Vorgehen bei telefonischer Bestellung, die manuell ins Shopsystem erfasst werden soll

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Sunny1900
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Vorgehen bei telefonischer Bestellung, die manuell ins Shopsystem erfasst werden soll

Hallo zusammen,

ich bin selbständige Buchhalterin und habe mit der Bedienung von Online-Shops keinerlei Erfahrung.
Ein Kunde von mir hat nun neu einen Online-Shop von gambio - genaue Version oder näheres dazu weiss ich nicht, aber ich denke, meine Frage ist eher von grundlegender Art und gar nicht auf einen bestimmten Shop bezogen:

Gelegentlich kommen bei ihm telefonische Bestellungen von Kunden, die keine eMail-Adresse besitzen. Diese Bestellungen sollen von meinem Kunden manuell im Shop erfasst werden (bei Kunden, die eine eMail-Adresse haben, ist es ja kein Problem; aber bei denen, die keine haben, ist eine Registierung als Kunde ein Problem), so dass es nur noch Rechnungen aus dem Shopsystem heraus gibt.

Mein "jungfräulicher" Gedanke ginge für solche Fälle in Richtung gmail: Eine eMail-Adresse (z.B. xy-webshop@gmail.com) anlegen und diese für die Registrierung des Kunden, der keine eigene eMail-Adresse hat im Shop in folgender Form verwenden:

xy-webshop+Huber@gmail.com
xy-webshop+Maier@gmail.com
xy-webshop+Schulz@gmail.com

Alle eMails laufen auf dem vom Händler registerten eMail-Konto xy-webshop@gmail.com zusammen, lassen sich aber (vielleicht für Dokumentationszwecke? Welche?) dem jeweiligen Kunden zuordnen.

Ich nehme an, es gibt unter Euch sicherlich Shop-Betreiber, die ebenfalls gelegentlich telefonische Bestellungen oder Fax-Bestellungen von Kunden erhalten, die keine eMail-Adresse haben.

Wie handhabt ihr diese Fälle bzw. mit welchen eMail-Adressen arbeitet ihr, wenn der Kunde keine eigene hat?

Könnt Ihr mir hier etwas aus Eurer Erfahrung weiterhelfen und mir Tipps geben?
Ich muss meinen Kunden irgendwie "auf Spur" bringen, bevor das ganze mit Shop-Rechnungen und manueller Rechnungsschreibung noch völlig im Chaos ausartet. :roll:

Herzlichen Dank jedenfalls schon an dieser Stelle für Eure Hilfe.

Grüße
Sunny1900


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MrChad
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Re: Vorgehen bei telefonischer Bestellung, die manuell ins Shopsystem erfasst werden soll

Sunny1900 hat geschrieben: 17. Feb 2022 11:59 Mein "jungfräulicher" Gedanke ginge für solche Fälle in Richtung gmail: Eine eMail-Adresse (z.B. xy-webshop@gmail.com) anlegen und diese für die Registrierung des Kunden, der keine eigene eMail-Adresse hat im Shop in folgender Form verwenden:

xy-webshop+Huber@gmail.com
xy-webshop+Maier@gmail.com
xy-webshop+Schulz@gmail.com

Alle eMails laufen auf dem vom Händler registerten eMail-Konto xy-webshop@gmail.com zusammen, lassen sich aber (vielleicht für Dokumentationszwecke? Welche?) dem jeweiligen Kunden zuordnen.
So ähnlich. Einfach in der Rolle des Kunden schlüpfen und den eigenen Shop bedienen. Die Idee mit der Gmail-Schummeladresse ist gar nicht schlecht.

Powertipp:
Wenn man die Mobilnummer de*r Kund*in erfragt, kann man ih*r über Whatsapp-Desktop und diesen kleinen Trick die Auftragsbestätigung und alles andere zuschicken:

https://faq.whatsapp.com/general/chats/ ... ck-to-chat

Für Mail sind sie oft zu dusselig, aber Whatsapp können sie (fast) alle.
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hkhk
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Re: Vorgehen bei telefonischer Bestellung, die manuell ins Shopsystem erfasst werden soll

Bei Whatsapp poppt bei mir immer die DSGVO in einer dunklen Wolke auf ....
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koshop
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Re: Vorgehen bei telefonischer Bestellung, die manuell ins Shopsystem erfasst werden soll

Er kann auch einfach eine "Catchall" E-mail Adresse für seine Shopdomain bestimmen.

Nehmen wir an die Shopdomain ist example.com

Dann kann er eine E-mail Adresse: bestellung@example.com einrichten und diese als "Catchall" Adresse für die Domain example.com bestimmen

Dann gehen alle E-mails an @example.com für die kein Postfach existiert an bestellung@example.com d.h. huber@example.com, meier@example.com gehen dann alle ins Postfach bestellung@example.com ohne das man für diese eine separate E-Mail Adresse einrichten müsste.
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Fotoshooter
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Re: Vorgehen bei telefonischer Bestellung, die manuell ins Shopsystem erfasst werden soll

Wir haben das früher tatsächlich über eine unserer internen E-Mail Adressen gelöst. Kunden ohne E-Mail Adresse wurden so unter einem Sammelkunden von uns abgefertigt.

Mittlerweile haben wir das eingestellt. Es gibt kaum noch Kunden ohne E-Mail Adresse und falls doch - dann verzichten wir auf den Umsatz.
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fonprofi
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Re: Vorgehen bei telefonischer Bestellung, die manuell ins Shopsystem erfasst werden soll

What’s app business in Verbindung mit der Festnetznummer ist Datenschutzkonform. Der Kunde, der ja WA nutzt, hat die AGB von WA schon akzeptiert. Und bei Business wird ja keine fremde Nummer abgegriffen. Desktop geht auch. Nutzen wir auch so.
marcibet
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Re: Vorgehen bei telefonischer Bestellung, die manuell ins Shopsystem erfasst werden soll

Wir nehmen bei solchen Telefonkunden ohne Mailadresse cust_12345@UNSERSHOP.de
12345 ersetzen wir mit der Kundennummer, und die cust_*@UNSERSHOP.de landed gesammelt auf customer@UNSERSHOP.de als Sammeladresse (muss natürlich dann nicht extra anlegt werden).

Hat sich als sehr praktikabel herausgestellt.
Ich bin zwar ein Mädel, aber nicht doof. :D
natufab
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Re: Vorgehen bei telefonischer Bestellung, die manuell ins Shopsystem erfasst werden soll

Genau solche Fälle habe ich öfter, meist sind es ältere Herren, die hilflos einer solchen Situation gegenüber stehen.
Ich sage denen dann, dass eine Bestellung nicht per Telefon, Fax oder Mail gehen, und siehe da- es gab immer einen Ausweg in Form eines jungen Familienanghörigen oder sonstigem Menschen, der die Bestellung regulär ausgeführt hat und damit wars gut.
Ich weigere mich, auf zeitintensive Weise solch eine Bestellung aufzunehmen, in der gleichen Zeit kann ich zehn andere Bestellungen bearbeiten, und wer heute diese Hürde nicht nehmen kann, darf gern jemand anderes Zeit verlempern- jedenfalls nicht meine.
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aaha
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Re: Vorgehen bei telefonischer Bestellung, die manuell ins Shopsystem erfasst werden soll

natufab hat geschrieben: 18. Feb 2022 00:33 Genau solche Fälle habe ich öfter, meist sind es ältere Herren, die hilflos einer solchen Situation gegenüber stehen.
Ich sage denen dann, dass eine Bestellung nicht per Telefon, Fax oder Mail gehen, und siehe da- es gab immer einen Ausweg in Form eines jungen Familienanghörigen oder sonstigem Menschen, der die Bestellung regulär ausgeführt hat und damit wars gut.
Ich weigere mich, auf zeitintensive Weise solch eine Bestellung aufzunehmen, in der gleichen Zeit kann ich zehn andere Bestellungen bearbeiten, und wer heute diese Hürde nicht nehmen kann, darf gern jemand anderes Zeit verlempern- jedenfalls nicht meine.
So machen wir es - leider - auch. Ich wäre diesbezüglich gern etwas freundlicher, aber die Zeit ... der Aufwand ...
... und am Schluss hat der Kollege an der Hotline alles falsch verstanden und das Falsche geschickt. Und das alles dann für Dreimarkfuffzich? Nö! Sorry!
Außerdem: Telefonische Bestellung ist Fernabsatz. Da gibt es Informationspflichten: Widerrufsrecht, Datenschutz, AGB ... etc. pp.
Immer, wenn wir dann sagen, können wir nicht, wir müssten Ihnen dann (gefühlte :wink: ) 20 Seiten Informationen vorlesen und protokollieren, ob Sie auch alles verstanden haben und womit Sie einverstanden sind und womit nicht, verstehen sie es dann doch.
Manchmal ist es "ganz wichtig" und manche:r hat wirklich niemanden ... wenn dann wenigstens 'ne E-Mail-Adresse vorhanden ist ... naaaa guuuut ... aber nur dieses eine Mal!
Wer gar nichts dergleichen hat: nö! Sorry, aber nö! Gehß'u Laden! Ische Onlineshop. Tach!
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fossi
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Re: Vorgehen bei telefonischer Bestellung, die manuell ins Shopsystem erfasst werden soll

Ich nehme seit Jahren keine telefonischen Bestellungen mehr entgegen, da dies alleine schon bei den Zahlarten problematisch wird (Anrufer wollen meist "auf Rechnung"). Dazu der zusätzliche Aufwand, rechtliche Klimbim usw. Nein Danke. :)

Wenn ich doch aus irgendeinem seltenen Grund manuell eine Bestellung anlegen muss, habe ich in der Regel die Mailadresse des Kunden. Selbst Behörden mit Faxbestellungen schreiben die inzwischen mit drauf. Kann mir daher kaum vorstellen das es wirklich noch so viele Kunden gibt, die garkeine Mailmöglichkeit haben.
Alternativ haut man halt irgendeine Mailadresse von sich rein und fertig, ggfs als "Gastbestellung" und ohne Anlegen eines Kundenkontos, wenn der Shop das her gibt.
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kreien
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Re: Vorgehen bei telefonischer Bestellung, die manuell ins Shopsystem erfasst werden soll

Inder führen anscheinend ein Leben mit WhatsApp, sodass als Kontakt auf der Webseite auch nur die WhatsApp-Nummer steht. Für den Fall, dass doch eine E-Mail-Adresse hinterlegt ist: Ich bekomme da selten eine Antwort.

Die Chinesen, benutzen WeChat. Die, die ich anspreche, haben gefühlt alle so Freemailer-Wegwerf-Adressen, die sich dauernd ändern und wo nicht alles ankommt. Selbst große Firmen haben sehr merkwürdige E-Mail-Adressen von irgendwelchen Tralala-Providern. Das wäre so, als wenn ein Siemens-Mitarbeiter offiziell mit einer gmx-Adresse unterwegs ist.

Das sind allerdings Leute, von denen ich was will, deswegen hinkt der Vergleich.
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Woody-HH
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Re: Vorgehen bei telefonischer Bestellung, die manuell ins Shopsystem erfasst werden soll

Ich nehme Bestellungen per Telefon an. Kommt auf das Sortiment an, mein letzte Anrufer hat 6500 Euro ausgegeben...
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Wolkenspiel
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Re: Vorgehen bei telefonischer Bestellung, die manuell ins Shopsystem erfasst werden soll

Wir nehmen auch täglich telefonische Bestellung an. Das geht auch völlig ohne Emailadresse. Wir legen die Bestellung nur in der Wawi an und da braucht man keine Emailadresse. Die IBAN zum Überweisen schreiben sich die Kunden auf. Dann wird bezahlt oder auch nicht. Über das Shop-Backend läuft da gar nichts.
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