Erfahrungen als Aussteller auf Messen? Was beachten?

[VIP-Kleider]

Hallo,

wir planen demnächst mal auf einigen Messen auszustellen. Wir möchten unsere Produkte dort anderen Händlern anbieten. Es geht also um B2B Messen. Ich habe damit leider keine Erfahrungen und stelle mir folgende Fragen:

Wie nimmt man die Aufträge bzw. Bestellungen am besten entgegen? Auf einem Vordruck wie von Avery oder Blitzform angeboten? z.B. Auftrags oder Bestellformulare? Oder doch lieber am PC? Man könnte den Auftrag ja dann direkt drucken und unterschreiben lassen.

Was muss man genau beachten, damit die Bestellung für den Händler verbindlich ist, wir diese jedoch noch prüfen und bestätigen müssen? Wir möchten z.B. noch die Bonität sowie prüfen ob der Auftrag realisierbar ist.

Freue mich zu hören wie ihr sowas handhabt bzw. was hier zu beachten ist.

Danke

[Michal]

Alle Daten aufnehmen (Visitenkarte geben lassen?!), welches Produkt gewünscht ist und dann "zuhause" ein Angebot erstellen und zusenden. Denke, wenn Du alles vor Ort machen willst, dann kommst du da nicht hinterher. Wir machen es in Papierform

P.S. Habt ihr schon einen, der eueren Messestand realisiert? Oder habt ihr da so ein System-Ding?

[Aki-kun]

NIEMALS mit Laptop.
Das ist ein Erstkundenkontakt. Und so ein Gerät steht immer zwischen euch.
Wenn überhaupt mit Tablett und Stifteingabe. Kein Tippen.

Sammeln und Zuhause abarbeiten.

Denk an eine "Umfrage" und gleich an ein paar Statistiken zu kommen (welcher Kundenkreis anfragt, wie groß die Firmen sind usw.)

Aki

[Nico-2012]

NIEMALS mit Laptop.
Das ist ein Erstkundenkontakt. Und so ein Gerät steht immer zwischen euch.
Wenn überhaupt mit Tablett und Stifteingabe. Kein Tippen.

Sammeln und Zuhause abarbeiten.

Denk an eine "Umfrage" und gleich an ein paar Statistiken zu kommen (welcher Kundenkreis anfragt, wie groß die Firmen sind usw.)

Aki

Mich würde als Kunde die Umfrage mehr stören als ein Laptop wenn es zu einem festen Auftrag kommt. Beim normalen Kundengespräch ohne Abschluss gebe ich dir aber vollkommen recht. Je nachdem wenn Bildschirm eingesehen werden darf Monitor Quer stellen und extra Tastatur.

[VIP-Kleider]

Mir ist besonders wichtig, dass die Bestellungen für den Kunden verbindlich sind und später nicht mehr widerrufen werden können. Wie muss ich hier genau vorgehen?

Eignet sich dafür z.B. dieses Formular? http://www.formulare.avery-zweckform.co ... llung.html

Oder dieses? http://www.formblitz.de/products/auftra ... llformular

Und nach der Messe wird dann von uns alles aufgearbeitet und Auftragsbestätigungen versendet oder wie genau geht ihr hier vor?

[Xantiva]

Wenn ich auf einer Fachmesse einen Kontakt zu einem neuen Lieferanten herstelle und eine "Erstbestellung" tätige, dann nimmt der typischerweise meine Visitenkarte und schreibt die Bestellung auf. Je nach Größe des Lieferanten schreibt das BackOffice gleich oder nach ein paar Tagen eine Auftragsbestätigung / Proforma - Rechnung, die dann per Vorkasse beglichen wird.

Unterschreiben brauchte ich da noch nie was. Somit ist die "Verbindlichkeit" auch relativ. Würde ich die Vorkasse für die Erstbestellung nicht leisten, gibt es halt auch keine Ware.

Erwartest Du, dass sich Leute auf einer Fachmesse nur so zum Zeitvertreib bei Dir hinsetzen, sich informieren und eine Bestellung aufgeben, wenn sie die Ware nicht haben wollen?

[VIP-Kleider]

Erwartungen sind gut, Gewissheit ist jedoch besser

Wir lassen die Ware im Auftrag der Kunden produzieren. Der Kunde muss erst bezahlen, wenn die Ware fertig produziert und versandbereit ist. Wir gehen somit ein erhebliches Risiko ein und benötigen daher eine verbindliche Bestellung.

Wenn uns der Kunde die Bestellung am Messestand nicht unterschreibt, müssen wir später der Unterschrift hinterherlaufen oder gehen ein großes Risiko ein.

Wie würdet ihr das handhaben?

[Scienceticker]

@VIP-Kleider, Du erwähntest aber oben B2B. Und da würde ich es ausschließlich so handhaben, wie Xantiva es beschreibt.

[VIP-Kleider]

Ja richtig wir verkaufen an Händler. Jedoch produzieren wir die Ware für diese extra. Bezahlt werden soll erst wenn die Ware fertig und versandbereit ist. Das ist so üblich in der Branche.

Für uns ist jedoch wichtig, dass die Bestellung verbindlich ist. Denn sonst kann der Händler ja später sagen: Ich habs mir anders überlegt brauche den Kram doch nicht mehr. Und dann bleiben wir auf der Produktion sitzen.

Wie kann man sich hier absichern?

[Mitleser]

Macht es dann keinen Sinn wie oben beschrieben, Daten und "Bestellung" aufnehmen im Office dann eine Bestellbestätigung mit in deinem Fall notwendigen zusätzen wie "Wir bitten um Bestätigung des Auftrages bis XY" dann die Produktion anwerfen ansonsten das Gespräch als freundlichen Kontakt abtun?

[degraf]

Dann würde ich auf Messen auf Unterschriften verzichten und erst nach Eingang der Vorkasse produzieren.
Kann man ja auch so kommunizieren.

Keep it simple.

[VIP-Kleider]

Ich glaube, dass es in der Branche halt üblich ist, dass die Kunden bzw. Händler erst dann bezahlen, wenn die Ware fertig produziert ist. Ansonsten würden sie Vorkasse leisten und müssten 2 Monate auf die Ware warten...

Wir möchten halt nicht mit Branchen unüblichen Bedingungen anfangen da wir so wohl kaum Kunden für uns gewinnen würden

Ein guter Weg wäre also wohl wie von "Mitleser" beschrieben:

1. Bestellung auf Messe aufnehmen mittels Bestellformular in Papierform.
2. Später im Backoffice Bestellung und Kunden prüfen. Dann Bestellbestätigung an Kunden senden diese soll der Kunde unterschreiben und somit bestätigen.
3. Produktion anwerfen.
4. Wenn Ware fertig, Kunden dies bestätigen und um Zahlung bitten.
5. Nach Zahlungseingang Ware versenden.

Wäre das so optimal oder was sagt ihr dazu?

[214930]

Der Stand! Oh Gott was dreht sich mir auf manchen Messen der Magen um wenn ich manche Stände sehe. Man kann mit 4000€ Budget keine Messe durchziehen. Wenn der Standbau den qm 2000€ dann ist das oft noch wenig.

Also bitte bitte such dir nen Messebauer welcher nicht nur irgendwelche Systembauteile zusammen stecken kann sondern auch Architekten und Designer im Team hat. Nein, der Schreiner aus dem Dorf ist kein Messebauer.

[VIP-Kleider]

Danke aber das war nicht die Frage.

[Scienceticker]

Wie wäre es mit einer Anzahlung? z.B. 20%?

[VIP-Kleider]

Daran hatte ich auch gedacht aber es scheint wohl in der Branche nicht üblich zu sein. Zumindest macht es kein Konkurrent so. Und da wollen wir die Kunden natürlich nicht mit verjagen. Daher werde ich es wohl so wie oben von mir beschrieben machen.

[Xantiva]

Ich glaube, dass es in der Branche halt üblich ist ...

Glauben oder wissen?

[kdshop]

Wie machen es denn die anderen in deiner Branche so auf Messen? Wie handhaben sie die von dir geschilderten Cases?
Da du ja wohl eher nicht von der Norm deiner Branche abweichen willst / kannst (dies soll keine Bewertung darstellen) würde ich mich dann den an des eben anpassen... Einfach mich als Händler xy bei einer deiner Mitbewerber am Messestand vortanzen.. Und sehen und lernen.

[dance]

Wenn ein Orderformular gut aufbereitet ist (kann auch ein EXCEL-Sheet sein), spricht gar nichts gegen eine Unterschrift gleich auf der Messe.
Wichtig ist, dass das ganze auf dem Messestand möglichst schnell geht und der Käufer eine Durchschrift in der Hand hat, damit er später noch nachvollziehen kann, was er auf der Messe bestellt hat.

Manche unserer Vertreter lassen sich die Vororder im Laden abzeichnen und händigen uns eine Kopie aus.
Eine Anzahlung würden wir nicht leisten, sondern maximal Überweisung vor Lieferung auf Basis einer Proforma Rechnung.

[dance]

Noch ein Tipp:

Auch auf Europas größter Fachmesse unseres Sortiments geben die Hersteller meist einen Messerabatt. Die Bestellmenge wird von und dann bewußt größer gewählt, weil das das Sahnehäbchen auf die Marge ist.
Bis zu 10% sind da üblich.