Dokumentenscanner

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daytrader
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Dokumentenscanner

Ich suche für den letzten, noch nicht digitalisierten Teil, meiner Buchhaltung, einen Dokumentenscanner, um meine Eingangsrechnungen schnell und einfach online zu bekommen. Ich kenne mich da noch gar nicht aus.

Die Verschlagwortung wäre mir wichtig....Lieferant, Rechnungsdatum und Rechnungsnummer sollen mindestens aufgenommen werden. Wie ist denn da der Stand der Technik? Gibt´s da was mit (teil-) automatischer Erkennung oder muss man das alles per Hand eintippen?

Oder macht man sowas heute per Smartphone App?


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Andy79
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Re: Dokumentenscanner

Schau dir mal EcoDMS als Software an. Diese nutzen wir seit vielen Jahren. Als Scanner haben wir einen "normalen" Canon All-in-One.
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koshop
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Re: Dokumentenscanner

Die Verschlagwortung macht bei mir das Dokumentenmanagementsystem (DMS). Geht bei mir aber bisher nur für bekannte Dokumente, d.h. man hinterlegt z.B. eine Telefonrechnung, konfiguriert das und ab dann kann die Telefonrechnung erkannt werden.

Gibt aber vielleicht inzwischen Systeme, wo das Ganze schon per K.I. erkannt wird, ohne dass man Muster hinterlegen muss.

Also der Scanner scannt nur, macht ggf. dann noch OCR. Die Verschlagwortung macht dann das DMS.
Zuletzt geändert von koshop am 14. Mär 2023 09:15, insgesamt 1-mal geändert.
COD
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Re: Dokumentenscanner

Das eine ist hierbei der Scanner, das andere die Software bzw. OCR, welche die Verschlagwortung macht. Das ist inzwischen sehr leistungs- und lernfähig.

Bei den Scannern gibt es viele Anbieter von sog. Dokumentenscannern, die schnell und zuverlässig arbeiten. Gute Erfahrungen im professionellen Umfeld habe ich hier mit Fujitsu und Avision gemacht. Inzwischen habe ich nicht mehr viel zum scannen, daher tuts auch ein Brother ADS-1200, der danach in der Schreibtisch-Schublade verschwindet.

Bei der Software würde ich an deiner Stelle erst mal recherchieren, was deine Buchhaltungssoftware da so alles kann, auch gleich in Richtung automatischer Verbuchung bzw. welche OCR-Module es dafür gibt.
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silent-invest
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Re: Dokumentenscanner

Bei der Software habe ich keine Idee.. aber als Hardware nehme ich den ScanSnap ix1500. Superschnelles Teil, Papierstau oder sowas habe ich noch nie gehabt. Das tolle, das Ding hat ein Touchdisplay. Es lassen sich Scan-Profile hinterlegen die man mit einmal Tippen umschalten kann. Ich nutze das intensiv. Zum Beispiel bei mehrseitigen Belegen die in ein PDF sollen. Wenn ich Belege habe die nur eine Seite haben, schalte ich um auf "Einseitig" und packe den ganzen Stapel rein und scannt dann.

Ich habe lagen mit klassischen Multifunktions-Kisten gescannt, als ich dann in den ScanSnap investiert habe, habe ich mich geärgert das ich das nicht viel früher gemacht habe. Allein schon wegen der Geschwindigkeit.

Du kannst auch ein Profil anlegen, das er in ein bestimmtes Verzeichnis speichert, so kannst du es gleich mit einer Clound synchronisieren. Es ist eine Software zum archivieren dabei - dazu kann ich nichts sagen, ich nutze sie nicht.

Ich lasse alle Dokumente mit Schrifterkennung scannen, so finde ich sie über die normale Suche vom Betriebssystem.
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daytrader
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Re: Dokumentenscanner

Ok, sind also 2 paar Schuhe.....Scanner und Software.
Andy79 hat geschrieben: 14. Mär 2023 09:09 Schau dir mal EcoDMS als Software an. Diese nutzen wir seit vielen Jahren. Als Scanner haben wir einen "normalen" Canon All-in-One.
Habe ich mir gerade runtergeladen. Ich muss hier über den Connection Manger ein Profil Port und Server angeben!? Habe ich vielleicht eine falsche Version runtergeladen? Ich möchte die Daten bei mir lokal speichern und dann 1x im Monat ins Portal vom STB schieben.
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koshop
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Re: Dokumentenscanner

Das DMS besteht aus einer Client und einer Server Komponente. D.h. du musst zwei Installationen machen. Die Datenbank (Server). Und den Client.

Im Client musst du dann die Verbindungsdaten für deinen (ggf. lokalen) Server angeben. Bei einer Einzelplatzinstallation kann der Server durchaus auf dem gleichen PC wie dein Client sein. Hier sind die Handbücher:
https://www.ecodms.de/index.php/de/down ... odms-burns
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daytrader
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Re: Dokumentenscanner

Ah das ist schon wieder kompliziert für einen DAU. Bis das habe geht wieder viel Zeit den drauf. Aber ich sehe die haben einen Support, der das notfalls kostenpflichtig einrichtet.

Ist das danach anwenderfreundlich oder muss man da halber Programmierer sein, um das bedienen zu können?
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daytrader
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Re: Dokumentenscanner

Ich hatte mich verklickt und nur die Client Version runtergeladen, anstatt die AllInOne. Daher konnte es nicht funktionieren. Vielleicht ist es dann selbsterklärender. Kann ich mir aber erst später anschauen.
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daytrader
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Re: Dokumentenscanner

Wie macht ihr das mit den Rechnungen, welche ihr per Mail erhaltet. Runtergeladen wäre im Prinzip schnell. Aber oftmals ohne Rechnungsnummer, Datum etc. später nur mühsam wiederzufinden. Benennt ihr das mühsam um oder jagt ihr die auch durch ein DMS?
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Re: Dokumentenscanner

Ich speicher alle Rechnungen (per Mail erhalten oder eingescannt) zusammen als PDFs sortiert nach Monat. Ich benutze "Foxit PDF Editor" hat eine super Suchfunktion.

Als Beispiel, ich habe diesen Monat USB-Sticks gekauft, und finde die Rechnung zwischen den 50 anderen Einkaufsrechnungen nicht. Die Volltextsuche findet die Rechnung wo der Text "Pendrive" (eng. für USB-Stick) vorkommt und filtert sogar in der Vorschau den Preis heraus:
Screenshot_6.png
Screenshot_6.png (44.09 KiB) 2188 mal betrachtet
Das Programm gibt es natürlich auch auf deutsch, ich konnte bloss auf die schnelle nicht die Spracheinstellung finden :D

Man kann genauso nach Rechnungsnummer filtern (falls man die im Kopf hat warum auch immer). In der Regel benutze ich aber die Suchfunktion meiner Buchhaltung, und suche nach dem Handelspartner alle gebuchten Rechnungen.
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Re: Dokumentenscanner

Für die eMailprogramme gibt es bei ecoDMS Addons. Jesus.
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cashregister
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Re: Dokumentenscanner

Als Scanner kann ich ScanSnap Geräte empfehlen, meins müsste schon 10 Jahre alt sein und funktioniert immer noch einwandfrei. Wir nutzen für die Buchhaltung inzwischen Buchhaltungsbutler (SaaS), dort kann man die Rechnungen unter anderen hinmailen, diese werden dann per OCR erkannt und im besten Fall gleich verbucht. Du kannst nach Beleginhalten suchen z.B. Rechnungsnummern oder was auch immer, so dass kein DMS mehr für die Buchhaltung benötigt wird. Schön an der Lösung ist auch, dass sich die Buchungsdaten und dazugehörige Belege bei Kündigung komplett exportieren lassen.

Die manuelle Verschlagwortung ist meiner Meinung nach Zeitverschwendung, da der Text eh über OCR erkannt wird.
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Re: Dokumentenscanner

daytrader hat geschrieben: 14. Mär 2023 10:07 Ah das ist schon wieder kompliziert für einen DAU. Bis das habe geht wieder viel Zeit den drauf. Aber ich sehe die haben einen Support, der das notfalls kostenpflichtig einrichtet.

Ist das danach anwenderfreundlich oder muss man da halber Programmierer sein, um das bedienen zu können?
Ich nutze das in der Firma und im privaten Bereich und bis absolut zufrieden damit. Brauchst kein Programmierer sein, bei einigen Dingen musst du aber halt wissen, wie es geht. Bei der Einrichtung im privaten Bereich gabs bei mir ein paar Fragen, die ich aber komplett ohne großen Zeitaufwand via Youtube klären konnte. Von mir ein klares Ja für EcoDMS. Ist easy in der Anwendung, übersichtlich und hat ne prima Suchfunktion.
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Crassiflo
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Re: Dokumentenscanner

silent-invest hat geschrieben: 14. Mär 2023 09:28 Bei der Software habe ich keine Idee.. aber als Hardware nehme ich den ScanSnap ix1500. Superschnelles Teil, Papierstau oder sowas habe ich noch nie gehabt. Das tolle, das Ding hat ein Touchdisplay. Es lassen sich Scan-Profile hinterlegen die man mit einmal Tippen umschalten kann. Ich nutze das intensiv. Zum Beispiel bei mehrseitigen Belegen die in ein PDF sollen. Wenn ich Belege habe die nur eine Seite haben, schalte ich um auf "Einseitig" und packe den ganzen Stapel rein und scannt dann.
Kann ich nur bestätigen, ist das beste, was ich je hatte. Simpel, schnell und zuverlässig.
Und der hat schon hunderte alte Fotos digitalisiert, die ich sonst nie wieder angesehen hätte. Einfach einen Stapel Fotos anlegen, Knopf drücken und das Ding rattert schnellstens die Fotos durch!
Scansnap ist wirklich bestens!
Die 4 As bei Amazon: Anlocken, Ausnutzen, Abhängigmachen, Aussaugen.
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daytrader
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Re: Dokumentenscanner

Zur "Software". Hier sind ecoDMS und der Buchhaltungsmanager gefallen. Ich habe mich mit beiden noch nicht tiefer beschäftigt, sondern bei jedem Mal eine Rechnung hochgeladen. Vom Butler bin ich ja erst einmal fasziniert. Sofort ohne irgendwelche Installationen, ohne Zutun, einfach nur mit dem Button "hochladen" waren alle Schlagworte wie Rechnungssteller, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Fälligkeitsdatum, Betrag, Steuersatz etc. automatisch erkannt und ausgefüllt und die Rechnung ist darüber sofort such- und findbar.

Sowas vergleichbares kann das DMS nicht, oder?

Scheinbar wird auch alles gleich automatisch einem Konto zugeordnet. Der Steuerberater kann dann dort die fertigen Daten abholen. Ob mein STB da mit arbeiten würde, steht auf einem anderen Blatt. Bis jetzt will er ja erstmal dass ich die Rechnungen in sein System hochlade. Hier wäre die Verschlagwortung überfüssig.
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Re: Dokumentenscanner

Deshalb meinte ich, du solltest dich erst mal mit den Möglichkeiten der Buchhaltungssoftware auseinander setzen.

Wir digitalisieren alle für die Buchhaltung relevanten Belege über den Datev-Belegtransfer und recherchieren dann in der Belegsuche innerhalb Datev UnternehmenOnline. Wir recherchieren, die Buchhalterin bzw. das Programm verbucht, der Steuerberater macht die Steuerklärung - alles mit dem gleichen Dokumentenbestand. Wenn dein Hauptaugenwerk auf den Buchhaltungsunterlagen liegt, macht ein extra DMS keinen Sinn, sondern nur doppelte Arbeit.

Ein DMS ist dann genial, wenn Du eine unternehmensweit recherchierbare Dokumentensammlung haben möchtest, von allen E-Mails, Preislisten, Lieferantenkommunikation, Dokumenten und Dokumentationen usw. usf. Wenn Du das aber als kleines Unternehmen eh alles auf einem Rechner und gut findbar im Mailprogramm und oder im Dateisystem mit Suchfunktion des Betriebssystems organisiert hast...

Davon unabhängig ist dann nochmal das Thema der revisionssicheren Archivierung. Das gehört dann aber wirklich vernünftig projektiert inkl. Storage, Erfassung, Prozessdokumentation und so weiter.

P.S.: Es gibt aber erstaunlicherweise auch 2023 noch gar nicht mal so viele Steuerberater, die da wirklich fit sind.
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daytrader
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Re: Dokumentenscanner

Die Buchhaltung an sich macht ja der STB. Welche Software...k.A. Aber da läuft im Prinzip schon alles papierlos, auch das Matching der Ausgangsrechnungen und Belege. Er bekommt von die Klarna, Paypal, Stripe, Ama Pay, Afterbuy Dateien und jagt das durch seine Software, die das zusammenfügt. Nur die Lieferantenrechnungen bekommt er noch in Papierform. Davon wollen wir jetzt weg.

Dazu hat er mir ein Portal zur Verfügung gestellt, indem ich die Rechnungen hochlade. Aber eben alles per Hand runterladen, hochladen....irgendwie Verschlagworten. Jetzt entdecke ich so langsam dass es da noch viel mehr Möglichkeiten gibt.

Gerade mal eine Mail mit angehängter Rechnung zum Butler gesendet....gleich wieder alles erkennt und vorgebucht. Jetzt könnte man noch Paypal, etc. anbinden, dann wird wohl auch das Matching übernommen was mein STB mit seiner Software macht. Aber soweit bin ich noch nicht.
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daytrader
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Re: Dokumentenscanner

Hatte gestern etwas Zeit mich mit dem EcoDMS zu beschäftigen. Ich habe nebenbei das Video laufen gehabt

Bei mir will das mit den automatischen Erkennen der Vorlagen nicht funktionieren. Die Rechnungen erfolgen ja ja eigentlich fast immer von den gleichen Lieferanten. Ich habe dem Programm also nun in der Inbox gezeigt (mit Strg + rechte Maustaste) wo die Informationen stehen und alle Klassifizierungen ausgefüllt und bin dann auf Vorlage speichern gegangen.

Die Vorlagen werden rechts in dem Slider auch angezeigt. Ziehe ich jedoch eine Rechnung rein, passiert nichts. Öffne ich die Rechnung in der Inbox und klicke oben auf diese Zielscheibe wo er nun wohl die richtige Vorlage erkennen sollte, passiert nichts. Habe ich einen erkennbaren Fehler nach einem langen Arbeitstag gemacht?
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daytrader
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Re: Dokumentenscanner

Habs. Ein anderes video war für mich verständlicher.
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