Moin Zusammen!

Wir wachsen immer weiter und dementsprechend fahre ich gerade mit einigen Dingen die ich "schon immer so gemacht habe" vor eine kleine Wand.

Ich delegiere Aufgaben zum Beispiel überwiegend per Mail an die unterschiedlichen Mitarbeiter. Der Gedanke ist bei mir schnell raus, ich kann im Zweifel nachsehen was ich gefordert habe und kann mich auch schnell wieder mit dem nächsten Thema beschäftigen.
Dabei muss ich jedoch darauf vertrauen, dass die Aufgaben bei allen Mitarbeitern auch entsprechend umgesetzt werden.
Ich stelle immer wieder fest, dass dies bei manchen jedoch einfach nicht funktioniert. Es werden Aufgaben geschoben und Rückfragen meinerseits, ob denn alles erledigt sei werden mit einem "Na klar" beantwortet. Gerade langfristige Kleinigkeiten werden dabei aber einfach nicht so zeitnah erledigt wie ich mir das vorstelle.
Da die Mails bei mir so schön "aus den Augen, aus dem Sinn" sind, fehlt mir leider auch selbst der Überblick und ich muss darauf vertrauen, dass die Arbeit erledigt wird.

Optimal wäre eine Software (gerne auch als reine Online Lösung oder über unseren Server), in der ich für jeden Mitarbeiter eine eigene To-Do-Liste habe in der ich Aufgaben eintragen kann und diese durch verschieben in der Reihenfolge priorisieren kann. Gerne auch mit Anzeige seit wann die Aufgabe offen ist - wobei das jetzt schon sehr ins Detail geht.
Die Liste sollte bestenfalls auch von allen Mitarbeitern einsehbar sein - so dass jeder weiß, was bei den anderen noch ansteht. Eine Möglichkeit unterschiedliche Schreib- und Leserechte zu definieren wäre super.

Erledigte Aufgaben sollten nicht einfach (wie z.B. in einem Word Dokument) gelöscht werden, sondern am besten mit Datum und Zeit als erledigt abgehakt werden können um dann an anderer Stelle in einer Historie gespeichert zu werden.

Aktuell sind wir 15 Leute. Davon würde ich die Hälfte der Leute in der Software integrieren wollen - also derzeit <10 Nutzer.


Vielleicht hat ja jemand vergleichbare Anforderungen und Probleme und hat diese schon für sich gelöst und ich kann mir bei der Lösung was für uns abschauen.

Danke

Wir nutzen seit Anfang des Jahres MeisterTask. Es ist selbst in der Kostenlosversion sehr mächtig und kann alles, was Du erwartest.

Es läuft auf IiPad, iPhone, Android-Handy oder Tablet, Desktop gleichermaßen und gleichzeitig. Du kannst die Listen für alle zugänglich machen, aber auch Arbeitsgruppen mit einzelnen Mitarbeitern bilden. Und Du siehst, was offen, in Arbeit, wartend auf (irgendwas), abgeschlossen ist.

Es gibt die Möglichkeit, Proiritäten zu setzen, Termine zu vergeben und sich alle Aktionen der Mitarbeiter per Mail zusenden zu lassen. Die Oberfläche zeigt im Dashboard auch alles schön übersichtlich an.

Suchst du eher ein Aufgaben-Managemetnsystem wie https://www.bitrix24.de/uses/kostenlose ... j9EALw_wcB

oder eine Ticketsystem (Übersicht dazu ) : https://systemhaus.com/ticketsystem/

Ich nutze Thunderbird für alle Rechner und jeweilige Konten für Mitarbeiter synchronisiert über Imap, dazu "Lightning" für Kalender und "Provider für Google Kalender". So lassen sich über ein Googlekonto für jeden Mitarbeiter Kalender und Aufgaben anlegen, auf die ich auch von meinem Rechner im Blick habe. Aufgaben können auch untereinander gestellt werden.
Bin soweit zufrieden. Kostenlose Lösung.

Die Software "Trello" wäre vielleicht etwas für euch.

https://trello.com/

Gruß,
André

KaterManfred hat geschrieben:Wir nutzen seit Anfang des Jahres MeisterTask. Es ist selbst in der Kostenlosversion sehr mächtig und kann alles, was Du erwartest.

...da habe ich mich doch dann grad mal für registriert

Na dann viel Erfolg und viel Spaß. Schau Dir am besten auch die Youtube-Videos dazu an, die sind gut zum Verstehen der Grundlagen.

Ich empfehle wunderlist. https://www.wunderlist.com/de/

Wow, ich habe auch bisher Wunderlist verwendet - aber Meistertask ist echt genial! Ich bin begeistert, vielen Dank für diesen Tip!!

Hab auch grad mal Mastertask angeschaut - das macht nen echt guten Eindruck. Danke dafür!

Wir nutzen Asana.

Bin damit sehr zufrieden.

Ich bin auch auf der Suche nach so was ähnlichem. Aber ich suche was ganz simples.

Bei mir würde es sich um sich täglich wiederholende Aufgabe handeln die jeder erledigen kann. Dadurch kann es aber vorkommen dass dies doppelt erledigt werden oder überhaupt nicht. Also einfach eine Liste auf welcher, wenn eine Aufgabe abgehakt wird, dies auf den Listen auf den andere Arbeitsplätzen sofort synchronisiert ist.

Ich habe da jetzt schon ein bisschen was probiert aber bin bis jetzt nicht so wirklich zufrieden da die Synchronisation bei meinen Tests nirgends sofort und automatisch erfolgt. Vielleicht habe ich aber auch einfach was falsch eingestellt.

Am liebsten wäre mir die Lösung von Freak mit dem Thunderbird Addon da ich dann kein zusätzliches Programm benötige. Aber leider bekomme ich es nicht hin das die Sycronisation automatisch und sofort erfolgt. Ist dies überhaupt möglich?

Bevor ich jetzt noch mehr rumprobiere, kann mir ja vielleicht jemand eine Lösung empfehlen welche für mich passen würde?

Bei mir würde es sich um sich täglich wiederholende Aufgabe handeln die jeder erledigen kann. Dadurch kann es aber vorkommen dass dies doppelt erledigt werden oder überhaupt nicht. Also einfach eine Liste auf welcher, wenn eine Aufgabe abgehakt wird, dies auf den Listen auf den andere Arbeitsplätzen sofort synchronisiert ist.

Also für sich ständig wiederholende Aufgaben nutzen wir manifest.ly

Dort kann man CHecklisten Templates erstellen, dann eine neue Instanz der CHeckliste automatisch oder manuell erstellen und dann Mitarbeitern zuweisen.

Danke koshop, hab ich mir angesehen, ist aber auch nicht das richtige für mich. So viel Funktion benötige ich nicht.

Ich habe jetzt todoist installiert. Das ist ziemlich simpel und so wie ich es mir vorgestellt habe...

Ich habe mir da jetzt auch einige dieser Programme angesehen.

Die haben ja alle sehr gute Ansätze für Projektarbeiten. Ich sehe aber nur begrenzte Möglichkeiten, regelmäßig wiederkehrende Aufgaben in diesen Programmen anzulegen (täglich, wöchentlich, monatlich). Wie managed und prioisiert Ihr solche Aufgaben?

Oft ist es ja so, dass gerade regelmäßige, aber noch nicht dringende Aufgaben einfach hinten runterfallen und dann eben trotz to-do-Liste auf Papier eben einfach seltener oder verspätet erledigt werden (im harmlosesten Fall bleibt der Staub in der Fensterbank liegen und das Geschirr für den nächsten Tag stehen, im mittelschweren Fall geht eine Nachbestellung zu spät raus, in echten Härtefällen wird z.B. die Umsatzsteuererklärung oder die Zahlung von Rechnungen verpennt...)

Ich sehe aber nur begrenzte Möglichkeiten, regelmäßig wiederkehrende Aufgaben in diesen Programmen anzulegen (täglich, wöchentlich, monatlich). Wie managed und prioisiert Ihr solche Aufgaben?

Also dafür nutze ich eben manifest.ly
Das ist speziell für wiederkehrende Aufgaben. D.h. man legt eine Checklistenvorlage an und stellt dann ein Datum bzw. ein Intervall ein, wann eine neue Instanz der Checkliste erstellt werden soll, wer sie bearbeiten soll und wann sie fällig sein soll. Das nutze ich z.B. für die Buchhaltung für den Monatsabschluss. Die Mitarbeiterin hakt einfach ab, was schon erledigt ist, ich kann das dann sehen und wenn 100% erledigt sind, wird das als fertig gekennzeichnet.

Man kann auch Benachrichtigungen einstellen und einzelne Tasks der Checkliste verschiedenen Leuten zuordnen. D.h. ich bekomme z.B. jeden Monat eine Benachrichtigung aus der Checkliste "Monatsabschluss" per E-mail dass die Umsatzsteuervoranmeldung fällig ist, schick sie weg und hake dann das ganze als erledigt ab.

Super, herzlichen Dank!

Dann weiß ich jetzt, welches Programm ich zu Unrecht vernachlässigt habe