Dateimanagementsystem - Eure Empfehlungen

Hardwarefragen: Computer, Tablet, Handy und Co.
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mezmory
Beiträge: 8
Registriert: 24. Okt 2013 12:04

Dateimanagementsystem - Eure Empfehlungen

Hallo liebe Leute,
ich suche hier auf diesen Weg ein wenig Input bezüglich der Implementierung eines DMS und Unternehmens-Wikis für unsere kleine Firma. Hier einfach mal die Anforderungen bestmöglich aufgeschlüsselt.

Unternehmens-Info:
- Internetversandhändler mit geringem B2B Anteil; 11 Mitarbeiter; Windows 7/10 PCs

Dateiformat und Menge:
- 20.000 Datein; 50GB; Hauptsächlich .xml, .docx, und .pdf. Geringer Anteil an großen .psd und .ai files

DMS - Anforderungen:
- Einrichtung des DMS sollte aufgrund mangelndem Know-How von einem Dienstleister vorgenommen werden. Anschließend sollte die "Wartung" nicht Kostenintensiv sein und Dienstleister nur für neue PlugIns
- Daten sollen in Deutschland auf einem externen Server liegen. Wir wollen uns um Backup etc. keine Gedanken machen müssen
- Versionskontrolle der Dateien
- Unterschiedliche Zugriffsrechte
- Zugriff über den Browser als Cloud aber auch als Netzlaufwerk (Bridge wie man es von Dropbox oder Drive kennt
- Outlook-Integration um Emails auch Revisonssicher abzuspeichern und wiederzufinden (Emailkonten liegen aktuell bei Hosteurope)
- Notizen/Kommentare zu Dateien möglich
- Metadaten können zu Dateien hinterlegt werden
- Suche nach Infos aus Dokumenten
- Revisionssicher und DSGVO konform
- Workflows von Dateien
- Ggf. OCR (Wir bekommen die meisten Datein schon als PDF, sodass wenig gescannt werden muss)

Würde mich über Anregungen sehr freuen. Grüße aus dem Norden
Felix


3 Monate gratis Händlerbund
qds1
Beiträge: 553
Registriert: 30. Jun 2016 18:51

Re: Dateimanagementsystem - Eure Empfehlungen

Hi Felix,
Amagno wäre eine Möglichkeit, oder Memomaster von jbsoftware. Das sind die, die ich ausprobiert habe.

Von Datev solls auch was geben, persönlich stehe ich Datev nicht so positiv gegenüber. Zur Buchhaltung müssen wir da eine Software verwenden, die immer Probleme macht. Wenn das Datev DMS genauso "gut" ist, dann gute Nacht...

Ich muss gestehen, dass ich mit keiner Lösung so richtig zufrieden war. Ein Managementsystem ist nur so gut, wie es gepflegt wird. Und da ist das Hauptproblem (zumindest bei uns): Alle Mitarbeiter müssen sich darauf einstellen und das System auch verwenden.

Für Daten haben wir "nur" eine NAS stehen. Die von Synology sind echt nicht schlecht. Da kannst du dann viele Dinge drüber laufen lassen, aber nicht alles, was du beschrieben hast.

Gruß zurück :winken:
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