Hi Freunde,
hoffe ihr könnt mir helfen. Aktuell ist es so, dass wir bestimmte Artikel gemäß Kundenabmessungen verkaufen und auch dementsprechend einkaufen. Eingekauft wird per Excel wo dann die Abmessungen des Kunden notiert sind. Diese Exceldatei wird dann an den Lieferanten gesendet. Alles händisch.

Leider kommt es in letzter Zeit oft vor, dass unser Mitarbeiter falsche Abmessungen bestellt, Zahlendreher usw hat. Was denkt Ihr wie kann man solche fehler umgehen? Habt Ihr eine Idee? Ich habe an ein vier augen prinzip gedacht aber ich bin nicht immer im Büro und wenn er dann immer auf mein Feedback wartet dann macht das so auch kein sinn.

Hoffe Ihr versteht was ich meine und habt eine Idee.

Vielen dank

Wie kommt ihr an die Daten? Ruft der Kunde an?

Der Kunde schickt uns meistens eine Email mit den Abmessungen oder eine Skizze/Datei usw.

Und was passiert dann? Übertragt ihr die Daten in eine excel-Datei?

Man könnte ein Onlineformular erstellen wo die Daten exceltauglich ausgegeben werden.
Das füllt der Kunde dann aus.

Danke für die Antwort. Oft ergibt sich so eine Bestellung aus einer Konversation per Email. Das beduetet:

Kunde fragt generell per Email an (wie alles abläuft etc.) > Antwort von uns > Kunde schickt per Email die Abmessungen > Wir schicken ein Angebot > Kunde schickt eine Email mit der Bestätigung dass er bestellt > Kunde erhalt eine AB oder Rechnung von uns

Hier geht der Mitarbeiter nun hin und kauft falsch ein...

Wie willst du den menschlichen Fehler ausmerzen wenn da keinerlei Automatismus zu erkennen ist?

Hast du vielleicht ein paar tipps wie ich mehr Automatismus einbringen kann? Unabhängig vom Formular?

Wenn der Kunde die Abmessungen mailt, dann sind doch die Daten da.

Wie sieht denn diese Mail aus? Ist die einigermaßen gleich bei jedem Kunden oder Sind das Skizzen derer?

Kannst du mal ein Schreenshot Posten anonymisiert?

Wir hatten diverse Probleme mit Lieferanten, die unsere Bestellungen aus der Wawi per Mail manuell abgetippt haben. Nach einigem Austausch mit den Lieferanten bekommen die in der Mail jetzt entweder eine .csv Datei im Anhang oder gleich in der Mail eine Art Kurzbestellung mit Artikelnummer und Menge, die sie mit Copy'n'Paste in ihr System übernehmen können. Direkt erzeugt von der Wawi.

Artikel-1;10
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Artikel-3;2

Die Idee wäre ja, nach dem einmal der Kunde die Abmessungen abgestimmt hat, muss keiner mehr die Daten von Hand bearbeiten/eingeben. Ich weiß jetzt nicht, wie Angebot und spätere Excel-Bestelltabelle aussehen, aber kannst Du Dir vorstellen, die Daten bereits im Angebot so einzutragen, dass der Mitarbeiter die nur noch kopieren muss? Ggf. hast Du eine zusätzliche Exceltabelle, die Daten dann noch mal automatisch für den Lieferanten umkopiert.

Danke fürs die Antworten. Also wenn die Kunden eigene Dateien haben dann werde diese meisten an den Lieferanten 1:1 übersendet da dort nie Kontaktdaten stehen.

Bestellt der Kunden gemäß diesem Schema:

Hiermit bestelle ich wie folgt:

Produkt a mit den abmessungen
890 x 24,5 x 40 mm

Ich denke wir sollten vermehrt auf copy und paste setzten da habt ihr recht.

Da würde ich ein Bestellformular nutzen, die Maßfelder vorgeben, ein Uploadfeld für evtl. eine Zeichnung und ein Kommentarfeld.

Dann kommt eine Datei bei raus die du versenden kannst.

Macht jeder Shop so der Flächenprodukte verkauft, Fenster oder so.

Da brauchste kein Copy and Paste.

OK da hast du recht aber was wenn der Kunde per email eine anfrage schickt woraus dann ein Auftrag entsteht:

Sehr geehrte Damen und Herren,

Bitte senden Sie uns zu dem folgenden Produkt ein Angebot zu:

Produkt
456 x 23,45 x 35

Dann trägst Du die Daten selber in das Formular ein, und verarbeitest sie weiter wenn die Email kommt. Damit ist sichergestellt, das Fehler von Anfang an mehrfach geprüft werden und vom Kunden beauftragt wird.

Auch wir erstellen bei einer telefonischen Bestellung eine Shopbestellung, die dann weiterverarbeitet wird.

OK ich schau mal wie wir das einführen.

Besten dank

Also ich finde ehrlich gesagt, so eine Dateneingabe muss weitgehend ohne Fehler ablaufen können. "Mal" passiert jedem ein Fehler, klar. Aber eigentlich muss es möglich sein, Daten weitestgehend fehlerfrei aus einer wie auch immer gearteten Bestellung abzuschreiben. Entweder hat der Mitarbeiter zuviel Zeitdruck oder zuviel Ablenkung (nebenher Telefonannahme, nebenzu laufendes Radio, etc.) oder (letzte Möglichkeit, wenn weder Zeitdruck, noch Konzentrationsstörer vorliegen) er ist für diesen Job schlichtweg nicht der richtige.
Wir müssen auch sehr viel aus Faxbestellungen und Telefonischen Annahmen oder handgeschriebenen Lieferscheinen in den PC hacken und müssen dabei Pflanzensorten, Tofpgrößen, Pflanzengrößen, Herkunft, etc. beachten und fehlerfrei abschreiben. Die meisten Fehler passieren mir, wenn ich Stress hab und nebenher telefonieren muss. Oder wenn ständig jemand irgendwas von mir will.