Amazon-Buchhaltung Aufwand/Kosten - welche Erfahrungen?

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delighter
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Amazon-Buchhaltung Aufwand/Kosten - welche Erfahrungen?

Hallo,

da ich aktuell gerade zum Gespräch beim Steuerberater geladen war will ich mal in die Runde fragen...

Vorab ein paar Infos:
Amazon inkl. FBA macht z.Z. bei uns ca. 25% vom Umsatz
wir nutzen JTL2DATEV Unternehmen Online für die Bereitstellung der Buchhaltungsdaten, gebucht wird durch einen Buchhalter beim Steuerberater (mengenoptimierter Datentransfer wurde schon eingestellt), ca. 20 Stunden Buchungsaufwand pro Monat insgesamt

Problem:
Da Amazon im Transaktionsbericht, den wir laut Jera verwenden sollen, die einzelnen Bestellungen in eine Buchungszeile pro Artikel, Versand, Gebühren und den dazugehörigen Steuern ausgibt, hat man sehr viele Buchungszeilen pro Datensatz (ca. das 3fache pro normaler Ausgangsbuchung unserer Shop-/Wawibestellungen) und der Buchungsaufwand passt nicht mehr zu den vereinbarten Vorausszahlungen. Hier bläht nur Amazon die Anzahl der Buchungszeilen auf, ohne gäbe es kein Problem aber mal ebenso auf 25% Umsatz verzichten, soweit sind wir leider noch nicht.

Da wir zukünftig einen Betrag für die Buchhaltung bezahlen sollen, der 2-3x so hoch ist wie aktuell und man dafür schon einen eigenen Buchhalter in Teilzeit einstellen kann, hier mal die Frage, wie ihr das mit der "Amazonbuchhaltung" macht? Gibt es eine Möglichkeit die Amazon-Buchhaltungsdaten weiter zu reduzieren, die uns bislang nicht in den Sinn gekommen ist?

Kennt jemand Buchhalter/Steuerberater, die mit Amazon wirklich Erfahrung haben und da einen guten/günstigen Service bieten?

Letztlich muss man das ja auch gegenrechnen, denn wenn nur Amazon solchen Mehraufwand mit den entsprechenden Kosten verursacht, stimmt dann der "Amazonertrag" nicht mehr. Diese Frage hat mir der Steuerberater ja auch gestellt und wenn sich die Buchhaltungskosten nur deswegen verdoppeln, dann muss ich sagen nein, dann bleibt da bei weitem nicht mehr das übrig, womit man mal bei der Produktpreisfindung kalkuliert hat und einfach weiter die Verkaufspreise auf Amazon erhöhen wird auch nicht funktionieren. Wir verkaufen schon (deutlich) teurer als im eigen Shop nur um die Amazongebühren abzufangen.

Chao


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lallekalle
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Re: Amazon-Buchhaltung Auwand/Kosten - welche Erfahrungen?

Ich bin auch gerade dabei die Lösung von Jera bei mir einzuführen (bisher nicht notwendig, da EÜR mit IST-Versteuerung und es wurden nur die Sammelabrechnungen gebucht). Aber wenn ich es doch richtig verstanden habe, kommt der kram doch komplett fertig vorkontiert in Unternehmen Online rein und der Steuerberater braucht doch diese Belege nicht mehr anzufassen - oder habe ich das falsch verstanden?
Somit ist es doch egal, ob das eine oder 3 Buchungszeilen sind.

Wie gesagt, wir sind gerade erst bei der Einführung - und haben noch keinen Testupload gemacht - aber bisher bin ich davon ausgegangen, dass der Steuerberater hier massiv entlastet wird, und somit einen riesen Vorteil hat.

Ich hoffe, das ist auch tatsächlich so.
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koshop
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Re: Amazon-Buchhaltung Auwand/Kosten - welche Erfahrungen?

Der Buchungsaufwand von Ausgangsrechnungen sollte sich eigentlich bei korrekter technischer Umsetzung auf die Dauer eines Mausklicks reduzieren lassen. Na gut, 2 Mausklicks. Einen für den Export, einen für den Datenimport. Das kann man eigentlich zu 100% automatisieren.

Wenn da noch 20 Stunden Buchungsaufwand dazukommen stimmt da irgendwas im Ablauf nicht.

Oder versteh ich das richtig dass ihr die Daten exportiert und der Buchhalter die dann von Hand abtippt anstatt die zu importieren? :gruebel:
Spider
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Re: Amazon-Buchhaltung Auwand/Kosten - welche Erfahrungen?

>> Kennt jemand Buchhalter/Steuerberater, die mit Amazon wirklich Erfahrung haben und da einen guten/günstigen Service bieten?

Thomas Matisheck, Oldenburg
delighter
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Re: Amazon-Buchhaltung Auwand/Kosten - welche Erfahrungen?

Hallo,

wir sind auch 4:3 IST-Versteuer und der Buchhalter arbeitet mit offenen Posten, also jede Kundennummer/Lieferantennummer ist dann ein Debitor/Kreditor und es geht nicht direkt um das Bereitstellen der Buchungsdaten. Das machen wir ja selber und stellen die Daten via JTL2DATEV Unternehmen Online direkt im DATEV-System für die Buchung bereit und das klappt i.d.R. sehr gut.

Das Problem ist, das die Anzahl der Buchungszeilen bei Rechnungen für Verkäufe über Amazon viel höher ist als bei normalen Ausgangsrechnungen wie für Onlineshopbestellungen. Zumindest für unseren Steuerberater/Buchhalter ist das zuviel. Evt. kennt er sich damit auch nicht genügend aus und hat keine Vergleichsmöglichkeit. Ich fürchte, wir sind der einzige Mandant mit nennenswerten Amazonumsätzen.

Natürlich gibt es durch Amazon viel "Kleinkram" was die Anzahl der Rechnungen zum Umsatz erhöht aber trotzdem sehe ich ja selber, das Amazon die Rechnunsgpositionen einzeln aufschlüsselt und wenn jemand 10x das gleiche Produkt kauft, dann steht da eben nicht 10x Produkt x + Gebühren + Versand + Steuern sondern 10x 1x Produkt x + Gebühren pro Produkt + Versand + Steuern (und hier ja auch wieder die entsprechenden Gebührenanteile). Statt das Ganze dann in 3-4 Buchungszeilen zu packen, hat man dann eben auch mal über 40 Buchungszeilen...

Die Frage ist jetzt, gibt es trotz DATEV Unternehmen Online einen einfacheren Buchungsweg, ist unser Steuerberater da überfordert oder haben wir einen Denkfehler?

Chao
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Matt
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Re: Amazon-Buchhaltung Auwand/Kosten - welche Erfahrungen?

Amazon bietet das ganz ja per XML an. Mit diesen Files und ein bisschen Programmiererei sollte es doch problemlos möglich sein, die unzähligen Amazon-Positionen wieder so zusammenzufassen, dass der Steuerberater nur eine Gegenbuchung zu einer Ausgangsrechnung hat.

Die übermittelt man ihm dann direkt im DATEV Importformat und alle sind glücklich :)

Matt
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toolsintegrator
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Re: Amazon-Buchhaltung Auwand/Kosten - welche Erfahrungen?

Können wir vielleicht die Info haben, wo sich diese XML Datei befindet, da wir diese auch benötigen.

Vielen Dank.
delighter
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Re: Amazon-Buchhaltung Auwand/Kosten - welche Erfahrungen?

@ eluno

Wenn man die Daten nur bereitstellt und das eigentliche (Ver)Buchen beim Steuerberater gemacht wird, dann muss der Buchhalter trotzdem jede Buchungszeile kurz ansehen und mit OK bestätigen, wenn Alles OK damit ist (habe ich zumindest so verstanden). Dafür muss der Steuerberater ja dann auch gerade stehen. Außerdem kontrolliert er dabei, ob die Lieferadresse vom Land her auch der Rechnungsadresse entspricht oder es da Abweichungen gibt, die sich (Umsatz)steuerlich auswirken...

Genau an der Anzahl der Buchungszeilen, die bei Amazonbuchungen bei uns zumindest deutlich mehr sind als bei normalen Rechnungen, knackt es gerade zwischen uns und dem Steuerbüro. Obwohl Amazon nur 25% vom Umsatz ausmacht, sind es bei der Buchhaltung über 50% Anteil.

Chao
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lallekalle
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Re: Amazon-Buchhaltung Auwand/Kosten - welche Erfahrungen?

delighter hat geschrieben: 20. Aug 2018 12:46 dann muss der Buchhalter trotzdem jede Buchungszeile kurz ansehen und mit OK bestätigen, wenn Alles OK damit ist
HIlfe. Dann bin ich mal gespannt, wie sich das zukünftig bei mir auswirken wird... :-(
welpe
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Re: Amazon-Buchhaltung Auwand/Kosten - welche Erfahrungen?

Wenn ich mich nicht täusche haftest du trotzdem wen der Steuerberater Mist macht.

Klar. Der Steuerberater schaut sich 20000 Buchungszeilen an und segnet Sie ab.

Ich glaube da wird jemand abgezockt...
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koshop
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Re: Amazon-Buchhaltung Auwand/Kosten - welche Erfahrungen?

Die Frage ist jetzt, gibt es trotz DATEV Unternehmen Online einen einfacheren Buchungsweg, ist unser Steuerberater da überfordert oder haben wir einen Denkfehler?
Ich würde sagen, der Steuerberater ist damit überfordert die Daten in sein Buchhaltungsprogramm zu importieren. GGf. mag ja ein bisschen Aufbereitung nötig sein. Z.B. wird ja Amazon für die Gebühren kein Buchungskonto vorgeben, da muss man eben die Rohdaten kurz in ein Tabellenkalkulationsprogramm importieren.

Und dann sortiert man die Daten und überall wo "Gebühren" steht trägt man dann z.B. 6855 als Konto für Kosten des Geldverkehrs ein. Oder wenn man mal einen 2 Stunden Kurs "VB Script für Einsteiger" bei der VHS besucht hat, dann schreibt man kurz ein Skript das das automatisch macht.

Aber um deine Frage zu beantworten - ja dein Steuerberater macht das zu kompliziert. Meiner Meinung nach gibt es da zwei Möglichkeiten: 1. Du suchst einen Steuerberater der das kann und mit der Importfunktionen seines Buchhaltungsprogramms nicht überfordert ist. Wenn du ansonsten zufrieden bist mit dem Steuerberater, dann suchst du dir einen halbwegs kompetenten Programmierer, der dir ein Skript schreibt um die Rohdaten für den einfachen Import aufzubereiten.
delighter
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Re: Amazon-Buchhaltung Auwand/Kosten - welche Erfahrungen?

Nun ja, vielleicht ist es ihm einfach zu viel Aufwand bei uns und der Buchhalter könnte die Hälfte der benötigten Zeit für andere Mandanten tätig werden, die mehr zahlen... so zumindest hörte sich das im Gespräch an.

Bei offiziell 60,00€ netto pro Stunde x 20 Stunden müssten wir ca. 1200,00€ monatlich zahlen, liegen derzeit aber nur bei ca. 1/3 (ohne unsere eigene Vorarbeit). Ich denke, es liegt evt. auch daran, das da eine OP-Buchhaltung gemacht wird und deswegen nicht alles auf Sammelkonten gebucht wird, was sicher weniger aufwändig wäre.
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Matt
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Re: Amazon-Buchhaltung Auwand/Kosten - welche Erfahrungen?

toolsintegrator hat geschrieben: 20. Aug 2018 12:35 Können wir vielleicht die Info haben, wo sich diese XML Datei befindet, da wir diese auch benötigen.
Die XML werden von Amazon automatisch generiert und können dann einfach über die MWS-Schnittstelle abgerufen werden: Die Reportliste für _GET_V2_SETTLEMENT_REPORT_DATA_XML_ mit GetReportList() auslesen und dann den gewünschten Report mit GetReport() holen.

Matt
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Re: Amazon-Buchhaltung Aufwand/Kosten - welche Erfahrungen?

delighter hat geschrieben: 20. Aug 2018 10:52 ca. 20 Stunden Buchungsaufwand pro Monat insgesamt
ich tippe mal da druckt sich jemand die Daten aus und lässt das manuell/händisch von einer fleißigen Dame wegtippen, anders kommt man ja kaum auf 20 Stunden, oder?
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Re: Amazon-Buchhaltung Aufwand/Kosten - welche Erfahrungen?

Hallo delighter,

Wenn im Vorsystem sauber gearbeitet wird, sollte die Verbuchung vonm 20000 Amazon-Zeilen innerhalb von max. 1 Stunde erledigt sein.
Kontrollieren muss das auch keiner mehr (kann dein StB. sowieso nicht). Die Kontrolle erfolgt durch die Buchungslogik an sich:
Jeder Amazon-Posten mit Order-ID muss einer Rechnung / Gutschrift zugeordnet sein. Wenn alles in Ordnung ist, stimmt am Schluss
die Summe der Rechnungen / Gutschriften und der nicht orderbezogenen Amazon-Gebühren mit der Amazon-Auszahlung überein.
@MATT: XML-Datei einlesen. Deine Aussage ist dahingehend richtig, dass sich so eine Datei durch entsprechende Programmierung
in Datev einlesen lässt. Allerdings ist es alles andere als trivial, da nach der AO (Abgabenordnung) der Nachweis des einzelnen Geschäftsvorfalls
in der Buchhaltung erfolgen muss. D. h., man muss zu jedem Amazon-Vorgang die Rechnung(en) heraussuchen und zuordnen.
Bei Bilanzierern ist die Verwendung von Sammelkonten m. E. grundsätzlich unzulässig (es gilt das sog. Saliderungsverbot).
Bei 4:3 Rechnern ist die Verbuchung in einer Summe bzw. dagegen zulässig. Hier unbedingt mit einem StB sprechen, der was von Onlinehandel
versteht (scheint bei deinem StB. augenscheinlich nicht gegeben ...)
Sammelkonten sind ohnehin bähh, weil man Fehler ganz schlecht findet. Under Betriebsprüfer freut sich auch.

Du kannst dich gerne mal bei uns in der Kundenbetreuung melden und dir das zeigen lassen. Gern können wir deine Daten mal prüfen und probeweise durchlaufen lassen (kostet auch nix, gehört bei uns zum Service).

Viele Grüße
Stefan
NEXUS | E-Commerce Buchhaltungslösung und internationale Umsatzsteuer
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