Ausfuhrnachweise für OSS & Drittland

29. Mär 2023 10:18

Für Lieferungen außerhalb Deutschlands benötigt man für das Finanzamt Ausfuhrnachweise/Gelangenheitsbestätigungen die man wie alle Buchhaltungsunterlagen für 10 Jahre aufbewahren muss.

Jetzt habe ich vom Steuerberater folgende Nachricht erhalten:

um folgende Lieferungen weiterhin steuerfrei buchen zu können, bitten wir Sie, ab der
Finanzbuchhaltung März 2023 an die Ausgangsrechnungen die jeweiligen
Ausfuhrnachweise/Gelangenheitsbestätigungen anzuhängen:
• Innergemeinschaftliche Lieferungen (Lieferungen an Unternehmer innerhalb der EU)
• Ausfuhren (Lieferungen an Privatpersonen und Unternehmer im Drittland, z.B.
Schweiz)

Ich hatte bisher für Drittlandslieferungen die Sendungsverfolgung als PDF gespeichert.
Wie macht ihr das so? An jede Ausgangsrechnung ins Ausland noch zusätzlich den Ausfuhrnachweis? Und in welcher Form?

29. Mär 2023 10:30

Wenn Du ohnehin alle Dokumente bei Dir in der Firma in irgendeiner brauchbaren Form vorrätig hältst, soll Dir der StB deswegen nicht auch noch zusätzliche/unnötige Arbeit umhängen in dem Du ihm auch nochmals alles schicken sollst.

Wenn Du tatsächlich die Sendungsverfolgungen dieser Sendungen als PDF vorrätig hältst (und zusätzlich ja sicherlich auch die Labels bzw. Labelkäufe in brauchbarer Form nachvollziehen kannst), hast Du eh schon viel mehr als die meisten Händler vorzuweisen haben.

Es gibt ja keine Pflicht dass man die Dokumente irgendwie direkt mit der Rechnung ablegt. Es reicht wenn man diese in nachvollziehbarer Form vorrätig hält.

Der Steuerberater soll Dir helfen und Zeit sparen und nicht als Zeiträuber auftreten.

29. Mär 2023 10:42

Danke. Ja, ich sehe es persönlich auch als sinnlose Mehrarbeit an. Die Versand Labels habe ich alle gespeichert, die Labelkäufe als Gesamtrechnung darin steht aber nicht jede Sendungsnummer einzeln vermerkt.
Für die Drittlandsrechnungen habe ich die Sendungsverfolgung als PDF.

Für EU Lieferungen habe ich keine extra Sendungsverfolgung. Logisch ergibt es für mich auch keinerlei Sinn diese extra zu speichern da jedes andere Land in Europa (außer Luxemburg) eine höhere Umsatzsteuer hat als Deutschland. Soll ich damit nachweisen, dass ich heimlich zu viel Steuern gezahlt habe?

Mir kommt es so vor, als ob der Steuerberater sich immer neuer Wege ausdenkt damit ich zusätzliche Mehrarbeit habe.

29. Mär 2023 10:46

Ggf. kann man sich bei den Paketdiensten auch einen Report mit den Sendungen eines Monats kompakt herunterladen.

Was passiert im Falle einer Prüfung?
Da sieht der Prüfer (m/w/d) ja erst mal, dass du eine steuerfreie Rechnung hast.
Dann fragt er bei dir den Nachweis an. Dauert dann halt Zeit und der Prüfer weiß (noch) nicht, ob du alles richtig gemacht hast.
Wenn du einen Ordner mit allen innergemeinschaftlichen Lieferungen / Ausfuhren hast, dann sieht der Prüfer direkt, dass alles OK ist.

Wenn du 200 Sendungen am Tag hat ist es natürlich viel Aufwand, so einen Ordner zu führen.
Wenn es 200 Sendungen im Jahr / eine am Tag sind ist es natürlich eine überschaubare Arbeit.

Steuerfreie Rechnungen sind eigentlich bei uns in jeder Prüfung ein Thema, weswegen wir (auf Rat des Steuerberater) alles immer im besagten Ordner griffbereit haben.

29. Mär 2023 10:51

Reicht nicht die Paketdienstrechnung mit aufgeführten Sendungsnummern als Ausfuhrnachweis?

29. Mär 2023 10:52

Bei DHL gibt es die Reporte.
Allerdings nur eine knappe Zeit, also monatlich zusammen mit den Rechnungen runterladen.

29. Mär 2023 10:54

COD hat geschrieben: ↑29. Mär 2023 10:51 Reicht nicht die Paketdienstrechnung mit aufgeführten Sendungsnummern als Ausfuhrnachweis?

Es benötigt wohl eine Exportbestätigung des Transporteuers. Das habe ich in Drittländer über den DHL und ggf Zoll, in EU über DHL mit dem Report.

29. Mär 2023 11:11

Danke, dass ist ja seltsam. Den Bericht gibt es bei mir im DHL GK Portal nicht! Muss man das irgendwie aktivieren lassen?

Bild

fonprofi hat geschrieben: ↑29. Mär 2023 10:54
COD hat geschrieben: ↑29. Mär 2023 10:51 Reicht nicht die Paketdienstrechnung mit aufgeführten Sendungsnummern als Ausfuhrnachweis?
Es benötigt wohl eine Exportbestätigung des Transporteuers. Das habe ich in Drittländer über den DHL und ggf Zoll, in EU über DHL mit dem Report.

Zwischenablage01.jpg

29. Mär 2023 11:14

Ich stelle mir bei solchen Anfragen auch immer die Frage ob damit die Rechnung noch "unverändert" ist. Es heißt ja, dass man elektronische Belege unverändert archivieren muss. Wenn man da jetzt das Tracking in das PDF integriert, ist die Rechnung aus meiner Sicht nicht mehr das Originaldokument, ganz zu schweigen davon, dass man damit nachweist, dass man technisch in der Lage ist ein elektronisches Dokument zu verändern.

Im Zitatblock sehe ich allerdings nichts von OSS-Lieferungen. Da geht es nur um steuerfreie Lieferungen.
Ich habe auch noch nirgends gelesen, dass man bei OSS eine Gelangensbestätigung braucht. Da man die Meldung über das BZSt macht, ist für das Finanzamt die Versteuerung der Auslandssendung dokumentiert. Eine kurze Google-Suche hat für OSS auch keine Treffer gebracht, da geht es immer um innergemeinschaftliche Lieferungen B2B.

29. Mär 2023 11:18

COD hat geschrieben: ↑29. Mär 2023 10:51 Reicht nicht die Paketdienstrechnung mit aufgeführten Sendungsnummern als Ausfuhrnachweis?

Es gibt da Rechtsmeinungen/Auslegungen diverser Interessensvereinigungen.
Demzufolge könnte es möglicherweise sogar reichen wenn man nachvollziehen kann wohin die Sendung ging (und das können aufgrund der Rechnung und WaWi-Daten wohl alle) plus einen nachvollziehbaren Vermerk dass man diese verschickt hat.

Bei Sendungen die ich mit gewöhnlicher Briefpost verschickt, habe ich auch tatsächlich nicht mehr als das.

Wenn man mehr hat (z.B. Rechnung der Versandleistung, Label, pauschale Exportbestätigungen des Paketdiensts...), ist's natürlich besser.

29. Mär 2023 11:33

Also wir hatten vor kurzem eine Umsatzsteuernachschau, da ging es gerade um unsere Auslandsgeschäfte. Wir hatten als Nachweis die monatlichen Versandnachweise aus dem DHL Geschäftskundenportal und das war ok so. Die mussten nicht an jede Rechnung dran getackert sein. Das sind durchsuchbare PDF, d.h. man findet jede Lieferung innerhalb von Sekunden.
Man muss nur jeden Monat dran denken die runterzuladen, da sie nach 2-3 Monaten verschwinden.

Falls die Berichte nicht angezeigt werden, einfach Kontakt mit dem Geschäftskundenservice aufnehmen.

29. Mär 2023 11:42

Auf jeder DPD Rechnung steht am Ende sinngemäß, dass diese lt. irgend einem Urteil auch als Ausfuhrbestätigung dient. Müsste dann ja theoretisch auch für DL gelten. Ansonsten lade ich bei DHL die Exportbescheinigungen runter. Auch kann man im Ernstfall bei DPd und DHL die Zustellbelege für Jahre nachträglich anfordern. Wird bei anderen Paketdiensten ähnlich sein.

29. Mär 2023 12:13

xMerchant hat geschrieben: ↑29. Mär 2023 11:14 Ich stelle mir bei solchen Anfragen auch immer die Frage ob damit die Rechnung noch "unverändert" ist. Es heißt ja, dass man elektronische Belege unverändert archivieren muss. Wenn man da jetzt das Tracking in das PDF integriert, ist die Rechnung aus meiner Sicht nicht mehr das Originaldokument, ganz zu schweigen davon, dass man damit nachweist, dass man technisch in der Lage ist ein elektronisches Dokument zu verändern.

Im Zitatblock sehe ich allerdings nichts von OSS-Lieferungen. Da geht es nur um steuerfreie Lieferungen.
Ich habe auch noch nirgends gelesen, dass man bei OSS eine Gelangensbestätigung braucht. Da man die Meldung über das BZSt macht, ist für das Finanzamt die Versteuerung der Auslandssendung dokumentiert. Eine kurze Google-Suche hat für OSS auch keine Treffer gebracht, da geht es immer um innergemeinschaftliche Lieferungen B2B.

Man soll die Ausfuhrbescheinigung mit der Rechnung archivieren, nicht in der Rechnung.

Der Betreff ist wohl falsch. Dort sollte statt OSS umsatzsteuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung stehen.

29. Mär 2023 12:28

COD hat geschrieben: ↑29. Mär 2023 10:51 Reicht nicht die Paketdienstrechnung mit aufgeführten Sendungsnummern als Ausfuhrnachweis?

Nein, weil die Sendungen ja ggf. entweder gar nicht exportiert wurden (z. B. auf Transportweg beschädigt) oder vom Kunden nicht angenommen / zurückgeleitet wurden.

29. Mär 2023 12:34

regalboy hat geschrieben: ↑29. Mär 2023 12:28
COD hat geschrieben: ↑29. Mär 2023 10:51 Reicht nicht die Paketdienstrechnung mit aufgeführten Sendungsnummern als Ausfuhrnachweis?
Nein, weil die Sendungen ja ggf. entweder gar nicht exportiert wurden (z. B. auf Transportweg beschädigt) oder vom Kunden nicht angenommen / zurückgeleitet wurden.

Aber wenn dem Kunden doch gar nichts zurück erstattet worden ist, was will man den Verkäufer da im Falle einer Prüfung anhängen?

Bei grenzüberschreitendem Paketversand dient diese Rechnung auch als Versendungsnachweis:
Versendungsnachweis ist nicht unterschrieben, da eine Genehmigungsverfügung des Bayerischen Landesamt für Steuern gemäß Verfügung
AZ: S 7134.2.1 - 27/5 St 35 vom 07.09.2009 vorliegt.
Hiermit versichern wir, dass die in der Rechnung aufgeführten Pakete in die benannten Länder versendet wurden und dass die zugrunde
liegenden Geschäftsunterlagen im EU-Gebiet nachprüfbar sind.

29. Mär 2023 12:49

daytrader hat geschrieben: ↑29. Mär 2023 12:34
regalboy hat geschrieben: ↑29. Mär 2023 12:28

Nein, weil die Sendungen ja ggf. entweder gar nicht exportiert wurden (z. B. auf Transportweg beschädigt) oder vom Kunden nicht angenommen / zurückgeleitet wurden.
Aber wenn dem Kunden doch gar nichts zurück erstattet worden ist, was will man den Verkäufer da im Falle einer Prüfung anhängen? ...

Z. B. dass der Export von Anfang an fingiert war und die Ware hier in Deutschland, ohne Abführen der MWSt, verkauft werden sollte.

29. Mär 2023 12:57

Klingt abenteuerlich, wenn der Kunde nicht in Deutschland wohnt, das Geld vom ausl. Konto kam und der Verkäufer auch sonst kein Verbrecher ist. So ein Aufwand sollte sich ja dann auch nur für große Beträge lohnen. Aber nicht die 100 € Rechnung. Zum Glück betrifft mich das kaum.

Naja man kann ja noch den Zustellbeleg über Jahre anfordern. Damit sollten die Betrugsphantasien des Prüfers dann hoffentlich erstickt sein.

29. Mär 2023 13:08

regalboy hat geschrieben: ↑29. Mär 2023 12:49 Z. B. dass der Export von Anfang an fingiert war und die Ware hier in Deutschland, ohne Abführen der MWSt, verkauft werden sollte.

Bei einer Prüfung wird aber nicht prinzpiell davon ausgegangen dass sämtliches Material fingiert ist.

Und wenn, dann müsste man ja auch davon ausgehen dass zusätzlich (wer sie überhaupt hat) vorgelegte Reports oder oder Sendungsverfolgungen ebenso fingiert sein könnten.
Das ist jetzt schon ein bisschen übertrieben...

Klar, nicht jedem wird es gelingen ein gar nicht existentes Bankguthaben von 2 Milliarden Euro per fingiertem Kontoauszug, durchzubekommen.

Aber mit den üblicherweise im Betrieb zahlreich vorhandenen Nachweisen für steuerfreie Auslandslieferungen wird man normalerweise sicher nichts ins Kriminal wandern.

29. Mär 2023 14:51

daytrader hat geschrieben: ↑29. Mär 2023 12:57 .... Aber nicht die 100 € Rechnung. Zum Glück betrifft mich das kaum. ...

Für Kleinbetragsrechungen / nicht trackbare Sendungen sind doch Vereinfachungen in der Dokumentation vorgesehen.

29. Mär 2023 16:28

§17b UStDV Abs. 3 S. 1:

d) in den Fällen von Postsendungen, in denen eine Belegnachweisführung nach Buchstabe c nicht möglich ist: durch eine Empfangsbescheinigung eines Postdienstleisters über die Entgegennahme der an den Abnehmer adressierten Postsendung und den Nachweis über die Bezahlung der Lieferung;

Umsatzsteuer-Anwendungserlass, 6.9. Sonderregelungen zum Ausfuhrnachweis, S. 5 Postsendungen Nr. 2 (https://www.bundesfinanzministerium.de/ ... nFile&v=56)

b) leicht nachprüfbare innerbetriebliche Versendungsunterlagen in Verbindung mit den Aufzeichnungen in
der Finanzbuchhaltung. Dieser Nachweis kommt bei der Ausfuhr von Gegenständen in gewöhnlichen
Briefen, für die eine Ausfuhranmeldung nicht erforderlich ist, in Betracht. Diese Regelung trägt dem
Umstand Rechnung, dass bei diesen Ausfuhrsendungen der Ausfuhrnachweis weder nach Nummer 1 noch
nach Nummer 2 Buchstabe a geführt werden kann.

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