gefunden. Allerdings steht da dabei:
Die Sammelrechnung ist nutzbar für alle nicht-physischen Produkte. Versandartikel wie bspw. Briefmarken werden automatisch auf Einzelrechnungen gebucht.
Deswegen muss ja auch jede Bestellung, die z.B. WPI enthält, direkt bezahlt werden. Aber das mit der Postcard klingt interessant. Damit würde es dann also funktionieren, dass z.B. die Einkäufe über die eingestellte Laufzeit hinweg gesammelt in Rechnung gestellt werden? Und wie wird abgebucht? Auch gesammelt vom Bankkonto, das mit der Postcard verknüpft ist? Und hast du eine mit oder ohne PIN? Bin jetzt gerade mal am schauen und da gibt es ja zwei verschiedene.
roman hat geschrieben: 28. Aug 2019 18:41 2. Eine Ausfuhrbescheinigung gibts bei der Post nicht. Von DHL bekommst ja auch bloß eine (nennen wir es mal so) Auftragsbestätigung (ich nehme an Du meinst die Einzelaufstellungen). Tracking ist auch keine Ausfuhrbescheingung.
Doch, es gibt für DHL Geschäftskunden eine explizite monatliche Ausfuhrbescheinigung für Umsatzsteuerzwecke. Die muss man sich extra einrichten lassen. Sowas suche ich halt für die Warenpost Int. Tracking reicht ja nicht wirklich, wie du schon selber geschrieben hast.
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Vio
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Re: DP Warenpost International - Sammelrechnung und Ausfuhrbescheinigung

Ja, das ist richtig und war mir später noch eingefallen: Wenn Du ein physisch lieferbares Produkt mit in den Warenkorb legst, erhälst Du dafür eine Einzelrechnung. Also besser aufsplitten, falls Du auch Marken bestellst, die geliefert werden.

Ich habe eine Postcard mit PIN genommen, weil ich mit der Karte vor Ort am Schalter zuweilen was bezahlen will.
Wenn Du Dich mit der Postcard Online anmeldest, müsstes Du - anstelle der PIN - ein Passwort verwenden.

Zu Abbuchung kann ich Dir morgen oder so was sagen, weil die Fidor mich gerade nicht in mein Konto schauen lässt. ^^ Wenn ich das richtig sehe, kommt alle 14 Tage ne Rechnung bei maximaler Einstellung (hieß glaube ich "dekadisch").
roman
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Re: DP Warenpost International - Sammelrechnung und Ausfuhrbescheinigung

dom325 hat geschrieben: 29. Aug 2019 16:36Tracking reicht ja nicht wirklich, wie du schon selber geschrieben hast.
Ich habe geschrieben dass Tracking keine Ausfuhrbescheinigung ersetzt. Ich habe aber nicht geschrieben dass Tracking nicht zur Dokumentation reicht, bzw. dafür überhaupt nötig ist.

Ausfuhrbescheinigungen sind im Speditionswesen eine übliche Dokumentation: Hier läßt sich der Spediteur beim Zollamt am Frachtbrief bestätigen dass Ware AB am Tag XY ausgeführt wurde. Der Zoll stempelt das ab (bzw. heute eher elektronisch quittiert, deswegen haben ausführende Unternehmen ja einen Onlinezugang zu den Zollangelegenheiten).

Im Postwesen bei geringfügigen Werten (ich glaube unter 1.000 Euro) gibts das aber weitgehend nicht. Hier sollte daher eine schlüssige Dokumentation beim Versender reichen: Dazu gehören insbesondere die Speicherung der Lieferadresse (hat wohl jeder in Form einer Rechnungs-/Lieferscheinkopie oder eines Datensatzes in der WaWi). Zusätzlich noch die Daten der Versendung, daher z.B. Aufgabequittung oder Einlieferungsliste etc.

Je mehr Unterlagen/Nachweise man hat (und diese nach Jahren auch noch parat hat und miteinander verknüpfen kann!!) desto weniger Risiko hat man bei einer Prüfung. In den Gesetzen ist ja nicht haarklein definiert was alles alles gilt und was nicht (noch dazu gibt es ja vielfältigste Nachweismöglichkeiten die sich noch dazu laufend ändern), sondern es gibt halt gewisse Interpretationen.
Aber eine Pflicht, z.B.Trackingauszüge abzuspeichern, sehe ich jedenfalls nicht.
Man darf halt auch nicht den Aufwand aus den Augen verlieren.
dom325
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Re: DP Warenpost International - Sammelrechnung und Ausfuhrbescheinigung

@roman: gut geschrieben, so sehe ich das auch (bzw. hoffe, dass es bei einer Kontrolle so gehandhabt wird).
Nichtsdestotrotz gibt es bei DHL Paket für Geschäftskunden diesen Bericht mit Ausfuhrnachweis, der die Dokumentation wirklich einfach macht. Bei der Warenpost müsste ich ja jedes Tracking nach Ankunft in irgendeiner Form manuell ausdrucken oder abspeichern, da die Post die Daten irgendwann löscht. Das ist irgendwie unpraktisch und ich hatte gehofft, dass es hier etwas ähnliches gibt.
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DINa3
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Re: DP Warenpost International - Sammelrechnung und Ausfuhrbescheinigung

Sammelrechnung/
einloggen => Mein Konto => Zahlungsoptionen
auswählen:
IBAN
KK
Portokasse
Postcard

=>Rechnungslegung:
Einzelrg
Sammelrg täglich
Sammelrg dekadisch

ich habe IBAN+Rg dekadisch gewählt
roman
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Re: DP Warenpost International - Sammelrechnung und Ausfuhrbescheinigung

@dom325
Ich weiß nicht ob Du das schon kennst:
https://www.deutschepost.de/content/dam ... 042018.pdf

Hier hat die Post Ihre Rechtsansicht zum Thema verlautbart.
"Rechtsansicht" deswegen, weil, wie ich schon schrieb, im Gesetz gibt es hier nur für die Speditionsbranche detailierte Anweisungen (dort gibt es ja auch normierte Frachtbriefe etc.). Im Brief- und Paketbereich dagegen, in dem ja jeder Dienstleister andere Drucksorten, Formulare, Eingabemasken, Produkte etc. hat, gibt es nix einheitliches (auch die Liste die Du von DHL kriegst wird wohl kein offiziell definierter Nachweis sein). Daher kann man hier auch keine wasserdichte Lösung garantieren.

Ob ein Trackingauszug reicht, oder ob er umgekehrt überhaupt nötig ist, kann man nicht sagen. Es gilt dass man durch die "Gesamtheit der Belege" das ganze schlüssig und leicht nachvollziehbar darlegen kann. Wenn ich grob drüber nachdenke, könnte man bis zu 8 Beweise sammeln:

1. Bestellung des Kunden aus dem die Lieferadresse hervorgeht
2. Zahlungsbeleg aus dem die Herkunft des Kunden hervorgeht (Bank, Paypal etc.)
3. Rechnung an den Kunden aus dem die Lieferadresse hervorgeht
4. Versandlabel (idealerweise mit möglichst vielen Daten: Absender, Empfänger, Ware, Sendungsnummer etc.)
5. Kaufbestätigung über das gekaufte Versandlabel, idealerweise nochmals mit möglichst vielen Angaben
6. Einlieferungsbeleg/Liste der Post (mit Lieferland, idealerweise auch noch weitere Empfängerangaben)
7. Trackingauszug auf der deutschen Post-Webseite und auf der Zielland-Webseite (viel Spaß dabei ;-) )
8. Bestätigung des Käufers dass er die Ware im Zielland erhalten hat

Darauf achten dass manche der Belege Jahre später nicht mehr online abrufbar sind (Stichwort: Ebay, Post-Shop, Tracking, Bank...). Hier daher ggf. rechtzeitig die Daten lokal sichern.

In unserem Fall haben wir - bei Einschreiben/Warenpost/Paket 1-6 parat (ohne Einschreiben fällt #4 weg, #5 ist natürlich weniger umfangreich da es hier nur "normale" Marken sind, #6 nur per interner Liste).
Ich bin optimistisch dass die Gesamtheit der gesammelten Belege damit mehr als ausreichend ist.
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