Fragen zu EcoDMS und ecoWORKZ

Nützliche Programme zu Zeiterfassung, Dokumentenmanagement etc.
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Andy79
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Fragen zu EcoDMS und ecoWORKZ

Hallo,

ich hoffe mir kann jemand weiterhelfen.

Wir nutzen seit 2 Jahren EcoDMS zum rechtssicheren Archivieren von Belegen. Dazu haben wir eine Lizenz ecoDMS Version: 18.09 erworben.
In der Praxis funktioniert das sehr gut und auch die Suche dort klappt prima.

Jetzt habe ich einen Newsletter erhalten wo ecoWORKZ vorgestellt wurde. Dort lassen sich wohl auch E-Mails rechtssicher archivieren.

Fragen:

Können wir die alte Lizenz aktualisieren auf eine aktuelle Version oder muss man das neu kaufen ?

ecoWORKZ soll auf einem zweiten PC installiert und genutzt werden - brauchen wir dann eine zweite Lizenz für EcoDMS oder sind das 2 getrennte paar Schuhe ? (PC 1 - archiviert Dokumente | PC 2 - archiviert nur E-Mails)

Hat jemand schon ecoWORKZ im Einsatz und kann berichten ob wie gut das funktioniert E-Mails aus Outlook dort einzulesen und ggf. auch später einfach darauf zuzugreifen ?

DANKE


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greybit
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Re: Fragen zu EcoDMS und ecoWORKZ

Andy79 hat geschrieben: 14. Okt 2020 17:41 Hat jemand schon ecoWORKZ im Einsatz und kann berichten ob wie gut das funktioniert E-Mails aus Outlook dort einzulesen und ggf. auch später einfach darauf zuzugreifen ?
Habe ecoWORKZ nicht im Einsatz. Allerdings habe ich mich auch schon mit dem Thema beschäftigt.

Andy79 hat geschrieben: 14. Okt 2020 17:41 Jetzt habe ich einen Newsletter erhalten wo ecoWORKZ vorgestellt wurde. Dort lassen sich wohl auch E-Mails rechtssicher archivieren.
Zum archivieren von eMails kannst du auch EcoMailz benutzen.
Und wenn es darum geht alte eMails wieder zu vielen ist doch ein eMail Client auch sehr gut dafür geeignet.

Andy79 hat geschrieben: 14. Okt 2020 17:41 Können wir die alte Lizenz aktualisieren auf eine aktuelle Version oder muss man das neu kaufen ?
EcoDMS 18.09 ist die neuste Version. Das entsprechende Softwareupdate "18.09 3" was für EcoWORKS benötigt wird kannst du dir damit runterladen.
Vor dem Update würde ich die Lizenz deaktivieren und nach dem update wieder aktivieren.

Andy79 hat geschrieben: 14. Okt 2020 17:41 ecoWORKZ soll auf einem zweiten PC installiert und genutzt werden - brauchen wir dann eine zweite Lizenz für EcoDMS oder sind das 2 getrennte paar Schuhe ? (PC 1 - archiviert Dokumente | PC 2 - archiviert nur E-Mails)
In dem Fall brauchst du 2 EcoDMS Lizenzen.
Du könntest den Server aber auch auf PC2 schieben und dann in einem Archiv Dokumente und eMails archivieren.


Meine persönliche Meinung. Jegliche DMS Software die ich bisher gesehen habe, hat mir nicht gefallen. Am besten nur das kaufen was man muss und nicht noch unnötig Geld in Features stecken die man nicht braucht.
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lallekalle
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Re: Fragen zu EcoDMS und ecoWORKZ

Ich habe EcoMailz im Einsatz - läuft im Hintergrund, frisst kein Brot und im Endeffekt bemerke ich es gar nicht. Finde ich super.
Andy79
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Re: Fragen zu EcoDMS und ecoWORKZ

lallekalle hat geschrieben: 15. Okt 2020 15:42 Ich habe EcoMailz im Einsatz - läuft im Hintergrund, frisst kein Brot und im Endeffekt bemerke ich es gar nicht. Finde ich super.
was ist denn der Unterschied von ecoWORKZ zu EcoMailz ?

Aber auch dafür bräuchte ich eine 2. Lizenz von EcoDMS ?
greybit
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Re: Fragen zu EcoDMS und ecoWORKZ

Andy79 hat geschrieben: 15. Okt 2020 16:22
lallekalle hat geschrieben: 15. Okt 2020 15:42 Ich habe EcoMailz im Einsatz - läuft im Hintergrund, frisst kein Brot und im Endeffekt bemerke ich es gar nicht. Finde ich super.
was ist denn der Unterschied von ecoWORKZ zu EcoMailz ?

Aber auch dafür bräuchte ich eine 2. Lizenz von EcoDMS ?
EcoMailz läuft unabhängig von EcoDMS. Es ist ein eigenständiges Programm. Daher brauchst du keine EcoDMS Lizenz hierfür. Du kannst es auf einem PC deiner Wahl installieren (idealerweise sollte dieser immer an sein).
Über den Webbrowser kannst du dann die archivierten eMails aufrufen. Outlook und Thunderbird Plugin gibts dafür auch.
Ich persönlich finde EcoMailz unübersichtlich. Aber es erfüllt die gesetzlichen Vorgaben perfekt. Es läuft rund und nervt nicht.
Andy79
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Re: Fragen zu EcoDMS und ecoWORKZ

@all Danke erstmal für die vielen Infos !!

@greybit Ich habe ein Notebook mit den Mails welches aber nicht ständig an ist. Geht das trotzdem ?
Wir haben einen "Server" wo unsere gesamten Daten liegen - dort wird das dann auch gespeichert ?
Ich nutze Outlook - wenn ich die Mails dort archiviere kann ich dann "problemlos" nach Mails oder Inhalten suchen ?

Ich kenne bisher nur EcoDMS was meine Frau / Cheffe nutzt und das ist sehr einfach und die Volltextsuche finde ich sehr gut.
Sowas suchte ich halt für meine Mails im Outlook da meine PST Datei mehrere GB umfasst und ich alte Mails rechtskonform sichern / auslagern möchte.
Wichtig ist aber auch in den Archiven wirklich etwas zu finden wenn ich es brauchen sollte.

Danke
greybit
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Re: Fragen zu EcoDMS und ecoWORKZ

Du lädst dir EcoMailz runter und installierst es dann auf deinem Server. Einen Client, den du wie bei EcoDMS auf deinem PC installierst gibt es nicht.
Die archivierten eMails kannst du dann über den Webbrowser aufrufen. IP.Adresse.des.Servers:8888
EcoMailz überwacht ständig deine eMails und archiviert diese automatisch, daher meinte ich das der PC oder Server auf dem das installiert ist immer an sein sollte. Solltest du diesen dennoch mal abschalten, holt EcoMailz die Archivierung der eMails nach. Wäre also eigentlich auch kein Problem.
Eine Volltextsuche ist auch in EcoMailz enthalten.
Ich rate dir das Programm einfach mal zu landen und zu installieren. In der Testversion werden maximal 3000 eMails archiviert. Sobald du dann einen Lizenzschlüssel eingibst wird das Limit aufgehoben.
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