Dokumentenchaos bewältigen

Nützliche Programme zu Zeiterfassung, Dokumentenmanagement etc.
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koshop
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Re: Dokumentenchaos bewältigen

Es dürfte auch Probleme geben, dem Finanzamt die Unterlagen zwecks Prüfung zur Verfügung zu stellen.
Wo soll das Problem sein? Es gibt keinerlei Vorschriften darüber wie bei der Buchhaltung die Dokumente abgelegt werden müssen, es muss lediglich so sein daß sich ein fachkundiger Dritter in kurzer Zeit einarbeiten kann. Wenn dann die Rechnungen numeriert abgeheftet sind, dann kann jedes Dokument in kürzester Zeit gefunden werden.

Letztendlich ist es für das Finanzamt sogar einfacher. Wenn ich z.B. alle Rechnungen eines Lieferanten der letzten drei Jahre möchte, dann geb ich in EloOffice einfach den Namen ein und hab alle Rechnungen innerhalb von 2 Sekunden. Selbst wenn ich z.B. von einem Kontoauszug nur einen Betrag hab, dann gebe ich den Betrag ein und finde die Rechnung.


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al-k-seltzer
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Re: Dokumentenchaos bewältigen

Es ging nicht um EloOffice, sondern um evernote.
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koshop
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Re: Dokumentenchaos bewältigen

Es ging nicht um EloOffice, sondern um evernote.
Woops. Ach so. Es ging nicht um die Orginale sondern um die Scans. Ja das stimmt. Bei EloOffice kann man einfach eine Lesekopie auslagern die man z.B. auf einen USB Stick schreiben kann und die dann selbständig läuft. Da könnte man theoretisch die Daten einfach ans Finanzamt schicken.
Rantanplan
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Re: Dokumentenchaos bewältigen

Ich hole den alten Thread nochmal hoch, da bei uns das Thema aktuell ist. Wir benötigen ein DMS, wissen aber noch nicht in welcher Ausbaustufe.
Minimal: Scan der Eingangsrechnungen und des Schriftverkehres unserer 3 Firmen um komfortabler darauf zugreifen zu können, Scan aller Unterlagen unserer Immobilienverwaltung (sowas ist noch wie vor extrem papierlastig), das ganze natürlich mit Ordnungsfunktionen, Markierungen und Wiedervorlage. Alle Dokumente werden aufbewahrt.
Maximal: Ein weitgehend papierloses Büro, nur Eingangsrechnungen, Kontoauszüge usw. werden aufbewahrt. Evtl. sogar Verknüpfung mit dem CRM Greyhound (noch nicht vorhanden, Einführung geplant).

Momentan tendiere ich noch zu der Minimallösung. Bei dem DMS von Greyhound lockt mich die mögliche Verknüpfungen zum CRM, aber da lägen wir bei ca. 250,- Eur pro Monat und alle unsere Daten in der Cloud....

ELOoffice macht einen ausgereiften Eindruck und scheint vom Funktionsumfang zu passen, aber da die pro Installation rechnen kommen wir auch bei minimalster Nutzung auf mindestens 2.500,- Eur Lizenzkosten für 10 Installationen.

Bei einem System, bei dem wir nur die gleichzeitige Nutzung zahlen müssen, würden wir nur 2 Lizenzen benötigen. Z. B. bei ecoDMS nur ca. 80,- Eur netto.

Von der Beschreibung her könnte ecoDMS angeblich auch alles, ein wirklich professionellen Eindruck macht die Seite von denen aber nicht. Vielleicht täusche ich mich da aber auch...

Für Tips was für die genannte Schilderung sinnvoll wäre, bin ich dankbar.
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starfire
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Re: Dokumentenchaos bewältigen

Moin,

Schaut Euch mal amagno an.
http://amagno.net/default.html

Ich habe bisher EloOffice, und bin es parallel am testen.
Ich finde es sehr gut.
alexhell
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Re: Dokumentenchaos bewältigen

Wenn Euer Steuerberater Datev einsetzt, fragt den mal nach "Unternehmen online".
Rantanplan
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Re: Dokumentenchaos bewältigen

Danke für den Tip - die kostenlose Version von Amagno ist ja in ein paar Sekunden eingerichtet. Teamwork scheinen die gut zu beherrschen, auch die Automatische Texterkennung und Suche sieht ok aus, aber die manuelle Verschlagwortung ist lästig. Per OCR nur ein Wort auswählbar und auch sonst nicht wirklich komfortabel sortierbar. Mir wäre auch eine lokale Lösung lieber, die gibt es dort ab 5 User mit unbekannten Preis.

Unser Steuerberater möchte Eingangsrechnung in Papierform, das ist soweit auch ok...
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starfire
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Re: Dokumentenchaos bewältigen

Alle Dokumente haben eine Volltextsuche, und das klappt recht gut.

Die Dateien werden mit sogenannten "Magneten" sortiert.
Erscheint zuerst ungewohnt, aber das ist irgendwie genial,
dennn die Dateien werden einfach über Druckfunktion abgelegt, und
fertig.

https://amagno.de/funktionen/

Ich würde vorm testen kurz ins Handbuch schauen:
https://amagno.de/download/
Rantanplan
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Re: Dokumentenchaos bewältigen

Die Volltextsuche ist wirklich gut und das OCR-Markieren in PDF´s gefällt mir auch. Der Upload in die Cloud ist aber bei uns extrem langsam und eigentlich will ich auch keine Cloud. Das manuelle Verschlagworten habe ich aber nicht verstanden, es gibt nur ein Feld und das wird dann als ganzes ausgewertet.
Es wird hier wohl elooffice werden.
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MarkusSchall
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Re: Dokumentenchaos bewältigen

Moin Moin,

in die von mir entwickelte Unternehmenssoftware gFM-Business für Mac, Windows und iPad habe ich ebenfalls ein DMS integriert, siehe auch: http://www.gofilemaker.de/gfm-business-warenwirtschaft/.

Das Dokumentmanagement funktioniert im Grunde genau wie hier schon beschrieben: Das Dokument wird eingescannt und nach dem Scanvorgang automatisch via OCR Texterkennung eingelesen. Die Verschlagwortung erübrigt sich damit eigentlich fast vollständig, weil der erkannte Text als Volltextsuche zur Verfügung steht.

Für mich war damals die Fertigstellung dieses Moduls ein Segen, weil sich bei mir ebenfalls wie beim TE mit der Zeit ein gefühlt riesiger Haufen Papierkram angesammelt hatte. Als das Modul fertig war, ist erstmal ein komplettes Wochenende nur zum Scannen draufgegangen - ich habe halt nur einen Flachbettscanner... ;-) Aber seitdem ich das Modul nutze, finde ich jedes Dokument in Sekundenschnelle wieder und kann es auf Knopfdruck sofort versenden oder drucken. Auch wenn man sich zwar manchmal etwas in den Hintern treten muß, mal wieder die nächsten Dokumente zu scannen, möchte ich dieses Feature keinesfalls mehr missen!
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cashregister
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Re: Dokumentenchaos bewältigen

Bei den Cloud Diensten darf man meiner Meinung nach folgende Fragen nicht vergessen: Was ist mit den Daten nach Beendigung des Vertrags. Sind die Weg? Habe ich Lesezugriff? Was kostet das?
Rantanplan
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Re: Dokumentenchaos bewältigen

Das ist für mich ein Grund gegen die Cloud. Ein gekauftes System kann ich selber archivieren, bei der Cloud habe ich einen vernünftigen Zugriff nur, solange mein Servicvertrag läuft.
Bin jetzt wohl bei Elooffice hängengeblieben, der Datenabgleich zwischen Büro und Homeoffice scheint jetzt per Synology NAS zu laufen.
regalboy
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Re: Dokumentenchaos bewältigen

cashregister hat geschrieben:Bei den Cloud Diensten darf man meiner Meinung nach folgende Fragen nicht vergessen: Was ist mit den Daten nach Beendigung des Vertrags. Sind die Weg? Habe ich Lesezugriff? Was kostet das?
Holt man dann die Daten nicht bei Vertragsende aus der Cloud heraus?
Rantanplan
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Re: Dokumentenchaos bewältigen

Und dann hat man einen ungeordneten Haufen in dem man nichts findet?
Aki-kun
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Re: Dokumentenchaos bewältigen

Hmm, nein, nein und nein *G*

Wir sind gerade dabei ein neues Produkt zu entwickeln. Das Archiv selbst ist bereits fertig und hat sich im größeren Maßstab bewährt. Aktuell sind wir dabei die Oberfläche und die (Achtung Marketingschlagwort) Benutzer-Erfahrung zu verbessern.

Im Endeffekt geht es um eine einfache und leichte Dokumenten-Archivierung, die sogar ein ungeübter Handwerker bedienen können soll.

U.A. aktuell geplant ist:
* Daten- und Serverhaltung ausschließlich in Deutschland. Betreiber ebenfalls 100% in Deutschland.
* Belegerkennung und automatische Belegverteilung, natürlich mit Volltexterkennung und -Suchen
* u.v.m.

Bei Vertragsende sind die Daten noch 3 Monate abrufbar (neue kann man halt keine mehr speichern). In dieser Zeit kann man sie selbst rausholen oder einen Export veranlassen, bei dem man ein Offline-Tool zum Durchsuchen bekommt.

Leider wird das erst März / April 2016 werden, bis wir soweit sind. Ist doch sehr viel Arbeit.

Wer Interesse hat, schickt mit bitte eine Mail an [mail=info@alro-it.de]info@alro-it.de[/mail]. Ich halte euch dann unverbindlich auf den neuesten Stand. Wer will kann auch gerne beim kostenlosen Beta-Test mitmachen.
Ich werde die Kontakt-Daten AUSSCHLIESLICH dafür benutzen. Keine andere Werbung usw. . .

Aki
Loads
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Re: Dokumentenchaos bewältigen

Wir beschäftigen uns auch gerade damit ein DMS ordentlich aufzusetzen.
Hatte mir jetzt schonmal EcoDMS installiert, bin aber mit dem Programm nicht 100% glücklich.
Ich habe bereits beim Testen einen Bug entdeckt und das macht mir für die weitere Vorgehensweise etwas Bauchschmerzen.


Jetzt bin ich noch über Evernote gestolpert und finde das auf den ersten Blick ganz gut. Die OCR funktioniert prima und auch der Sache mit dem Onlinezugriff gefällt mir.
Hat jemand von euch zufällig auch sein DMS damit gelöst und kann etwas darüber berichten? (negativ oder positiv).
al-k-seltzer
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Re: Dokumentenchaos bewältigen

Bei Evernote vermisse ich unter WIN die Scan-Funktion.
Das funktioniert im Moment wohl nur mit Äppel.

Ansonsten wäre das hier vlt. interessant: http://www.officemanager.de/
Loads
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Re: Dokumentenchaos bewältigen

So, ich berichte dann mal selbst noch etwas. :winken:

Ecodms ist bei mir gnadenlos durchgefallen.
Das Programm total verbuggt, die Texterkennung mit Verschlagwortung miserabel. /-(x)

Habe heute mich in Evernote eingearbeitet.
Einfach zu bedienen, Texterkennung funktioniert super und schnell. :D
Also dabei werde ich dann wohl bleiben.
Tony
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Re: Dokumentenchaos bewältigen

Ich berichte auch mal, denn der Thread hier hat mir wichtige Anregungen gegeben.

Ich habe jetzt folgende Konfiguration:
- Fujitsu Siemens N7100 Scanner (Hammerteil)
- office-n-pdf Dokumentenmanagementsoftware (relativ simpel in Bezug auf Aufbau und Bedienung, keine wahnsinnige Einarbeitungszeit und mit rund 100 Euro pro Arbeitsplatz bezahlbar)
- WatchDog für Office-n-PDF - hiermit bekomme ich z.B. Rechnungen, die an rechnung@meinefirma.de gehen, vollautomatisch ins DMS
- Reiner Paginierstempel

Derzeit alles im Testbetrieb, ich bin aber sehr angetan und ab dem 1.1. werde ich es wohl produktiv einsetzen. Dann braucht nur noch der Wareneingang einen zweiten Monitor, damit er auf dem einen die Rechnung und auf dem anderen die Warenwirtschaft hat. Alle anderen Arbeitsplätze haben schon zwei Monitore.

Nicht zu unterschätzen ist allerdings die Datenmenge, die dabei entsteht.
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Arakis
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Re: Dokumentenchaos bewältigen

In welcher DPI-Auflösung scannt ihr die Dokumente so, und nur in Grau oder auch in Farbe? Denn wie Tony schon mitteilt, kommen da immense Daten auf eine zu, aber da mache ich mir bei meinem 16 TB Raid-6-System wenig Sorgen (insg. sind 8x 3 TB Platten verbaut, die Differenz geht für die Parität/Ausfallsicherheit drauf).

Ich mache mir schon länger Gedanken dazu, wie auch ich mein Papiersystem optimieren könnte. Derzeit nutze ich noch kein DMS. Nur frage ich mich, vermutlich fehlt es mir da an Hintergrundwissen, was an einem DMS so kompliziert sein soll dass man so viel Geld dafür im Monat/Arbeitsplatz nimmt.

Prinzipiell braucht man doch nur eine Datenbank-Tabelle, eine OCR-Erkennung (gibt es unter Linux genug zur Auswahl) und eine das ganze wird in einem Lucene-Volltext-Index eingetragen. Dazu noch einpaar menuelle Verschlagwortungen und die Sache ist fertig. Programmieraufwand: Max. 2 Tage. Ist das alles schon der große Zauber oder habe ich was vergessen? Ich werde sowas nämlich in kürze auch in meiner Wawi einbauen/integrieren (müssen), gerade auch um die ganzen Paket-Schäden einfacher regulieren zu können (da die ja immer die Rechnung dazu sehen möchten und diese meist beim Steuerberater liegen).
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