Hallo zusammen,

wir macht ihr das mit den Rechnungen schrieben, archivieren etc? Ich würde gern alles digital machen. Wir versenden Rechnungen nur per Mail und erhalten auch einen Großteil der Eingangsrechnungen nur noch per Mail.
Die welche nicht per Mail kommen, scannen und digital archivieren, Original in Müll?

Hat jemand schon ein "papierloses" Büro? Vielleicht mag mir jemand empfehlen wir eure Workflows sind (Re-Eingang bis Bezahlung und buchen)

Wichtig auch; wie archiviert ihr? Druckt ihr die per Mail erhaltenen Rechnungen aus oder womit archiviert ihr die? (Software, Stick?)

Hallo,

ich nutze eine Warenwirtschaft mit integrierter FiBu.
Eingangsrechnungen werden dazu paralell in der Wawi angelegt mit der gleichen Rechnungsnummer samt Artikelposten. Die Rechnung wandert dann zur Archicierung in einen Ordner.
Durch das Buchen wird auch der Lagerbestand gleichzeitig erhöht und die Rechnung wird dann über die HBCI-Schnittstelle bezahlt.
Vorteil ist halt das man permanent eine aktuelle Buchhaltung hat und nur einmal zum Steuerberater den Abschluß machen lassen muß.

Rechnungen an Kunden werden bei uns mit Rücksprache unseres Steuerbüros nicht gesondert als Ausdruck oder PDF Archiviert da ja alles in der Software jederzeit ausgegeben werden kann.

Ansonsten werden Eingangsrechnungen die als Mail kommen natürlich per email archiviert und auch noch in diverse Ordner als Kopie aufbewart.

Hallo, ok danke!

Ausgangsrechnungen mache ich auch so, die gesendeten Mails archiviere ich noch zusätzlich.

Mein Programm (wiso Mei büro) unterstütz es auch, Rechnungen als EingangsRE zu buchen und diese darüber zu bezahlen. Glaube man kann die sogar dazuscannen.

Was macht ihr mit Rechnungen die per Mail kommen? Drucken und physisch ablegen im Hefter
Was macht ihr mit Rechnungen die per Post kommen? Scannen und digital ablegen, Original in Hefter oder Müll?

Datev Unternehmen Online

Nicodeluxe hat geschrieben:Hallo, ok danke!

Was macht ihr mit Rechnungen die per Mail kommen? Drucken und physisch ablegen im Hefter
Was macht ihr mit Rechnungen die per Post kommen? Scannen und digital ablegen, Original in Hefter oder Müll?

Rechnungen per Mail drucken wir und kommen auch in den Ordner wernn die bezahlt sind.
Digitale kopien machen wir keine, sehe da eigentlich keinen Grund, ist jetzt ja nicht so das wir am Ende des jahres Tonnen von Eingangsrechnungen haben
Wenn man die Rechnung dann anschließend vernichten möchte müsste man ja wirklich eine zertifizierte Software verwenden soweit ich weiß.

Ansonsten liegt die Rechnung ja in der Wawi quasi als virtuelle Rechnung mit Rechnungsnr. und Inhalt vor falls man mal was nachsehen muß wegen einer Reklamation etc.
Theoretisch könnte man da auch noch eine PDF dazu hängen aber das bläht meiner Meinung nach die Datenbank der Wawi nur unötig auf.

online-beobachter hat geschrieben:
Ansonsten liegt die Rechnung ja in der Wawi quasi als virtuelle Rechnung mit Rechnungsnr. und Inhalt vor falls man mal was nachsehen muß wegen einer Reklamation etc.
Theoretisch könnte man da auch noch eine PDF dazu hängen aber das bläht meiner Meinung nach die Datenbank der Wawi nur unötig auf.

Wir hängen die PDF mit ran - auch bei Papierrechnungen, dann haben wir weniger Sucherei wenns mal schnell gehen soll.

Ich nutze EloOffice. Alle Papierrechnungen und Briefe werden eingescannt und verschlagwortet. Ausgangsrechnungen erzeugt meine Wawi als PDF und die werden dann automatisiert über ein Elo-Skript abgelegt und verschlagwortet. Eingangsrechnungen per PDF werden ebenfalls in Elo abgelegt.

Die Papierrdokumente werfen wir aber derzeit noch nicht weg. Da kommt vor dem Scannen ein Nummernstempel drauf und die werden dann in ein Archiv abgeheftet.

Der Aufwand lohnt sich meiner Meinung nach schon. Egal was für ein Dokument ich brauche ich muss keine Ordner durchsuchen sondern hab es innerhalb von wenigen Sekunden.

koshop hat geschrieben: Der Aufwand lohnt sich meiner Meinung nach schon. Egal was für ein Dokument ich brauche ich muss keine Ordner durchsuchen sondern hab es innerhalb von wenigen Sekunden.

Wie oft kommt das vor?

Bei mir vielleicht 1x im Quartal, das scannem macht ja auch Aufwand und Handgriffe notwendig.
In der Wawi sehe ich beim Artikel die zugehörigen Eingangsrechnungsnummern, dann kurzes Blättern nach der Nummer im Ordner und ich habe das Papier wenn man dies wirklich brauchen sollte.