DMS - Dokumentenmanagement System

Nützliche Programme zu Zeiterfassung, Dokumentenmanagement etc.
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René Ruschmeier
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DMS - Dokumentenmanagement System

Hallo alle miteinander!

Wir haben Mitte des Jahres ein Unternehmen gegründet und werden im 1. Quartal 2020 unseren Verkaufsstart haben. Es handelt sich dabei um einen Webshop.
Die Anzahl der Dokumente nimmt mittlerweile schon einen nicht zu verachtenden Umfang an. Damit das in naher Zukunft nicht zu Problem wird, würde ich gerne ein DMS (Dokumentenmanagement System) frühzeitig einführen. Dann muß auch nichts oder nur verhältnismäßig wenig nachgepflegt werden.
Ich habe mich mittlerweile über verfügbare Systeme informiert, allerdings bin ich jetzt eher verwirrter als vorher. Es sind doch schon sehr viele unterschiedliche auf den Markt.
Vielleicht könnt Ihr mir hier ein paar Empfehlen geben oder auch von gewissen abraten. Was verwendet Ihr zum Beispiel und wie seid ihr damit zufrieden?
Funktion und Benutzerfreundlichkeit sind für mich sehr wichtig, aber auch der Anschaffungspreis und die Laufenden Kosten.

Ich würde mich über eine Rege Beteiligung sehr freuen!

Gruß René


ReginaSF
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Re: DMS - Dokumentenmanagement System

Ein Thema mit nahezu epischer Komplexität.

Welche Anforderungen an die Funktionalität habt ihr denn konkret?
Soll es revisionssicher sein?
Worauf wollt ihr speichern?

Unsere Buchhaltungsbelege liegen bei Datev. Der Rest auf einem indexierten Laufwerk, das über SecondCopy von den lokalen Platten mit One-Way-Sync und Löschversionen befüllt und täglich über FTP auf ein nicht-gemountetes NAS gesichert wird.
René Ruschmeier
Beiträge: 5
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Re: DMS - Dokumentenmanagement System

Das mit der Komplexität ist mir auch schon aufgefallen!!!
ReginaSF hat geschrieben: 28. Okt 2019 23:02 Welche Anforderungen an die Funktionalität habt ihr denn konkret?
Soll es revisionssicher sein?
Die Dokumente müssen auf jeden Fall Revisionssicher sein. Das ist vorallem bei selbst erstellten Dokumenten sehr wichtig. Es müssen Dateien in den unterschiedlichsten Formaten unterstützt werden. z.B. Office, PDF, Bilder, CAD
In Word erstellte Dokumente müssen, wenn Sie in ein PDF umgewandelt werden, eine Verbindung zu einander haben.
Texterkennung zum durchsuchen der Datein ist sehr wichtig. Es sollte aber vorallem sehr benutzerfreundlich sein und die Zeit einsparen, also wenig pflegeaufwand besitzen. Das meiste sollte im Hintergrund automatisch ablaufen. (z.B. OCR, das Ablegen nach dem Scannen, die Revisionierung). Außerdem ist eine vernünftige Einbindung in das gesamte System sehr wichtig um arbeitsaufwand zu vermeiden. (Windows 10, Plentymarkets, Office, MSProject, ...)
ReginaSF hat geschrieben: 28. Okt 2019 23:02 Worauf wollt ihr speichern?
Einen eignen Server möchten wir uns lieber nicht hinstellen, wir hatten eher an so etwas von Netcup gedacht, wo wir dann auch ownCloud drauf laufen lassen können. Das Backup würde ich dann zuhause auf einen seperaten Rechner machen.
Da bin ich aber auch flexibel. Wenn jemand eine gute Idee hat immer raus damit!!!

Momentan legen wir alles in einer externen Cloud ab. Das Revisionieren erfolgt von Hand durch ändern des Dateinamens. Der Inhalt der Cloud wird immer mit einem Rechner local synchronisiert und es wird regelmäßig ein Backup auf eine interne HDD mit puresync erstellt. Die Backupd kopiere ich einmal die Woche auf eine externe Festplatte.
Das ist so sicherlich nicht optimal was Arbeitsaufwand und Datensicherheit angeht, aber es war eine schnelle Lösung, damit wir mit der Firmengründung anfangen konnten.
xMerchant
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Re: DMS - Dokumentenmanagement System

Wir verwenden ecoDMS. Ist einfach zu installieren und preislich attraktiv und kann Dokumente automatisch einlesen, klassifizieren und speichern. Das war für uns sehr wichtig. Ich will mich um wiederkehrende Dokumente (PDF-Rechnungen) nicht regelmäßig kümmern müssen. Ein mal eine Regel zur Klassifizierung erstellt und man braucht sich nicht mehr kümmern. Noch ein Vorteil, es ist eine der wenigen Anwendungen, die neben Windows auch auf Mac im Mischbetrieb laufen.
ReginaSF
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Re: DMS - Dokumentenmanagement System

René Ruschmeier hat geschrieben: 29. Okt 2019 07:15 ... damit wir mit der Firmengründung anfangen konnten.
Mit so einer Antwort hatte ich gerechnet. Du willst ein großes System inkl. Revisionssicherheit.

Ganz ehrlich? Wenn der Firmenzweck nicht in der Projektierung und im Betrieb eines DMS liegt, nutze die Zeit besser um die Firma am Markt erfolgreich zu machen.
René Ruschmeier
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Re: DMS - Dokumentenmanagement System

@ ReginaSF

Verstehe ich dich richtig, dass wir lieber so weiter machen sollen wie wir bisher angefangen haben?
Ist das ansonsten mit Kanonen auf Spatzen schießen?
ReginaSF
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Re: DMS - Dokumentenmanagement System

René Ruschmeier hat geschrieben: 29. Okt 2019 13:10 @ ReginaSF

Verstehe ich dich richtig, dass wir lieber so weiter machen sollen wie wir bisher angefangen haben?
Ist das ansonsten mit Kanonen auf Spatzen schießen?
Lass es mich so sagen: Wenn ein DMS das ist, was euch wenige Wochen vor dem Verkaufsstart wirklich zum Glück fehlt, do it. Meine Top-Priorität wäre es zu diesem Zeitpunkt nicht, eigentlich gar keine Priorität.
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