Guten Tag zusammen,

ich hoffe ich bin hier richtig und die Frage wurde so noch nicht gestellt. Ich habe bei meiner Suche nichts passendes gefunden.
Wir sind ein junges aber Wachsendes Unternehmen, aktuell mit Kanälen auf Shopify und Ebay. Unser Umsatz ist noch sehr klein. Aber stetig wachsend.

Aktuell nutzen wir Billbee in Verbindung mit Payjoe und Lexoffice. Leider ist die Buchhaltung hierüber sehr sehr zeitaufwendig durch das ständige zuordnen von Belegen. Shopify Abrechnungen und Ebay Abrechnungen zu buchen ist ja soweit wir das Online erlesen hatten sowieso ein Grauen.

Nun wollten wir mal hier im Forum fragen ob es Tips und Ratschläge oder vielleicht Hilfestellungen gibt, wo hier Optimierungsmöglichkeiten sind.
Die Ebay Käufe werden relativ genau über PayJoe verbucht und in Lexoffice übertragen. Dennoch gibt es immer wieder Probleme sobald mal etwas nicht nach Schema F abläuft wie z.B. bei Reklamationen, Rücküberweisungen, Gebühren richtig buchen etc. Ihr kennt das sicher.

Bei Shopify gestaltet es sich vor allem bei den Zahlungen die über Shopify abgewickelt werden schwierig da wir keine Möglichkeit haben Shopify Abrechnungen mit den tatsächlichen Käufen abzugleichen.
Wie macht ihr das? Gibt es hier best practices? Wir würden uns sehr über Hilfe freuen.

Ich arbeite zwar nicht mit dem was Ihr nutzt - ich aber beriete alles mit Plenty2Datev fürs Stuerbüro auf.
Ich nutze Plentymarkets als ERP- / WAWI und das zusatzprogramm Plenty2Datev - was es auch für andere WAWis gibt. Damit wird Paypal, Shop, Amazon, Ebay, Kaufland , Otto etc. verarbeitet - sprich alle Rechnungen, Guitschriften etc. und dann erstellt das Programm Datev-Dateien, die ich nur noch an mein Stuerbüro schicke.

Ich halt mich aus der Buchhaltung selbst fast raus, da ich mich damit nicht so gut auskenne.
Es gbt aber noch andere ähnlhce Programme.

Gruß Dirk

Die Shopify Zahlungen ist ja in Wirklichkeit eine Stripevariante und EBay ist adyen. Für beide gibt es APIs um die Daten zu ziehen. Billbee hat auch eine gute API. Lexoffice ist eher nicht geeignet da dieses Programm zwar im 1. Jahr nix kostet aber eben eher auf kleine Datenmengen ausgerichtet ist und eher nicht für Onlinehändler geeignet ist. Ich nehme mal stark an dass Sie Payjoe zum Abruf der Daten nutzen. Wieviele Orders haben Sie denn im Monat damit man mal die Größenordnung einschätzen kann zu den Produkten die Sie einsetzen?

stbdigital hat geschrieben: ↑16. Mär 2022 18:41 Die Shopify Zahlungen ist ja in Wirklichkeit eine Stripevariante und EBay ist adyen. Für beide gibt es APIs um die Daten zu ziehen. Billbee hat auch eine gute API. Lexoffice ist eher nicht geeignet da dieses Programm zwar im 1. Jahr nix kostet aber eben eher auf kleine Datenmengen ausgerichtet ist und eher nicht für Onlinehändler geeignet ist. Ich nehme mal stark an dass Sie Payjoe zum Abruf der Daten nutzen. Wieviele Orders haben Sie denn im Monat damit man mal die Größenordnung einschätzen kann zu den Produkten die Sie einsetzen?

Wir haben neben unserem Shop noch ein Vermietungsgeschäft für welches LexOffice in der Vergangenheit OK war. Leider aber auch mit seinen Schwächen.
Seit ca. 6 Monaten bauen wir nach und nach unseren Online Shop aus. Aktuell haben wir ca. 100-200 Bestellungen im Monat. Die aufwändige Buchhaltung hält uns aktuell aber davon ab zu wachsen. Wir nutzen Payjoe was aber auch nicht die Ideale Lösung ist.

Wenn es eine Lösung gibt die Automatisierter funktioniert würden wir uns sehr freuen.
Aktuell werden unsere Belege von Billbee in Lexoffice übertragen und dort gleichen wir die Zahlungen mit den Konten per Hand ab. Sehr umständlich und immens Zeitintensiv.

100 bis 200 im Monat ist noch sehr klein, alles < 1000 im Monat ist klein. Lexoffice ist kein wirkliches Buchhaltungsprogramm, ggf. für die Größe gerade noch so ok. Wir geben unseren Mandanten Fibuscan mit. Man kann sich das bei uns auf dem YouTube Kanal ansehen, kann man auch direkt bei FIBUdata bekommen. Bei der Menge an Belegen müssen wir mit der Fibu in max 2 Stunden fertig sein, die Vorbereitung des Mandanten dürfte hier in der Kombi für den Onlinehandel <1 Stunde sein, wenn der Händler nicht zu viele Fehler macht wie bspw. dauernd die Gutschriften bei Retouren vergessen. etc.

Guten Tag,

das haben wir uns schon gedacht dass 100-200 Bestellungen sehr wenig sind.
Dennoch ist LexOffice einfach nicht geeignet. Wir würden gerne wachsen aber durch die aufwändige Buchhaltung wird unser Wachstum gebremst.

Könnte Plentymarkets für uns eine Lösung sein? Oder gibt es andere Tools die uns helfen? Wir brauchen wirklich schnell eine Lösung.

Plenty hat ja jetzt überhaupt nix mit Lexoffice gemeinsam. Lexoffice benötigen Sie doch nur für die Fibu, Plenty ist ein Multichannel System und unterstützt beim Verkauf. Irgendwie verstehe ich Ihr Problem nicht, Sie haben eigentlich keines. Die ganzen ARs von Billbee übrigens in Lexoffice zu importieren macht man eigentlich nicht. Warum nutzen Sie eigentlich das recht teure Billbee anstatt das günstigere Easybill ? Brauchen Sie die Wawi-Funktion ?

stbdigital hat geschrieben: ↑20. Mär 2022 17:35 Plenty hat ja jetzt überhaupt nix mit Lexoffice gemeinsam. Lexoffice benötigen Sie doch nur für die Fibu, Plenty ist ein Multichannel System und unterstützt beim Verkauf. Irgendwie verstehe ich Ihr Problem nicht, Sie haben eigentlich keines. Die ganzen ARs von Billbee übrigens in Lexoffice zu importieren macht man eigentlich nicht. Warum nutzen Sie eigentlich das recht teure Billbee anstatt das günstigere Easybill ? Brauchen Sie die Wawi-Funktion ?

Wir sind ganz neu und unerfahren im Online Shop Business, deshalb kennen wir uns auch nicht mit den verschiedenen Tools aus. Den Online Shop haben wir eröffnet, da wir einige Produkte entwickelt haben die wir dort verkaufen.
Unser Problem ist, dass wir bisher für unsere Buchhaltung LexOffice nutzen. Durch den Online Shop der aber nun dazu gekommen ist, ist Lexoffice nicht mehr das richtige Programm dafür, da wir umständlich die Buchungen mit PayJoe, Billbee und den Systemen abgleichen müssen.

Wir suchen nach einem Tool oder nach einer Lösung welche die Buchhaltung für uns (Shopify, Ebay) soweit automatisiert, dass wir uns wieder auf das eigentliche Shop Geschäft konzentrieren können. Billbee nutzen wir weil es uns empfohlen wurde und wir uns da halbwegs eingearbeitet haben.
Ein WaWi zu haben wäre gut. Wir organisieren unsere Produkte aktuell in einer Excel Liste.

stbdigital hat geschrieben: ↑20. Mär 2022 17:35 Plenty hat ja jetzt überhaupt nix mit Lexoffice gemeinsam. Lexoffice benötigen Sie doch nur für die Fibu, Plenty ist ein Multichannel System und unterstützt beim Verkauf. Irgendwie verstehe ich Ihr Problem nicht, Sie haben eigentlich keines. Die ganzen ARs von Billbee übrigens in Lexoffice zu importieren macht man eigentlich nicht. Warum nutzen Sie eigentlich das recht teure Billbee anstatt das günstigere Easybill ? Brauchen Sie die Wawi-Funktion ?

Mal richtig lesen. Ich weis das Plenty erstmal rein nix mit einem Datevprogramm zu tun hat - obwohl man damit auch scih entsprechende Datein ziehen kann.
Ich hatte geschrieben, dass ich nicht mit dem Arbeitem, was er nutzt und geschriebne, wie ich es mache, mit dem Hinweis auf Plenty2Datev - was es auch für Datev-Dateien für andere Systeme gibt und der Rest mein Stuerberater macht - ich arbeite aber alles schon mal auf und das ist enorm wichtig, auch für den Stuerberater.

Unser Hauptproblem ist, dass wir nicht wissen wie wir die ganzen Zahlungen (PayPal, Shopify, Ebay) mit den einzelnen Rechnungen so abgleichen, dass es Buchhalterisch keine Probleme gibt.

Man kann ja aus Billbee auch berichte ziehen. Würde das so einfach funktionieren? Die Zahlungen die von Ebay und Shopify kommen, kann man ja trotzdem nicht richtig abgleichen.
Wir möchten einfach keine Probleme bei einer Steuerprüfung bekommen und alles sauber haben.

fd2021 hat geschrieben: ↑21. Mär 2022 09:08 Unser Hauptproblem ist, dass wir nicht wissen wie wir die ganzen Zahlungen (PayPal, Shopify, Ebay) mit den einzelnen Rechnungen so abgleichen, dass es Buchhalterisch keine Probleme gibt.

Das ganze Geheimnis besteht m.E. darin, nicht direkt gegen das Bankkonto zu buchen, sondern die div. Zahlungsdienstleister (Shopify, Paypal, Ebay, etc.) jeweils einzeln als ein Finanzkonto (eigentlich wie ein weiteres Bankkonto) zu führen.

- Jede Bestellung wird als Einnahme gegen z.B. das Paypal-Konto gebucht
- Jede Gebühr wird zu einer Ausgabe vom z.B. Paypal-Konto
- Das Gleiche für Retouren etc., nur eben umgekehrt

- Auszahlungen werden dann nur noch zu dummen Umbuchungen zwischen zwei Finanzkonten ohne weitere (steuerliche) Wirkung.

So kann man das gut nachvollziehbar aufsetzen. Würde mich schon sehr wundern, wenn das in Lexoffice nicht ginge.

fd2021 hat geschrieben: ↑21. Mär 2022 09:08 Unser Hauptproblem ist, dass wir nicht wissen wie wir die ganzen Zahlungen (PayPal, Shopify, Ebay) mit den einzelnen Rechnungen so abgleichen, dass es Buchhalterisch keine Probleme gibt.

Man kann ja aus Billbee auch berichte ziehen. Würde das so einfach funktionieren? Die Zahlungen die von Ebay und Shopify kommen, kann man ja trotzdem nicht richtig abgleichen.
Wir möchten einfach keine Probleme bei einer Steuerprüfung bekommen und alles sauber haben.

Müsst Ihr eigentlich Bilanzieren oder müsst Ihr nur eine EÜR abgeben?

Das wäre vorab mal hilfreich zu wissen..

Ausserdem wäre es glaube ich angebracht sich extrem mit dem ganzen Thema auseinanderzusetzen.

Bei so einer kleinen Belegzahl versteh ich eigentlich nicht wie das einem über dem Kopf wachsen soll dass könnte man theoretisch auch noch vollmanuell erledigen.

Wir benutzen Buchhaltungsbutler. Da kannst du Ebay und Amazon als Konten anlegen und automatisch einlesen. Billbee Rechnungen werden dorthin auch vollautomatisch übertragen. Die Zuordnung ist recht automatisiert. Kontrollieren bzw. berichtigen muss man aber schon noch ein paar Sachen. Ich sag nur OSS und Steuerfreie Ausfuhrlieferungen sowie Lieferungen an EU Abnehmer mit UST-ID. Wobei man das wenn man bilanziert und Debitorisch bucht auch automatisieren kann. Dann hat man aber leider nciht die Auswertungsmöglichkeit EÜR. Das ist eigentlich auch das einzige was mich nervt.

Da du mir aber irgendwie nicht so ganz fit in der ganzen Materie vorkommst bin ich mir nicht zu 100% sicher ob du das alles nachher auch richtig eingerichtet bekommst. Dir sollte halt am Ende schon klar sein was du da dann nachher wie verbuchst.

Es sollte ansonsten aber auch andere Programme bzw. Clouddienste geben womit das funktionieren sollte..

Ich habe so einiges angetested und für uns passt das mit dem Buchhaltungsbutler am besten.

Innerhalb von ein paar Stunden pro Monat habe ich hier alles fertig. Und ich meine komplett.

Allle Einnahme alle Ausgaben verbucht inklusive Beleg dran, Umsatzsteuervoranmeldung, OSS Meldungen und Zusammenfassende Meldung.

Die EÜR steht dann eigentlich zu 99%. Ein paar Sachen fallen dann am Jahressende bzw vor Abgabe der Steuer noch an. ( z.B. Abschreibungen, Privatentnahmen Umbuchungen Jahreswechsel usw..) Das macht dir aber ansonsten auch ein Steuerberater.

Wir müssen übrigens momentan nur EÜR abgeben und sind nicht Bilanzierungspflichtig.

Aber wie gesagt ich möchte dir nicht zu nahe treten aber ich würde mich auf jedenfall an deiner Stelle noch ausgiebigst mit der Materie beschäftigen.

Achso und was Chad geschrieben hat ist natürlich richtig.

Viele Grüsse und viel Erfolg

Das Problem bei Lexoffice ist, dass man keine virtuellen Konten anlegen kann. Ginge dies könnten wir ja ein Konto für Shopify und eins für Ebay anlegen und unsere Probleme wären einfacher.
Bei Lexoffice muss jeder Beleg mit einer tatsächlichen Zahlung auf dem Bankkonto oder PayPal verbucht werden.

- Bei Ebay gibt es hier die Lösung mit Payjoe, wobei auch hier alle Ebay Gebühren von Hand kategorisiert werden müssen da Lexoffice die kryptischen Kennungen für EbayGebühren und Verkaufsprovisionen nicht erkennt. Allein das kostet mich monatlich ca. 20 Minuten (bei 100 Bestellungen finde ich das sehr viel)

- Shopify sendet 1x monatlich die Auszahlung der Kunden die mit Shopify Payments bezahlt haben auf unser Bankkonto, Zahlungsgebühren (ShopifyPayments Kunden) schon abgezogen. Heisst also wir müssen die Gesamtsumme (z.B. 3000€ die wir von Shopify erhalten haben) jedem Beleg zuordnen welcher in dieser Zahlung "ingebriffen" ist. Das ist absolut nicht effizient und kostet uns monatlich bei 100 Bestellungen mindestens 1 Stunde, da wir die Bestellungen raus suchen müssen die mit Shopify Payments bezahlt wurden, diese dann dem Gesamtbetrag (3000€) zubuchen müssen. Am Ende bleibt dann ein Restbetrag, quasi die Transaction Fees die ShopifyPayments einbehält. Für diese ShopifyPayments Fees gibt es natürlich keine Rechnung sondern nur eine CSV die man runterladen kann und noch so aufbereiten muss dass das Finanzamt nicht meckert.

All das jeden Monat aufs neue machen zu müssen kostet sehr viel Zeit. Deshalb war meine Frage ob es hier Lösungen gibt die effizienter sind. Wahrscheinlich ist Lexoffice einfach nicht das richtige Tool um viele Bestellungen monatlich einzulesen und zu verbuchen. Aber welche Tools sind hier besser?

Versteht man mein Problem nun ein bisschen besser?

fd2021 hat geschrieben: ↑4. Apr 2022 19:07 Das Problem bei Lexoffice ist, dass man keine virtuellen Konten anlegen kann.

Häääh?
https://www.lexoffice.de/lexikon/verrechnungskonto/

fd2021 hat geschrieben: ↑4. Apr 2022 19:07 Shopify sendet 1x monatlich die Auszahlung der Kunden die mit Shopify Payments bezahlt haben auf unser Bankkonto, Zahlungsgebühren (ShopifyPayments Kunden) schon abgezogen.

Unterpunkt 1.2, ersetze "Kreditkarte" durch "Shopify"

MrChad hat geschrieben: ↑5. Apr 2022 12:43

fd2021 hat geschrieben: ↑4. Apr 2022 19:07 Das Problem bei Lexoffice ist, dass man keine virtuellen Konten anlegen kann.

Häääh?
https://www.lexoffice.de/lexikon/verrechnungskonto/

fd2021 hat geschrieben: ↑4. Apr 2022 19:07 Shopify sendet 1x monatlich die Auszahlung der Kunden die mit Shopify Payments bezahlt haben auf unser Bankkonto, Zahlungsgebühren (ShopifyPayments Kunden) schon abgezogen.

Unterpunkt 1.2, ersetze "Kreditkarte" durch "Shopify"

Leider kann man bei Lexoffice ein solches Konto aber nicht anlegen. Man kann nur "echte" Konten verknüpfen. Oder machen wir hier was falsch?
Wir haben uns jetzt mal Buchhaltungsbutler angeschaut. Sieht sehr interessant aus. Alleine dass es eine direkte Anbindung zum Ebay Zahlungssystem gibt und die Software die Zahlungen richtig zuordnen kann hilft uns schon immens.

fd2021 hat geschrieben: ↑5. Apr 2022 14:10 Leider kann man bei Lexoffice ein solches Konto aber nicht anlegen.

will's mal so sagen::

Wenn ein Software-Hersteller auf seinen Supportseiten eine bestimmte Vorgehensweise für eine bestimmte Fragestellung beschreibt, würde ich in erster Näherung mal annehmen, dass man die Vorgehensweise in der Software auch umsetzen kann.

Welche Knöpfe in diesem Fall in welcher Reihenfolge zu drücken sind, kann ich nicht sagen und will mich damit auch nicht weiter beschäftigen.

Insolvenz-Pro hat geschrieben: ↑21. Mär 2022 15:15 Wir benutzen Buchhaltungsbutler. Da kannst du Ebay und Amazon als Konten anlegen und automatisch einlesen. Billbee Rechnungen werden dorthin auch vollautomatisch übertragen. Die Zuordnung ist recht automatisiert. Kontrollieren bzw. berichtigen muss man aber schon noch ein paar Sachen. Ich sag nur OSS und Steuerfreie Ausfuhrlieferungen sowie Lieferungen an EU Abnehmer mit UST-ID. Wobei man das wenn man bilanziert und Debitorisch bucht auch automatisieren kann. Dann hat man aber leider nciht die Auswertungsmöglichkeit EÜR. Das ist eigentlich auch das einzige was mich nervt.

Wir benutzen die gleiche Konfiguration. Die Rechnungen erhalten von Billbee kleine Steuercodes und somit weiß Buchhaltungsbutler auf welches Konto und welchen Debitor gebucht werden muss. Bei ca. 4000 Rechnungen/Monat ist noch etwas Arbeit notwendig aber die Zuweisung der Rechnung zur Zahlung klappt fast immer. Es werden somit auch lokale Lieferungen und OSS unterschieden. Pan-EU wird somit zumindest teilweise auch umgesetzt.

Was leider fehlt ist die automatische Anbindung an andere Markptplätze außer Amazon und Ebay.

@Insolvenz-Pro: habt ihr noch andere Marktplätze angebunden (Otto, Kaufland etc.)?