Hallo zusammen,

ihm Netz habe ich zwei Anbieter (Mailstore und EcoMails) mit den man wohl rechtskonform Mails mit Anhang (Rechnungen, Angebote, Auftragsbestätigung, etc.) nach GobD archivieren kann. Mich würde sehr interessieren, wie ihr das genau gelöst habt und welche Erfahrungen ihr mit den beiden oben genannten Tools gemacht habt.

Des Weiteren würde mich noch interessieren, was Ihr alles archiviert? Ich habe gelesen, dass viele nur ausgehende Mails mit Rechnung im Anhang archivieren und andere wiederum alle internen und externen Mails wie z.B. die Kunden-Kommunikationen (Beratung, Angebot, Reklamation, Rückgaben, etc.) gleich mit archivieren, um bei einem unklaren Fall dem Finanzamt Beweise liefern zu können.

Bitte teilt eure Erfahrungen mit. Vielen Dank im Voraus.

Wenn du es 100%ig machen willst:
https://www.bundesfinanzministerium.de/ ... -GoBD.html

Ich habe eine GobD zertifizierte Mailadresse bei ionos, dahin gehen alle eingehenden Mails, die etwas mit Geld/Warenbeschaffung (Rechnungen, Angebote, etc.) zu tun haben, sowie Lieferscheine per Mail.
Jeder neue Lieferant kommt direkt per Regel im Mailprogramm mit den entsprechenden Mails auf die Liste der autom. Weiterleitungen.

Ganz einfach - Wir nutzen Gmail die mit Google Business Suite verknüpft ist (kostet ca. 9€ Monatlich). Somit ist im Paket mit dabei GOBD komforme Hold Archivierung von ganzen Mail Verkehr + Archivierung von Google Drive und das ganze Cloud ist unbegrenzt in Volumen.
Finde sehr Praktisch und einfach.

Hallo,

danke euch beiden erstmal für die Nachrichten.

vbc hat geschrieben: ↑8. Jul 2021 16:57 Ich habe eine GobD zertifizierte Mailadresse bei ionos, dahin gehen alle eingehenden Mails, die etwas mit Geld/Warenbeschaffung (Rechnungen, Angebote, etc.) zu tun haben, sowie Lieferscheine per Mail.

Könnte man eigentlich bei der E-Mail-Adresse, dass für das versenden von solchen Mails angelegt wurde, die GobD zertifizierte Mailadresse statisch als BCC hinterlegen? Du archivierst sicher auch die ausgehenden Mails an die Kunden oder?

Schützer hat geschrieben: ↑9. Jul 2021 00:48 Ganz einfach - Wir nutzen Gmail die mit Google Business Suite verknüpft ist (kostet ca. 9€ Monatlich). Somit ist im Paket mit dabei GOBD komforme Hold Archivierung von ganzen Mail Verkehr + Archivierung von Google Drive und das ganze Cloud ist unbegrenzt in Volumen.
Finde sehr Praktisch und einfach.

Ich möchte da jetzt eigentlich keinen großen Fass zum Thema Datenschutz aufmachen. Allein wegen Datenschutz würde ich das nicht gerne mit Google lösen wollen, weil bei Google vieles zu diesem Thema intransparent und risikoreich ist.

Ich würde gerne alles auf einen Hoster in Deutschland laufen lassen. Würde mich über mehr Nachrichten freuen.

Gsuite ist DSGVO Konform wenn man auswählt das der Serverstandort in der EU liegen soll.

Nicht mehr nach der neuen Rechtssprechung des EuGH. Eigentlich darf man keine Cloud-Angebote von US-Unternehmen mehr nutzen, egal wo die hosten. Jedes amerikanische Bundesgericht kann von einem US-Unternehmen die Herausgabe von Kundendaten verlangen, egal in welchem Land diese gespeichert werden.

Microsoft versuchte mal das mit einer Kooperation mit der Telekom zu umgehen, hat aber nicht funktioniert.

Gsuite unterwirft sich der DSGVO und stellt einen AVV zur Verfügung. Def Serverstandort ist NL und F. Aktuell spricht nichts gegen. Da sie Daten hier gelagert sind kann die US -Behörde wohl auch nicht viel ausrichten.

So mal auf die Schnelle gefunden:
https://aigner-business-solutions.com/g ... rarbeiter/

Mir ist nicht ganz klar warum so viel darauf geachtet wird welche Technik hier benutzt wird. Sicherlich sollten die digitalen Daten konform gespeichert werden, was aber oft schon im Rahmen der Buchhaltung passiert wenn diese digital ist da dann die Rechnung unveränderbar im Fibu-System gespeichert wird und auch GoBD sicher. Bei einer Betriebsprüfung werden diese Daten dann auch im GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) ) Format dem Prüfer zur Verfügung gestellt. Die Email selbst ist (so lange diese nicht selbst die Rechnungsdaten enthält) übrigens nur der „Briefumschlag“ der nicht benötigt wird.

Wirklich wichtig wäre, dass eine Verfahrensdokumentation vorliegt welcher den Ablauf beschreibt wie man mit den digitalen Daten arbeitet vom Eingang bis zur Ablage.

@stbdigital: Danke für deine Nachricht. Heißt das, dass Mails mit Anhang und als Textinhalt nur "anbei die Rechnung" beinhalten, nach dem Download des Anhangs gelöscht werden können, weil diese nur als Briefumschlag angesehen werden? Verstehe ich das so richtig? Und nur wenn der Textinhalt rechnungsrelevante (ergänzende) Inhalte beinhaltet, ist die Mails revisionssicher nach GobD zur Nachvollziehbarkeit zu archivieren?

Wie würde ein sinnvoller Prozess von Eingang einer Rechnung bis zur Ablage bei euch aussehen?

Und wie würde ein sinnvoller Prozess bei ausgehenden Mails aussehen. Kunde bekommt per Mail eine Auftragsbestätigung, Rechnung, etc. über die WaWi zugeschickt.

Also, eine Mail ist ja üblicherweise kein Speicherfresser. Nur die Anhänge.

fonprofi hat geschrieben: ↑9. Jul 2021 16:03 Gsuite ist DSGVO Konform wenn man auswählt das der Serverstandort in der EU liegen soll.

Man kann jetzt sogar Deutschland Frankfurt am Main auswählen

Oah klasse, da kann ich mal hinfahren und schauen wo meine Daten liegen

bin Kleinsunternehmer und hab GobD noch garnicht auf dem Schirm, erstelle meine Rechnungen per Word und drucke die als PDF aus. Die erstellten PDF Rechnungen werden auf einer Festplatte gespeichert. Ich weiß es ist nicht GobD Konform.

Eingehende Rechnungen als PDF werden auch auf der Festplatte gespeichert. Eingehende Briefrechnnungen scanne ich ein und speichere diese als PDF ab. Habt Ihr einpaar Tips für mich wie ich meine Dokumente GobD Konform archiviere? Brauche ich dazu ein DNS Server oder gibt es kostengünstige Online Lösungen?

MfG