Hi zusammen,

wie verfahrt ihr bei der Archivierung eurer Kundenrechnungen, damit diese revisionssicher gespeichert sind?
Wir würden es gerne vermeiden, eine Software wie ELO zu verwenden. Soweit ich weiß, ist es möglich PDF Rechnungen auf ein WORM Laufwerk abzuspeichern. Mich würde interessieren, ob es auch eine Möglichkeit gibt, dass man Rechnungen auf ein normales Laufwerk speichert. Ich habe bis dato leider noch keinen guten Artikel zu diesem Thema gefunden.

Grüße
Chris

Über welchen Umfang reden wir?

Sowas hier: https://www.jbsoftware.de/office-n-pdf/ ... tionen.htm

Das speichern auf einem Laufwerk reicht nicht aus, da die Unveränderbarkeit der Daten nicht gegeben ist. Bei Nutzung der DATEV könnte auch das Programm UN-Online genutzt werden. Bei großen Datenvolumen kann dies allerdings zu teuer sein.

Wenn das Fakturierungsprogramm ordnungsgemäß ist, müsste man prüfen, ob die Ablage von PDFs überhaupt erforderlich ist oder die Belege nicht über den gesamten Prüfungszeitraum wiederherstellbar sind. Zu dem Thema einige Literaturauszüge aus den GoBD:

"Die Unveränderbarkeit der Daten, Datensätze, elektronischen Dokumente und elektronischen Unterlagen kann sowohl hardwaremäßig (z. B. unveränderbare und fälschungssichere Datenträger) als auch softwaremäßig (z. B. Sicherungen, Sperren, Festschreibung, Löschmerker, automatische Protokollierung, Historisierungen, Versionierungen) als auch organisatorisch (z. B. mittels Zugriffsberechtigungskonzepten) gewährleistet werden. Die Ablage von Daten und elektronischen Dokumenten in einem Dateisystem erfüllt die Anforderungen der Unveränderbarkeit regelmäßig nicht soweit nicht zusätzliche Maßnahmen ergriffen werden, die eine Unveränderbarkeit gewährleisten.

Der Steuerpflichtige erstellt über ein Fakturierungssystem Ausgangsrechnungen und bewahrt die inhaltlichen Informationen elektronisch auf (zum Beispiel in seinem Fakturierungssystem). Die Lesbarmachung der abgesandten Handels- und Geschäftsbriefe aus dem Fakturierungssystem erfolgt jeweils unter Berücksichtigung der in den aktuellen Stamm- und Bewegungsdaten enthaltenen Informationen.
In den Stammdaten ist im Jahr 01 der Steuersatz 16 % und der Firmenname des Kunden A hinterlegt. Durch Umfirmierung des Kunden A zu B und Änderung des Steuersatzes auf 19 % werden die Stammdaten im Jahr 02 geändert. Eine Historisierung der Stammdaten erfolgt nicht.
Der Steuerpflichtige ist im Jahr 02 nicht mehr in der Lage, die inhaltliche Übereinstimmung der abgesandten Handels- und Geschäftsbriefe mit den ursprünglichen Inhalten bei Lesbarmachung sicherzustellen.

Sind aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige Daten, Datensätze, elektronische Dokumente und elektronische Unterlagen im Unternehmen entstanden oder dort eingegangen (z.B. Rechnungen oder Kontoauszüge im PDF- oder Bildformat), sind sie auch in dieser Form aufzubewahren und dürfen nicht mehr gelöscht werden. Sie dürfen daher nicht mehr ausschließlich in ausgedruckter Form aufbewahrt werden und müssen für die Dauer der Aufbewahrungsfrist unveränderbar erhalten bleiben (z.B. per E-Mail eingegangene Rechnung im PDF-Format oder eingescannte Papierbelege).

Werden Handels- oder Geschäftsbriefe (z.B. Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Lieferscheine, Frachtbriefe, Auftragszettel, Kostenvoranschläge, Verträge usw.) mithilfe eines Fakturierungssystems oder ähnlicher Anwendungen erzeugt, bleiben die elektronischen Daten aufbewahrungspflichtig."

Danke für die bisherigen Antworten. Es handelt sich um einen Umfang von ca. 300-400.000 Rechnungen aufs Jahr gerechnet. Wir verwenden Afterbuy zur Kaufabwicklung und möchten lediglich die PDF Rechnungen, die wir an unsere Kunden per email schicken, revisionssicher abspeichern.