Datenschutz, wie lange darf man Mails speichern

[bauti]

Die österreichische Wirtschaftskammer hat ein Muster für die Datenschutzerklärung zur Verfügung gestellt. Vielleicht kann dieses Muster ja der eine oder andere gebrauchen

https://www.wko.at/service/wirtschaftsr ... erung.html

In der Datenschutzerklärung steht dass Kontaktaufnahmen per Mail oder Kontaktformular nach 6 Monaten gelöscht werden. Abgesehen davon dass ich nicht weiß wie ich das umsetzten soll kommen mir 6 Monate auch sehr kurz vor.

Was denkt Ihr kann man dass auf eine längere Zeitspanne ändern? Ganz streichen wird wohl nicht ratsam sein.

Sind euch eventuell andere Muster für die Datenschutzerklärung bekannt, wie sind dort die Zeiträume?

Die Gesetzeslage müsste in Deutschland und Österreich denke ich gleich sein. Wenn es Unterschiede gibt sind solche Sachen in Deutschland höchstens heikler als in Österreich, da bei uns das Abmahnrisiko viel niedriger ist.

[fossi]

Eine gute Frage.

Datenschutzerklärung gut und schön, aber an anderen Stellen gibt es widerrum Aufbewahrungspflichten.
Steht zukünftig die EU-DSGVO / das BDSG über dem HGB und der AO, oder wie ist das zu handhaben?
Ich weiß es ehrlich gesagt noch nicht...


§ 257 Handelsgesetzbuch (HGB):
In diesem sind Kaufleute verpflichtet, empfangene und abgesandte Handelsbriefe 6 Jahre lang aufzubewahren.

Eine weitere Aufbewahrungspflicht ergibt sich aus der Abgabenordnung.
Nach § 147 Abs. 1 Nr. 2 und 3 Abgabenordnung besteht ebenfalls eine Aufbewahrungspflicht auch von e-Mails ebenfalls für 6 Jahre.

[Ralf]

Die Aufbewahrungspflicht gilt für Geschäftsvorfälle. Eine Anfrage ist kein Geschäftsvorfall.

[bauti]

Steht zukünftig die EU-DSGVO / das BDSG über dem HGB und der AO, oder wie ist das zu handhaben?
Ich weiß es ehrlich gesagt noch nicht...

Also ich war auf einem Vortrag zu dem Thema. Grundsätzlich wurde es so erklärt das man Daten dann speichern darf wenn diese einen Zweck dienen und auch nur so lange wie dieser Zweck vorhanden ist. Der Zweck muss natürlich auch von Demjenigen der die Daten zur Verfügung stellt so gewollt sein und die Daten dürfen dann nicht ungefragt für andere Zwecke verwendet werden. Eine Aufbewahrungspflicht stellt meiner Meinung einen Zweck dar und damit darf man die Daten auch speichern.

Laut Ralf ist dies aber bei Anfragen ohnehin nicht der Fall.

Ich glaube bei uns in Österreich gibt es eine Aufbewahrungspflich ohnehin nicht, womit es also doch Unterschiede zwischen DE und AT gibt.

[bauti]

Die Aufbewahrungspflicht gilt für Geschäftsvorfälle. Eine Anfrage ist kein Geschäftsvorfall.

https://de.wikipedia.org/wiki/Handelsbrief
Ein Handelsbrief ist ein Schriftstück, das der Vorbereitung, Durchführung, dem Abschluss oder der Rückgängigmachung eines Handelsgeschäfts dient.

Also wenn die Definition stimmt und man z.B. einen Rabatt ausmacht, oder ein längeres Wiederrufsrecht einräumt wäre dies schon der Fall.

Wenn man jetzt unterscheiden muss welche Mails man 6 Monate speicher darf und welche man 6 Jahre speichern muss.... Vielen Dank Gesetzgebung.

[miezekatze]

Wenn man jetzt unterscheiden muss welche Mails man 6 Monate speicher darf und welche man 6 Jahre speichern muss.... Vielen Dank Gesetzgebung.

Genau das müsste man theoretisch tun.
Wir hatten auch ein sehr langes Gespräch mit unserem Anwalt und seinem Kollegen die eigens dafür eine eigene Firma aufmachen ("Danke Gesetzgeber dafür"). Im Prinzip geht es bei allen Dingen wie bauti sagt um die Zweckgebundenheit. Man muss erläutern können was man warum wielange speichert.

Keine Ahnung wie das bei anderen Systemen aussieht aber bei Plenty kann man Notizen zu Aufträgen und Kunden speichern. Also sehe ich bei uns kein Problem Emails die 6 Monate alt sind und nichts extra raus gespeichert wurde zu löschen.

Letztlich gilt bei allem (vermutlich) auch das es heißer gekocht als gegessen wird. keine Ahnung wer schonmal Besuch von der BG hatte aber unsere Anwälte meinen da wird es ähnlich ablaufen. Wichtig ist das man sich zu allen Themen Gedanken gemacht hat und Dokumentationen erstellt. Sprich: Man gibt sich Mühe alles wichtige Regelkonform zu gestalten. Es wird genug geben die das ganze 0 interessiert und die nichts dahingehend tun. Die Datenschützer sind eher heiß auf die Fälle, nicht auf die die sich ganz offensichtlich Mühe geben.