Beleglose Buchführung nicht erlaubt?

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Schützer
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Re: Beleglose Buchführung nicht erlaubt?

Beitrag von Schützer » 31. Okt 2019 13:19

Zierfischprofi hat geschrieben:
31. Okt 2019 05:58
Das Video liegt da einfach falsch. Du kannst in Vault nichts löschen. Du kannst in Drive löschen und in Gmail. Aber was einmal in Vault ist bleibt auch darin.
Stimmt hab dies auch hier gelesen, schöner Beitrag über Vault und GoBD:

https://marktschreyer.de/gobd-praxis-selbstaendige/

Hab jetzt Vault auch aktiviert, war echt einfach einzurichten, Zeitraum und Benutzer aufwählen und speichern - fertig. Beste daran ist dass er Dateien aus Drive auch festschreibt, hab jetzt auch Dort meine Buchhaltung Order hochgeladen und muss jetzt auf diese nervige CD-Brennen verzichten.



DerRobert
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Re: Beleglose Buchführung nicht erlaubt?

Beitrag von DerRobert » 31. Okt 2019 15:28

Schützer hat geschrieben:
31. Okt 2019 13:19
und muss jetzt auf diese nervige CD-Brennen verzichten.
Was bringt denn das mit dem CD-Brennen überhaupt? War das dein vor Löschen geschütztes revisionssicheres Archiv?

Ein von Hand beschrifteter CD-Rohling deiner Daten mit einer Haltbarkeit von mit etwas Pech 1-5 Jahren den man mit minimalem Aufwand beliebig durch einen anderen mit manipulierten Daten austauschen kann, wird kaum irgendeinen Steuerprüfer zufriedenstellen, schätze ich mal ganz dreist.

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Re: Beleglose Buchführung nicht erlaubt?

Beitrag von Schützer » 31. Okt 2019 23:29

DerRobert hat geschrieben:
31. Okt 2019 15:28
Schützer hat geschrieben:
31. Okt 2019 13:19
und muss jetzt auf diese nervige CD-Brennen verzichten.
Was bringt denn das mit dem CD-Brennen überhaupt? War das dein vor Löschen geschütztes revisionssicheres Archiv?

Ein von Hand beschrifteter CD-Rohling deiner Daten mit einer Haltbarkeit von mit etwas Pech 1-5 Jahren den man mit minimalem Aufwand beliebig durch einen anderen mit manipulierten Daten austauschen kann, wird kaum irgendeinen Steuerprüfer zufriedenstellen, schätze ich mal ganz dreist.
Nicht ganz so einfach, es gibt CDs mit Goldbeschichtung und 30 Jahre Aufbewahrungsgrantie die sind auch keine RWs und jeder Umschreibungs Versuch macht diesen sofort unbrauchbar. Und wenn jemand so viel "Kriminelle/Betrügerische Energie" hat es zu fälschen, der kann auch jeden Cloud oder Papier Buchhantung so zu führen wie er will und dabei FA verarschen.

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Re: Beleglose Buchführung nicht erlaubt?

Beitrag von daytrader » 1. Nov 2019 07:42

Schützer hat geschrieben:
31. Okt 2019 23:29
Und wenn jemand so viel "Kriminelle/Betrügerische Energie" hat es zu fälschen, der kann auch jeden Cloud oder Papier Buchhantung so zu führen wie er will und dabei FA verarschen.
Vermutlich hast du recht. Irgendwie gehören auch immer mehrere dazu. Was nützt es, wenn ich eine Eingangsrechnung vom Lieferanten manipuliere (Wert erhöhen um weniger Umsatzsteuer zu zahlen!? Oder welche Schreckenszenarien sieht hier das FA?), wenn dann ein anderer Betrag vom Konto abgeht? Oder Kontoauszüge auch manipulieren? Oder soll der Online Händler mit dem Lieferanten unter einer Decke stecken!? Aber dann würde man doch nicht erst hinterher manipulieren.

Wenn ich sehe was in anderen Branchen so abgeht und was alles NICHT in Kassensysteme eingebont wird, dann hat es der reine Onlinehändler bei dem jeder Cent über Konten fließt schon arg schwer. Aber diese Regel gibt es nun mal und muss umgesetzt werden.

Mit Outlook soll das seit diesem Jahr auch alles möglich sein. Aber da scheint die Einrichtung nicht so einfach wie mit Google zu sein.
Das Wirtschaftsprüfungs- und Beratungsunternehmen KPMG testiert in einem Gutachten die E-Mail-Archivierung mit der Hilfe von Exchange Online oder Exchange Server 2013 als revisionssicher nach dem deutschen Steuer- und Handelsrecht.

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Re: Beleglose Buchführung nicht erlaubt?

Beitrag von FlorianW » 1. Mai 2020 16:03

Danke an alle für die interessate Diskussion! Ich bin über Google auf den Thread gestoßen.
Könnte mir nun nochmal jemand sagen ob sich Google Vault nur für Rechnungen eignet, die ich per Mail bekomme, oder kann ich dort auch Rechnungen GoBD-konform speichern die ich über ein Online Portal als Download bereitgestellt bekomme?
Und was macht ihr mit PDF-Rechnungen in Email-Anhängen? Reicht es wenn die ganze Email im Vault liegt?

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Re: Beleglose Buchführung nicht erlaubt?

Beitrag von fonprofi » 1. Mai 2020 16:09

Vault speichert alle eingehenden und ausgehende Mails für 10 Jahre ab. Wenn die Portale dir die Mails in CC weiterleiten , ist alles gespeichert.

In Vault wird auch alles gespeichert was jemals in Drive drin war, wenn es so eingestellt ist.

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Re: Beleglose Buchführung nicht erlaubt?

Beitrag von FlorianW » 2. Mai 2020 16:39

Danke. Also Rechnung herunterladen und auf Google Drive (mit aktiviertem Vault) ziehen ist GoBD-konform? Oder ist das problematisch weil ich die Rechnung erst selbst runterladen musste und die irgendwo auf dem Weg hätte verändert werden können?

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Re: Beleglose Buchführung nicht erlaubt?

Beitrag von fonprofi » 2. Mai 2020 17:27

Kann das Onlineportal Dir die Rechnungen als CC senden?

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Re: Beleglose Buchführung nicht erlaubt?

Beitrag von FlorianW » 2. Mai 2020 18:07

Ich kann das natürlich versuchen, aber es ist unwahrscheinlich dass ich da bei allen Anbietern eine Möglichkeit finde. Besser wäre es wenn ich mit den herunterladbaren Rechnungen direkt etwas anfangen könnte.

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Re: Beleglose Buchführung nicht erlaubt?

Beitrag von fonprofi » 2. Mai 2020 19:25

Die Dokumente legst Du Zeitnah in einen lokalen Ordner, lässt ihn automatisch verschlüsseln und syncst den mit Drive. Da bleibt er dann im Vault für 10 Jahre auch wenn Du dran rumspielst.

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Re: Beleglose Buchführung nicht erlaubt?

Beitrag von FlorianW » 3. Mai 2020 17:57

Danke, das klingt gut!
Nun ist das einzige Problem noch die DSVGO. Denn wenn alle meine Mails für 10 Jahre gespeichert werden, ohne Möglichkeit auf Löschung, muss ich ja tunlichst vermeiden dass sich dort personenbezogene Daten befinden.
Weiß jemand, ob eine Email selbst schon als personenbezogenes Datum zählen kann, da sich dort der Name und die Email Adresse (und ggf. noch weitere Informationen) des Absenders drin befinden?

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Re: Beleglose Buchführung nicht erlaubt?

Beitrag von fonprofi » 3. Mai 2020 19:40

wiw willst du das trennen? Laut Gobd musst du geschäftliche Emails für 6-10 Jahre speichern. Grundsätzlich enthält jede Email gemäß DSGVO persönliche Daten, nämlich die IP-Adresse und die Emaildresse. Wie will man automatisch unterscheiden was Gut und was böse ist? Was ist "stärker"? Gobd oder DSGVO?

Edit: laut Mailstore heisst es:
Darüber hinaus besagt die DSGVO, dass eine Verarbeitung personenbezogener Daten rechtmäßig ist, wenn und soweit sie zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit c) DSGVO. Eine solche Rechtspflicht kann etwa eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht sein.

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Re: Beleglose Buchführung nicht erlaubt?

Beitrag von FlorianW » 4. Mai 2020 12:34

Wie man das trennen soll weiß ich eben nicht.
Auf Aufbewahrungspflicht steht über der DSGVO, das ist richtig. Aber was machst du, wenn sich mal eine Email (mit persönlichen Daten) dort rein verirrt die nicht unter die Aufbewahrungspflicht fällt? Soweit ich weiß kriegt man die dann nicht aus dem Vault gelöscht.

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Re: Beleglose Buchführung nicht erlaubt?

Beitrag von fonprofi » 4. Mai 2020 12:44

Dann gibt es einen Hinweis das die Daten gemäß den gesetzlichen Richtlinien bis zum Ende aufgehoben werden.

Da hatte ich mal einen Passus der ITR dazu. Finde den aber gerade auf die schnelle nicht. War irgendein Katz und Maus Passus, das die Daten gemäß der DSGVO gelöscht wurden. Aber es wird indirekt verschwiegen das die Gobd-daten noch da sind. Was auch keiner Auskunftspflicht unterliegt.

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Re: Beleglose Buchführung nicht erlaubt?

Beitrag von FlorianW » 4. Mai 2020 14:06

Das gilt dann aber nur für GoBD relevante Daten.
Angenommen ich sende dir ungefragt persönliche Daten von mir die nichts mit Buchhaltung zutun haben an deine geschäftliche Email Adresse. Nun kann ich nach DSGVO von dir verlangen dass du dieses wieder löschst. Mit Google Vault ist das dann aber nicht möglich.

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Re: Beleglose Buchführung nicht erlaubt?

Beitrag von FlorianW » 6. Mai 2020 18:02

Es kann natürlich auch sein dass die DSGVO gar nicht meine eigene Inbox einbezieht. Ich bin mir da leider unsicher.
Im Internet steht überall nur dass man die persönlichen Emails von Mitarbeitern nicht archivieren darf.

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Re: Beleglose Buchführung nicht erlaubt?

Beitrag von stbdigital » 14. Mai 2020 08:09

Wir setzen für unsere Mandanten das System von Fibudata.net ein. Die Frage des Speichermediums stellt sich m.E. überhaupt nicht. Möchte man ersetzendes Scannen einsetzen bei Rechnungen kann die Unveränderbarkeit sehr leicht mit einem digitalen Fingerabdruck (Hash) vom Dokument nachgewiesen werden in dem dieser mit in der Datenbank abgespeichert wird. Ein einmal gescanntes Dokument kann nicht gelöscht werden, dies muss systembedingt nachverfolgt werden können. Eine Löschung des Dokumentes wird nur mit einem Flag markiert. Der Buchungsbeleg erhält zusätzlich eine Belegnummer die ebenfalls unveränderbar ist, dieses muss gem. BMF-Schreiben der Finanzverwaltung in die Buchung mit aufgenommen werden übrigens inkl. eine Vorkontierung. Eine Vorkontierung MUSS auf den Beleg, darf aber durchaus digital sein. Die Buchung in der Fibu selbst muss spätestens nach der Umsatzsteuervoranmeldung Journalisiert werden, bedeutet, dass Änderungen nicht mehr möglich sein dürfen.

Möchte man tatsächlich die Dokumente später wegwerfen ist eine Verfahrensdokumentation nötig die regelmäßig überprüft werden muss. Das Finanzamt ist übrigens beim ersetzenden Scannen nicht das Hauptproblem. Sollte vor einem Zivilgericht einmal ein Original vorgelegt werden müssen wo die Farbe (bspw. Stempelfarbe einer Behörde) eine Rolle spielt und wäre das Dokument in SW, wäre es dort ein Problem.

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Re: Beleglose Buchführung nicht erlaubt?

Beitrag von fonprofi » 14. Mai 2020 08:21

Wir scannen alles ein zur Eingangsrechnung in der Buchhaltung. Dazu mit einem Stempel auf das Original die Buchungsnummer und ab in die wasserfeste Feuerhemmende Blechkiste. Da passen 3000 ER rein, das hält ein paar Jahre.

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