Bei Wareneingang kommt es oft zu Reklamationen. Sei es dass Ware falsch geliefert wird, beschädigt ankommt oder Fehler bei der Rechnungsstellung auftreten. Jetzt habe ich dabei zwei Probleme. Erstens, sicherzustellen das alle Schritte bei der Reklamationsbearbeitung korrekt eingehalten werden. Zweitens, die Kontrolle ob z.b. eine Gutschrift des Hersteller tatsächlich dann ankommt. Mal ein Beispiel. Es wird Ware geliefert und ein Teil kommt beschädigt an. Jetzt muss folgendes erledigt werden:

- Die Ware muss zunächst trotzdem eingescannt und verbucht werden damit sich der Bestand in der Wawi erhöht.
- Es muss sofort ein Lieferschein an den Hersteller geschrieben werden für die Rücksendung, damit der Bestand wieder stimmt und die Ware muss zurückgesendet werden.
- Der Hersteller muss eine Gutschrift oder Ersatzlieferung schicken.

Falls der Hersteller eine Ersatzlieferung schickt muss:
- sofort eine EK-Bestellung angelegt werden, damit die Wawi weiß, dass der Artikel nicht bestellt werden muss, sonst wird der Artikel wieder neu bestellt und ist dann doppelt da.
- Wenn die Ersatzlieferung kommt muss dieser der EK-Bestellung korrekt zugeordnet werden.
- Da die Ersatzlieferung nicht berechnet wird muss in der Wawi ein Einkauf eingegeben werden mit dem durchschnittlichen EK-Preis der Produkte damit der Inventurwert der Ware nicht verfälscht wird und der Gesamtbetrag als freier Artikel abgezogen werden.

An den ganzen Vorgängen sind 2-3 Mitarbeiter beteiligt und das ganze muss so organisiert sein, dass jeder den Bearbeitungsstand der Reklamation sofort erkennen kann. Natürlich gibts noch andere Reklamationsfälle: Ware wird geliefert aber nicht berechnet, Ware wird berechnet aber nicht geliefert, Ware wird geliefert die nicht bestellt war usw. Für jeden möglichen Fall hab ich einen genauen Ablaufplan.

Nur: Es klappt in der Praxis nicht. Ich habs mit Laufzetteln versucht. Die gehen manchmal verloren, damit kennt man den Bearbeitungsstand nicht mehr. Oder man vergißt einfach das da noch eine Reklamation nicht fertig bearbeitet ist und merkts erst vier Wochen später.

Gibt es irgendwelche Software mit der man solche Sachen bearbeiten kann? Das man Schablonenhaft quasi eine Checkliste vorgibt und dann einen neuen Fall aufmacht und es wird ein Vorgang angelegt und diese Checkliste muss dann abgearbeitet werden. Am besten noch mit Fristen die man hinterlegen kann? So dass man das ganze im PC abbilden kann? Und natürlich netzwerkfähig.

Oder wie kann man solche Abläufe organisieren?

Ok, hab jetzt selber nochmal geschaut. Leider keine Software gefunden, nur Cloud Anbieter wie manifest.ly, process.st und cleverchecklist.com

Cloud Software mag ich nicht so wirklich, was selbst gehostetes wäre mir lieber. Außerdem hat keiner der Anbieter eine deutschsprachige Plattform und nicht jeder Mitarbeiter kann gut englisch. Kennt niemand irgendwelche Alternativen?

Eine Software muss nicht immer die beste Lösung sein, denn eines haben Laufzettel und die Software gemeinsam: wenn es nicht gewissenhaft gepflegt wird geht beides in die Hose......

Wir arbeiten mit einer simplen Excel Tabelle und nachdem ich den Leuten angedroht habe dass sie alles aus eigener Tasche zahlen werden klappt es auch.

Ich muss aber zugeben dass wir recht gute Lieferanten haben wo Reklamationen eher die Ausnahme sind.

Ich muss aber zugeben dass wir recht gute Lieferanten haben wo Reklamationen eher die Ausnahme sind.

Das dachte ich früher auch. Bis ich die Wareneingangskontrollen verschäft habe und einen Scanner aufgestellt habe über den jetzt jedes Produkt beim Wareneingang geht. Gerade bei Produkten mit Varianten hat sich dann schnell rausgestellt das die Fehlerquote doch ziemlich hoch ist.

Das Problem mit den Laufzetteln ist, dass sie irgendwann aus dem Blick verschwinden und dann niemand mehr weiß bei wem er liegt und wie der Bearbeitungsstand ist.

koshop hat geschrieben:

Ich muss aber zugeben dass wir recht gute Lieferanten haben wo Reklamationen eher die Ausnahme sind.

Das dachte ich früher auch. Bis ich die Wareneingangskontrollen verschäft habe und einen Scanner aufgestellt habe über den jetzt jedes Produkt beim Wareneingang geht. Gerade bei Produkten mit Varianten hat sich dann schnell rausgestellt das die Fehlerquote doch ziemlich hoch ist.

Das Problem mit den Laufzetteln ist, dass sie irgendwann aus dem Blick verschwinden und dann niemand mehr weiß bei wem er liegt und wie der Bearbeitungsstand ist.

Da liegt der Fehler aber bei dem / den Mitarbeiter(n) und nicht am System.
Ansonsten mach eine Excel-Tabelle. Wäre sogar Netzwerkfähig.