Ich scanne jetzt 200 DPI Farbe. Ggf. stelle ich für unwichtigere Dokumente noch eine geringere Auflösung und s/w ein.

Bzgl. Preis/Leistung lese Dir einfach mal die Beschreibung von der Software durch und dann überleg nochmal, ob Du das in 2 Tagen hin bekommst.
Abgesehen davon kosten 2 Tage programmieren auch schnell 4 stellig.
Ansonsten gilt wie immer: you get what you pay for.

Ich scanne mit 300 dpi.
Dabei sind die Bilder zwischen 150 und 450 kb groß.
Kommt eben drauf an, ob SW, Grau oder Farbe.
Für die meisten Rechnungen dürfte SW ausreichen.
Sooo viel Speicherplatz brauchst Du also letztendlich nicht.

Klar, kannst Du selbst was programmieren, wenn Dir das Resultat ausreicht.
Aber, schau Dir mal Office-n-PDF an, was damit alles möglich ist.
Da musst Du schon mehr Zeit für ansetzen, als zwei Tage.
Die Software kannst Du vor dem Kauf erst mal testen.

Bei einer "Selbstprogrammierung" musst/solltest Du auch die Revisionssicherheit beachten.
Es ist ja nicht nur der "normale" Scan.

Was mich brennend interessieren würde: Wie handhabt ihr das mit der Buchhaltung? Bei mir ist das noch "altmodisch" nach dem Prinzip: Belege hinter den jeweiligen Kontoauszug packen.

Wie ist das vereinbar, wenn ihr die Dokumente paginiert, nach Nummer wegsortiert (und natürlich vorher gescannt habt), wie präsentiert ihr dann dem Steuerberater den Krams? (Welcher sich ja selten im gleichen Haus befindet).

@al-k-seltzer
Natürlich hast du da Recht. Ein kleines Beispiel: Ein Musicplayer zu implementieren mit PlayList ist schnell gemacht. Kann eigentlich alles was braucht um Musik abzuspielen. Aber dennoch kann man das ganze endlos erweitern, so dass es hinterher die EierlegendeWollMilchSau ist wie z.B. Winamp. Aber die Erfahrung zeigt, dass ich egal ob es Winamp oder ein PDF-Editor ist, oftmals nur gefühlte 5% des Funktionsumfang nutze. Da ich was Softwareentwicklung der eigenen WaWi angeht eine Ein-Mann-Armee bin, muss ich mich halt dem Prinzip "keep it simple" halten (was mir schwer fällt, da ich gerade im Bereich der GUI das ganze ziemlich aufblähe und ich mich oft in Details verstricke und ich alle grafischen Komponenten selber entwickel und dadurch "unnötiger weise" das Rad oft neu erfinde).

Arakis hat geschrieben:Da ich was Softwareentwicklung der eigenen WaWi angeht eine Ein-Mann-Armee bin, muss ich mich halt dem Prinzip "keep it simple" halten (was mir schwer fällt, da ich gerade im Bereich der GUI das ganze ziemlich aufblähe und ich mich oft in Details verstricke und ich alle grafischen Komponenten selber entwickel und dadurch "unnötiger weise" das Rad oft neu erfinde).

Das ist es eben.
Du erfindest das Rad immer wieder neu, anstatt ein funktionierendes zu verwenden. (Kenne ich selbst.)

Und was nützt es Dir, wenn Deine "keep simple"-Konstruktion immer noch umständlicher zu bedienen ist, als ein fertiges Produkt?
Dann hast Du da stundenlang dran rumgebastelt, ohne effektiven Erfolg.

Ich weiß was du meinst. Natürlich hast du recht, aber wir Menschen sind selten vernünftig.

Das Thema interessiert mich aber noch immer brennend:

Wie übergebt ihr das dem Steuerberater/Buchhaltungsbüro? Wie läuft das in der Prxis ab oder könnte es laufen? "DATEV Unternehmen-Online" mal außen vorgelassen, kommt für mich eh nicht in Frage, da ich kein Windows einsetze.

Arakis hat geschrieben:Wie übergebt ihr das dem Steuerberater/Buchhaltungsbüro?

Ich gar nicht.
Da mache ich "keep it simple" und buche selbst.

Ich zeig Euch mal meine "Scanstation".

Dokumentenscanner, Aktenvernichter, Paginierstempel, Mülleimer, Entklammerer und Anleitung für die Mitarbeiter.
Ablagen für "schreddern", "abheften", "Konotoauszüge" und Trennblätter.

Ausser Kontoauszügen und Eingangsrechnungen wird alles vernichtet, mit Zwischenschritt in Form der Ablage "schreddern" - da werden die Dokumente noch so ein bis zwei Wochen aufbewahrt, für den Fall das die Technik versagt, der Scanner nicht richtig scannt, die Datenbank kaputt geht, was auch immer.

Tony hat geschrieben:Paginierstempel,

Blöde Frage, wozu braucht man den?

Welchen Scanner hast du da im Einsatz?

Kann man da verschiedene Scanmodi direkt am Touch auswählen - ggf. mit verschiedenen Speicherzielen, Duplex ja/nein und (was mir mir am wichtigsten wäre) kann er bei Bedarf aus jeder Seite automatisch ein PDF erstellen (durchsuchbar)?


Danköööööööööö

NEO123 hat geschrieben:Welchen Scanner hast du da im Einsatz?

Zumindest bezüglich deiner Frage welcher Scanner er im Einsatz hat, geh ich von dem in diesem Beitrag gennantes Modell aus:

Tony hat geschrieben:Ich berichte auch mal, denn der Thread hier hat mir wichtige Anregungen gegeben.

Ich habe jetzt folgende Konfiguration:
- Fujitsu Siemens N7100 Scanner (Hammerteil)
- office-n-pdf Dokumentenmanagementsoftware (relativ simpel in Bezug auf Aufbau und Bedienung, keine wahnsinnige Einarbeitungszeit und mit rund 100 Euro pro Arbeitsplatz bezahlbar)
- WatchDog für Office-n-PDF - hiermit bekomme ich z.B. Rechnungen, die an rechnung@meinefirma.de gehen, vollautomatisch ins DMS
- Reiner Paginierstempel

Derzeit alles im Testbetrieb, ich bin aber sehr angetan und ab dem 1.1. werde ich es wohl produktiv einsetzen. Dann braucht nur noch der Wareneingang einen zweiten Monitor, damit er auf dem einen die Rechnung und auf dem anderen die Warenwirtschaft hat. Alle anderen Arbeitsplätze haben schon zwei Monitore.

Nicht zu unterschätzen ist allerdings die Datenmenge, die dabei entsteht.

VIPLASER hat geschrieben:

Tony hat geschrieben:Paginierstempel,

Blöde Frage, wozu braucht man den?

Der versieht Dokumente mit einer fortlaufenden Nummer. Dokument wird gestempelt, dann gescannt und dann nach Nummern sortiert abgeheftet. Abheften also deutlich weniger aufwändig, alles zusammen in einen Ordner und nur nach Nummer sortiert.

NEO123 hat geschrieben:Welchen Scanner hast du da im Einsatz?

Kann man da verschiedene Scanmodi direkt am Touch auswählen - ggf. mit verschiedenen Speicherzielen, Duplex ja/nein und (was mir mir am wichtigsten wäre) kann er bei Bedarf aus jeder Seite automatisch ein PDF erstellen (durchsuchbar)?


Danköööööööööö

Ein Fujitsu Siemens N7100.

Genau, ich kann am Touchscreen direkt wählen "Posteingang", "Lieferscheine", "Rechnung" usw. und die Dokumente werden - natürlich beidseitig - direkt in die richtigen Ordner im DMS gescannt.
Dateien sind dann PDF/A und durchsuchbar, der Scanner übernimmt direkt die Texterkennung.

Ich war/bin von der ganzen Installation so begeistert, dass ich das für zuhause, also privat, mit einem Scansnap iX500 und gleicher Software direkt auch umgesetzt habe.
Keine Schränke mehr voller Ordner, keine Ablagen, nur noch den Scansnap

Ein neues Jahr beginnt bald und ich möchte unser Dokumentenchaos auch endlich in den Griff digitalisiert bekommen.

Tony, Nico, Eluno, @all - was für Erfahrungen habt ihr sammeln können im letzten Jahr, was könnt ihr empfehlen (oder welches System würdet ihr nicht mehr nehmen)?

Ich sage schon mal danke

- N7100 ist absolut TOP und definitiv besser als der ix500, Einrichtung dauert aber
- Office-n-PDF funktioniert problemlos, Einrichtung auch hier aufwändig, ebenso wie die Einrichtung eines Backups (betrifft nur die Professional-Version).

Allerdings mußte ich seit der Einrichtung nichts mehr davon anfassen, es läuft also einfach.

Ein DMS als solches ist definitiv eine super Arbeitserleichterung und ich möchte es nie wieder missen. Hatte ja auch schon geschrieben, dass ich das jetzt auch privat einsetze.

Ich habe jetzt noch so ein Aktenvernichtungs-Unternehmen beauftragt, denn das schreddern von Hand ist auch mit großem Schredder zu lästig und zeitaufwändig.

Also ich würde es wieder genau so machen.

Für kleinere Offices und Heimanwender inklusive Scanner...
http://www.avision.de/gshop/de/PaperAir ... anner.html

werde mich langsam auch damit beschäftigen müssen, was für eine Software habe ihr im Einsatz?

@Tony

Funktkioniert der N7100 wirklich? Wie schnell scannt der? Wir hatten das Vorgängemodell (das auch noch teurer war) und die Scangeschwindigkeit war unter aller Kanone, ich würde mal schätzen, das Ding hat keine 10 Seiten pro Minute gepackt und war somit für unsere Zwecke unbrauchbar.

Ist die Einrichtung immer noch so hakelig? Beim Vorgänger war ein kleines Informatikstudium durchaus von Vorteil .

wolle hat geschrieben:@Tony

Funktkioniert der N7100 wirklich? Wie schnell scannt der? Wir hatten das Vorgängemodell (das auch noch teurer war) und die Scangeschwindigkeit war unter aller Kanone, ich würde mal schätzen, das Ding hat keine 10 Seiten pro Minute gepackt und war somit für unsere Zwecke unbrauchbar.

Ist die Einrichtung immer noch so hakelig? Beim Vorgänger war ein kleines Informatikstudium durchaus von Vorteil .

Hi Wolle,
scannen geht gefühlt sehr schnell und eben mal gestoppt: 10 Seiten in 27 Sekunden. Dazu kommt dann allerdings die Texterkennung, und das kann dauern, wenn man irgendwelche Listen mit kleingedrucktem scannt.
Einrichtung: man muß verstehen, wie die Softwareentwickler sich das gedacht haben, dann geht das auch.
Ich zitiere mal aus meinem Wiki:

"Der Standard-User ist „admin“ - Und der kann NICHT scannen. Ich muß also User anlegen, dies geht aber nicht am Scanner!
Man muß also auf den Scanner über die IP zugreifen und kann dort dann 2 Tools runterladen.
„Network Scanner Admin Tool“ und „Network Scanner User Editor“
Im Admin-Tool bei den „Scannereinstellungen“ muß ich bei Speichern/Netzwerkordner zunächst die Ordner eingeben.
Im Admin-Tool legt man dann Auftragssequenzen fest, wo man Verzeichnisse, Scanqualität usw. einstellt. Siehe Bedienungsanleitung ab Seite 202 („Hinzufügen einer Auftragssequenz“)
Diese Auftragssequenzen muß man dann einem Auftragsmenü zuweisen!"

Also eigentlich ganz einfach

@Tony

Ok, die Bedienung ist also immer noch genau so beschissen wie damals Ich weiß noch, dass ich die ganze Zeit gedacht hab, ich bin auf dem Holzweg, weil das unmöglich so kompliziert sein kann.