Outlook Suche seit dem letzten Update buggy - Office 2019

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Outlook Suche seit dem letzten Update buggy - Office 2019

Hallo Zusammen,

mir fällt es vermehrt auf und nun werde ich auch von den ersten Mitarbeitern angesprochen, dass die Suche bei Outlook 2019 Home and Business seit dem letzten Update ziemlich Buggy ist bzw. teilweise nichts mehr findet. Indexierung ist eingeschaltet und auch alles indexiert.

Beispiel: Ich habe eine Mail erhalten und verschiebe die in den Bearbeitet 2021 Ordner. Am nächsten Tag will ich danach suchen und finde die E-Mail trotz korrekter Eingabe der E-Mail Adresse nicht mehr. Outlook sagt: "Kein Suchergebnis"... Wenn ich händisch in den Ordner gehe und dort scrolle finde ich die Mail dann...

Kennt das Problem jemand? Google findet viele Sucherbnisse hierzu, jedoch auf anhieb nicht unser Problem.

Danke und Grüße


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kreien
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Re: Outlook Suche seit dem letzten Update buggy - Office 2019

Eventuell handelt es sich um dieses, nicht ganz neue und immer wieder auftauchende, Problem: https://www.borncity.com/blog/2020/05/2 ... -mai-2020/

Ich habe Microsoft Outlook 2019 (Version 2111 Build 16.0.14701.20240) 32 bit (Klick-und-los) stand-alone unter Windows 10 am laufen und alle verfügbaren Updates eingespielt, bei mir funktioniert die Suche zur Zufriedenheit. Ich hatte aber vor einigen Jahren das Phänomen, dass die Suche in Outlook nicht ging bzw. nicht alles gefunden hat – das hat sich dann irgendwann von selbst repariert.
kreien
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Re: Outlook Suche seit dem letzten Update buggy - Office 2019

Mit welchem Protokoll wird im betroffenen Microsoft Outlook gearbeitet? (POP3, IMAP oder Microsoft-Exchange [RPC]). Wird in einer OST- oder in PST-Dateien gesucht? OST-Datei schon mal komprimiert? Dito alle PST-Dateien?

Wenn der Outlook-Client an Microsoft-Exchange angebunden ist, würde ich mal versuchen über OWA (Outlook Web Access) das Postfach zu öffnen und dort auf der Web-Oberfläche eine Suche ausführen, klappt dann alles?

Wenn du in Outlook die Sucheinstellung rechts beim Suchschlitz von "Aktuelles Postfach" auf "Untergeordnete Ordner" bzw. "Alle Outlook-Elemente" änderst, funktioniert die Suche dann?

Die Frage ist nämlich auch, ob das ein WDS- (Windows Desktop Search) oder ein Exchange-Problem ist. Letzteres nämlich dann, wenn die beiden entsprechenden Dienste auf dem Exchange-Server (bei Hosted-Exchange also beim Provider) nicht richtig gestartet sind. Es wird gerade eine Menge in MS-Exchange gepatcht, wenn die vorgenannten Dienste danach in MS-Exchange nicht auf "automatisch" stehen, dann sucht es sich anschließend in Outlook nicht gut.
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hissenit
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Re: Outlook Suche seit dem letzten Update buggy - Office 2019

Ich würde die 'Erweiterte Suche' einmal ausprobieren, ob diese im konkreten Fall dann die Mail findet. Dann könnte man weiter analysieren.
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bauti
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Re: Outlook Suche seit dem letzten Update buggy - Office 2019

Ich habe rin ähnliches Problem.

Vor ca. 10 Tagen gab es das Problem das neue Mails erst nach PC Neustart gefunden wurden. Nach drm Neustart funktionierte die Suche, außer für Mail welche nach dem Neustart eingingen.Das selbe Problem am selben PC auch im Thunderbird (hab damit früher gearbeitet). Das spricht wohl für ein Windows Problem...

Ich habe alle möglichen online Tipps ausprobiert. Nachdem ich die Windows Search neu indexiert habe dachte ich das Problem ist gelöst. Seit heute gibt es das Problem wieder und die Outlook Suche findet nun die neuen Mails auch nach einem Neustart nicht mehr. Effektives Arbeiten ist so nicht möglich.

Es sind IMAP Konten. Infos zur Outlook und Windows Version, OST oder PST (glaube PST) poste ich morgen.
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hissenit
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Re: Outlook Suche seit dem letzten Update buggy - Office 2019

Die Mailsuche innerhalb von Thunderbird arbeitet völlig unabhängig von Windows/-Indexierung. Ferndiagnosen sind immer schwierig, aber die Gemeinsamkeit ist dann das IMAP-Konto selbst.
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bauti
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Re: Outlook Suche seit dem letzten Update buggy - Office 2019

Ich habe es jetzt nochmals mit Thunderbird getestet. Da klappt es nun. Bei Outlook funktioniert es weiterhin nicht. Vielleicht war bei Thunderbird das Problem dass das Programm schon lange nicht mehr ausgeführt wurde und viele neue Mails erst indexiert werden mussten. Also dass es nichts mit dem Outlook Problem zu tun hatte

Bei Outlook werden weiterhin nur Mails bis 30.12. gefunden. Neustart hilft im Gegensatz zu den ersten Tagen an denen das Problem Auftrag (vor ca 10 Tagen) nicht mehr.

Es sind zwei IMAP Mailkonten welche über Outlook verwaltet werden. Bei beiden das idente Problem.

Ich habe mir vor ein paar Tagen bereits die Suchlösung "Lookeen" installiert. Das hat ewig benötigt um die Indexierung abzuschließen klappt aber nun wohl. Das wäre noch eine Notlösung, ob das praktikabel ist weiß ich noch nicht, habe mich noch nicht wirklich damit beschäftigt.

Microsoft Office Professional Plus 2019

Betriebsystemname Microsoft Windows 10 Home
Version 10.0.19042 Build 19042
Systemtyp x64-basierter PC

Unter Ordnereigenschaften/Erweitert sind jeweils .ost Dateien angeführt
Komprimierung habe ich jetzt durchgeführt. Hat ein paar Minuten gedauert und nichts gebracht.
Wenn du in Outlook die Sucheinstellung rechts beim Suchschlitz von "Aktuelles Postfach" auf "Untergeordnete Ordner" bzw. "Alle Outlook-Elemente" änderst, funktioniert die Suche dann?
Funktioniert auch nicht

Auch die erweiterte Suche funktioniert nicht.

Hat noch jemand eine Idee?
kreien
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Re: Outlook Suche seit dem letzten Update buggy - Office 2019

bauti hat geschrieben: 4. Jan 2022 10:24 Hat noch jemand eine Idee?
Wenn du dich via Outlook Web Access (OWA), also über einen Browser ins Postfach einloggst, funktioniert die Suche in der Web-Oberfläche?

Ansonsten frag mal den Microsoft-Exchange-Administrator (dein Hosted-Exchange-Provider), ob dort die beiden Exchange-Dienste auch wirklich laufen:
"Microsoft Exchange Search Host Controller" und "Microsoft Exchange-Suche".

Edit: Lookeen habe ich auch, ich komme damit nicht gut zurecht, Mailstore (https://www.mailstore.com/de/) ist eine gute Sache, zumal die Outlook-Suche technologisch nicht Goldstandard ist, vgl. https://www.itk-security.de/warum-die-o ... eren-kann/, gleichwohl sollte sie aber wenigstens funktionieren.

Edit 2: Es ist sicherlich gut, Windows und den Programmen die Chance zum Indizieren zu geben, ich würde mal pauschal bei geöffnetem Outlook und Thunderbird, den Rechner ein paar Tage durchlaufen lassen, das gibt auch WDS (also Desktopsearch) Gelegenheit einen Task zu Ende zu führen.
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Re: Outlook Suche seit dem letzten Update buggy - Office 2019

Wirklich schwierig aus der Ferne. Wenn es im Tbird geht, ist es offensichtlich kein Kontenproblem, sondern rein Outlook.
Hast Du das nur auf einem Rechner?
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Re: Outlook Suche seit dem letzten Update buggy - Office 2019

kreien hat geschrieben: 3. Jan 2022 22:06 Mit welchem Protokoll wird im betroffenen Microsoft Outlook gearbeitet? (POP3, IMAP oder Microsoft-Exchange [RPC]). Wird in einer OST- oder in PST-Dateien gesucht? OST-Datei schon mal komprimiert? Dito alle PST-Dateien?
Das hat tatsächlich geholfen. Alle OST Dateien komprimiert und schwups ging die Suche wieder. Danke für den Tipp!
kreien
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Re: Outlook Suche seit dem letzten Update buggy - Office 2019

Klasse, das freut mich :daumenhoch: .

Wenn große Dateien (in diesem Fall die OST-Datei) inkonsistent werden, stellen sich routinemäßig gewisse Fragen. Was vielleicht zusätzlich, der Vollständigkeit halber, sinnvoll wäre:
a) Kommt das Dateisystem bei der Größe der Einzeldatei an Grenzen? (FAT32 kann bis 4 GByte, so OST-Dateien sind je nach Cache-Einstellung schon mal riesig, meine ist z. B. 20 GByte)
b) Hast du auf dem Client ein Journaling-File-System laufen? Wenn nicht, würde ich mal prüfen, ob ein Umstieg auf NTFS infrage kommt.
c) Sind die S.M.A.R.T-Werte der HDD bzw. SSD in Ordnung?
d) Bei einer klassischen HDD würde ich mal einen Oberflächentest durchlaufen lassen.
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Re: Outlook Suche seit dem letzten Update buggy - Office 2019

kreien hat geschrieben: 4. Jan 2022 10:38 Wenn du dich via Outlook Web Access (OWA), also über einen Browser ins Postfach einloggst, funktioniert die Suche in der Web-Oberfläche?

Ansonsten frag mal den Microsoft-Exchange-Administrator (dein Hosted-Exchange-Provider), ob dort die beiden Exchange-Dienste auch wirklich laufen:
"Microsoft Exchange Search Host Controller" und "Microsoft Exchange-Suche".
Ich habe kein Excnange Konto, die Konten sind IMAP.
Hat sich das mit Outlook Web Access (OWA) auch auf Excnange bezogen? Sagt mir nämlich nichts
kreien hat geschrieben: 4. Jan 2022 10:38 Edit 2: Es ist sicherlich gut, Windows und den Programmen die Chance zum Indizieren zu geben, ich würde mal pauschal bei geöffnetem Outlook und Thunderbird, den Rechner ein paar Tage durchlaufen lassen, das gibt auch WDS (also Desktopsearch) Gelegenheit einen Task zu Ende zu führen.
Ich habe gestern nochmals die Windwos indexierung neu erstellen lassen. Heute morgen war es fertig. Nun findet Outlook überhaupt nichts mehr. :durchdreh:
Auf jeden Fall denke ich die Indexierung sollte abgeschlossen sein...
hissenit hat geschrieben: 4. Jan 2022 11:18 Hast Du das nur auf einem Rechner?
Ja ich habe das Problem nur auf einem von drei Rechnern auf welchen Outlook installiert ist


Vermutlich werde ich mit Thunderbird weiterarbeiten. Ist mir eigentlich eh sympathischer als Outlook. Ich habe da mal vor einiger Zeit umgestellt da Thunderbird so langsam wurde, inzwischen sind die Ordner anders strukturiert, anscheinend kommt damit Thunderbird jetzt besser zurecht, ich merke auf jedenfalls keinerlei Performanceprobleme mehr.
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Re: Outlook Suche seit dem letzten Update buggy - Office 2019

bauti hat geschrieben: 5. Jan 2022 11:54 Hat sich das mit Outlook Web Access (OWA) auch auf Excnange bezogen?
Ja.
kreien hat geschrieben: 4. Jan 2022 10:38 Vermutlich werde ich mit Thunderbird weiterarbeiten. Ist mir eigentlich eh sympathischer als Outlook.
Ich habe früher mit Thunderbird gearbeitet und benutze das heute nur noch als Newsreader (Usenet). Bei Thunderbird gibt es andere Herausforderungen, bei mir hing das Programm immer mal sekundenlang und bei Nur-Text-E-Mail gab und gibt es seit locker mehr als zehn Jahren immer die gleichen Probleme mit kaputten Zeilenumbrüchen, so schlimm, dass sich die Kunden beschweren -> kann ich mir nicht leisten.

Thunderbird hin oder her, wäre schon schön, wenn es läuft, also mal zurück zum Thema, wobei es aus der Ferne natürlich ausgesprochen schwierig ist, konkret zu helfen:

a) Ist Windows 11 auf dem Rechner? Da gibt es nämlich gerade genau das beschriebene Problem.

b) Hast du die OST-Datei in Outlook komprimiert? Datei -> Information -> Kontoeinstellungen -> Kontoeinstellung -> Reiter Datendateien -> OST-Datei 1 Mal anklicken -> Einstellungen -> Reiter Erweitert -> Outlook-Datendateieinstellungen -> Jetzt komprimieren

c) Outlook beenden. Suche dir mal den Pfad der OST-Datei raus und benenne diese um und starte Outlook neu, es werden dann alle E-Mails neu vom Mailserver heruntergeladen. Neue OST indizieren lassen. (Hinweis: Termine und Aufgaben werden leider nicht neu heruntergeladen, wenn das wichtig ist, dann besser im Anschluss die alte OST-Datei wieder zurückbenennen .)

d) Ich kenne mich mit IMAP nicht gut aus, wenn du die Möglichkeit hast, vergrößere mal die Cache-Einstellungen für die OST-Datei. Letztere ist über eine GPO (Gruppenrichtlinie) auch nicht größenbegrenzt worden?

e) Danach das hier ausprobieren: https://www.computerwissen.de/software/ ... n-sie-sie/

f) Und schlussendlich das hier in der angegeben Reihenfolge mit viel Zeit: https://support.microsoft.com/de-de/off ... 33a3f4f066

IMAP/POP3 sind Protokolle aus Mitte der 1980er-Jahren, da kann man bei der Fehlersuche (ähnlich wie damals bei der Druckerschnittstelle RS-232) ausgiebig dran rumkonfigurieren. Die Kombination Hosted-Exchange und Outlook ist das robustere und störungsfreiere Gespann, selbst 30-Gbyte- oder 50-Gbyte-Postfächer gibt es heute für kleines Geld, exemplarisch ohne jede Wertung z. B. https://www.qualityhosting.de/hosted-ex ... iness.html. Auf der Basis kannst du ja immer noch parallel in PST-Dateien wegsichern.
bauti
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Re: Outlook Suche seit dem letzten Update buggy - Office 2019

Danke auf jeden Fall für deine Hilfe.
zu den Punkten:

a. nein, wie bereits geschrieben Windows 10
b. wie bereits geschrieben schon probiert
c. versuche ich morgen noch mal. Wobei es mich wundern würde, es sind ja zwei IMAP Konten also auch zwei OST Dateien. Das beide defekt sind würde mich wundern.
d. habe das jetzt kurz gegoogelt. Da blicke ich nicht durch...
e. habe ich schon alles durch
f. habe ich denke ich auch schon alles durch. Bis auf Outlook neu installieren.

Umstieg auf Exchange habe ich auch schon als letzte Lösung angedacht. Aber soweit ich es verstanden habe, ist dass nicht so ohne weiteres schnell eingerichtet. Außerdem müsste ich alle PC´s in der Firma umstellen. Ich glaube das ist mir zu aufwendig.

Ich probiere noch c. und dann lasse ich es gut sein und arbeite mit Thunderbird.

Ich danke dir aber trotzdem für deine Hilfe.
MrCocktail
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Re: Outlook Suche seit dem letzten Update buggy - Office 2019

Hi,

also wenn du Outlook nutzen willst, nutze keine IMAP Postfächer ... in meinen Augen ist einer der größten Fehler, dass man Outlook als Mailclient betrachtet. Outlook ist das Frontend für das Backend Exchange...

Und mit Outlook > 2016 werden auch immer mehr Dinge in Richtung "Moderne" Protokolle implementiert.

Gruß
J
kreien
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Re: Outlook Suche seit dem letzten Update buggy - Office 2019

Das erinnert mich an mein Android-Handy, da will der Google-Playstore seit einem Monat keine Updates mehr machen – ich habe schon stundenrund alle möglichen Anleitungen durch, geht doch ums Verrecken nicht, aber das ein anderes Thema.

Ich bin bei dem verlinkten Hosted-Exchange-Anbieter Kunde, die haben ganz gute Anleitungen. Die Verbindung von Outlook mit einem Hosted-Exchange ist dank Autodiscover sowas von easy, da würde ich mir keine Sorgen machen. Es wäre nur sinnvoll, alles E-Mails aus dem IMAP-Postfach vorher manuell in einer PST-Datei zu sichern und dann im Nachgang auf den Exchange hochzuladen.

Ich habe noch viele Jahre POP3 über zig Postfächer gemacht, was hatte ich damals immer mal für ein Theater, heute läuft der Kram mit einem Hosted-Exchange zur großen Zufriedenheit seit Jahren unauffällig.
COD
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Re: Outlook Suche seit dem letzten Update buggy - Office 2019

Bei mir am Rechner auch. Y2K22 Bug mit lokalem pst, gefunden wird bis Ende 2021, lndex angeblich aktuell, Komprimieren und Tipps aus dem Netz bringen nichts. Also warten auf den Bugfix und fluchen.

Irgendwo hab ich noch eine Copernic-Lizenz - müsste ich jetzt mal die Outlook-Suche anwerfen...
COD
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Gelöst: Outlook Suche seit dem letzten Update buggy - Office 2019

Eine Nacht drüber schlafen und es scheint eine Lösung gefunden. Überlegung: Vielleicht liegt sowas ja an pst-Dateien, die über Outlook-Versionen hinweg verwendet werden und damit nicht mehr der aktuellen Struktur entsprechen und man damit dann irgendwann in Kompatibilitätsprobleme rennt.

Also folgender Versuch:

1. Neue Outlook-Datendatei erstellen
2. Diese in den Kontoeinstellungen den E-Mail-Konten als Speicherort zuweisen
3. Diese in den Kontoeinstellungen als Standard-Datendatei festlegen
4. Alte Outlook-Datendatei im Outlook schließen, so dass sie nicht mehr im Baum ist
5. Über "Datei - Öffnen" > "Importieren/Exporitieren" die Elemente der alten pst in die neue pst importieren
6. Abwarten bis fertig
7. Search-Index neu erstellen

Das hat zumindest bei mir dafür gesorgt, dass die aktuellen Mails wieder gefunden werden. Mal sehen, ob's so bleibt.
kreien
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Re: Outlook Suche seit dem letzten Update buggy - Office 2019

Ich habe PST-Dateien aus dem Jahr 1998, also Outlook-Express-Zeiten, die funktionieren tadellos. Ich komprimiere allerdings ab und an alle PST, weil damit so eine Art Reparatur- und Datenkonsistenzfunktion einhergeht.

Der Umweg über Importieren/Exportieren ist nicht unbedingt nötig, du kannst in Outlook jederzeit nach Bedarf eingehangene PST-Dateien in Outlook durch rechte Maustaste -> "[Name der PST-Datei]" schließen aushängen und neu erstellte via Datei -> Kontoeinstellungen -> Kontoeinstellungen -> Reiter Datendateien -> Hinzufügen.

Bei einem 50-GByte-Postfach mit einem gemieteten Hosted-Exchange eines (deutschen) Providers deiner Wahl hast du den Vorteil, dass du alle PST-Dateien in die Exchange-Ordnerstruktur hochladen kannst und das Ganze dann auf dem Exchange-Server indiziert wird, du kannst dann auch zusätzlich mittels OWA über Weboberfläche suchen (und natürlich auch mit Outlook). Die PST-Dateien würden in so einer Konstellation fortan als lokale Sicherheitskopie dienen, die temporär eingehangen werden können, aber nicht mehr zwingend als Arbeitsdateien fungieren.

Ich bin doch sehr angetan, dass Hosted-Exchange ohne Kummer all die Jahre problemlos läuft – ich habe über Jahrzehnte schon alles durch, früher hatte ich bei Eudora/Outlook-Express/MS-Mail/Outlook/Entourage (Mac)/Thunderbird immer irgendwas.
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Re: Outlook Suche seit dem letzten Update buggy - Office 2019

Ich nutze Thunderbird mit IMAP/POP3 seit es ihn gibt, zuvor als Mozilla Suite. Also seit über 20j, keine Probleme. Das einzige was nervt, sind erzwungene UI-Änderungen. Aber die bleiben auch bei MS-Produkten ja nicht aus.
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