Wo sind eure .pdf Rechnungen vom Lieferanten gespeichert?

E-Commerce Steuern - Steuerberater, Buchhaltung, Rechnungswesen, doppelte Buchführung, SKR 03 04
ChristianWagner
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Wo sind eure .pdf Rechnungen vom Lieferanten gespeichert?

Hallo!

Ich lasse alles so wie es reinkommt auf einem Google Mail Konto, wird nix gelöscht, drucke es aber trotzdem aus und hefte es ab.

Auf dem GMail Konto kann ich es nicht verändern, da ist es im Original,... aber wird das vom Prüfer auch so gesehen?

Ich benutze aber garantiert keine externen Anbieter die einem erzählen das deren Lösung die einzige richtige ist. Oder speichere jede einzelne .pdf auf einer CD (muss unverändert und nicht wiederbeschreibar soll)

gruss
chris


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fonprofi
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Re: Wo sind eure .pdf Rechnungen vom Lieferanten gespeichert?

Es muss eine unveränderliche Speicherung erfolgen die alles mit einem Zeitcode versieht.
CD ist nicht unveränderlich. Da brennst einfach eine neue CD nach einer Änderung.
Andy79
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Re: Wo sind eure .pdf Rechnungen vom Lieferanten gespeichert?

wir nutzen EcoDMS dafür. Ist sehr einfach zu bedienen und hat eine gute Suchfunktion.
twe
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Re: Wo sind eure .pdf Rechnungen vom Lieferanten gespeichert?

fonprofi hat geschrieben: 18. Okt 2020 08:56 CD ist nicht unveränderlich. Da brennst einfach eine neue CD nach einer Änderung.
Dann ist es Papier aber auch nicht. Ich drucke einfach nach einer Änderung ein neues Blatt.
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fonprofi
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Re: Wo sind eure .pdf Rechnungen vom Lieferanten gespeichert?

Eben...
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Re: Wo sind eure .pdf Rechnungen vom Lieferanten gespeichert?

Ich lege die PDFs lokal ab (+ Backup) und lade sie dann - zusammen mit den gescannten Papierrechnungen - nach Datev Unternehmen Online hoch.
meikel
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Re: Wo sind eure .pdf Rechnungen vom Lieferanten gespeichert?

Ich benutze eine E-Mail-Adresse mit revisionssicherer Mailarchivierung. Hoffe das reicht.Wird sofort gesichert, ohne das ich eine Möglichkeit habe, vorher was zu ändert.
vbc
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Re: Wo sind eure .pdf Rechnungen vom Lieferanten gespeichert?

Ich habe Mail Regeln erstellt und bei ionos ein GoBD Konformes Mailpostfach eingerichtet. Kostet 2,50/Monat für 5 GB Mails, das reicht ne Weile
marcibet
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Re: Wo sind eure .pdf Rechnungen vom Lieferanten gespeichert?

Wir drucken die Rechnungen aus, und das wars dann auch. Unsere Familie ist seit 200 Jahren selbstständig, ich selber hatte bereits 4 Prüfungen,meine Eltern schon zig Prüfungen, das wäre noch niemals beanstanded worden.

Aber es darf natürlich jeder fuer sich so kompliziert halten wie er das gerne möchte ;-)
Ich bin zwar ein Mädel, aber nicht doof. :D
meikel
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Re: Wo sind eure .pdf Rechnungen vom Lieferanten gespeichert?

vbc hat geschrieben: 18. Okt 2020 13:58 Ich habe Mail Regeln erstellt und bei ionos ein GoBD Konformes Mailpostfach eingerichtet. Kostet 2,50/Monat für 5 GB Mails, das reicht ne Weile
Genau das habe ich auch, nur daß ich meine Mail-Domain auch dort habe, geht also direkt ins Archiv.
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stbdigital
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Re: Wo sind eure .pdf Rechnungen vom Lieferanten gespeichert?

Hallo,
für die Umsatzsteuer muss das Original aufbewahrt werden wenn man den Vorsteuerabzug behalten möchte. Ein Ausdruck wäre eine Kopie auch wenn es bisher der Betriebsprüfer nicht beanstandet hat heißt das leider nicht, dass es so bleibt.

Das PDF muss als Original 10 Jahre aufbewahrt werden, es muss nicht nachgewiesen werden das es noch das Original ist. Hier reicht es schon in einer Verfahrensdokumentation zu beschreiben wie man mit einer elektronischen Rechnung umgeht und diese dann archiviert. Möchte man bspw. bei ersetzendem Scannen die Unveränderbarkeit eines gescannten Beleges nachweisen geht das schon mit einem zusätzlich gespeicherten Hash Wert in einer Datenbank die gem. einer Verfahrensdokumentation nicht geändert werden kann. Es ist dabei unschädlich dass man mit einer gewissen kriminellen Energie natürlich immer alles ändern könnte.
marcibet
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Re: Wo sind eure .pdf Rechnungen vom Lieferanten gespeichert?

stbdigital hat geschrieben: 18. Okt 2020 21:23 Hallo,
für die Umsatzsteuer muss das Original aufbewahrt werden wenn man den Vorsteuerabzug behalten möchte. Ein Ausdruck wäre eine Kopie auch wenn es bisher der Betriebsprüfer nicht beanstandet hat heißt das leider nicht, dass es so bleibt.

Das PDF muss als Original 10 Jahre aufbewahrt werden, es muss nicht nachgewiesen werden das es noch das Original ist. Hier reicht es schon in einer Verfahrensdokumentation zu beschreiben wie man mit einer elektronischen Rechnung umgeht und diese dann archiviert. Möchte man bspw. bei ersetzendem Scannen die Unveränderbarkeit eines gescannten Beleges nachweisen geht das schon mit einem zusätzlich gespeicherten Hash Wert in einer Datenbank die gem. einer Verfahrensdokumentation nicht geändert werden kann. Es ist dabei unschädlich dass man mit einer gewissen kriminellen Energie natürlich immer alles ändern könnte.
Also das liest sich auf der offiziellen Seite unseres Finanzministeriums aber anders.

https://www.bmf.gv.at/themen/steuern/fu ... -2012.html

Zitat:
Die Echtheit der Herkunft der Rechnung, die Unversehrtheit ihres Inhalts und ihre Lesbarkeit müssen vom Zeitpunkt der Rechnungsausstellung bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist von 7 Jahren (§ 11 Abs 2, § 18 Abs 10 UStG) durch die Leistungserbringerin/den Leistungserbringer und die Leistungsempfängerin/den Leistungsempfänger gewährleistet werden. Gemäß § 132 Abs 2 letzter Satz BAO ist eine urschriftgetreue Wiedergabe elektronischer Rechnungen nicht erforderlich. Eine Aufbewahrung der elektronischen Rechnung als Ausdruck in Papierform ist bei Berücksichtigung der genannten Voraussetzungen jedenfalls zulässig. Die elektronischen Rechnungen müssen in solch einem Fall nicht zusätzlich elektronisch aufbewahrt werden.

Wurde die elektronische Rechnung in ein anderes Format konvertiert, so muss aus den aufbewahrten Daten zweifelsfrei hervorgehen, dass gegenüber der Originaldatei keine inhaltlichen Änderungen erfolgt sind. Andere Aufbewahrungspflichten außerhalb des UStG bleiben unberührt.
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Re: Wo sind eure .pdf Rechnungen vom Lieferanten gespeichert?

Vielleicht ein Unterschied AT - DE?
marcibet
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Re: Wo sind eure .pdf Rechnungen vom Lieferanten gespeichert?

Möglich, wobei es völlig sinnfrei wäre das man das "original" pdf aufheben muss welches man sich ohnehin ausgedruckt hat. Allein schon weil das pdf welches man sich als kopie im internet heruntergeladen hat ohnehin streng genommen kein "original" mehr ist.
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stbdigital
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Re: Wo sind eure .pdf Rechnungen vom Lieferanten gespeichert?

Was AT dazu sagt spielt in Deutschland überhaupt keine Rolle. Ich nehme mal an das dies ein Versehen war bei der Auswahl der Quelle. Hier ein Artikel von Haufe, als Praxistip wird hier die Speicherung auf Einwegdatenträgern empfohlen, dass ist aber nur eine Empfehlung. Ausdrucken geht auf jeden Fall nicht.

https://www.haufe.de/finance/buchfuehru ... 54276.html
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Re: Wo sind eure .pdf Rechnungen vom Lieferanten gespeichert?

stbdigital hat geschrieben: 19. Okt 2020 21:47 Was AT dazu sagt spielt in Deutschland überhaupt keine Rolle. Ich nehme mal an das dies ein Versehen war bei der Auswahl der Quelle. Hier ein Artikel von Haufe, als Praxistip wird hier die Speicherung auf Einwegdatenträgern empfohlen, dass ist aber nur eine Empfehlung. Ausdrucken geht auf jeden Fall nicht.

https://www.haufe.de/finance/buchfuehru ... 54276.html
Jede Papierrechnung hat (seit keine Schreibmaschinen mehr verwendet werden ,und wenn nicht handschriftlich) ein elektronisches Original. Darauf wirst du als Kunde niemals zugriff haben (können),wenn dann nur auf eine Kopie (in einer Mail, auf einem Server usw). Du vermischst ein normales PDF mit einer echten "elektronischen Rechnung" die in aller Regel signiert ist und tatsächlich im Gegensatz zu einer PDF einen im original unverändertem Zustandsnachweis haben kann.
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stbdigital
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Re: Wo sind eure .pdf Rechnungen vom Lieferanten gespeichert?

Ich bin mir nicht sicher ob ich Dich richtig verstehe, natürlich sind signierte PDFs prima, aber nicht erforderlich. Das war übrigens in den Anfängen in Deutschland auch noch anders, früher wurde sogar noch eine qualifizierte Signatur benötigt. Ein „Original“ für das Finanzamt, ob Papier oder digital, ist das Abrechnungsdokument, was der Empfänger zugeschickt bekommt.
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Re: Wo sind eure .pdf Rechnungen vom Lieferanten gespeichert?

stbdigital hat geschrieben: 20. Okt 2020 18:46 Ich bin mir nicht sicher ob ich Dich richtig verstehe, natürlich sind signierte PDFs prima, aber nicht erforderlich. Das war übrigens in den Anfängen in Deutschland auch noch anders, früher wurde sogar noch eine qualifizierte Signatur benötigt. Ein „Original“ für das Finanzamt, ob Papier oder digital, ist das Abrechnungsdokument, was der Empfänger zugeschickt bekommt.
Nahezu alle Lieferanten bieten in deren Onlinekundenportal die Rechnung zum Download an, schicken aber darüberhinaus eine ausgedruckte Version von eben dieser PDF in der Lieferung mit. Müssen dann in Deutschland beide "Originale" aufbewahrt werden? Wehe, es kommt dann zusätzlich noch eine PDF als Mail, und vielleicht ist auch direkt nach derBestellung ein Link zum Download der Rechnung. Da müssen dann 4 "Originale" aufbewahrt werden? ;-)

Es ist halt doch schon in Österreich zu leben wenn ich mir solchen Unfug hier durchlese. :kaffeesmily
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stbdigital
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Re: Wo sind eure .pdf Rechnungen vom Lieferanten gespeichert?

Hi,
für den Vorsteuerabzug muss nur ein Original aufbewahrt werden. Ja, zu manchen Dingen könnte man jetzt auch einen Diplomarbeit schreiben und es wäre schöner wenn es manchmal ein wenig unbürokratischer laufen würde.
roman
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Re: Wo sind eure .pdf Rechnungen vom Lieferanten gespeichert?

marcibet hat geschrieben: 20. Okt 2020 20:48 Es ist halt doch schon in Österreich zu leben wenn ich mir solchen Unfug hier durchlese. :kaffeesmily
Wobei man von BoBD auch als AT-Versandhändler betroffen ist, wenn man in Deutschland umsatzsteuerlich registriert ist. Und das sind ja ziemlich viele.

Bei den zahlreichen GoBD-Artikeln im Netz muß man jedoch auch etwas relativieren, denn auffallend viele stammen von Anbietern von passenden Archivierungssystemen, und natürlich ist es in deren Interesse die Gesetzeslage und deren Interpretationsspielraum möglichst drastisch zu interpretieren. Hier sind natürlich deren monetäre Interessen im Spiel wenn sie die Leute naarisch machen.
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