Sammel Postfach - E-Mails verteilen (Outlook 2019)

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Fotoshooter
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Sammel Postfach - E-Mails verteilen (Outlook 2019)

Hallo Zusammen,

wir haben bei uns verschiedene Abteilungen und eine Abteilung hat die info@ Adresse inne. Diese hat bisher immer die E-Mails verteilt bzw. weitergeleitet an die entsprechenden Abteilungen wenn diese nicht für die eigene Abteilung bestimmt war. Jetzt soll aber diese Abteilung die die info@ genutzt hat auch endlich eine eigene Abteilungsadresse bekommen.

Problem: Diese verteilen nun die eigene E-Mails von der info@ an die abteilung@ Adresse. Dies geht entweder über Weiterleiten oder einfach in den Ordner verschieben (da diese Abteilung beide Adressen im Outlook hat). Weiterleiten ist ungeschickt, da man hier erstmal die Antworten Adresse ändern muss, wenn es wieder zum Kunden muss. Verschieben wäre da die Lösung, allerdings ist Outlook da ungeschickt, denn bei Klick auf Antworten wird wieder das ursprüngliche Postfach verwendet. Gibt es eine Einstellung in Outlook, die das Postfach verwendet, in der die E-Mail liegt?

Hinweis: Ein entsprechendes Ticketsystem wäre hier die Musterlösung, ich weiß. Aber das wird bei uns einfach nicht benötigt, sollte mit den einfachen Mitteln doch auch gehen. Google bringt mir einige Ideen wie "REsend" etc, aber das erfordert mehr Schritte. Über die Shortcuts könnte man das sehr einfach lösen, wenn das "Antworten" Problem gelöst wäre...

Danke für Euren Input.


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kreien
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Re: Sammel Postfach - E-Mails verteilen (Outlook 2019)

Wie werden die E-Mails in Outlook abgerufen? (POP3, IMAP oder handelt es sich um eine Exchange-Anbindung?)
icstore
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Re: Sammel Postfach - E-Mails verteilen (Outlook 2019)

Fotoshooter hat geschrieben: 5. Jul 2022 09:22 Hallo Zusammen,

wir haben bei uns verschiedene Abteilungen und eine Abteilung hat die info@ Adresse inne. Diese hat bisher immer die E-Mails verteilt bzw. weitergeleitet an die entsprechenden Abteilungen wenn diese nicht für die eigene Abteilung bestimmt war. Jetzt soll aber diese Abteilung die die info@ genutzt hat auch endlich eine eigene Abteilungsadresse bekommen.

Problem: Diese verteilen nun die eigene E-Mails von der info@ an die abteilung@ Adresse. Dies geht entweder über Weiterleiten oder einfach in den Ordner verschieben (da diese Abteilung beide Adressen im Outlook hat). Weiterleiten ist ungeschickt, da man hier erstmal die Antworten Adresse ändern muss, wenn es wieder zum Kunden muss. Verschieben wäre da die Lösung, allerdings ist Outlook da ungeschickt, denn bei Klick auf Antworten wird wieder das ursprüngliche Postfach verwendet. Gibt es eine Einstellung in Outlook, die das Postfach verwendet, in der die E-Mail liegt?

Hinweis: Ein entsprechendes Ticketsystem wäre hier die Musterlösung, ich weiß. Aber das wird bei uns einfach nicht benötigt, sollte mit den einfachen Mitteln doch auch gehen. Google bringt mir einige Ideen wie "REsend" etc, aber das erfordert mehr Schritte. Über die Shortcuts könnte man das sehr einfach lösen, wenn das "Antworten" Problem gelöst wäre...

Danke für Euren Input.
Man kann die Antworten-Adresse in Outlook doch dauerhaft ändern: https://www.ionos.de/digitalguide/e-mai ... r-aendern/ (etwas runterscrollen auf der Seite). Oder übersehe ich da etwas bei euch?
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Re: Sammel Postfach - E-Mails verteilen (Outlook 2019)

kreien hat geschrieben: 5. Jul 2022 10:57 Wie werden die E-Mails in Outlook abgerufen? (POP3, IMAP oder handelt es sich um eine Exchange-Anbindung?)
Via IMAP vom eigenen Hausserver. D.h. alle greifen auf denselben Stand zu.
icstore hat geschrieben: 5. Jul 2022 13:55 Man kann die Antworten-Adresse in Outlook doch dauerhaft ändern: https://www.ionos.de/digitalguide/e-mai ... r-aendern/ (etwas runterscrollen auf der Seite). Oder übersehe ich da etwas bei euch?



Funktioniert so leider auch nicht wie gewünscht. Den Absender kann man händisch ändern, richtig. Aber eben genau diesen händischen Schritt hätte ich gerne weg.
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Re: Sammel Postfach - E-Mails verteilen (Outlook 2019)

Fotoshooter hat geschrieben: 5. Jul 2022 14:49
kreien hat geschrieben: 5. Jul 2022 10:57 Wie werden die E-Mails in Outlook abgerufen? (POP3, IMAP oder handelt es sich um eine Exchange-Anbindung?)
Via IMAP vom eigenen Hausserver. D.h. alle greifen auf denselben Stand zu.
icstore hat geschrieben: 5. Jul 2022 13:55 Man kann die Antworten-Adresse in Outlook doch dauerhaft ändern: https://www.ionos.de/digitalguide/e-mai ... r-aendern/ (etwas runterscrollen auf der Seite). Oder übersehe ich da etwas bei euch?



Funktioniert so leider auch nicht wie gewünscht. Den Absender kann man händisch ändern, richtig. Aber eben genau diesen händischen Schritt hätte ich gerne weg.
Händisch ja, aber man kann ja auch einen Standard-Absender, bzw. Reply-To einstellen, der immer automatisch eingesetzt wird, und von der Empfangs-Adresse abweichen kann. (der letzte Abschnitt auf der Seite: Outlook-Kontonamen anpassen und Antwortadresse permanent ändern)
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Re: Sammel Postfach - E-Mails verteilen (Outlook 2019)

icstore hat geschrieben: 5. Jul 2022 15:30 Händisch ja, aber man kann ja auch einen Standard-Absender, bzw. Reply-To einstellen, der immer automatisch eingesetzt wird, und von der Empfangs-Adresse abweichen kann. (der letzte Abschnitt auf der Seite: Outlook-Kontonamen anpassen und Antwortadresse permanent ändern)

Gesehen, trotzdem kommt es aber von der falschen E-Mail Adresse, da dies nicht geändert wird. Und damit ist es auch im Gesendet Ordner der falschen E-Mail Adresse :(.
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Re: Sammel Postfach - E-Mails verteilen (Outlook 2019)

Das geht auf höherer Ebene: Man kann in Exchange für einen Benutzer eine E-Mail-Maskierung einrichten, vgl. beispielhaft bei meinem Hosted-Exchange-Provider: https://wissen.qualityhosting.de/s/arti ... aktivieren.

Ich habe das so eingerichtet und seither wird bei sämtlichen ausgehenden E-Mails die Absenderadresse mit der von mir Vorgegebenen überschrieben, das kann auch eine komplett andere Domain sein. Funktioniert seit vielen Jahren und gibt auch keine Probleme wegen irgendwelchen Filtern bei den Empfängern.
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Re: Sammel Postfach - E-Mails verteilen (Outlook 2019)

Danke für den Input. Ich habe das Problem gelöst. Ganz einfach eigentlich.

Wenn in Outlook mehrere Postfächer angelegt sind und man Mails darin hin- und herschiebt. Und im anderen Postfach auf Antworten klickt, dann nimmt er meist das Ursprungspostfach als "Gesendet von" Adresse.

Das macht er aber nicht, wenn man das Postfach, welches als Verteilerpostfach dient in der Leiste ganz nach unten schiebt. Sodass die anderen Postfächer oben sind. Da scheint eine Art Hierarchie zu gelten in Outlook.

Jetzt verteilen die Mitarbeiter die Mails aus der info und können im eigentlichen Postfach einfach auf Antworten drücken, es wird das richtige Postfach verwendet.
kreien
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Re: Sammel Postfach - E-Mails verteilen (Outlook 2019)

Ich dachte, man kann in Outlook pro Profil nur jeweils ein IMAP-Postfach haben. Da bin ich wohl nicht auf dem neuesten Stand :gruebel:
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Re: Sammel Postfach - E-Mails verteilen (Outlook 2019)

kreien hat geschrieben: 6. Jul 2022 13:42 Ich dachte, man kann in Outlook pro Profil nur jeweils ein IMAP-Postfach haben. Da bin ich wohl nicht auf dem neuesten Stand :gruebel:
Ich habe knapp 15 E-Mail Adressen in Outlook. Alle via Imap (Teils vom Hausserver, teils extern). Und nur ein Profil ;)
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