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Hej Leute,


ich betreibe seit Oktober 2021 einen Online-Shop.

Könnt ihr mir eventuell Tipps geben, wie ich mein Rechnungswesen verbessern kann?


Momentan sieht es so aus:

1. Ich erstelle Rechnungen mit eBay, drucke diese aus und speichere Sie für mich als PDF ab.

2. Ich verschicke die Rechnungen direkt nach dem Kauf an die "Alias Email von ebay" an die Kunden.

3. Ich erstelle meine DHL-Labels über das Geschäftskundenportal


Gibt es die Möglichkeit, dass ich mir das sparen kann? Geht es vielleicht einfacher?

Kostet manchmal echt Zeit, wenn 30 Bestellungen reinkommen...


Vielen dank schon mal im voraus.

Ich lege die Rechnungen ausgedruckt der Sendung bei. Spart das Mail Gedöns und für mich drucke ich eh ein Exemplar aus.

GJ-Trade hat geschrieben: ↑2. Jun 2022 08:16 Könnt ihr mir eventuell Tipps geben, wie ich mein Rechnungswesen verbessern kann?

Eine Wawi / ERP System verwenden, wie JTL-Software, Plentymarkets etc. - da kannst Du all dies, auch Gutschriften etc. 1x vernünftig einstellen und es wird automatisch erstellt und verschickt (per Mail)

iceman41 hat geschrieben: ↑2. Jun 2022 08:24 Ich lege die Rechnungen ausgedruckt der Sendung bei. Spart das Mail Gedöns und für mich drucke ich eh ein Exemplar aus.

Hatte ich auch oft, bekam immer Anfragen, warum die Rechnung nicht per Mail kommt oder ob ich diese nochmal schicken könnte (wurde aus versehen mit entsorgt) - für mich druck ich schon lange keine Rechnungen mehr aus - das geht bei 3 oder 5 Bestellungen am Tag ja noch, aber wenn Du 30 oder 50 Aufträge ham Tag hast, macht sowas doch keinen Sinn - kostet Zeit & Geld. Selbst mein Steuerbüro will keine ausgedruckten Rechnungen mehr - ich hab quasi ein papierloses Büro.

Vor allem, wenn Du über die Marktplätze, wie Amazon, Ebay, Kaufland etc. verkaufst, wo man sowieso nur noch die Rechnungen aus der eigenen WAWI an die Marktplätze senden braucht - die das sogar wollen.

Mache das genau so, ich lege die Rechnung auch bei, 30 Bestellungen, sind ca., 15 min, mit Label über das GKP. @ Doppel das macht bei 30 Bestellungen keinen Sinn, habe das alles hinter mir, mit JTL und eazy Auction habe ich länger für den Ablauf gebraucht als über das Rechnungstool von Ebay.

Danke für die vielen Antworten, dass habe ich Gar nicht erwartet.

Die Rechnung 2x Ausdrucken wäre schon mal ein sehr guter Vorschlag, da spart man schon sehr viel Zeit, einfach beilegen und gut ist.

Was nutzt ihr für Systeme? Viele Händler nutzen Afterbuy, dass sieht man oft an den Vorlagen für Artikel bei eBay

Es gibt durchaus Händler, die auch mit 100 Bestellungen am Tag die Rechnungen noch ausdrucken, beilegen und selber abheften. Mindestens 2x, international wegen Zoll vielleicht auch 3x.

Nichtraucher hat geschrieben: ↑2. Jun 2022 08:36 Mache das genau so, ich lege die Rechnung auch bei, 30 Bestellungen, sind ca., 15 min, mit Label über das GKP. @ Doppel das macht bei 30 Bestellungen keinen Sinn, habe das alles hinter mir, mit JTL und eazy Auction habe ich länger für den Ablauf gebraucht als über das Rechnungstool von Ebay.

1x sauber eingerichtet, läuft dass alles automatisch - was bitte dauert denn da lange?
Ich arbeite mit Plenty und da läuft es bei mir so - in der Reihgenfolge.

- Auftrag kommt z.B. von Ebay rein und wird in Status "Versand" gesetzt (Voraussetzung er ist vollständig als bezahl markiert)
- Auftrag wird gepickt, gepackt & versendet.
- es wird beim Versand automatisch eine Sendungsnummer & Versandlable generiert und beim Auftrag hinterlegt
- der Auftrag wird automatisch in den Status "Versendet" gesetzt , dann bekommt der Kunde eine Mail mit der Sendungnummer zugeschickt, mit dem Hinweis, dass es noch eine 2. Mail gibt, wo dann die Rechnung dran hängt..
- 1x am Abend werden dann per Mail alle Rechnungen an die Marktplätze und / oder an den Kunden direkt per Anhang gesendet.

Fertig!
Da hat man gar keine Arbeit mehr mit und das hab ich so 1x vor knapp 3 Jahren eingerichtet und seit dem läuft das relativ gut.
Wenn Aufträge nicht vollständig oder noch nicht bezahlt sind, laufen diese in andere Statuse, zur weiteren Verarbeitung - alles eben sehr easy.

Selbst mit JTL - was ich mal knapp 6 Monate nutzte, hab ich das so eingerichtet bekommen und es lief auch so ab.
Selbst wenn ein Kunde mal die Rechnungsmail mit Anhang nicht mehr findet oder so, ist es dann nur 1 bis 2 Klicks und keine 10 Sekunden später, wird die Mail nochmals rausgesendet mit Rechnungs- PDF-Anhang.

Gruß Dirk

hissenit hat geschrieben: ↑2. Jun 2022 08:59 Es gibt durchaus Händler, die auch mit 100 Bestellungen am Tag die Rechnungen noch ausdrucken, beilegen und selber abheften. Mindestens 2x, international wegen Zoll vielleicht auch 3x.

Das ist dann aber wieder eine andere Situation , wenn man so viel in eine Land verschickt, wo man die Zoll-Dokumente benötigt.
Aber selbst z.B. für die Schweiz, kann mans ich diese Arbeit sparen, wenn man einen Service wie MeinEinkauf.ch nutzt, wo man Lieferanschrift in DE hat - gerade bei einer Masse von ein paar Aufträgen z.B. in die Schweiz pro Tag würde ich auf so einen Service zurück greifen.

Doppel hat geschrieben: ↑2. Jun 2022 09:00

Nichtraucher hat geschrieben: ↑2. Jun 2022 08:36 Mache das genau so, ich lege die Rechnung auch bei, 30 Bestellungen, sind ca., 15 min, mit Label über das GKP. @ Doppel das macht bei 30 Bestellungen keinen Sinn, habe das alles hinter mir, mit JTL und eazy Auction habe ich länger für den Ablauf gebraucht als über das Rechnungstool von Ebay.

1x sauber eingerichtet, läuft dass alles automatisch - was bitte dauert denn da lange?
Ich arbeite mit Plenty und da läuft es bei mir so - in der Reihgenfolge.

- Auftrag kommt z.B. von Ebay rein und wird in Status "Versand" gesetzt (Voraussetzung er ist vollständig als bezahl markiert)
- Auftrag wird gepickt, gepackt & versendet.
- es wird beim Versand automatisch eine Sendungsnummer & Versandlable generiert und beim Auftrag hinterlegt
- der Auftrag wird automatisch in den Status "Versendet" gesetzt , dann bekommt der Kunde eine Mail mit der Sendungnummer zugeschickt, mit dem Hinweis, dass es noch eine 2. Mail gibt, wo dann die Rechnung dran hängt..
- 1x am Abend werden dann per Mail alle Rechnungen an die Marktplätze und / oder an den Kunden direkt per Anhang gesendet.

Fertig!
Da hat man gar keine Arbeit mehr mit und das hab ich so 1x vor knapp 3 Jahren eingerichtet und seit dem läuft das relativ gut.
Wenn Aufträge nicht vollständig oder noch nicht bezahlt sind, laufen diese in andere Statuse, zur weiteren Verarbeitung - alles eben sehr easy.

Danke...

Wenn die Versandlabels noch selbst vom Drucker gedruckt werden, wäre das ja ein Traum
Das hört sich aber schon mal sehr gut an. Ich danke dir

Für meinen Ablauf war es viel zu langsam, ist ja aber auch bei jedem etwas anders. Das einzige, was ich etwas vermisse, ist die WAWi an sich. Ich arbeite 100 Bestellungen in 4 Stunden ganz alleine und ohne großen Stress ab. Da wir Ebay zum Jahresende verlassen wir es gerade Tag für Tag etwas weniger, ich bestelle nichts mehr nach wen leer dann fertigt.

GJ-Trade hat geschrieben: ↑2. Jun 2022 09:05 Wenn die Versandlabels noch selbst vom Drucker gedruckt werden, wäre das ja ein Traum :lol:

Das tun sie, denn in dem Moment, wo der Auftrag beim Versand z.B. bei DHL angemeldet wird und eine Sendungsnummer von DHL generiert und zurück gesendet wird, dass diese am Auftrag hinterlegt werden kann, springt, wenn die Sendungsnummer im System ist, der Labledrucker an und das Lable wird gedruckt.

Natürlich muss das alles erstmal eingerichtet werden über Ereignisaktionen & Prozesse - aber es ist umsetzbar.
Auch der Ausdruck zu jedem Auftrag der Rechnung ist dann möglich - wir drucken gleichzeitig: Versandlable und Lieferscheine.

Doppel hat geschrieben: ↑2. Jun 2022 09:20

GJ-Trade hat geschrieben: ↑2. Jun 2022 09:05 Wenn die Versandlabels noch selbst vom Drucker gedruckt werden, wäre das ja ein Traum

Das tun sie, denn in dem Moment, wo der Auftrag beim Versand z.B. bei DHL angemeldet wird und eine Sendungsnummer von DHL generiert und zurück gesendet wird, dass diese am Auftrag hinterlegt werden kann, springt, wenn die Sendungsnummer im System ist, der Labledrucker an und das Lable wird gedruckt.

Natürlich muss das alles erstmal eingerichtet werden über Ereignisaktionen & Prozesse - aber es ist umsetzbar.
Auch der Ausdruck zu jedem Auftrag der Rechnung ist dann möglich - wir drucken gleichzeitig: Versandlable und Lieferscheine.

Wow was für ein Traum

hissenit hat geschrieben: ↑2. Jun 2022 08:59 Es gibt durchaus Händler, die auch mit 100 Bestellungen am Tag die Rechnungen noch ausdrucken, beilegen und selber abheften. Mindestens 2x, international wegen Zoll vielleicht auch 3x.

Ja, da gehöre ich dazu
Ich mach das alles ohne Wawi, weil die kostet Geld und ist bei meinen Produkten sinnlos (Stückzahl immer 1) da ist der Aufwand viel zu hoch.
Einstellen über Ebay Einstelltool,das geht fix. Wenn verkauft, Rechnung schreiben (Mach ich von Hand via OpenOffice) , 2-5 Mal ausdrucken, (1 ins Paket 1 in den Buchhaltungordner und ggf. 3 für den Zoll) und fertig. Dauert bei 50 Bestellungen keine halbe Stunde.

Kommt im Jahr dann schon ein paar Regalmeter zusammen aber das wird eingelagert und kommt nach 10 Jahren in den Schredder.

Ja, das bist Du ja auch nicht alleine. Ich betreue solche Kunden. Ich wollte das auch gar nicht kritisieren, es macht vom Ablauf her in vielen Fällen Sinn. Z.B. wenn die Rechnung gleich als Packliste dient und eben nicht alles auf Tablets laufen kann. Und diverse andere Beispiele.

GJ-Trade hat geschrieben: ↑2. Jun 2022 10:48

Doppel hat geschrieben: ↑2. Jun 2022 09:20
Natürlich muss das alles erstmal eingerichtet werden über Ereignisaktionen & Prozesse - aber es ist umsetzbar.
Auch der Ausdruck zu jedem Auftrag der Rechnung ist dann möglich - wir drucken gleichzeitig: Versandlable und Lieferscheine.

Wow was für ein Traum

Genau, je nach zeitlichem Aufwand macht es einfach irgendwann Sinn, sich Geld für die Automatisierung zu leisten. Mit welchem System auch immer. Da muss jeder selber entscheiden.

GJ-Trade hat geschrieben: ↑2. Jun 2022 08:16 Hej Leute,


Momentan sieht es so aus:

1. Ich erstelle Rechnungen mit eBay, drucke diese aus und speichere Sie für mich als PDF ab.

2. Ich verschicke die Rechnungen direkt nach dem Kauf an die "Alias Email von ebay" an die Kunden.

1. Rechnungen ausdrucken und als Lieferschein nutzen. Spart enorm viel Zeit und Nachfragen der Käufer.
2. Rechnung ausdrucken und für FA abheften. Macht bei mir p. Monat 2-3 Ordner. Wird mal lustig bei einer FA-Prüfung.