Ablage / Abheften - wie macht ihr's?

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regalboy
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Ablage / Abheften - wie macht ihr's?

Hallo,

täglich eingehende Post, Verträge, Meldung für Weee, Batterie, Verpackung, ....
Unterlagen vom Mobilfunkunternehmen, Stromversorger, ....

Von A wie Arbeitsamt mit Arbeitsvermittlungen über L wie Lucid Meldung bis zu Z wie (mir fällt gerade nicht mit Z ein).

Wie ordnet / archiviert ihr alle Papierunterlagen?

Pro Firma / Behörde / Organisation eigener Ordner, Ordner mit Einlagen nach Geschäftspartner, alles chronoligisch einfach weggeheftet?

Vielen Dank

Johannes


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koshop
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Re: Ablage / Abheften - wie macht ihr's?

Wir arbeiten gar nicht mehr mit den Papierunterlagen. D.h. es kommt ein Nummern-Stempel drauf, die UNterlagen werden eingescannt und die Orginale einfach nach Reihenfolge der Eingangsnummer abgeheftet. Ab dann arbeiten wir nur noch mit den Unterlagen im Dokumentenmanagementsystem.

Alles andere macht meiner Meinung nach heute gar keinen Sinn mehr - selbst bei kleineren Unternehmen. Man bekommt ja heute einen Großteil der Rechnungen sowieso digital und muss dies digital aufbewahren - d.h. man kommt eigentlich eh nicht um irgendeine Form elekronischen Dokumentenmanagement herum.
regalboy
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Re: Ablage / Abheften - wie macht ihr's?

koshop hat geschrieben: 9. Jul 2019 13:00 Wir arbeiten gar nicht mehr mit den Papierunterlagen. D.h. es kommt ein Nummern-Stempel drauf, die UNterlagen werden eingescannt und die Orginale einfach nach Reihenfolge der Eingangsnummer abgeheftet. Ab dann arbeiten wir nur noch mit den Unterlagen im Dokumentenmanagementsystem.

Alles andere macht meiner Meinung nach heute gar keinen Sinn mehr - selbst bei kleineren Unternehmen. Man bekommt ja heute einen Großteil der Rechnungen sowieso digital und muss dies digital aufbewahren - d.h. man kommt eigentlich eh nicht um irgendeine Form elekronischen Dokumentenmanagement herum.
Welche Software nutzt ihr?

sucht sich die Software per Texterkennung alle Angaben aus den Dokumenten?

Also wenn ich jetzt vom Stromversorger das Schreiben mit der letzten Preiserhöhung suche gebe ich z. B. den Namen des Stromversorgers ins Progrmm ein und alle bisherigen Schreiben werden chronologisch aufgelistet?
ReginaSF
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Re: Ablage / Abheften - wie macht ihr's?

Themen und dann zeitlich absteigend. Wobei letzteres die Zeit des letzten Zugriffs meint und nicht irgendein aufgedrucktes Datum (ich bin sortierfaul und das ist auch eine Logik ;-)

Buchhaltungsbelege sind komplett bei Datev.
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koshop
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Re: Ablage / Abheften - wie macht ihr's?

Welche Software nutzt ihr?

sucht sich die Software per Texterkennung alle Angaben aus den Dokumenten?
Wir nutzen EloOffice. Das funktioniert so: Man definiert sogenannte Verschlagwortungsmasken, die können je nach Dokumententyp unterschiedlich sein.
Wenn man ein Dokument eingescannt hat, läuft automatisch eine OCR Texterkennung drüber. Wenn man das Dokument verschlagwortet kann man z.B. das Datum oder den Namen des Lieferanten hinterlegen, oder irgendwelche Belegnummern oder Beträge. Die kann man teilweise auch einfach direkt aus den Dokumenten über die Texterkennung übernehmen. D.h. wenn man z.B. regelmäßig Rechnungen eines Lieferanten bekommt die immer gleich aufgebaut ist, dann kann ich z.B. Kennzeichnen wo sich die Belegnummer oder das Rechnungsdatum oder der Rechnungsbetrag befindet und dann wird die Verschlagwortung automatisch ausgefüllt. Nach diesen Schlagworten kann man dann Suchen. Durch die Texterkennung ist aber auch eine Volltextsuche nach Text in einem Dokument möglich.

EloOffice hat auch eine eigene Skript/Macro Sprache. Ich hab das mit der Automatisierung z.B. so weit getrieben, das wenn in einem Rechnungsbeleg die Verschlagwortungsmaske vollständig ausgefüllt ist, vollautomatisiert die komplette Buchung für die Buchhaltung erzeugt und direkt in den Importstapel des Buchhaltungsprogramms geschrieben wird.

Auch die Ausgangsrechnungen lasse ich automatisch als PDF ablegen und automatisiert Verschlagworten über ELOSkripte die direkt auf die WaWi Datenbank zugreifen.

Bei der letzten Betriebsprüfung hatte die Prüferin 4 Tage eingeplant und war aber durch das DMS nach 1 1/2 Tagen fertig. Sie musste ja nur jeweils die Belegnummer eingeben und hatte dann sofort auf dem Bildschirm den Beleg.
xMerchant
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Re: Ablage / Abheften - wie macht ihr's?

Ich mache es wie koshop (Nummernstempel, Scannen, chronologisch archivieren). Als DMS verwende ich ecoDMS. Da wird einfach alles reingeworfen und per Texterkennung kann ich nach allen möglichen Schlagworten suchen. Extra Schlagworte gebe ich keine ein, ich kategorisiere nur beim Erfassen. Das passiert entweder automatisch über die Vorlage oder halbautomatisch, indem ich beim Hochladen per Drag&Drop das Dokument auf die entsprechende Kategorie ziehe. Mir war wichtig so wenig wie möglich manuelle Eingaben zu machen.

Massendokumente (z.B. Ausgangsrechnungen) werden in einen vom DMS überwachten Ordner kopiert und vom DMS dann automatisch archiviert.
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fossi
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Re: Ablage / Abheften - wie macht ihr's?

Ich bin da noch recht altbacken.

Eingangsrechnungen & Kontoauszüge:
ab in den Buchhaltungsordner, das Neuste einfach vorne drauf und einmal im Monat zum Steuerberater damit.
Da wirds gebucht und in eine Hand voll Ordner fürs ganze Jahr zusammengeheftet, die dann nach Jahresabschluss bei mir auf den Speicher fliegen.
(Ausgangsrechnungen werden nicht gedruckt, die Sachen laufen über JTL2DATEV)

Sonstige Papiere / Verträge usw: das ist ja nicht so viel.
Da hab ich klassische Ordner mit Teilern, z.B. einen mit "BANK" für die verschiedenen Bankverbindungen, einen mit Hauskram, einen für private Rechnungen, einen für Versicherungen.
Da kommt ebenso das Neuste nach vorne, denn den älteren Kram braucht man selten.

Elektronisch: sehe da in meinem Fall noch keinen großen Nutzen drin und Platzersparnis gäbe es auch kaum.
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Spielzeug
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Re: Ablage / Abheften - wie macht ihr's?

Gibt es DMS, welches eure 'inkrementell ansteigenden Stempel' erkennt oder erfasst ihr die Stempelnummer im DMS manuell oder ist das sogar egal, da andere relevante Inhalte verschlagwortet werden, bevor die digitalen Dokumente (scan und PDF etc.) im Archiv abegelegt werden, und allerwahrscheinlichkeit die Dokumente im Archiv unterschiedlichen Ordnern als Kategorie zugeordnet werden?

Ich versuche in einem Ordner alle buchungsrelevanten Dokumente abzuelgen, der das Datev SKR03 abbildet durch weitere Unterverzeichnisse. Tatsache ist also, dass im DMS wieder massig Ordner und Unterordner vorliegen. SOmit besteht immer die Gefahr oder das Gefühl, ein Dokument könnte an einem falschen Ort liegen. Ich weiß nicht, ob das so optimal ist.

Und welche Dokumente gebt Ihr der Buchhaltung? Alle abgestempelten Dokumente in Papierform plus jene, die ausgedruckt werden müssen, da sie z.b als Rechnung via Email kamen? Diese haben ja dann keinen 'Stempel' drauf aber sollten ja trotzdem in den chronologischen Papierordner?
Oder exportiert ihr die Sachen aus dem DMS wieder heraus für die Buchhaltung?
regalboy
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Re: Ablage / Abheften - wie macht ihr's?

Spielzeug hat geschrieben: 27. Jul 2019 13:23 Gibt es DMS, welches eure 'inkrementell ansteigenden Stempel' erkennt oder erfasst ihr die Stempelnummer im DMS manuell oder ist das sogar egal, da andere relevante Inhalte verschlagwortet werden...
Wenn auch sicherlich das DMS den Stempel und die fortlaufende Nummer erkennt, so ist dieses aber doch gar nicht elektronisch nötig?!

Fall a) man braucht zum im Computer gesuchten Dokument das Original: Man sieht auf dem PDF den Stempel mit der Stempelnummer
Fall b) warum auch immer hat man im großen Karton mit den Original-Papieren einen Beleg gefunden und will sich das Dokument im Computer ansehen: Man gibt einen Teil des Text aus dem Dokument in der DMS-Suche ein und findet das Dokument auch so.
Spielzeug
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Re: Ablage / Abheften - wie macht ihr's?

Da hast Du sicherlich recht bei Fall a). Bei der anderen Variante sollte es fast immer klappen, aber aus Erfahrung traue ich dem OCR und der daraus resultierenden automatischen Verschlagwortung nicht so sehr. Viele RE sind bei uns auch nicht wirklich OCR freundlich. Einen guten frischen Stempel (mir fällt der Name nicht ein, wie die Dinger heißen. Kontierungsstempel?) mit 10 Zahlen kann natürlich jedes OCR erkennen. Aber können das diese DMS Programme (EcoDMS, Elooffice) auch?

Aber ich verstehe die Logik und werde überlegen bei uns ähnlich zu verfahren. Einfach mal auspropieren.

Wie läuft es mit den FA/Buchhltungs Sachen?
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lallekalle
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Re: Ablage / Abheften - wie macht ihr's?

Spielzeug hat geschrieben: 27. Jul 2019 14:08 Einen guten frischen Stempel (mir fällt der Name nicht ein, wie die Dinger heißen. Kontierungsstempel?)
Paginierstempel heisst das Zauberwort :-)
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Petra.
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Re: Ablage / Abheften - wie macht ihr's?

bis letztes Jahr auch noch old scool mit ix Ordnern/Jahr...

seit diesem Jahr (neue Steuerberatrin, die mich bat,ihr möglichst keine Ordner anzuschleppen):
Scannen, danach kommen alle gescannten Unterlagen ungelocht, ungetackert, unsortiert jahrweise in einen Karton (gibt für dieses Jahr 2 Stück: 1. Halbjahr 2019 / 2. Halbjahr 2019).
Was Buchhaltungsunterlagen sind, wird in Datev online für die Steuerberaterin hochgeladen, die meine Buchhaltung seit diesem Jahr macht.
Telefonrechnungen, Kontoauszüge usw. erhalte ich inzw. auch ausschließlich digital, werden nur gespeichert und nichts mehr ausgedruckt.

Alles, was keine Aufbewahrungspflicht hat und man auch nicht im Original benötigt, wird nach dem Scannen gleich vernichtet, mache ich inzw. auch mit privaten Unterlagen so.
Viele Grüße
Petra
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Petra.
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Re: Ablage / Abheften - wie macht ihr's?

Zuvor hatte/habe ich einen Ordner mit einem A-Z-Register für alle Sachen, die nur so wenig vorkommen (nach Absender eingeordnet), dass sich ein eigener Ordner nicht lohnt (privat hab ich so einen auch).
Ansonsten gibt es z. B. noch die Ordner "Telekommunikation" (Handy-Verträge, Festnetz-Verträge / Schriftverkehr mit denen - Registerkarte je Anbieter), "Versicherungen" (Registerkarte je Versicherung), "Banken" (Registerkarte je Bank / Kontoauszüge separater Ordner), "Personal", "Steuer" usw. Alle mit Zeitraum von-bis...

Aber neue Sachen werden auch hier inzw. gleich gescannt und kommen tlw. gar nicht mehr in diese Ordner sondern werden nach dem Scannen vernichtet - nach und nach will ich auch noch einige alte Ordner durchscannen und ausrangieren...
Viele Grüße
Petra
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