Gerade legt mir mein Mitareiter einen Zettel hin, ich soll mal wieder einen Karton Billig-Tesa-Film bestellen. Die letzte Bestellung ist da etwa ein Jahr her, damals hatte ich nach nem billigen Anbieter gegoogelt. Natürlich finde ich den nun auf die schnelle nicht mehr wieder.

Wie handhabt Ihr solche Einkäufe? Also alles was Betriebsbedarf ist, vom Verpackungsmaterial über das Klopapier bis hin zum Kugelschreiber - legt Ihr Artikel, die Ihr in größeren Abständen immer wieder braucht einfach mit in der WaWi an, als wäre es Handelsware? Führt Ihr eine Excel-Liste? Oder gibt es gar darauf spezialisierte, bezahlbare bis kostenlose Tools?

Warenwirtschaft anlegen.

Ich habe mir mal eine Excel Tabelle gemacht mit dem, was ich wo kaufe.
Nur pflege ich die nicht...
Also immer wieder mal in den Emails nach den damals bestellten Sachen suchen...

Aber wenn man die Tabelle pflegen würde sollte es einfach gehen.

Insbesondere auch beim Billig-Toner, wo man immer wieder mal eine Kartusche wegen Defekt reklamieren muss......
Aber da schreibe ich inzwischen den Verkäufer auf den Toner selbst drauf.

Ich pflege eine Liste im Firmenwiki über Artikel und Bezugsquellen.

Das hilft schon sehr.

Zunehmend macht mir aber die Menge der zu bestellenden Sachen zu schaffen und ich habe keinen richtigen Überblick darüber.
Mitarbeiter kommt "Ich brauche Kartons Größe 4 und 5", ich bestelle die in den Shops und das wars. Keine Kontrolle wann oder ob die überhaupt kommen, ob die richtige Menge kommt usw.

WaWi weiß ich nicht... echt vermischen mit Handelsware? Da hängt ja auch direkt die Buchhaltung dran mit Kreditoren und offenen Posten und allem...

Ich lege das mittlerweile auch in der wawi an.
Weil dann einfach alle Daten an einem Platz sind.
Sind in einem Extra Reiter untergebracht.

Mache ich auch so in JTL.
Dort kann ich auch den Auftrag anlegen, so dass ich nur noch klicken muss und er fragt automatisch an.
Der Preis muss natürlich immer der gleiche sein, bzw. kommt eh erst ein Angebot vom Lieferanten.

Ich nutze ebay Beobachtungslisten für Lupos, Kartons,... da der Kram dort erfahrungsgemäß am Günstigsten ist.

Ich habe mir mal eine Excel Tabelle gemacht mit dem, was ich wo kaufe.
Nur pflege ich die nicht...
Also immer wieder mal in den Emails nach den damals bestellten Sachen suchen...

Aber wenn man die Tabelle pflegen würde sollte es einfach gehen.

Insbesondere auch beim Billig-Toner, wo man immer wieder mal eine Kartusche wegen Defekt reklamieren muss......
Aber da schreibe ich inzwischen den Verkäufer auf den Toner selbst drauf.

Leider läuft es genauso bei uns. Die Tabelle habe ich angelegt, nur nutzt sie außer mir niemand...

Die Idee, das im Firmen-Wiki zu hinterlegen finde ich gut. Auch eine extra Kategorie in der WaWi anzulegen ist nicht schlecht.

Die Nutzung einer Excel-Tabelle würde bei mir eh verbleiben, da kenne ich mich selber gut genug.

Da ich JTL ohnehin nutze, werde ich es nun wohl tatsächlich damit umsetzen

Eine schlanke, speziell auf Materialbeschaffung ausgerichtete App zum kleinen Preis scheint es ja (noch) nicht zu geben.

Man muss aufpassen, dass man das nicht verbürokratisiert.

Wir machen es im Wesentlichen so wie Tony: Bürobedarf bestell ich. Arbeitsmaterial im eigenen Verantwortungsbereich bestellen die Mitarbeiter selber, oder, sofern sie das nicht auf die Reihe kriegen, geben sie ne Bestellung bei uns ab. Das ganze über die Wawi zu machen ist schick, aber das dauert doch viel länger als einfach in einem Shop zu bestellen, und Arbeitszeit kostet Geld. Und Arbeitszeit des Chefs ist quasi unbezahlbar, denn in der Zeit, in der man sich mit sowas beschäftigt, könnte man auch den Laden voranbringen.

Man muss es auch mal realistisch sehen: Bürobedarf haben wir für ca. 10.000 Euro pro Jahr. Da lässt sich nicht viel sparen, man bestellt ja ein bisschen mit Köpfchen.

Bei uns werden alle eingehende Rechnungen artikelgenau aufgedröselt und erfasst, ich zieh mir ab und an mal eine Auswertung, was am meisten gekauft wurde und guck nach Vergleichspreisen. Da schaff ichs aber meistens nur zu Artikeln, die ein mittleres vierstelliges Volumen pro Jahr haben.

Büromaterial udgl. bestellen wir immer beim österr. Ableger von Printus. Dort kann man aus alten Bestellungen die selben Artikel wieder neu bestellen, Lieferung auf Rechnung, Ware ist am nächsten Tag da, Preise sind ok. Wenns (selten) mal ein Problem gibt wird das anstandslos geregelt.

Bei der Verpackung gehts mir vor allem darum, dass das Zeugs keinesfalls ausgeht. Wir haben dazu ein kleine Excelliste mit deren Hilfe man die Reichweite für Bestand+Neubestellung ermittelt und die auch den Bestellwert der neuen Bestellung anzeigt (bei unserem Lieferanten gibts eine Versandkostenfreigrenze). Die Bestellung beim Lieferanten erfolgt dann mehr oder minder per copy/paste aus dieser Excel-tabelle. Die Konditionen haben wir uns für unsere konkreten Artikel und die vsl. Jahresmengen verhandelt.

wolle hat geschrieben:Man muss aufpassen, dass man das nicht verbürokratisiert.

Ja, das stimmt schon. 10 Cent am Kugelschreiber sparen macht eh keinen Sinn. Da kommt es auch mehr auf Qualität an.

Aber gerade bei Verpackungsmetrial fallen ja doch recht große Mengen an. Und die Preisunterschiede können da gigantisch sein. Wenn ich nen Mitarbeiter Klebeband bestellen lasse, und der nimmt das "echte" Tesa, wird aus einer Rolle für 0,40 Euro ganz schnell eine Rolle zu 2,00 Euro. Das würde mich dann schon ärgern. Andererseits möchte ich aber auch nicht immer wieder aufs Neue nach dem passenden Lieferanten suchen. Für solche Einkäufe werde ich dann wirklich Artikel in JTL anlegen. Dann seh ich auch auf den ersten Blick, wenn sich mal wieder die Preise ändern

Also wir unterscheiden schon nach Dingen wie Verpackungsmaterial, LuPo Folie und Klebeband was wir Palettenweise einkaufen und Dingen die im Büro benötigt werden wie Kugelschreiber und Heftklammern o.ä.

Ersteres wird wie gesagt Palettenweise gekauft und da gibt es natürlich feste Einkaufsquellen für. Dann ist auch die Größe/Qualität gleichbleibend.

Bei zweiterem wird halt bei den üblichen verdächtigen wie Viking oder sonstwo einfach bestellt wenn mehrere Dinge zusammenkommen die knapp werden und fertig, da wird sicher nicht stundenlang geschaut ob man bei 50 Kugelschreibern nen Euro sparen kann.