Assistentin der Geschäftsführung

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regalboy
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Assistentin der Geschäftsführung

Beitrag von regalboy » 10. Mai 2019 09:18

Tony hat geschrieben:
4. Mai 2019 13:28
Ich werd so zugeschissen mit irgendwelchem Mist, dass ich überhaupt keine Zeit mehr für meine richtige Arbeit habe. Ich brauche so eine blonde Assistentin der Geschäftsführung, die mir diesen ganzen Kram abnimmt. Hat wer sowas? Ist bestimmt cool, oder? :D ;)
Ab wann brauchtet ihr die? Wir sind jetzt rund 15 Leute und ich komme nicht mehr klar.
Habe ich ernsthaft auch drüber nachgedacht.

Wer hat schon eine?
Ist sie den ganzen Tag ausgelastet, macht sie andere Arbeiten mit?
Welches Gehalt?
Welche Qualifizierung?
Wie sind eure Erfahrungen?



Tony
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Re: Assistentin der Geschäftsführung

Beitrag von Tony » 10. Mai 2019 09:22

Ich habe mir so einige Stellenangebote angeschaut, oft helfen diese Leute wohl auch in der Buchhaltung mit, Rechnungsprüfung, Überweisungen usw.
Ich persönlich habe noch den ganzen Personalmist am Bein, da kann man sich bei 15 Leuten ganz schön mit aufhalten. Das würde ich auch delegieren. Gehalt sollte daher wohl nicht ganz sparsam sein, ich würde da in Richtung 3k brutto gehen.
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Re: Assistentin der Geschäftsführung

Beitrag von PeHaeF » 10. Mai 2019 09:55

Wir haben seit mehreren Jahren einen Assistenten. Die sind sehr umfänglich einsetzbar. Geschäftsführung lite kann man die auch nennen. Bei uns, 35 MA, kümmert er sich um das Personal, Behebung allgemeiner Ablaufstörungen, klärt kompetenzüberschreitene Probleme der Abteilungsleiter oder MA etc.

Generell kann man sagen, dass er bei uns alles abfängt was normalerweise bis zur Geschäftsleitung hochreichen würde und entlastet diese somit. Den Kompetenzbereich muss man natürlich abstecken. Es reicht schon seine bloße Anwesenheit das Zucht und Ordnung herrscht und die MA sich "gut aufgehoben" fühlen. Notwendig wenn die GF sich langsam mehr Freizeit gönnen möchten.

Bei uns ist es so, dass sich der Herr seit über 10 Jahren "hocharbeitet" hat und somit das Unternehmen und die Abläufe aus dem FF kennt. Er ist sehr kompetent, loyal und integer. Schwer sowas zu finden.

Tony
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Re: Assistentin der Geschäftsführung

Beitrag von Tony » 10. Mai 2019 10:18

Ja, das ist ein Glücksgriff. Glückwunsch! Genau, idealerweise Geschäftsführung lite für kleines Geld ;)
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neimles
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Re: Assistentin der Geschäftsführung

Beitrag von neimles » 18. Jan 2020 08:04

muss den mal wieder hochholen....

bei uns steht das auch an, ich bin geschäftsführer mit 30 MA und verbring den halben tag mit scannen, telefonieren, mails beantworten, die alle wichtig sind, die ich aber genausogut delegieren könnte. meiner frau gehts genauso, sie kümmert sich vorranging ums personal. da sie aber wegen der kinder nur halbtags arbeitet, kommen dann dringend zu lösende aufgaben am nachmittag trotzdem zu mir.

das ich jemanden einstelle ist klar, die frage ist halt wie man das löst wenn dieser MA dann einsicht auf alles hat, incl. meinem emailaccount. privates ist da nicht drin, aber genügend über das man nicht reden sollte (verträge, konditionen, etc...).

aus den eigenen reihen rekrutieren geht leider auch nicht, wir haben fünf filialen und in der zentrale sind nur ich und meine frau...

über ein paar meinungen/erfahrungen würd ich mich freuen...

kreien
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Re: Assistentin der Geschäftsführung

Beitrag von kreien » 18. Jan 2020 10:17

Die beschriebenen Aufgaben passen gut zu einer engagierten und in diesem IHK-Beruf ausgebildeten Bürokauffrau bzw. jeweils das Pendant m/d, in diesem von Frauen dominierten Berufsbild. Die Ausbildung heißt jetzt "Kauffrau - Büromanagement". Das Anforderungsprofil einer Assistenz der Geschäftsführung ist heute durch größere Unternehmen geprägt und etwas weitergehender, weswegen in diesem Bereich mittlerweile ein BWL-Studium und gute juristische Kenntnisse im Bereich Vertrags- und Arbeitsrecht erwartet werden - das war vor einigen Jahrzehnten noch ganz anders. Entsprechend sind auch die Gehaltsvorstellungen.

Schlussendlich wird die in diesem Thread angesprochene Assistenz aber im Schwerpunkt typische Büroarbeiten erledigen und weniger Verträge aushandeln oder irgendwelche Forecasts in SAP in erstellen. Ich würde daher eine Mitarbeiterin mit einer passenden bodenständigen dreijährigen IHK-Ausbildung bevorzugen, die mit allen MS-Office-Produkten topfit ist und sich in die passende Richtung entwickeln kann.

Gut ausgebildete und langjährig engagierte Kräfte sind in diesem Bereich aufopferungsvoll und die gute Seele im Unternehmen, hier laufen alle Fäden zusammen. Entsprechend groß die Trauer, beim Ausscheiden. Andersherum können Fehlbesetzungen, häufige Personalwechsel oder eine toxische Zusammenarbeit ("Vorzimmerdrachen") - egal in welche Richtung - den ganzen Laden runterziehen.

Bei einer Assistenz der Geschäftsführung nach heutigen Maßstäben habe ich mittlerweile den Eindruck, dass diese mit ihrem Studium oft überqualifiziert sind, die Gefahr besteht "die Bodenhaftung zu verlieren" und ein neuer Geschäftsführer seine eigene Assistenz gleich mitbringt - also der Job auch nicht besonders sicher ist.

Kurzum: Ich würde den Begriff "Assistenz der Geschäftsführung" bei der Stellenausschreibung eher vermeiden.

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koshop
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Re: Assistentin der Geschäftsführung

Beitrag von koshop » 18. Jan 2020 10:34

Also ich hab zwei Kauffrauen für Büromanagement. Die bearbeiten alle E-mails, nehmen alle Telefonate an, Beraten die Kunden telefonisch, machen die komplette Buchhaltung bis auf die Bilanz, stellen neue Produkte in den Online Shop inklusive Fotos erstellen, machen Facebook Posts, Newsletter, bearbeiten Retouren und machen alles was sonst noch so an Alltagskram anfällt. Ich selbst habe überhaupt kein Telefon mehr an meinem Schreibtisch.

Ich hab beide selbst ausgebildet, das ist gar nicht die schlechteste Idee. Zum einen sind Azubis am Anfang nicht so teuer, außerdem hat man dann Mitarbeiter die den Betrieb kennen.

Die Mitarbeiter sind zufrieden, weil die Arbeit abwechslungsreich ist. Gibt z.B. genug Leute mit der Ausbildung die machen anschliessend nur Debitorenbuchhaltung oder beantworten den ganzen Tag nur Mails.

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Re: Assistentin der Geschäftsführung

Beitrag von Ach » 18. Jan 2020 10:58

neimles hat geschrieben:
18. Jan 2020 08:04

das ich jemanden einstelle ist klar, die frage ist halt wie man das löst wenn dieser MA dann Einsicht auf alles hat, incl. meinem emailaccount. privates ist da nicht drin, aber genügend über das man nicht reden sollte (verträge, konditionen, etc...).
Wenn Dir der Punkt wichtig ist:
Entweder persönliche bekannte, vertraute Personen nehmen oder Rechtsanwalts- und Notarfachangestellte, bei denen Verschwiegenheit zum Berufsethos gehört.
Oder aber die Einsicht begrenzen, indem du z.B. den Mailverkehr sichtest und nur einzeln weiter delegierst.

Bei uns kennen die Mitarbeiter alle Konditionen und aus den Verträgen mache ich auch kein Geheimnis.
Ich weiß, dass für viele Chefs Einkaufspreise ein großes Geheimnis sind, aber ich kann aus meinem Vorgehen keinen Nachteil erkennen.
Branchen: Stationärer Handel: Consumer Electronics, Haushaltswaren, Geschenke, Lederwaren. Online: Consumer Electronics. Handwerk: Einbauküchen, Elektroinstallation, Haustechnik, Informationstechnik.

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Re: Assistentin der Geschäftsführung

Beitrag von BSW » 18. Jan 2020 19:35

Hi,
Wir arbeiten so gläsern wie möglich. Das heißt alle Dinge incl. Löhne und Gehälter sind jedem MA zugänglich. Damit kommen so viele Probleme erst gar nicht auf. Und meine übliche Frage wenn ein MA mit einem Thema zu mir kommt ist: was kann ich machen, damit du das selber entscheiden/lösen kannst? Und plötzlich wird dein Schreibtisch deutlich leere.
Und weil die Frage sowieso kommt. Hin und wieder passieren deshalb auch Fehler und das ist völlig okay. Nur muss dann auch der Review erfolgen, was man machen kann, damit das in Zukunft nicht mehr passiert.
Lustig ist auch, dass die Prozesse meistens besser funktionieren, wenn ich als Chef nicht drin rumkasper.

Anfragen von Lieferanten per Email immer an Einkauf@ dann kann sich das Team darum kümmern. Auch die info@ geht immer ans Team. (Gsuite Gruppen Email Adresse und wenn einer antwortet geht das auch wieder per CC an die Team Email Adresse.) Die wenigen Mails die direkt an mich gehen (Gesellschafter, Anwalt, Bank) sind keine 5stuck pro Monat.

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Re: Assistentin der Geschäftsführung

Beitrag von Eat The Rich » 18. Jan 2020 19:53

BSW hat geschrieben:
18. Jan 2020 19:35
Das heißt alle Dinge incl. Löhne und Gehälter sind jedem MA zugänglich.
Das ist aber datenschutzrechtlich äusserst heikel. Eigentlich nur möglich, wenn dem JEDER Mitarbeiter AUSDRÜCKLICH zustimmt.
auch 'ne blinde Katze findet mal ne tote Maus!

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Re: Assistentin der Geschäftsführung

Beitrag von BSW » 18. Jan 2020 20:15

Ja, steht auch so extra in JEDEM Arbeitsvertag ...

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