Ich stehe vor der Herausforderung, dass ich gerne damit beginnen möchte, Unternehmensprozesse zu normieren. Dazu gehört z.B. dass ich nicht jedes mal gefragt werden möchte, ob z.B. bei dem und dem Defekt der Techniker angerufen wird, oder ob erstmal einer von uns gucken soll oder was auch immer, sondern dass diese Entscheidungsprozesse in Form eines Handbuchs o.ä. normiert werden sollen.

Beispiel:
Kühltechnik geht nicht richtig--->Überprüfen ob Eis vor der Lüftung--->Wenn nicht: Kühltechniker rufen, wenn Reparatur <200 Euro Sofortfreigabe und Bericht an mich, wenn >200 Euro --> Rückfrage an mich.

Oder, was wird bei wem bestellt, in welchem Umfang werden Preise geprüft etc etc etc. Was wird gemacht, wenn ein Feuermelder ne Störung meldet. Etc etc. Bei 30 Angstellten ist es unheimlich mühselig, das immer und immer wieder durchzukauen.

Man kann natürlich anfangen, sowas einfach textlich zusammenzufassen oder sich was eigenes entwickeln, aber bevor ich das Rad neu erfinde, wollt ich mal fragen, ob es dafür Vorlagen oder sogar Softwareunterstützung gibt. Ansonsten würd ich das einfach als Worddatei mit automatischen Inhaltsverzeichnis machen.

Nachdem ich das Buch "der weg zum erfolgreichen Unternehmer" gelesen habe, bin ich dazu übergegangen bei solchen Fragen den jeweiligen Mitarbeiter zu bitten wie er das Problem lösen würde. Seither ist in der Firma ein mitdenken-Prozess entstanden.

Ich habe zu diesem Zweck ein Wiki eingerichtet - kann ich nur empfehlen.

Stichwort standardisierte Arbeitsanweisungen, bzw. SOP. Da sollte es evtl. auch Vorlagen im Netz geben. Wir haben das in der Uni im Rahmen unseres QM-Systems alles selber entwickelt, ist ne Mordsarbeit.
Such mal nach SOP Vorlagen, vielleicht gibt es da etwas, was dem von Dir gesuchten nahe kommt.

Super, hab schon gute Vorlagen gefunden. Jetzt ist nur noch die Frage: Wie vernetzt man sowas? Es gibt ja oft Vorfälle, die mehrere Bereiche betreffen. Das müsste ja dann vernetzt bzw. gegebenenfalls visualisiert werden.

Wiki ist für mich nicht praktikabel, das muss offline gehen .

Bei uns gibt es halt eine "Vernetzung" im PC. Ganz simpel. Die SOPs sind in Bereiche eingeteilt und jeder Mitarbeiten muss wissen, wo er die Dokumente für seinen Bereich findet, bzw. auch für einen übergeordneten Bereich. Schwierig zu erklären, denn es ist eigentlich einfach nur: Wissen, wo es steht. Dann kann man sich die jeweiligen Anlagen (Checklisten oder Protokolle, die ausgefüllt werden müssen) ausdrucken und ausfüllen. Oder einfach nur nachlesen, was getan werden muss. Dafür sind Checklisten, die abgehakt werden und schlußendlich abgekürzelt werden, natürlich optimal.
Flowcharts oder Organigramme geben auch gute Überblicke über bestimmte Arbeitsgänge.
Bei Aktualisierung der Dokumente muss natürlich sicher gestellt werden, dass immer nur die aktuelle Version in Benutzung ist. Dafür gibt es einen Freigabeprozess. Aber so muss das ja bei Dir nicht sein.
Ich würde es in Ordner nach Bereichen sortiert legen und jedem Mitarbeiter Zugang gewähren.
Gut ist auch, wenn Mitarbeiter an der Erstellung dieser SOPs mitarbeiten. Denn jeder Anwender schreibt am besten "seine SOP" selbst. Dafür gibt es eine Anleitung, damit die Dokumente vom Aufbau her alle gleich sind. Aber wahrscheinlich ist das für Deine Zwecke schon völlig overloaded.

Wie meinst du das mit dem Vernetzen?
Im ungünstigsten Fall fühlt sich dann niemand zuständig, wenn es mehrere betrifft. Deshalb sollte m.M.n. immer eine Person verantwortlich sein, auch wenn sie nicht alles selbst machen kann/soll.
Zur Übersicht, welche Dokumente es gibt, dient eine Stammliste. Dort steht dann drin:
Dokument XY Einkauf Link zum Dokument
Dokument YZ Verhalten bei Betriebsstörungen Link zum Dokument
...

Sowas ist bei uns im Qualitätsmanagmenthandbuch alles Schritt-für-Schritt beschrieben, jeder einzelne Prozess, dieses ist auch nach ISO (keine Ahnung grad) zertifiziert und abgenommen.

Du definierst die Prozesse und legst für die verschiedenen Bereiche einen oder ggf. mehrere Verantwortliche fest. Diese Unterlagen sind für alle Personen einsehbar.
Eine Software für das Prozessmanagement wäre z.B. Sycat. Die Lizenz ist nicht teuer.

Grüße

Danke Sam. Preisliste finde ich leider auf der Seite nicht, um mich zumindest mal zu orientiern. Ist "günstig" 3-4 oder 5-stellig?

Probier mal Evernote Business aus. Damit wurde bei uns das Handbuch umgesetzt.

Defienier am Anfang EINEN verantwortlichen für den Bereich incl. Stellvertreter.

Direkte Kommunikation mit den Mitarbeitern: Was ist wann womit zu tun.

Ansonsten: installiere "ja/nein Entscheider": Wenn du nur den Mitarbeitern sagst was sie NICHT zu tun haben dann wird die ganze Sache eine Ebene höher gereicht bis jemand gefunden wird der ja/nein sagen kann. Und das ist fast immer der Chef

@wolle:
Das kann ich Dir auf Anhieb nicht sagen. Wir haben die Software schon vor Jahren gekauft und im natürlich im Einsatz. Ich habe dies damals nicht bestellt, somit habe ich das Angebot nicht vorliegen.
Kann ich Dir aber die Tage raussuchen wenn Du magst. Die Preise haben sich in den Jahren sicher verändert. Schau Dir doch mal die Software Online Präsentation an. Ist nie verkehrt. Da siehst Du die Möglichkeiten. Toll ist auch die einfache Bereitstellung auf einem Webserver (Intranet) etc. (diverse Formate stehen zur Verfügung). Da hast Du keine Arbeit bzw. großartig Programmieraufwand, um die Dokumente für deine Mitarbeiter bereitzustellen bzw. zu aktualisieren. Zum Anschauen reicht je nach Format ein Browser. Preis PC-Version: 398 EUR bis 7.900 EUR je nach Wunsch und Anforderung bzw. was Du alles unbedingt benötigst
Im Prozess findest Du dann eben auch alle Informationen und die entsprechenden Verantwortlichen.
Diese Dokumente werden hier vom jeweiligen Verantwortlichen und der Geschäftsleitung unterschrieben bzw. freigegeben. So kann später keiner sagen "Liegt nicht in meinem Verantwortungsbereich"

SOPs

Da habe ich auch paar Ordner rumstehen, die kann ich Dir schicken wolle.

Bei uns waren die das Papier nicht wert auf dem sie geschrieben wurden. Die Amis hatten ein Tool wo jeder MA sich tatsächlich die SOPs am PC durchlesen musste und nicht einfach gelesen unterschreiben konnten. Da kommt bei 100+ SOPs einiges an Zeit zusammen (wieder ein Grund warum man einen zweiten Bildschirm braucht )