Welche Buchhaltung für viele Bestellungen? (Amazon + eBay)

E-Commerce Steuern - Steuerberater, Buchhaltung, Rechnungswesen, doppelte Buchführung, SKR 03 04
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Daedalus
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Welche Buchhaltung für viele Bestellungen? (Amazon + eBay)

Hallo zusammen,

ich habe seit über 20 Jahren ein Gewerbe, ursprünglich nur im IT-Bereich, seit ca. 5 Jahren hat sich das Geschäftsmodell aber grundlegend geändert. Ich verkaufe kleinteilige Sachen (5-10 Euro) in großen Mengen über Amazon FBA und eBay. Der Umsatz wächst jedes Jahr erfreulich, die ganze Buchhaltungsinfrastruktur ist aber immer noch "die Alte".

Wie sieht mein Geschäftsmodell aus?
- 80% Amazon FBA, davon 50% im EU-Ausland, 50% in DE. Warenlagerung ausschließlich in DE.
- 15% eBay, Versand von DE innerhalb DE und die EU.
- 5% IT Tätigkeiten (nur noch Altkundenbetreuung)

Geschäftszahlen:
- in den letzten 2 Jahren ist der Umsatz "explodiert", zuletzt gute 500.000 Euro-Umsatz, also knapp unterhalb Bilanzpflicht-Grenze.
- EU-Lieferschwellen hab ich noch nicht gerissen (rechtzeitig Verkauf gedrosselt)
- ca. 100-200 Bestellungen täglich

Meine technische Lösung sieht so aus:
- eBay wird über BillBee abgewickelt (Rechnungserstellung)
- Amazon FBA wird über Amazon Umsatzsteuerberechnungs-Service (VCS) abgewickelt (nur Rechnungserstellung)
- Buchhaltung EÜR erfolgt schon seit jeher mit easyCash and Tax
- Monatlicher Import der BillBee wie auch Amazon-Rechnungen per CSV und awk-Skripte in easyCT
- Alle eingehenden Rechnungen buche ich "von Hand" in easyCT ein.

Meine Probleme sind:
- easyCT kommt an seine Grenzen. Es ist aufgrund der Menge an Buchungen lahm und und ist für mich nicht mehr passend.
- Die "Amazon-Spezialitäten" wie Kauf auf Rechnung, verzögerte Auszahlungen, usw. machen viel Arbeit
- Unübersichtlichkeit (z.B. Lieferschwellen) und immer noch viele händische Tätikgeiten (z.B. Amazon-Gebührenrechnungen)
- Ich befürchte, dass ich 2021 oder 2022 in die Bilanzpflicht rutschen werde.

Ich suche eine Buchhaltungssoftware, die oben genannte Anforderungen abbilden kann und das alles hochautomatisiert mit Anbindung an eBay und Amazon.

Angeschaut habe ich mir:
- LexOffice: Funktioniert nicht mit Amazon VCS, sondern nur über BillBee als Rechnungsaussteller. Funktioniert nicht für EU-Verkäufe, oder doch?
- sevDesk: Wie LexOffice, aber kann über BillBee auch EU-Verkäufe abbilden
- Buchhaltungsbutler hat mich nicht angesprochen und die Kosten wären nach aktueller Abschätzung zu hoch.
- DATEV Unternehmer Online: Ungefähr so attraktiv wie ELSTER :-/
- OrgaMax: Gäähhhhnn ... kannst vergessen!

Meine Fragen an euch:
- So wie ich das sehe, muss ich mich vom Amazon VCS lösen und z.B. mit BillBee die Rechnungen stellen, sonst funktioniert es nicht, oder?
- Wie habt ihr das Thema Buchhaltung mit so vielen Bestellungen gelöst?
- Wie seit ihr in das Thema "reingewachsen"?
- Wer berät euch diesbezüglich?

Gruß


Repricing
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Re: Welche Buchhaltung für viele Bestellungen? (Amazon + eBay)

Hallo,
ist das nicht alles ein wenig geflickelt ?

Bei sehr vielen Bestellungen lohnt sich doch eher eine gute WAWI / ERP-System - wie z:B. Plentymarkets - was ich auch nutze.
Ich hab da Amazon, Ebay, Real, Otto, Hood etc. angebunden (nix über Drittanbieter) und hab für die Buchhaltung dann Plenty2Datev angebunden. Damit less ich alle Rechnungen, Gutschriften, Bankkonten (Paypal, Ebay Payments etc. ) ein - das Programm erstellt dann saubere Datev-Dateien, die man dann nur noch an seinen Steuerberater schicken muß.

Ich kann mir das Arbeiten damit gar nicht mehr wirklich vorstellen :)
Daedalus
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Re: Welche Buchhaltung für viele Bestellungen? (Amazon + eBay)

Ja, es ist inzwischen "gefrickelt". Es hat mich weit gebracht, aber es ist (höchste) Zeit für Veränderung. Ist halt mit der Zeit so geworden und es gibt auch 1000 Dinge die man lieber macht als ein laufendes System zu verändern ...

Eine WaWi brauche ich aktuell nicht. Ich arbeite mit der "Lagerbestandsplanung" von Amazon zzgl. einer Reserve von ca. 1 Monatsvorrat bei mir zu Hause.
Aus der Reserve speise ich die paar eBay-Verkäufe. Das hat bisher gut funktioniert. Wo wäre jetzt der Vorteil einer zusätzliche WaWi?

Heißt das, du machst gar keine eigene Buchhaltung sondern lieferst über Plenty2Datev direkt an den StB und der macht den ganzen Rest?

Gruß,
Daedalus
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Dekodi
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Re: Welche Buchhaltung für viele Bestellungen? (Amazon + eBay)

Hallo Daedalus,

bei Ihrer Frage bezüglich der Buchhaltung können wir mit unserem Nexus helfen – unserer Software, die eCommerce-Daten, wie zum Beispiel aus Amazon und Billbee, vollautomatisiert verbuchen kann.

Wie Sie selbst bereits erwähnt hatten, ist es wichtig, dass auch die Rechnungen für die Plattform Amazon über Billbee abgebildet werden.

Die Rechnungen und Gutschriften aus Billbee werden in den Nexus importiert und dort automatisiert in OP-Buchungen umgewandelt. Anschließend werden die jeweils zugehörigen Zahlungen aus den verschiedensten Plattformen (z. B. Amazon, PayPal, eBay Payment, real.de etc.) den OPs aus Rechnungen und Gutschriften zugeordnet und die Gebühren werden auf entsprechende Konten verbucht. Nach Beseitigung aller eventuell aufgetretener Fehler kann ein sog. Buchungsstapel im Datev-Format exportiert werden. Dieser Buchungsstapel enthält fertige Buchungssätze und kann in nahezu jede Finanzbuchhaltung mit Datev-Schnittstelle eingelesen werden.

Sollten Sie zukünftig bilanzierungspflichtig werden, so haben Sie durch Nexus eine erhebliche Arbeitszeit- und Kostenersparnis. Selbstverständlich erfolgt in Nexus bei der Verbuchung auch eine Verprobung der Daten auf Korrektheit.

Sie können sich gerne für eine Beratung mit unserer Kundenbetreuung in Verbindung setzen. Diese erfolgt kostenfrei und unverbindlich unter 0911/310 429 - 10 oder per Mail über info@dekodi.de.

Viele Grüße
Ihr Team von dekodi
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Repricing
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Re: Welche Buchhaltung für viele Bestellungen? (Amazon + eBay)

Daedalus hat geschrieben: 12. Jan 2021 12:40 Heißt das, du machst gar keine eigene Buchhaltung sondern lieferst über Plenty2Datev direkt an den StB und der macht den ganzen Rest?
Genau - 98% aller daten werden über die Datev-Datein direkt an das Steuerbüro übermittelt. Der Rest sind Belege von Bareinkäufen oder so, die ich einscanne und so ans Steuerbüro schicke - ich würde nie wieder, meine Steuersachen selbst machen wollen - als ich dies tat waren so viele Fehler drin :) Man kennt sich ja auch damit nicht immer so gut aus.

Naja, es muß jeder selbst wissen, ob man mit einem ERP- / WAWI arbeiten will oder nicht, aber es kann die Arbeit und Abläufe schon sehr erleichtern :)
Daedalus
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Re: Welche Buchhaltung für viele Bestellungen? (Amazon + eBay)

@Repricing:
Heißt das auch, dass der StB die UStVA usw. für dich abgibt? Ich kenn deine Zahlen ja nicht - geht mich auch nichts an. Aber ist das nicht unglaublich teuer alles in allem? (also Plenty + StB)

Mein StB knöpft mit jedes Jahr pauschal ca. 500-600 Euro für die EÜR-Kontrolle und Einreichung und FA-Korrespondenz ab. Dazu kommen noch ein paar kleine Taler für BillBee wegen eBay. Ansonsten verursacht die Buchhaltung bei mir nahezu keine Kosten ... nur Arbeitsaufwand von ca. 1 Tag / Monat für die UStVA und ZM + 1 Tag am Jahresende für die Aufbereitung. Ich empfinde das als sehr günstig für 500000+ Umsatz und 50000+ Buchungen.

In deinem Fall dürfte das mit PlentyMarkets und Mehraufwand beim StB einiges mehr sein, oder?

@dekodi:
Danke, schau ich mir mal an.

Gruß,
Daedalus
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Re: Welche Buchhaltung für viele Bestellungen? (Amazon + eBay)

Daedalus hat geschrieben: 13. Jan 2021 11:57 @Repricing:
Heißt das auch, dass der StB die UStVA usw. für dich abgibt? Ich kenn deine Zahlen ja nicht - geht mich auch nichts an. Aber ist das nicht unglaublich teuer alles in allem? (also Plenty + StB)

Mein StB knöpft mit jedes Jahr pauschal ca. 500-600 Euro für die EÜR-Kontrolle und Einreichung und FA-Korrespondenz ab. Dazu kommen noch ein paar kleine Taler für BillBee wegen eBay. Ansonsten verursacht die Buchhaltung bei mir nahezu keine Kosten ... nur Arbeitsaufwand von ca. 1 Tag / Monat für die UStVA und ZM + 1 Tag am Jahresende für die Aufbereitung. Ich empfinde das als sehr günstig für 500000+ Umsatz und 50000+ Buchungen.

In deinem Fall dürfte das mit PlentyMarkets und Mehraufwand beim StB einiges mehr sein, oder?

@dekodi:
Danke, schau ich mir mal an.

Gruß,
Daedalus
Das wäre in der Tat sehr günstig, allein der Jahresabschluss kostet uns 2.000 EUR, die monatlichen Kosten (Umsatz ist allerdings deutlich höher) liegen bei ~400-600 EUR. Wobei wir dem Steuerberater alles Analog (also Ordner, nix Dateien) übergeben. Hatte/hat massive Vorteile bei vergangenen kommenden Steuerprüfungen.
Repricing
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Re: Welche Buchhaltung für viele Bestellungen? (Amazon + eBay)

@Daedalus

Ich kenne mich mit Steuersachen nicht aus und da ist es nun mal Besser, man hat Jemanden an der Hand der das für Einen halt macht. Ich zahle im Monat für die komplette Buchhaltung knapp 210,- (ist aber schon ein Vorzugpreis, da es Verwandtschaft ist) und 1x im Jahr wie den Jahresabschluss - ca. 1400,- - aber das ist es mir einfach wehrt. Wenn ich es selber machen würde und hau dann - absichtlich oder nicht Fehler r ein, kann das später teurer kommen, als ein Steuerbüro :)
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Re: Welche Buchhaltung für viele Bestellungen? (Amazon + eBay)

Vielen Dank für eure Aussagen ... in dem Fall bin ich wirklich "günstig" unterwegs, allerdings auch mit höherem Risiko und Mehraufwand.

Wenn der StB wirklich "was macht" sind die Kosten ja gerechtfertigt. Ein Problem hab ich mit den vielen Tools, die sich gerne dazwischenklinken und dann für jede Transaktion die Hand aufhalten für vollautomatisierte Vorgänge. PayJoe wäre da z.B. so ein Fall ... würde mich im Monat 250-300 Euro kosten, das find ich schon ein bisschen unverschämt und weckt den Schwabe in mir...

Gruß,
Daedalus
Olli
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Re: Welche Buchhaltung für viele Bestellungen? (Amazon + eBay)

Daedalus hat geschrieben: 13. Jan 2021 11:57 Ich empfinde das als sehr günstig für 500000+ Umsatz und 50000+ Buchungen.
Ab 600.000 Umsatz, bzw. 60.000 Gewinn, wird dich das FA zur Bilanzierung auffordern.
Vielleicht solltest Du das bei der Auswahl Deines Vorhabens vorsorglich mit einplanen.
Repricing
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Re: Welche Buchhaltung für viele Bestellungen? (Amazon + eBay)

Viele sparen einfach an der falschen Stelle und denken, "das bisschen Steuer" kann man auch selbst machen - hab hinterher schon den Ein - oder Anderen Kotzen gesehen :)
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Re: Welche Buchhaltung für viele Bestellungen? (Amazon + eBay)

Ein guter Steuerberater ist sein Geld sicher wert. Aber den zu finden, ist wirklich ein Problem.
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Rechnungspapier mit integriertem Etikett - spart Zeit für jeden Versender!
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Re: Welche Buchhaltung für viele Bestellungen? (Amazon + eBay)

Ich könnte mir heute nicht mehr vorstellen noch mit verschiedenen Tools zu arbeiten (wie noch früher) und dem Steurberater jeden Monat die Belege zu übereichen, abgesehen davon das so was sehr Fehleranfällig sein kann (wer weiß schon was die dort machen, oder auch nicht) ;-)
Alles was jemand von noch Hand macht ist vor allem eines - teuer.

Wichtig ist und entscheidend ist sehalb die richtige und vor allem zentrale Software, die kann vielen vereinfachne und unnötige Kosten vermeiden.
Seit ich Bilanzieren muß (2010) nutze ich nun Büro+, also Wawi mit Fibu in einem.
Da man alle Lieferscheine und Rechnungen im laufenden Betrieb täglich selbst eingibt und verbucht, ist die Lagerhaltung und die ganzen Verküpfungen wer hat was wann bekommen sehr transparent nachvollziehbar. Kundenrechnungen werden ja sowieso automatisch genereliert und verbucht. Kontoauszüge werden eingelesene und stehn im System immer zu verfügung zur Kontrolle inkl. Kontonummern falls man auch was nachsehen will. Vorteil ist halt, das alles in einem System vorhanden ist, Elster ist mit ein paar klicks erledigt, und der Jahresabschluß wird einmal im Frühjahr mit den Ordner an den Steurberater übergen. Ich sehe den Steurberater also normalerweise 1-2 im Jahr mit dem Abschlußgespräch, kosten für die Bilanz ca. gut 3000EUR entsprechend des Umsatzes der langsam in Richtung der Milionenmarke geht. Im Grunde verbucht der Steurberater nichts sondern kontrolliert nur, besonders halt die Jahreswechsel (Leistungszeitraum etc.) + vieleicht ein paar Sonderfälle.
Daedalus
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Re: Welche Buchhaltung für viele Bestellungen? (Amazon + eBay)

Vielen Dank für eure Antworten.

Ich hab mich die letzten Tage ziemlich in die verschiedenen Amazon-Berichte reingefuchst und mich mit dem Thema intensiv beschäftigt. Ich komme zu dem Schluss, dass meine FiBu "ziemlich gut" ist, aber es gibt ein paar Randbereiche die ich anpacken muss. Vor allem möchte ich den Aufwand manueller Tätigkeiten reduzieren und noch mehr automatisieren.

Bei meiner Suche bin ich ziemlich oft auf Blog-Beiträge von TaxDoo gestoßen und da ich ca. 50% meines Umsatzes in der EU erwirtschafte, habe ich mal eine Anfrage an die geschickt. Mal schauen, ob die mir helfen können.

Hat jemand Erfahrung mit TaxDoo als FiBu?

@Repricing:
Ich hab da nen Artikel gefunden, dabei musste ich an dich denken ... Plenty-2-Datev war doch auch deine Lösung?
https://blog.taxdoo.com/amazon-to-datev ... -to-datev/

Gruß,
Daedalus
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