Tipps für Tools, Prozessoptimierung und Verbesserung von Abläufen

Nützliche Programme zu Zeiterfassung, Dokumentenmanagement etc.
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bauti
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Tipps für Tools, Prozessoptimierung und Verbesserung von Abläufen

In Anlehnung an den Thread von Wolkenspiel zur Senkung von Fixkosten könnten wir hier diskutieren wie man die eigenen Arbeitszeit und die Arbeitszeit der Mitarbeiter besser einsetzt. Personal ist ja sicher bei den meisten der größte Kostenpunkt und da kann sicher jeder Geld sparen. Jeder von uns hat sicher verschiedenste Tools in Verwendung oder kennt Tricks welche Zeit sparen. Man kann sich da sicher von anderen Inspirieren lassen.

Ich starte mal mit dem Tool Phrase Express für Textbausteine. Die meisten haben sicher so was in der Art im Einsatz, spart eine Menge Zeit beim beantworten der oft gleichen Kundenfragen. Wer so etwas noch nicht verwendet, sollte sich mal damit beschäftigen.


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fonprofi
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Re: Tipps für Tools, Prozessoptimierung und Verbesserung von Abläufen

+1 zu Phrase Express.
Thomas-G
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Re: Tipps für Tools, Prozessoptimierung und Verbesserung von Abläufen

Zu sehr optimieren ist auch kritisch - denn wenn man alles einfache automatisiert bleiben nur die schwierigen Aufgaben übrig, und es ist recht anstrengend für den Geist wenn man den ganzen Tag nur schwierige Aufgaben bearbeiten muss. Nur so ein Gedanke...

Was mir hilft ist Computer Arbeit mit eher simpleren manuellen Tätigkeiten abzuwechseln. Ist auch gut für den Rücken, wenn man nicht immer sitzt.

Prozesse optimieren ist immer dann super, wenn es gut läuft. Dann kann man sich auf das Profitable konzentrieren (80:20), und vieles weglassen (Sonderwünsche von Kunden...).
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monami
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Re: Tipps für Tools, Prozessoptimierung und Verbesserung von Abläufen

fonprofi hat geschrieben: 16. Sep 2023 13:36 +1 zu Phrase Express.
Besser als Phrase Express und dem Gebührenmodell finde ich https://espanso.org/
“Klar kann ich das! Ich hab's nur noch nie gemacht.”
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MarkusSchall
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Re: Tipps für Tools, Prozessoptimierung und Verbesserung von Abläufen

Mahlzeit,

also ich nutze nun seit fast 30 Jahren FileMaker Pro für alles, was man so automatisieren und verbessern kann in Sachen Betriebsprozessen. Claris hat in den letzten Jahren nochmal ordentlich nachgelegt, und nun kann man sich mit Bordmitteln auch auf REST-Schnittstellen anmelden, JSON parsen und erzeugen und Vieles mehr. FileMaker ist ein "Low Code" Datenbank-Management-System, ähnlich wie Microsoft Access, nur deutlich umfangreicher. Man kann Datenbank-Apps auf Windows und Mac erstellen, die man mit FileMaker Go auch auf iOS-Geräten ausführen kann. So kann man z.B. eine FileMaker-Datenbank auch über das Netzwerk betreiben und mit einem iPhone oder iPad auf die Datenbank zugreifen, die auf dem Mac oder PC läuft. Ich habe eine Infoseite zu FileMaker erstellt mit noch weiteren Informationen: https://gofilemaker.de/filemaker/was-ist-filemaker/.

FileMaker kann heute sehr viel, ist allerdings auch nicht ganz billig. Die Kauflizenz kostet bei Claris irgendwas um die 750 Euro, und man kann die Software dort m.E. auch mieten. Alternativ biete auch ich FileMaker Pro auf meiner Seite an, zum Kaufpreis von 299 Euro, darf ich aber nur im Bundle mit meiner ERP-Software verkaufen. Zusammen mit der Basic-Lizenz ist man aber immer noch günstiger als Claris, und man bekommt noch eine kleine Warenwirtschaft mit Onlineshop-Schnittstelle dazu.

Vielleicht noch als Info, sowohl auf Mac als auch auf Windows (dort noch weiter zurück) laufen alle FileMaker-Versionen ab 17 problemlos. Die älteren Versionen enthalten aber noch nicht so viele Funktionen, die in Richtung REST-API, JSON usw. gehen, da geht's dann ab 18 und noch mehr ab 19 mit los.
Viele Grüße aus dem hohen Norden - gofilemaker.de
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Ach
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Re: Tipps für Tools, Prozessoptimierung und Verbesserung von Abläufen

Die Tastenkombination "Windows-Taste" + V habe ich hier im Forum gelernt und sie hat mir viele Stunden Arbeit erspart.
vbc
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Re: Tipps für Tools, Prozessoptimierung und Verbesserung von Abläufen

MarkusSchall hat geschrieben: 20. Sep 2023 10:30 also ich nutze nun seit fast 30 Jahren FileMaker Pro für alles, was man so automatisieren und verbessern kann
Ich bin noch bei 12 und es reicht für fast alles.
Was es seit der TLS 1.2 Ustellung bei 1und1 IONOS nicht mehr kann, ist Mails automatisch versenden, da es mit 1.2 nicht mehr klar kommt.

In meiner selbstgebauten RG Verwaltung wäre eine Schnittstelle zu DHL nice, um die Label zu erstellen, das wäre eine massive Optimierung, die dann aber wieder eine Meldung an ebay integrieren müsste, da DHL das dann ja nicht mehr tut.

Aber auch meine Wawi ist selbstgebaut in Filemaker, ich kann das auch jedem nur empfehlen.
Tony
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Re: Tipps für Tools, Prozessoptimierung und Verbesserung von Abläufen

Es ist sehr ergiebig, wenn man selber mal die Tätigkeiten der Mitarbeiter über mehrere Stunden ausübt. Da ergibt sich gerne schnell ein riesiges Optimierungspotenzial :)

In meinen Fall funktioniert das auch, wenn ich meinen ITler zum Beispiel mal im Lager arbeiten lasse. Danach gibts dann ganz schnell Verbesserungen in unserer selbt gebauten Lagersoftware.
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Re: Tipps für Tools, Prozessoptimierung und Verbesserung von Abläufen

Tony hat geschrieben: 21. Sep 2023 14:24 Es ist sehr ergiebig, wenn man selber mal die Tätigkeiten der Mitarbeiter über mehrere Stunden ausübt. Da ergibt sich gerne schnell ein riesiges Optimierungspotenzial :)

In meinen Fall funktioniert das auch, wenn ich meinen ITler zum Beispiel mal im Lager arbeiten lasse. Danach gibts dann ganz schnell Verbesserungen in unserer selbt gebauten Lagersoftware.
Sowas hilft ungemein. Oft ist einfach der Tunnelblick auf die eigene Arbeit oder vorhandene Prozesse dem Optimierungspotential im Weg. Ist ja menschlich.
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kasselbag
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Re: Tipps für Tools, Prozessoptimierung und Verbesserung von Abläufen

Tony hat geschrieben: 21. Sep 2023 14:24 Es ist sehr ergiebig, wenn man selber mal die Tätigkeiten der Mitarbeiter über mehrere Stunden ausübt. Da ergibt sich gerne schnell ein riesiges Optimierungspotenzial :)

In meinen Fall funktioniert das auch, wenn ich meinen ITler zum Beispiel mal im Lager arbeiten lasse. Danach gibts dann ganz schnell Verbesserungen in unserer selbt gebauten Lagersoftware.
Doof nur wenn der Lagermensch sich einen Tag ins Chefbüro setzt und plötzlich alles besser läuft...
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Wolkenspiel
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Re: Tipps für Tools, Prozessoptimierung und Verbesserung von Abläufen

Ich habe auch letztens mal wieder Pakete gepackt, weil alle krank waren. Da fällt einem manchmal nix mehr zu ein. Kaputte Geräte werden einfach so hingenommen oder händische Nachbearbeitung, die völlig überflüssig ist "haben wir immer so gemacht". Auch in Meetings, wenn man fragt, gibt es irgendwas, ist was kaputt oder läuft alles? Nee, supi, läuft alles!
Und dann stehste da selbst und merkst, dass nur die Hälfte läuft.
BiDoubleu
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Re: Tipps für Tools, Prozessoptimierung und Verbesserung von Abläufen

Wolkenspiel hat geschrieben: 21. Sep 2023 15:33 Ich habe auch letztens mal wieder Pakete gepackt, weil alle krank waren. Da fällt einem manchmal nix mehr zu ein. Kaputte Geräte werden einfach so hingenommen oder händische Nachbearbeitung, die völlig überflüssig ist "haben wir immer so gemacht". Auch in Meetings, wenn man fragt, gibt es irgendwas, ist was kaputt oder läuft alles? Nee, supi, läuft alles!
Und dann stehste da selbst und merkst, dass nur die Hälfte läuft.
Wenigstens bin ich nicht alleine. War letztens draußen Pakete packen.
Umreifungsmaschine klapptert weil Schrauben fehlen. Statt die Klingen zu wechseln werden einfach immer neue Cutter-Messer ausgelagert und gefühlt 50 "alte" liegen herum. Die Bandabroller sehen aus als wäre jemand mit dem LKW drüber gefahren aber die sind noch super lt. MA. (Hab dann aus 4 maroden wieder 3 gebaut die in Ordnung sind und 2 weiter entsorgt).
Wenn man dann fragt was los ist, warum nicht gemeldet wird das z.B. die Umreifungsmaschine einen Service braucht wird nur mit den Achseln gezuckt. :durchdreh:

Ich übernehm gelegentlich die Urlaubsvertretung für einen Tag z.B. im Lager oder in der Auftragsbearbeitung. Danach tut sich meistens einiges an Optimierungspotential auf.
Buchhaltung hat bei uns bei den Eingangsrechnungen gerade Bedarf, dann sind wir daran. Der Prozess ist nicht automatisierbar aber definitv zu optimieren.
kreien
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Re: Tipps für Tools, Prozessoptimierung und Verbesserung von Abläufen

kasselbag hat geschrieben: 21. Sep 2023 15:25 Doof nur, wenn der Lagermensch sich einen Tag ins Chefbüro setzt und plötzlich alles besser läuft …
Ich habe das in einer Fabrik in den 1990er-Jahren mal live miterlebt, wie sich eine Versandabteilung einig war, mehrfach in Folge eine Hennecke-Schicht (für die Spätgeborenen "Normübererfüllungs-Arbeitsschicht", vgl. https://de.wikipedia.org/wiki/Adolf_Hennecke) zu performen, wenn der Vorgesetzte mal einen Tag nicht da war. Fiel recht schnell auf, begleitet von der erwünschten Wirkung. :-y
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H.Bothur
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Re: Tipps für Tools, Prozessoptimierung und Verbesserung von Abläufen

BiDoubleu hat geschrieben: 27. Sep 2023 12:30 Buchhaltung hat bei uns bei den Eingangsrechnungen gerade Bedarf, dann sind wir daran. Der Prozess ist nicht automatisierbar aber definitv zu optimieren.
Das hängt ein bißchen davon ab wie gut deine Lieferanten sind. Mit EDI oder ähnlichem kann man da schon extrem viel machen.

Wir bekommen einen Großteil unserer wöchentlichen Rechnungen zusätzlich al CSV. Da habe ich mal eine Importroutine geschrieben, seitdem dauert 80% der wöchentlichen Rechnungen nur 3 Minuten.

Hans
BiDoubleu
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Re: Tipps für Tools, Prozessoptimierung und Verbesserung von Abläufen

H.Bothur hat geschrieben: 27. Sep 2023 14:15 Das hängt ein bißchen davon ab wie gut deine Lieferanten sind. Mit EDI oder ähnlichem kann man da schon extrem viel machen.

Wir bekommen einen Großteil unserer wöchentlichen Rechnungen zusätzlich al CSV. Da habe ich mal eine Importroutine geschrieben, seitdem dauert 80% der wöchentlichen Rechnungen nur 3 Minuten.

Hans
Genau das probieren wir gerade. Wäre super, wenn wir das auch hinbekommen würden in dem Ausmaß.
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