Alte Cloud WaWi (openERP) "sichern"

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Buztar
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Alte Cloud WaWi (openERP) "sichern"

Hallo,

ich habe da mal ne Frage und wäre über Ideen oder Ratschläge dankbar.
Falls dieses das falsche Forum ist, bitte verschieben, ich war mir nicht sicher.
Folgende Ausgangssituation:
Wir hatten über Jahre als Warenwirtschaft openERP auf einem Server im Einsatz und sind vor ein paar Monaten auf JTL lokal umgestiegen. Da wir ja verpflichtet sind die "Daten" 10 Jahre vorzuhalten, frage ich mich gerade, wie wir dies am Besten machen, da wir natürlich gerne die Kosten für den Server einsparen möchten.
Wäre es möglich bzw. erlaubt den virtuellen Server (Linux) mit dem openERP in zum Beispiel einer virtuellen Umgebung auf unserem lokalem Windows Server zu "kopieren", so dass wir darauf zugreifen können, wenn es nötig ist?
Die Kosten für den Server betragen ca. 100€ im Monat und wenn wir diese nun 10 Jahre weiterzahlen müssten wäre das natürlich rausgeschmissenes Geld.
Was für Lösungen gibt es dafür? Wie würdet ihr dies machen?
Vielleicht habe ich mich unverständlich ausgedrückt, dann bitte einfach nachfragen.
Für Vorschläge, Angebote oder Hilfestellungen wären wir sehr dankbar.

Viele Grüße,
Volker


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qds1
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Re: Alte Cloud WaWi (openERP) "sichern"

openERP arbeitet mit Python.

Da ich selber keinen lokalen Server habe, würde ich es mit AMPPS auf meinem lokalen Rechner machen. AMPPS ist ein stack mit Apache, Mysql, PHP, Perl, Python.

Wenn du einen lokalen Server hast, kannst du auch den verwenden, oder ein günstiges Hosting-Paket mit Python. Da sollte nichts dagegen sprechen.
Oder du exportierst alle Rechnungen als html oder pdf, archivierst die Datei/en und löschst openERP komplett.

Du musst ja die Rechnungen 10 Jahre archivieren, nicht die Software an sich. Falls du doch mal etwas brauchen solltest, kannst du ein vollständigen Backup von open ERP machen und bei Bedarf auf einen Server ala AMPPS spielen...
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Re: Alte Cloud WaWi (openERP) "sichern"

Linux kann man per VMWare oder VirtualBox als virtualisierte Lösung unter Windows laufen lassen.
Die Umgebung kann dann per Knopfdruck gestartet werden.

Ich mache es mit meiner alten Wawi, die unter Windows 7 läuft, genauso.
qds1
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Re: Alte Cloud WaWi (openERP) "sichern"

Dazu brauchst du kein Linux. Du brauchst einen Webserver, einen Datenbankserver und einen Python Interpreter. Das bringt AMPPS alles mit und läuft unter Windows.

Möchtest du Systemtrennung machen, kannst du virtualisieren. Das ist hier aber nicht die Fragestellung. Eine VM muss auch administriert werden, was zusätzlichen Aufwand bedeutet.
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Re: Alte Cloud WaWi (openERP) "sichern"

Es kann aber sehr sinnvoll sein, den aktuelle Zustand per Virtualisierung quasi einzufrieren. Keine Ahnung, ob das System dann in 10 Jahren noch mit dem dann aktuellen PHP 15.x (oder was auch immer) läuft. Die Virtualisierung wird irgendwann das Altsystem auch nicht mehr unterstüzen, aber das dauert typischer Weise immer noch ein paar Jahre länger.
Buztar
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Re: Alte Cloud WaWi (openERP) "sichern"

Erstmal Danke für die Antworten. Die Lösung mit AMPPS würde ich bis jetzt bevorzugen.Aber
Du musst ja die Rechnungen 10 Jahre archivieren, nicht die Software an sich. Falls du doch mal etwas brauchen solltest, kannst du ein vollständigen Backup von open ERP machen und bei Bedarf auf einen Server ala AMPPS spielen...
Ist das so korrekt? Ich dachte bis jetzt, ein Betriebsprüfer muss auch, wenn gewollt, Zugriff auf die Software haben. Wenn nicht, dann mache ich mir gar nicht die Arbeit und archiviere nur die PDF-Rechnungen.
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lallekalle
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Re: Alte Cloud WaWi (openERP) "sichern"

Ich habe auch bei einem altsystem nur die Rechnungen als PDF archiviert. Da ich fast nur Amazon Business mache, hat sich der Betriebsprüfer dafür aber überhaupt nicht interessiert und hat nur die Amazon Auszahlungsberichte sich angeschaut (EÜR, IST-Versteuerung).
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Templer
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Re: Alte Cloud WaWi (openERP) "sichern"

§147, Abs. 6 AO
"Sind die Unterlagen nach Absatz 1 mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellt worden, hat die Finanzbehörde im Rahmen einer Außenprüfung das Recht. Einsicht in die gepeicherten Daten zu nehmen und das Datenverarbeitungssystem zur Prüfung dieser Unterlagen zu nutzen."
Man wird also theoretisch auch die Software vorhalten müssen. Wir haben in einer VM auch noch eine Instanz unserer alten Software am Laufen und müssen eine Lizenz vorhalten.
qds1
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Re: Alte Cloud WaWi (openERP) "sichern"

Wie ist es dann, wenn man eine Mietlösung hatte und dann gekündigt hat? Da hat der Prüfer auch keinen Zugriff auf die Software.

Wir haben Afterbuy gekündigt und sind zu Dreamrobot. Vor Afterbuy wurden die Rechnungen in Excel geschrieben. Alle Rechnungen werden von uns monatlich archiviert und fertig :winken:
Aki-kun
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Re: Alte Cloud WaWi (openERP) "sichern"

Mach dir einen Virtuellen Server, installier darauf alles, was du für den Zugriff brauchst, incl Datenbank usw.
Dann schaltest Du den Server ab und sicherst die virtuelle Festplatte.

Und sollte wirklich irgendwann einer kommen, dann startest Du die die Virtuelle Maschine und hast ein fertiges System . . .
Das ganze funktioniert völlig ohne Cloud und regelmäßige Kosten. Ein normaler Rechner reicht dafür.

Aki
qds1
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Re: Alte Cloud WaWi (openERP) "sichern"

Die Frage ist doch, ob das notwendig ist.
Meiner Meinung nach ist es nicht notwendig.
"Sind die Unterlagen nach Absatz 1 mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellt worden, hat die Finanzbehörde im Rahmen einer Außenprüfung das Recht. Einsicht in die gepeicherten Daten zu nehmen und das Datenverarbeitungssystem zur Prüfung dieser Unterlagen zu nutzen."
Mein aktuelles System kann jeder Prüfer gern einsehen. Als Datenverarbeitungssystem zählt aber auch mein Rechner, wo die PDFs abgespeichert sind mit einem PDF Viewer drauf.

Wie ist es dann mit Mietsystemen? Muss ich die auch vorhalten, obwohl ich gewechselt bin? Meines Erachtens nach, nein! Zudem kommt noch: Welcher Prüfer kennt sich denn mit allen Rechnungslegungssystemen aus? Genau, niemand. Unserem Steuerberater reicht der Zugang zu den aktuellen Systemen auch aus. Da zieht er sich die CSV und fertig.
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Templer
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Re: Alte Cloud WaWi (openERP) "sichern"

Im Zweifel einfach mal bei der zuständigen Finanzbehörde anfragen (auch wenn die Antwort vielleicht auch nicht immer hilfreich ist :popcorn: )
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