Einlagern der Buchhaltung

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fossi
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Re: Einlagern der Buchhaltung

Ich drucke seit über 10 Jahre keine Kundenrechnungen / Kopien mehr für den Ordnerberg: problemlos. :)
Ebenso wurden hier 2016 die "Papierrechnungen im Paket" eingestampft: problemlos. :)
(Einzige Ausnahme: Amazon-Kunden, aber die haben ihre Rechnung selbst wo sie noch im Paket war nie gefunden.)

Hatte schon mehrere Prüfungen durch das Finanzamt, UST, sowie Betriebsprüfung, zuletzt 2017.
Buchungen im DATEV + wenige Ordner voll Einkaufsrechnungen / sonstige Belege = Prüfer zufrieden.
Ausgangsrechnungen? Die interessierten den überhaupt nicht, da alle Umsätze ja elektronisch verbucht waren.

Es kann ja Jeder machen, was er für richtig hält.
Wer im Jahr 2018 aber noch tatsächlich total altbacken jede Rechnung (evtl sogar noch Lieferscheine) doppelt ausdruckt und den ganzen Mist abheftet, der hat nicht nur zuviel Platz, sondern verschwendet Zeit & Geld.
Aber dann sich aufregen was Smartphones doch für böse Zeitfresser sind... :durchdreh:


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daytrader
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Re: Einlagern der Buchhaltung

Gibbet eigentlich mittlerweile im Afterbuy eine Funktion wie man von gewünschten Zeiträumen alle Rechnungen per PDF erzeugt? Früher war mir das mit AB immer zu aufwendig. Es war schneller eine Rechnung doppelt gedruckt (wird zum packen eh gedruckt), als immer noch zusätzlich als pdf abspeichern.
wolters123
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Re: Einlagern der Buchhaltung

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Re: Einlagern der Buchhaltung

fonprofi hat geschrieben: 14. Nov 2018 17:54Was macht man wenn die Hüttebrennt ud das eingelagerte abgefackelt ist?
Ich bin für auslagern, bzw. digitalisieren.
Das hat mich heute Morgen auf den Gedanken gebracht, dass die Geschichten, die das Wohnhaus betreffen, z.B. Versicherung, besser in der Halle oder Bank aufgehoben sind. Mit dem Eindruck der abgebrannten Promihütten, bleibt da bestimmt nicht der eine Schrank unversehrt. Danke :)

@ Rex: Wenn Du bereits Software hast, die einen Rechnungsversand kann - probier es aus, die gedruckten Rechnungen wegzulassen. Mach ne Woche einen Testlauf - und wahrscheinlich hast Du so viele Reklamationen wie ich damals: 0. Vielleicht eine Nachfrage, die bedient man dann eben mit einem Textbaustein und Neuversand. Ich dachte auch, dass meine Kunden das auf Papier brauchen. Brauchen sie nicht. Da sind auch nicht wenige Betriebe dabei.

Die Ausgangsrechnungen schätze ich mit meinem Laienverstand als Grafiker im Online-Handel nur bedingt kritisch ein, weil über die meistens programmgesteuerten Abläufe eigentlich alles nachvollziehbar ist, solange keine Barkasse im Lager für Abholungen steht.

Bei mir hängen die Ausgangsrechnungen als PDF in der Buchhaltung und werden mit dem Kundenversand auch nochmal an mich geschickt und der Mailkram _eigentlich_ per Mailstore archiviert. Derzeit ensteht immer noch eine lokale Lösung, die die ganze Buchhaltung quasi doppelt archiviert - deswegen war Mailstore schon eine Weile nicht mehr an - und ist jetzt gerade überfordert abgestürzt... :)

Es ist allerdings offenbar auch gerade, jetzt ganz neu: "Die Woche der nicht funktionierenden Software" - zumindest bei mir.
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Gardenandmore
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Re: Einlagern der Buchhaltung

fonprofi hat geschrieben: 14. Nov 2018 17:54 Was macht man wenn die Hüttebrennt ud das eingelagerte abgefackelt ist?
Ein Riesen Problem haben, dass die Hütte brennt, weil viel Arbeit und Geld kaputt ist, die Firma nicht weiterläuft, etc. Aber die archivierte Buchhaltung - sorry - interessiert mich dann überhaupt nicht. Wenn wirklich das Lager oder Wohnhaus abbrennt, dann hat man andere Probleme, als Aufbewahrungspflichten.
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daytrader
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Re: Einlagern der Buchhaltung

Also ob man nun nach Lieferschein packt oder nach Rechnung und diese dem Käufer beilegt, dürfte in vielen Konstellationen egal sein.

Und die digitale Archivierung so bereit zu stellen, das garantiert ist, dass diese auch in X Jahren noch funktioniert ist für viele kleine Firmen auch nicht ohne....Bei meiner Synology war die erste Platte nach 2 Monaten kaputt. Ich bin da auch nicht so der Profi. Wenn man mal einen Verschlüsselungs Trojaner oder sowas einfängt, ich finde das alles garnicht so easy.
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Zierfischprofi
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Re: Einlagern der Buchhaltung

Aber Eingangsrechnung nur digital ist nach wie vor ein Problem?
welpe
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Re: Einlagern der Buchhaltung

Nein.

Wie schon geschrieben. Ich bekomme nur Rechnungen per PDF. Die drucke ich natürlich nicht aus da es sinnlos ist.

Backup daheim plus Backup online.

Mehr kann man nicht machen und es sollte zu 99,99% sicher sein.
regalboy
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Re: Einlagern der Buchhaltung

Rex hat geschrieben: 15. Nov 2018 16:15...
Da ist der 2.te Ausdruck für die eigene Buchhaltung doch am einfachsten?

Oder habt ihr Lösungen, für Kunde = Papierrechnung, Händler = automatische Archivierung?
Wenn du 5 Rechnungen am Tag hast: Ja, relativ einfach.
Dann aber über getrennten Drucker oder in getrenntes Druckerfach, damit man nicht versehentlich einem Kunden zweimal die Ware sendet.
Bzw. auch mit fettem Aufdruck "Buchhaltungsduplikat" o.ä.

Aber stell dir mal vor Amazon würde das so machen... ;-)
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fossi
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Re: Einlagern der Buchhaltung

daytrader hat geschrieben: 16. Nov 2018 08:10 Also ob man nun nach Lieferschein packt oder nach Rechnung und diese dem Käufer beilegt, dürfte in vielen Konstellationen egal sein.
Wenn man überhaupt denn nach Lieferschein/Rechnung packt...
An meinem Packtisch findest du seit 2016 kein Papier mehr, abgesehen von Versandetiketten und Kartons.
Moderne Software machts möglich.

Selbst in den Jahren davor, wo ich noch anhand der Rechnung verpacken musste, wurden keine Kopien für die Buha ausgedruckt und das Original ist mit ins Paket gewandert.

regalboy hat geschrieben: 16. Nov 2018 11:40 Aber stell dir mal vor Amazon würde das so machen... ;-)
Gutes Beispiel.
Amazon macht ja wirklich Alles für die Kundenzufriedenheit, aber "ausgedruckte Rechnungen" fanden selbst die unnötig, weshalb es diese seit Jahren nur noch elektronisch gibt, aber nicht mehr im Paket.
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Dekodi
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Re: Einlagern der Buchhaltung

Ausgangsrechnungen -> sind Duplikate -> kann man ausdrucken, als PDF/A speichern etc.
Eingangsrechnungen -> sind Originale -> MÜSSEN GENAU SO wie sie ins Unternehmen kommen auch archviert werden.
Bei Archivierung:
- Aufpassen, dass Originale auch original bleiben (man lädt PDF A-4 hoch und bekommt A-1 zurück -> Original zerstört
-> hatten wir schon öfters -> in jedem Fall ausprobieren!)
- Langfristige Speicherkosten berechnen -> kann schnell teuer werden
- Prüfen, ob und zu welchen Kosten man wieder an seine Belege kommt, wenn man den Anbieter wechseln möchte.

Habe neulich gelesen, das sowohl Amazon S3 als auch Microsoft Blobstorage jetzt versionieren können.
Hat das schon jemand Erfahrung? Wäre eine supergünstige Möglichkeit, das Thema Rechnungsarchivierung OHNE DMS oder ähnliches
zu erschlagen UND noch Herr seiner Daten zu bleiben.
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daytrader
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Re: Einlagern der Buchhaltung

An meinem Packtisch findest du seit 2016 kein Papier mehr, abgesehen von Versandetiketten und Kartons.
Moderne Software machts möglich.
Hmm ist doch aber aus Kundensicht vollkommen doof. Ich stelle mir gerade eine private Bestellung von diversen Klamotten in verschiedenen Größen vor. Da brauch ich als aller erstes Mal was zum abhaken, um zu sehen, ob die Lieferung vollständig ist. Da mag ich nicht erst die Rechnung online suchen, vielleicht noch extra den PC hochfahren. Ist doch hundert Mal schneller, wenn die Rechnung beiliegt.

Oder beim Zierfisch Profi, wenn ich diverse Fische und Garnelen bestellt hätte und im Paket nichts beiliegt was alles drin sein soll.
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Vio
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Re: Einlagern der Buchhaltung

daytrader hat geschrieben: 16. Nov 2018 12:31 Ist doch hundert Mal schneller, wenn die Rechnung beiliegt.
Für eine ähnliche Aussage aus Kundensicht habe ich vor nicht allzu langer Zeit hier herbe Kritik geernet.

Ich hab gerade eben erst wieder einen Lieferschein erhalten, der in erster Linie dazu dient, ne Negative bei Ebay zu verhindern bzw. Bewertungen zu generieren. Was soll ich mit dem Scheiß? Ich brauch ne Rechnung, keinen Bettelzettel.
Komplett zettellose Sendungen empfinde ich als Kundin als unseriös.

Aber das ist OT.
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Woody-HH
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Re: Einlagern der Buchhaltung

Rechnung im Paket führt bei mir immer dazu dass mich meine B2B-Kunden anblöken, schließlich muß der Lagerknecht nicht wissen wie teuer das Zeug ist. Deshalb bekommt er einen Lieferschein ins Paket, die Rechnung geht per Email raus.
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Gaertner
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Re: Einlagern der Buchhaltung

Wie immer bei so vielem: es kommt drauf an....! :-y
ReginaSF
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Re: Einlagern der Buchhaltung

Wir verschicken nicht mal ne Rechnungs-PDF, sondern nur einen Download-Link in der Versandbenachrichtigung. Keinerlei diesbezügliche Reklamationen im Privatkundengeschäft und von den Gewerblichen schaffen es vielleicht 5 von 100 nicht, den Link zu sehen. In Summe also auch nicht mehr Rekla-Grundrauschen als man sowieso hat.

Und wenn man sich dann noch die tatsächlichen Download-Zahlen der Rechnungen ansieht: Im Privatkundenbereich ein niedriger einstelliger Prozentsatz. Sagt eigentlich alles.
marcibet
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Re: Einlagern der Buchhaltung

Ich finds interessant, dass hier das (doppelte) Ausdrucken der Ausgangsrechnungen so hart in der Kritik steht. Ich machs genauso, und ich wüsste nicht wo hier das Problem ist. Die eine Rechnung kommt ins Paket, die andere Rechnung in eine Plastikkiste, die Plastikkiste wird am Monatsende geheftet und abgelegt. Aufwand nahe Null, Kosten nahe Null (oder kommt mir nun echt jmd mit den Druckerkosten???). Altmodisch hin und her, ich kann hier den Nachteil nicht finden.
Ich bin zwar ein Mädel, aber nicht doof. :D
ReginaSF
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Re: Einlagern der Buchhaltung

Wenn Du Kosten, Zeit und Platz nicht als Nachteil empfindest, dann gibt's ja auch keinen.
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online-beobachter
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Re: Einlagern der Buchhaltung

Bei mehreren tausende Bestellungen im Monat kann da schon en Platzproblem entstehen.
Und in 10 Jahren kannnst Du auch noch schauen wie Du die Blätter entsorgt bekommst, nach DSGVO ist mindestens schreddern nötig - viel Spaß.
miezekatze
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Re: Einlagern der Buchhaltung

marcibet hat geschrieben: 18. Nov 2018 09:43 Ich finds interessant, dass hier das (doppelte) Ausdrucken der Ausgangsrechnungen so hart in der Kritik steht.
Weil es schlicht und einfach in den meißten Fällen absolut unnötig ist. Ich kann nur jedem der es (noch) macht, wie schon seit etlichen Jahren empfehlen es mal ohne zu probieren und hinterher zu schauen was besser ist. Ich habe noch niemanden gelesen der es beibehält.

Klar sind Kosten und Aufwand bei wenigen Paketen komplett zu vernachlässigen aber du sagst ja selbst, NAHE null Aufwand und Kosten. 0 Kosten und 0 Aufwand hört sich für mich besser an. Du sagst du kannst den Nachteil nicht finden, ich kann nach Jahren ohne Rechnung/LS im Paket keinen Vorteil finden.

Und sobald man mehr versendet steigen Kosten, Platz und Aufwand nunmal an, ab einer gewissen Anzahl täglich wird das ganze mehr als relevant. Da kommt man irgendwann (hoffentlich) an einen Punkt wo die Nachteile mehr als deutlich werden.

Und klar gibt es Ausnahmen wo die Kunden eine Papierrechnung (oder nen LS) im Paket brauchen oder wo es erwartet wird und ansonsten negativ ankommt aber das sind halt Ausnahmen und man sollte sich schon sicher sein eine solche zu sein.
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