Dokumentenchaos bewältigen

Nützliche Programme zu Zeiterfassung, Dokumentenmanagement etc.
Benutzeravatar
Gury
Beiträge: 28
Registriert: 9. Jul 2015 19:11
Land: Deutschland

Dokumentenchaos bewältigen

Wie schaut's aus bei euch? Massig Zettelkram und Dokumente tummeln sich jedenfalls bei mir, grad wenn mal wieder Land unter ist, was die eigene Zeit angeht. Ich weiß nicht, wie es euch geht, aber ich krieg die Vollmeise, wenn ich vor lauter Zeitdruck meist nicht alles so ablegen und machen kann, wie ich das in einer ruhigen Minute machen würde.

Ich hab jetzt länger gesucht und bin beim Thema "Dokumentenmanagement" hängengeblieben .Tools und Angebote gibt's da blöderweise wie Sand am Meer. Nach langer Suche bin ich jetzt hier http://www.escriba.de klebengeblieben. Die Frage ist nur ... macht das Sinn? Ich bin mir beim Durchsehen der Seite nicht sicher, ob ich das als Privatperson nutzen kann, wenn auch mehr oder weniger für geschäftliche Zwecke?

Ich find's nach wie vor sehr verwirrend. Dropbox und auch die Verwaltung in Evernote hab ich natürlich schon durch, aber irgendwann stößt das an seine Grenzen, grad wenn man das schon jahrelang macht aber dennoch Chaos herrscht. :(

Habt ihr Tipps?

Und ja ich weiß, ich müsst mich einfach nur besser organisieren - das Leben könnt so einfach sein. Ich bin aber nun mal in der Situation, daher wär's super, wenn ihr ernsthaft Tipps und Empfehlungen geben könntet, was denn wirklich hilft (und nicht das, was ich in zig Artikeln jetzt schon gelesen hab).

Danke!


3 Monate gratis Händlerbund
Benutzeravatar
koshop
PLUS-Mitglied
PLUS-Mitglied
Beiträge: 6566
Registriert: 4. Sep 2012 13:23

Re: Dokumentenchaos bewältigen

Also wir benutzen seit ein paar Jahren ELOOffice und die Zettelwirtschaft hat deutlich abgenommen.

Alle wichtigen Unterlagen werden sofort eingescannt, verschlagwortet und abgelegt und jeder der sie braucht kann dann drauf zugreifen.
al-k-seltzer
Beiträge: 5255
Registriert: 25. Jan 2008 20:17
Land: Deutschland

Re: Dokumentenchaos bewältigen

Bin seit Jahren PaperPort-Nutzer und voll zufrieden:
http://www.nuance.de/for-individuals/by ... teSwitch=Y
wolle
PLUS-Mitglied
PLUS-Mitglied
Beiträge: 9468
Registriert: 16. Jan 2008 12:54
Land: Deutschland

Re: Dokumentenchaos bewältigen

Das, was der TE da hat, dürfte ungefähr um Faktor 100 oversized sein.

DMS spart dir nicht die Ablage. Um Dokumente nach Scan vernichten zu können, muss man schon organisatorisch sehr gut sein (das DMS muss sitzen). Die Stärken von sowas kommen erst bei mehreren Nutzern zum Tragen, sonst macht es mehr Arbeit.

Wir machen ganz klassische Ablage, verarbeiten nur die Rechnungen digital, und was sonst eingeht, wird gescannt und einfach OCR-erfasst und danach stinknormal im richtigen Ordner abgeheftet. Das spart einem im Zweifel das raussuchen, wenn man ein ganz bestimmtes Dokument sucht. Aber es ersetzt halt nicht die richtige Ablage, dafür müsste man ja die Dokumente klassifizieren etc, das ist schon recht aufwendig.
Benutzeravatar
koshop
PLUS-Mitglied
PLUS-Mitglied
Beiträge: 6566
Registriert: 4. Sep 2012 13:23

Re: Dokumentenchaos bewältigen

Wir schmeißen die Originale auch nicht weg. Vor dem Scan kommt ein Stempel mit einer fortlaufenden Nummer drauf und die Originale werden einfach fortlaufend abgeheftet. Sortiert und abgelegt wird nur im Dokumentenmanagement System. Braucht man ein Original sucht man es einfach anhand der Nummer raus.
wolle
PLUS-Mitglied
PLUS-Mitglied
Beiträge: 9468
Registriert: 16. Jan 2008 12:54
Land: Deutschland

Re: Dokumentenchaos bewältigen

koshop hat geschrieben:Wir schmeißen die Originale auch nicht weg. Vor dem Scan kommt ein Stempel mit einer fortlaufenden Nummer drauf und die Originale werden einfach fortlaufend abgeheftet. Sortiert und abgelegt wird nur im Dokumentenmanagement System. Braucht man ein Original sucht man es einfach anhand der Nummer raus.
Paginieren ist ja schon was für Fortgeschrittene ;) Wenn man Rechungen digital halten will, sollte man Paginieren und die Software sollte ein revisionssicheres Protokoll über den Ablauf fertigen.
Benutzeravatar
koshop
PLUS-Mitglied
PLUS-Mitglied
Beiträge: 6566
Registriert: 4. Sep 2012 13:23

Re: Dokumentenchaos bewältigen

Paginieren ist ja schon was für Fortgeschrittene ;)
Naja, so kompliziert ist das auch nicht. Wir haben so einen Stempel:
http://www.stempel-fabrik.de/reiner-pag ... empel.html

Der dreht sich nach jedem stempeln automatisch um eine Nummer weiter. Und ELOOffice ist auch revisionssicher, müsste es ja aber gar nicht sein, ich hab ja die Originale.
al-k-seltzer
Beiträge: 5255
Registriert: 25. Jan 2008 20:17
Land: Deutschland

Re: Dokumentenchaos bewältigen

koshop hat geschrieben: Und ELOOffice ist auch revisionssicher, müsste es ja aber gar nicht sein, ich hab ja die Originale.
Kurze Verständnisfrage:
Wie machst Du es denn für die Buchhaltung, wenn z.B. die Rechnungen nur in EloOffice sortiert sind?
Und was passiert im Falle einer Betriebsprüfung?
Suchst Du dann die einzelnen Rechnungen aus den durchnummerierten Stapeln einzeln raus?
wolle
PLUS-Mitglied
PLUS-Mitglied
Beiträge: 9468
Registriert: 16. Jan 2008 12:54
Land: Deutschland

Re: Dokumentenchaos bewältigen

Wenn die digitalen Belege Grundlage der Buchhaltung waren, dann muss man auch nur die aufheben. Nichts desto trotz würde ich es für keine gute Idee halten, die Originale wegzumachen.
al-k-seltzer
Beiträge: 5255
Registriert: 25. Jan 2008 20:17
Land: Deutschland

Re: Dokumentenchaos bewältigen

wolle hat geschrieben:Wenn die digitalen Belege Grundlage der Buchhaltung waren, dann muss man auch nur die aufheben. Nichts desto trotz würde ich es für keine gute Idee halten, die Originale wegzumachen.
Das ist mir schon klar.
Nur, wie passiert das in der Praxis?
Erst durchstempeln, dann aus EloOffice vom Bildschirm aus buchen und dann abheften?

Oder, erst buchen und dann stempeln? Dann würde allerdings doch die Belegnummer fehlen. :?
Benutzeravatar
koshop
PLUS-Mitglied
PLUS-Mitglied
Beiträge: 6566
Registriert: 4. Sep 2012 13:23

Re: Dokumentenchaos bewältigen

Oder, erst buchen und dann stempeln? Dann würde allerdings doch die Belegnummer fehlen.
Die Dokumente werden "verschlagwortet". D.h. zu jedem Dokument gibt es eine Maske wo man Informationen hinterlegen kann wie Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Rechnungsbetrag, Buchungsnr. usw.

Bei den Ausgangsrechnungen die wir erstellen geht das vollautomatisch durch ein Makro. Unsere Wawi erstellt PDFs mit der Rechnungsnummer als Dateinamen. Ein EloOffice Makro liest die Dateien automatisch ein, stellt eine Verbindung zur Wawi Datenbank her und liest aus der Datenbank alle Rechnungsinformationen aus und hinterlegt die für das jeweilige archivierte Dokument.

Die Eingangsrechnungen werden eingescannt und dann läuft eine OCR Erkennung drüber. Die werden dann von Hand verschlagwortet aber durch die OCR Erkennung geht das auch recht schnell, da EloOffice dann Vorschläge macht.

In der Buchhaltung läuft das bei den Eingangsrechnugnen so, daß die Buchhalterin auf ihrem linken Bildschirm die Rechnung in EloOffice sieht, rechts ist das Buchhaltungsprogramm offen und wenn die Rechnung gebucht wird, dann wird die Belegnummer im EloOffice eingetragen.
D.h. ich kann im Elooffice anhand der Belegnummer jederzeit die Rechnung finden, brauche ich das Original dann kann ich das anhand des Stempels raussuchen.
al-k-seltzer
Beiträge: 5255
Registriert: 25. Jan 2008 20:17
Land: Deutschland

Re: Dokumentenchaos bewältigen

koshop hat geschrieben:In der Buchhaltung läuft das bei den Eingangsrechnugnen so, daß die Buchhalterin auf ihrem linken Bildschirm die Rechnung in EloOffice sieht, rechts ist das Buchhaltungsprogramm offen und wenn die Rechnung gebucht wird, dann wird die Belegnummer im EloOffice eingetragen.
O.K. Danke hatte ich mir schon so ähnlich vorgestellt.
Alles andere wäre wohl auch keine wirkliche Erleichterung.
Aki-kun
Beiträge: 617
Registriert: 14. Aug 2010 23:59
Land: Deutschland
Firmenname: ALRO IT GmbH
Branche: Office365, Dokumenten/EMail-Archvierung, Kundenmanagement, Netzwerke und IT-Dienstleistungen
Wohnort: Rosenheim
Kontaktdaten:

Re: Dokumentenchaos bewältigen

Servus!

DMS Systeme ist ein Hauptbereich von mir.


Wir entwickeln gerade ein Archiv-System für Klein- und Kleinstkunden bis 5 Benutzer.

Sinn und Zweck ist es, ein einfach zu bedienendes System zu schaffen, das auf "der Schreiber von nebenan" bedienen kann.

Wir gehen in ein paar Wochen in die Betaphase.

Bei Fragen und Interesse einfach mal melden.

Aki
Benutzeravatar
Gury
Beiträge: 28
Registriert: 9. Jul 2015 19:11
Land: Deutschland

Re: Dokumentenchaos bewältigen

WoW, vielen lieben Dank für euren vielen hilfreichen Antworten!! Schade zwar, dass niemand von euch speziell dieses Tool kannte, aber ich habe jetzt zumindest einige neue Ansätze.

Wegen dem Tool von dir Aki-kun - sag doch da einfach mal Bescheid, wenn ihr online seid bzw. in die heiße Phase geht oder schon was zum Zeigen habt.
al-k-seltzer
Beiträge: 5255
Registriert: 25. Jan 2008 20:17
Land: Deutschland

Re: Dokumentenchaos bewältigen

Habe noch was gefunden.
Office-n-PDF bei
jbsoftware.de

Ist im Gegensatz zu. PaperPort revisionssicher.
Sam
Beiträge: 833
Registriert: 11. Feb 2009 09:04
Land: Deutschland

Re: Dokumentenchaos bewältigen

wolle hat geschrieben:Wenn die digitalen Belege Grundlage der Buchhaltung waren, dann muss man auch nur die aufheben. Nichts desto trotz würde ich es für keine gute Idee halten, die Originale wegzumachen.
Ist ja auch Sinn der Sache das Papier zu entsorgen. Sonst brauchst auch kein DMS engel
Audabo
Beiträge: 278
Registriert: 23. Jan 2015 18:21

Re: Dokumentenchaos bewältigen

Sam hat geschrieben: Ist ja auch Sinn der Sache das Papier zu entsorgen. Sonst brauchst auch kein DMS engel
Naja, so würde ich das nicht sehen. Man muss das (wichtige) Papier nur nicht mehr sortieren und ordnen, sondern "nur" noch paginieren. Ein rein elektronisch geführtes Büro wird es bis in absehbare Zeiten nicht geben.

edit: in der Zeitschrift c't steht in der aktuellen Ausgabe was zu diesem Thema Finanzamt und elektronische Aktenführung.
Benutzeravatar
supergut
Beiträge: 235
Registriert: 13. Nov 2007 03:54

Re: Dokumentenchaos bewältigen

hier nochmal etwas zum Zusammenspiel Evernote & Paginierstempel

http://www.notieren.de/papierberge-blit ... er-nummer/
al-k-seltzer
Beiträge: 5255
Registriert: 25. Jan 2008 20:17
Land: Deutschland

Re: Dokumentenchaos bewältigen

supergut hat geschrieben:hier nochmal etwas zum Zusammenspiel Evernote & Paginierstempel

http://www.notieren.de/papierberge-blit ... er-nummer/
Dazu sollte man auch erwähnen, dass das Scannen unter evernote/windows nicht funktioniert.
Es dürfte auch Probleme geben, dem Finanzamt die Unterlagen zwecks Prüfung zur Verfügung zu stellen.
Sam
Beiträge: 833
Registriert: 11. Feb 2009 09:04
Land: Deutschland

Re: Dokumentenchaos bewältigen

Audabo hat geschrieben:
Sam hat geschrieben: Ist ja auch Sinn der Sache das Papier zu entsorgen. Sonst brauchst auch kein DMS engel
Naja, so würde ich das nicht sehen. Man muss das (wichtige) Papier nur nicht mehr sortieren und ordnen, sondern "nur" noch paginieren. Ein rein elektronisch geführtes Büro wird es bis in absehbare Zeiten nicht geben.

edit: in der Zeitschrift c't steht in der aktuellen Ausgabe was zu diesem Thema Finanzamt und elektronische Aktenführung.
Sofern Du alle Anforderungen erfüllst, kannst Du natürlich die Dokumente entsorgen. Das ist ja auch unter anderem Sinn der ganzen Sache. Wir machen das schon seit 6 Jahren so. Wir werden jedes Jahr geprüft. Die Dokumente der letzten 30 Jahre wurden vollständigkeitshalber nachträglich hinzugefügt und inzwischen auch entsorgt (Platz/komfortable Suche). Fast jedes mittelständige Unternehmen nutzt genau diesen Vorteil. Die Anforderungen sind aber auch nicht wirklich hoch.
Dass ein Kleinbetrieb die Kosten scheut, ist natürlich verständlich. Da liegen die Prioritäten natürlich ganz wo anders.
Antworten

Zurück zu „Office-Programme & Tools“

  • Information