Aufbewahrungsfristen GmbH

There are 7 replies in this Thread which has previously been viewed 1,961 times. The latest Post (October 7, 2023 at 6:06 PM) was by Uri_Galli.

  • Hallo, ich weiß, das Thema wurde schon tausenfach besprochen und es gibt im Internet hunderte Hilfeseiten.

    Ich möchte mich jedoch absichern und Frage deshalb nach:

    Fikitives Beispiel GmbH mit Aufbewahrungsfrist 10 Jahre:
    - Betrifft: Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen, Belege, Tankquittungen, Kassenberichte von 2014.
    Enthalten im Jahresabschluss 2014 welcher 2015 an das FA übermittel wurde

    Rechne ich richtig das ich diese Unterlagen zum 01.01.2025 entsorgen kann?

  • Ich hätte noch zwei Fragen:

    - Kann mir jemand noch sagen ob "teilweise Vorläufige" Bescheide vom FA die Entsorgung verhindern?
    Beispiel: Bescheid für die Bilanz 2013 ist teilweise vorläufig ("Der Bescheid ist nach § 165 Abs. 1 AO teilweise vorläufig").
    Ist damit die Entsorgung der Geschäftsunterlagen zum 1.1.2024 dennoch möglich?

    - Digitale Speicherung: Ich arbeite mit Lexware Buchhalter. Gilt auch die die Frist für die Aufbewahrung? Oder kann ich z.B. das Jahr 2010 löschen?

  • "Rechne ich richtig das ich diese Unterlagen zum 01.01.2025 entsorgen kann?" Nein, dass ist falsch.
    Denn irgendwo steht in dem Gesetzt sinngemäß "die Frist beginnt wenn das Buch geschlossen ist".
    Also 2014 ist rum, alle Unterlagen wurden am 01.01.2015 beim inoffiziellen Mitarbeiter vom Finanzamt (IM Steuerberater) abgeliefert.
    Der braucht aber wie üblich 2 oder mehr Jahre bis der JA fertig. Also sagen wir 2017 + 10 Jahre (oder dann 8 Jahre) - 2027 darf man den Krempel dann in die Tonne befördern.

  • 10 Jahre ist das Maximum. 10 Jahre nach Abschluss des Geschäftsjahres sind ALLE steuerechtlichen Vergehen verjährt, daher auch die Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren. Alle länger zurückliegenden Steuervergehen können nicht mehr verfolgt werden. Zudem sind Prüfungen von länger zurückliegenden Jahren sehr selten ( in der Regel wird ja bei Betriebsprüfungen ein Zeitraum von 3 Jahren geprüft wenn man eh nicht sowieso jährlich geprüft wird ), der Prüfungszeitraum wird nur in sehr seltenen Fällen weiter nach hinten ausgedehnt, da muss dann aber schon "erheblich kriminelle Energie" vom FA festgestellt werden.
    Wir haben hier ja Steuerberater an Board: wird nicht jeder "vorläufige" Bescheid automatisch nach einer gewissen Zeit endgültig?

  • Ja, es ist wirklich verrückt und jeder sagt was anderes (Zwei Steuerberater, Zwei IHK Referenten und diverse Forenauskünfte)

    Nach meinem aktuellen Stand ist es so:
    - Verläufige Bescheide werden automatisch nach 4 Jahren Festsetzungsfrist Rechtskräftig (außer bei nachträglich festgestellter Steuerhinterziehung)
    - Vorläufige Bescheide haben mit der Aufbewahrungpflicht keine Berührungspunkte, da die Festsetzungsfrist kürzer ist als die Aufbewahrungsplficht.
    - Die 10 jährige Aufbewahrungsfrist beginnt mit der letzten Buchung für das Jahr. Dies ist in meinem Fall die Abschlußbuchungen im Folgejahr durch den Steuerberater.

    Beispiel in meinem Fall (GmbH):
    2013: Der Steuerberater hat die Daten von mir im Februar 2014 übermittelt bekommen und den Abschluß mit letzten Buchungen im Juli 2014 beendet und an das FA übermittelt. Ab jetzt beginnt die Aufbewahrungspflicht.
    Die Unterlagen kann ich also am 01.01.2025 vernichten.

  • Sage ich doch. Und wenn der Steuerberater 3 Jahre braucht sind es defacto 13 Jahre Frist.
    Hier nochmal zum nachlesen.
    HGB § 257 Aufbewahrung von Unterlagen Aufbewahrungsfristen
    (5) Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluß des Kalenderjahrs, in dem die letzte Eintragung in das Handelsbuch gemacht, das Inventar aufgestellt, die Eröffnungsbilanz oder der Jahresabschluß festgestellt, der Einzelabschluss nach § 325 Abs. 2a oder der Konzernabschluß aufgestellt, der Handelsbrief empfangen oder abgesandt worden oder der Buchungsbeleg entstanden ist.

    Die AO lässt sich auch noch zu dem Thema aus, aber einmal reicht wohl.

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