Hallo,

bis lang habe ich immer meine Eingangs- und Ausgangsrechnungen auf meinem Desktop-PC, in einer Cloud und dann über die Cloud automatisch auf mein Notebook gespeichert.
Als Cloud verwende ich noch „OneDrive“.
da fast alles über Fba-Amazon läuft, hatte ich noch keine Wawi für nötig gehalten.
Die Ausgangsrechnungen und die Buchführung mache ich mit Amainvoice-Unterstützung.

Ich hatte bis lang gedacht, diese Art der Speicherung ist ausreichend.
Letzte Woche hatte ich einen Termin beim Steuerberater.
Der meint aber die Rechnungen müssen 10 Jahre unveränderbar aber lesbar in Deutschland gespeichert werden.

Onedrive hat die Server nicht unbedingt in Deutschland stehen, von daher habe ich erst mal alles falsch gemacht…

Wir handhabt Ihr das?
Würde eine reine deutsche Cloud ausreichend sein?

Danke schon mal für eventuelle Bemühungen.

Michael

Bist du Leiter der Rechnungswesens bei einem Dax-Konzern?

Wenn nein, dann würde ich mir über solche Details wenig Gedanken machen. Abgesehen davon, dass mir unbekannt wäre, dass irgendein Gesetz den Speicherort vorschreibt, habe ich noch nie gehört, dass sowas thematisiert wird.

Vollkommen abgesehen davon würde ich dir aber empfehlen, die PDFs der Rechnungen auch nochmal lokal zu sichern. Ansonsten hast du im Fall der Fälle ja doch Probleme und vom Speicherplatz her ist das ja heutzutage vollkommen unproblematisch.

Danke schon mal für die Antwort.

Von einer Standortpflicht in Deutschland, habe ich auch zum ersten mal gehört.
Aber wenn man mal im Netz liest müssen die Rechnungen unveränderbar gespeichert werden d.h. Festplatte USB-Stick usw. fallen weg.

Wie macht Ihr das? auf CD brennen?
Muss man aber auch noch in 10 Jahren lesen können...
Zum dem findet man viele Plattformen die einem dabei unterstützen wollen, die dann natürlich auch Geld sehen wollen.
Wenn man mal diese Plattformen liest, schein die Art und Form der Archevierung und die Rechtssicherheit ja sehr genau zu kommen, und natürlich extrem schwierig und über der Plattform ganz einfach möglich... (kein Wunder die wollen ja auch verdienen).

Was mich ein wenig beängstigt.
Mein Steuerberater meint dieses Gesetz der Archivierung gibt es erst seit 2015.
Die Meisten Finanzprüfer kennen sich im allgemeinem in Moment noch nicht sehr gut aus mit dem ganzen Onleinhandel über fba in ganz Europa... und deren Speicherung der Daten...

Aber die werden jetzt geschult und in zwei bis drei Jahren wird es einige Profis geben, die dann natürlich Rückwirkend Jahr 2016 und 2017 testen können und wollen...
Wenn wir jetzt was falsch machen heißt es "schwer wiegender Fehler" und es wird ganz teuer...

Michael

In den Begriff "unveränderbar" wird viel reininterpretiert. M.E. bedeutet das im steuerlichen Sinn nur, dass eine Veränderung als solche sichtbar sein muss.Man kann alle Daten immer verändern, die eingesetzte Software muss halt nur gewährleisten, dass Änderungen gekennzeichnet werden. Eine PDF-Datei, die mit einer Änderungssperre belegt ist (dürfte Standard sein), ist z.B. aus meiner Sicht unveränderbar. Man kann zwar eine Kopie davon erzeugen und darin beliebig rumpfuschen, aber das ist dann nicht mehr das Original. Das Original existiert unverändert weiter.

P.S. Ich will jetzt hier nichts verharmlosen oder so, aber von einem formell nicht ganz ordnungsgemäßen Archivierungssystem zu einer Vollschätzung ist es ein weiter Weg. Nicht jeder Fehler führt zu einer Vollschätzung, ganz im Gegenteil. Auch die GoBD kennen da mehrere Eskalationsstufen.

wolle hat geschrieben:In den Begriff "unveränderbar" wird viel reininterpretiert. M.E. bedeutet das im steuerlichen Sinn nur, dass eine Veränderung als solche sichtbar sein muss.Man kann alle Daten immer verändern, die eingesetzte Software muss halt nur gewährleisten, dass Änderungen gekennzeichnet werden. Eine PDF-Datei, die mit einer Änderungssperre belegt ist (dürfte Standard sein), ist z.B. aus meiner Sicht unveränderbar. Man kann zwar eine Kopie davon erzeugen und darin beliebig rumpfuschen, aber das ist dann nicht mehr das Original. Das Original existiert unverändert weiter.

P.S. Ich will jetzt hier nichts verharmlosen oder so, aber von einem formell nicht ganz ordnungsgemäßen Archivierungssystem zu einer Vollschätzung ist es ein weiter Weg. Nicht jeder Fehler führt zu einer Vollschätzung, ganz im Gegenteil. Auch die GoBD kennen da mehrere Eskalationsstufen.

Man muss wahrlich kein Feldherr der IT sein um eine geschützte PDF Datei zu verändern.
Ausdrucken, einordnen, ablegen. Wo ist das Problem? Man muss dem Prüfer EDV gestützte Suchroutinen nicht noch komfortabler machen als es ohnehin schon ist...

norwayfishing hat geschrieben:Man muss wahrlich kein Feldherr der IT sein um eine geschützte PDF Datei zu verändern.

Selbstverständlich nicht. Dann ist es allerdings eine gewollte Manipulation mit allen Konsequenzen.

norwayfishing hat geschrieben:Ausdrucken, einordnen, ablegen. Wo ist das Problem? Man muss dem Prüfer EDV gestützte Suchroutinen nicht noch komfortabler machen als es ohnehin schon ist...

Nach meiner Erfahrung bewegen wir uns hier im sehr theoretischen Bereich. Wenn der Prüfer technikaffin ist, sagt er: Mach mal die Rechnungen als PDFs auf CD. Wenn nicht, dann will er es auf Papier, oder er ignoriert bei Ausgangsrechnungen die Bilddateien auch völlig. Wenn man Rechnungen, die als PDF vorliegen, ausdruckt und die PDFs vernichtet, ist das übrigens auch nicht ordnungsgemäß und ein Verstoß gegen die GoBD.

Sind aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige Daten, Datensätze, elektronische
Dokumente und elektronische Unterlagen im Unternehmen entstanden oder dort eingegangen,
sind sie auch in dieser Form aufzubewahren und dürfen vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist
nicht gelöscht werden. Sie dürfen daher nicht mehr ausschließlich in
ausgedruckter Form aufbewahrt werden und müssen für die Dauer der Aufbewahrungsfrist
unveränderbar erhalten bleiben (z. B. per E-Mail eingegangene Rechnung im
PDF-Format oder eingescannte Papierbelege)

Insgesamt scheint das Thema ja bei vielen noch nicht eindeutig zu sein.
Obwohl ja eigentlich jeder Händler sich darüber Gedanken machen sollte…

Eine vom Kunden verlangte Rechnung wieder verfügbar zu machen, ist ja dank Wawi‘s und andere Dienstleister kein Problem.
Aber die meisten Wawis, Clouds und anderen Dienstleister speichern Ihre Daten in Prinzip nur so lange wie man bei dem Kunde ist, und nicht zwingend 10 Jahre…

Ich weiß nicht genau wie oft man speichern muss.
In Moment ist mein Gedanke, dass ich am Ende des Jahres mir zwei DVD`S mit allen Daten brenne und eine bei mir in der Schublade lege und die andere bei einem Verwandten…
Selbstverständlich bleibt die Cloud mit aktuelleren Daten erhalten…

Ich hoffe, dass dann der zukünftige Steuerprüfer einigermaßen zufrieden sein wird…
Ob dass die Optimal-Lösung ist, bin ich mir aber nicht sicher...
Oder schreibe ich das Problem zu groß?
Weil der Steuerprüfer nur böse wird, wenn die Daten tatsächlich verloren gegangen sind...?

*Michael*

Ich würde die DVD's nach spätestens 5 Jahren kopieren. Die halten nicht ewig.