Hallo bei meinen Belegen ist es so dass ein großteil nur digital vorhanden ist (die Rechnung), andere Rechnungen habe ich (z.B. Kassenzettel aus Geschäften) abgeheftet. Sollte ich diese auch Scannen, um so alles an einem Ort (digital) zu haben oder ist das keine Pflicht?

Ist keine Pflicht.
Du solltest es aber so organisieren, dass du sie mit vertretbarem Aufwand auch wiederfinden kannst.

Scannen ist keine Pflicht.
Wenn du aber scannst (so wie ich aus Faulheit immer ins Archiv zu rennen) und dann die Originale vernichten willst, dann gibts die Gesetze Gobd und Dsgvo für die manipulationssichere Aufbewahrung.

Langes Thema.

Mir hat mal ein Anwalt gesagt: "Richter lieben Originale auf Papier"

Deshalb hebe ich alle Papierbelege nach dem Scannen auf. Ich habe zwar ein revisionssicheres Dokumentenmanagement, aber ich will keinen Gewährleistungsprozess verlieren, weil ich die Originalrechnung nicht mehr habe.

Das stimmt tatsächlich, zumal nur eine revisionssichere Aufbewahrung nicht reicht, auch wenn technisch nachgewiesen werden kann das eine Unveränderbarkeit sichergestellt ist. Es wird dazu eine juristische Verfahrensdokumentation gebraucht die auch „gelebt“ und am besten auch regelmäßig geprüft werden sollte. Vernichtet man die Originale ohne die Doku, dann besteht die große Gefahr dass jegliche Vorsteuer verloren geht und zurückgezahlt werden muss da die Originale nicht mehr vorliegen. (Totale Katastrophe), Daher immer einen Plan B bereithalten der bei unseren Mandanten in Kopierkartons besteht wo man die Belege hineinwirft und vor dem Scannen noch das Eingangsdatum oder eine Belegnummer aufbringt um den Beleg später aus dem Karton zu Not raus fischen zu können.
Schönen Abend

So machen wir das auch. Ikea wasserdichteresistente Wannen mit A4-Format, einen Stempel mit der Buchungsnummer drauf. Scannen und in die Wanne fortlaufend von unten nach oben..
Und alle paar Monate in den Keller. Die letzen Wannen kamen vom Globus für 5,- mit Deckel.
https://www.amazon.de/gp/product/B00EDK ... UTF8&psc=1

Kopierpapierkartons sind mir zu popelig.

Wa habt Ihr alle Unmengen an Einkaufsrechnungen?
Kann mir bei kleinen Unternehmen kaum vorstellen das da mehr als 1-2 Kartons im Jahr zusammen kommen könnten

Trotz Sammelrechnungen sind’s bei mir etwa 1200 im Jahr. Alleine DHL hat kräftig zugelegt für jedes Produkt 3 Rechnungen monatlich zu senden.

1200 sind 3-4 Ordner. Die DHL und Post Rechnungen bekommt inzwischen glaub fast jeder nur noch als PDF, sind 150 Blätter im Jahr wenn man nur die 1. Seite druckt (falls überhaupt nötig)
Im Traum würde ich nicht die Originale vernichten und überhaupt den Aufwand der Digitalisierung nutzen bei so wenig Rechnungen ?

Wir bekommen die DHL-Rechnungen alle per Brief alle 10 Tage 3 Blätter. Das kam daher, das das Rechnungsportal immer dann gestört war, wenn man an die Rechnungen wollte. Auf Beschwerde wurde dann umgestellt.

Ich bin sowieso ein Freund von Papierrechnungen. Trotz Rechnungsemailadresse gingen immer wieder Belege verloren. Bei Papier bisher noch nicht.

Und unsere Wochenrechnungen gehen auch mal über 30 Seiten, weil dort jeder Vorgang sauber beschrieben wird in einer Position.

Bin auch ein Freund von Papier weil man einen guten sicheren Arbeitsprozess hat. Aber auf Teufel komm raus Belege digitalisieren um die dann zu entsorgen kann ich nicht nachvollziehen. Korrigiert mich -aber wir reden hier doch nicht über Millionen von Seiten, wofür man keinen Platz mehr hat?

Aber auf Teufel komm raus Belege digitalisieren um die dann zu entsorgen kann ich nicht nachvollziehen.

Bei der Digitalisierung gehts ja weniger darum die Belege zu entsorgen als darum gleich digital mit den Belegen weiterarbeiten zu können.

Zume einen hat man mit OCR Erkennung eine Volltextsuche aller Dokumente. Und mit einem guten DMS lässt sich viel automatisieren. Wiederkehrende Dokumente kann man vollautomatisch ablegen. Ich hab inzwischen auch die Buchung von wiederkehrenden Rechnungen automatisiert. D.h. einfache Sachen wie Telefonrechnung werden gescannt, dann läuft eine OCR Erkennung und anhand eines Musterbelegs werden Datum, Rechnungsbetrag und Rechnungsnummer erkannt und ausgelesen. Buchungskonten sind in einem Skript hinterlegt und es wird automatisch der Buchungsatz erstellt und über ODBC Verbindung mit der Buchhaltungsdatenbank die Rechnung gebucht und abgelegt.

Das einzige was noch von Hand gebucht werden muss sind Rechnungen mit mehreren Steuersätzen und Anlagevermögen. Und natürlich neue Lieferanten, für die noch kein Muster hinterlegt ist. Aber das dauert inzwischen keine 2 Minuten mehr das anzulegen.